為和諧會議體系“正名”

陳書燕

隨著市場競爭愈演愈烈，興華公司所在的消費品行業(yè)利潤空間也越來越小，當(dāng)競爭對手都忙于靠降低成本和產(chǎn)品多元化來搶奪市場的時候，興華公司打出了“質(zhì)量＋管理取勝”的品牌宣言，逐步在業(yè)界樹立了良好的口碑，市場份額和利潤總額也逐年穩(wěn)步提升。

公司規(guī)模大了，業(yè)務(wù)走上正軌了，老總們以為可以稍微歇口氣了，但是事實并非如此。公司大大小小的事情都等著老總們?nèi)ラ_會決策，經(jīng)常需要一天趕個四五場，疲于奔命。不僅高層抱怨會多，公司中層和基層也是苦不堪言。中層經(jīng)理們每天不是聽別人匯報，就是自己匯報，每天大部分時間都呆在會議室，經(jīng)常因為開會而耽誤處理日常事務(wù)。會議需要有上會材料，這些材料誰來準(zhǔn)備?基層骨干們絞盡腦汁幫上司準(zhǔn)備匯報PPT，還要擔(dān)心匯報效果是否能夠如期所預(yù)，體累腦累。

當(dāng)會議的矛盾積累到一定程度，終于有人提出，把會議好好梳理一下吧!于是在前年夏天，興華公司成立了包括4名組員在內(nèi)的會議管理項目組，還聘請了2名外部的會議管理專家，希望借助咨詢的方法論和工具對興華公司的會議進(jìn)行梳理。6月的天驕陽似火，項目組成員的熱情也是如火如荼，他們利用2個月的時間對興華公司的會議進(jìn)行了分類分級，搭建了會議體系。針對每一種類型的會議，通過會議模板把會議的時間、參會人(分為可選、必選)、決策人、組織人、支持人、上會材料、主要議題、決策類型等會議關(guān)鍵要素都固化下來，提升了單個會議的效率。除此之外，還建立了會議管理的制度和組織，目的是為了讓這個剛剛起步的“會議體系嬰兒”能夠更有保障地成長。

會議管理在興華公司激起了不小的波瀾，項目還沒結(jié)束，成果就開始推廣運用了。上到高層領(lǐng)導(dǎo)，下到操作人員，無人不對會議管理的成果津津樂道。當(dāng)會議體系不再“和諧”

然而，會議管理成功實施還不到一年的時間，興華公司內(nèi)部開始有人對會議體系有異議了，有人說，“會議管理的成果都淹沒在一片歌功頌德聲里了，而沒有真正落到實處?！币灿腥苏f，“最有用的還是網(wǎng)上訂會議室和會議看板，其他東西我們這些普通員工根本用不著?！边€有人抱怨說，“對會議進(jìn)行了管理，可我還是淹沒在會議的海洋里，會議日程總是滿的。”甚至有人說，“會議管理只是雞肋而已。

面對這些不和諧的聲音，興華公司“會議體系改進(jìn)別動隊”出動了，別動隊的隊員正是兩年前會議管理項目的成員。會議管理真的無用嗎?他們絕不相信。會議管理并不是一個新的名詞，很多國外著名企業(yè)(如三星、吉百利等)已經(jīng)通過多年的實踐論證了會議管理的優(yōu)越性和可實施性，在國內(nèi)也不乏會議管理成功實施的案例。那究竟是什么原因?qū)е铝伺d華公司會議管理出現(xiàn)了問題呢?

為和諧會議體系“正名”

“會議體系改進(jìn)別動隊”隊員在全公司范圍內(nèi)，針對目前會議管理存在的問題進(jìn)行了無記名投票并進(jìn)行統(tǒng)計，得出了調(diào)研數(shù)據(jù)，如表1所示。

公司共有600名員工，基本全部進(jìn)行了投票。為了剔除個別意見帶來的誤差，別動隊隊員針對得票數(shù)最多的八大問題進(jìn)行了分析。這8個問題的比例累加占全部問題比例的72.83％，基本可以代表大眾的觀點。針對這8個問題，別動隊進(jìn)行了如下分析：

問題一；參會人數(shù)太多

問題挖掘：與會議議題有關(guān)無關(guān)的人都叫上，導(dǎo)致決策效率低下，會議時間延長。原本在兩年前的會議管理項目中，為了解決這個問題，在會議體系中已經(jīng)設(shè)定了“可選參會人”和“必選參會人”的選擇權(quán)限，“可選參會人”沒有要求強(qiáng)制參會。但是在興華公司，因為某些領(lǐng)導(dǎo)和員工的習(xí)慣問題，只要開會就全部都算上，認(rèn)為既然通知到了就一定得去，不然就是不給領(lǐng)導(dǎo)面子，全然不管“可選”還是“必選”。

解決辦法：“可選參會人”和“必選參會人”的設(shè)計思路非常好，可以讓員工有選擇是否參會的余地，但是對于不同的企業(yè)，企業(yè)文化各有不同，此方法還需靈活運用，不能生搬硬套，以興華公司為例就行不通。因此，建議取消“可選參會人”一項，只通知那些對決策起到關(guān)鍵作用的人，即“必選參會人”參加?？紤]到此舉一開始可能會難以實施，可以設(shè)定一個過渡期，在此期間內(nèi)會議的主持人可以要求每一個參會人(除了決策者)必須準(zhǔn)備上會材料，某些“可選參會人”考慮到準(zhǔn)備材料的難度，就會慢慢不去“旁聽”會議。等過渡期過了之后，再逐漸取消“可選參會人”。

問題二：會議依舊沒有決議

問題挖掘：由于興華公司的高層總是很忙，總是被很多事務(wù)耽誤而導(dǎo)致無法按時出席應(yīng)該出席的會議，于是，就讓其他人(助理等)代替其出席會議。此舉看似合乎情理，實際上卻是耗時耗力。因為，其他人雖然能代替領(lǐng)導(dǎo)參會，卻無法代替領(lǐng)導(dǎo)決策。

解決辦法：其實，這個問題并非會議體系設(shè)計的問題，歸根到底是單個會議執(zhí)行的問題。對于每一類的項目都設(shè)計模板，嚴(yán)格規(guī)定了會前、會中、會后的一些會議相關(guān)因素，如參會人、決策者、會議時間、議題等。理想狀態(tài)下，如果決策者不能出席，應(yīng)該取消這個會議，但是現(xiàn)實條件下很難做到這點。針對興華公司“一會多議題”的現(xiàn)狀，可以設(shè)計折衷方案：會議開始之后，由會議主持人把那些“無決策者的議題”從當(dāng)次會議的議題中刪除，同時分配給該議題的時間也一并歸零。主持人引導(dǎo)參會者把主要精力和時間放在那些“有決策者的議題”上。對于那些“無決策者的議題”，由會議的組織者重新安排日程，協(xié)調(diào)相關(guān)必選參會人參加。

問題三：領(lǐng)導(dǎo)決策沒有依據(jù)

問題挖掘：通過調(diào)查發(fā)現(xiàn)，因為會議模板上只列明了會議準(zhǔn)備材料的名稱，但是不同的人對于同一個名稱的理解是不同的，比如說《XX建議書》，有些人用的是WOrd文本，有些人用的是針對Word文本重新起草的PPT。

解決辦法：其實，規(guī)定匯報的名稱只是第一步，更重要的是規(guī)定匯報的內(nèi)容?！皶h體系改進(jìn)別動隊”收集了各種版本的上會材料，并通過與各個部門的幾輪討論，終于把會議準(zhǔn)備資料的模板確定下來了。但是領(lǐng)導(dǎo)還是不滿意，認(rèn)為“會議資料數(shù)量多，但是真正有用的不多，我需要知道XX會議要看哪幾個數(shù)據(jù)?！边@給別動隊提了個難題，這個問題不是單純的“和諧會議體系”就能解決的，還需要有“和諧報表體系”。打個比方，如果把餃子看作企業(yè)的經(jīng)營分析體系，那么面團(tuán)就是會議體系，每個餃子皮就是單個會議，餡就是報表，餃子好不好吃不僅取決于餃子皮的厚薄、面料的口感，更大程度上取決于餡的好壞。于是，“會議體系改進(jìn)別動隊”決定在今年啟動經(jīng)營報表分析項目，讓“和諧報表體系”成為“和諧會議體系”的助推器。

問題四：會議時間難以協(xié)調(diào)

問題挖掘：關(guān)于這個問題在企業(yè)中層人員中反應(yīng)特別強(qiáng)烈。當(dāng)初在梳理會議體系時，根據(jù)會議的時間節(jié)拍和重要程度，把會議分為公司會、部門會和項目會三大類，這三類會議的節(jié)拍和觸發(fā)條件各有不同，很難用一個統(tǒng)一的邏輯把它們串聯(lián)到一起。對于企業(yè)的高層而言，往往只關(guān)注公司會和重要節(jié)點的項目會

議，因此時間比較容易協(xié)調(diào)。但是對于企業(yè)的中層來說，這三類會議都需要參加，容易導(dǎo)致時間上的沖突。

解決辦法：通過分析，別動隊認(rèn)為之所以造成這種現(xiàn)象，實際上是由于公司很多人還沒有領(lǐng)悟到和諧會議體系的精髓。會議體系若想和諧，必須綜合考慮多類會議、多類人群的需求，把這些因素反映到一張“會議地圖”上，而光華公司將這些因素割裂開，只根據(jù)某種類型的會議設(shè)計了會議地圖，當(dāng)然不能起到“和諧”的作用。除此以外，“和諧”并不代表會議的優(yōu)先級“一成不變”，而是應(yīng)該“動態(tài)地調(diào)整以適應(yīng)”?？梢詾楦黝悤h設(shè)置一個“動態(tài)優(yōu)先級”(非固定優(yōu)先級，每月變動一次，通過為會議類型、事件緊迫程度、決策截至?xí)r間等要素分別設(shè)置一個權(quán)重，最后將其進(jìn)行排列組合得出一個數(shù)字，即為該會議該月的動態(tài)優(yōu)先級)，如果發(fā)生時間沖突，優(yōu)先參加“動態(tài)優(yōu)先級”高的會議。

問題五：會議紀(jì)要很少存入去看

問題六：會上的決議過不久就忘?

問題挖掘：這兩個問題實際上說明了一個問題會議紀(jì)要并不能有效支持會議決議的跟進(jìn)。會議紀(jì)要的模板中包含“會議決議”、“會議決議執(zhí)行人”、“會議決議跟蹤人”等信息，但是會議紀(jì)要并非一個正式的文件，往往在會后不久就被遺忘在參會者的收件箱里面了，至于會議的決議到底跟進(jìn)的如何，無人得知也無處記錄。

解決辦法：“和諧會議體系”的模板表單主要是為了固化會議程序，而并非是用來管理人的操作。因此，對于某些重要的會議，除了通用的會議紀(jì)要模板，公司還需要增加一個正式的記錄會議決議的文件模板，從制度層面體現(xiàn)會議決議的嚴(yán)肅性，通過下發(fā)正式文件，提升參會者對會議決議重要性的認(rèn)知，從思想層面促進(jìn)會議決議的跟進(jìn)。另外，從方便使用者的角度來說，原來參會者在看會議紀(jì)要時，很難從該文檔的標(biāo)題上看出會議的決議(會議紀(jì)要的命名一般為XXXX會議紀(jì)要x年x月x日)，如果時隔多月再想跟蹤這個會議的決議的時候，通常都已經(jīng)記不清這個會議的具體時間了，就需要把一個個的會議紀(jì)要分別打開進(jìn)行核對，非常耗時，有了正式的文件在查找的時候可以方便很多。

問題七很多會議室空著，但是網(wǎng)上卻顯示都訂滿了

問題八：會議看板信息不準(zhǔn)

問題挖掘：這兩個問題歸根結(jié)底是對會議文化理解的偏差導(dǎo)致?！昂椭C會議體系”鼓勵開高效會議，提前進(jìn)行會議準(zhǔn)備(包括預(yù)定會議室)，某些員工在訂會議室的時候發(fā)現(xiàn)會議室已滿，下次就提前更多時間進(jìn)行預(yù)定，更有甚者在1月份就把半年的會議室都先占好，這樣后面就可以“高枕無憂”了，殊不知這樣的行為已經(jīng)損害了其他人的利益，違反了“和諧”的初衷。

解決辦法：首先是通過IT手段來解決，在會議系統(tǒng)中設(shè)置“最多提前預(yù)定期”，超過預(yù)定期的會議室必須等到以后才能預(yù)定。另一方面，加強(qiáng)會議文化宣傳，在企業(yè)里真正營造一種“和諧”的氛圍才是治本之藥。

“會議體系改進(jìn)別動隊”花了兩個多月的時間，對調(diào)研過程中反饋最多的8個問題進(jìn)行了分析，提出了解決方案，又經(jīng)歷了三個月的“過渡期”推廣執(zhí)行。這個項目再次在興華公司激起了波瀾，項目成果是值得驕傲的，項目過程更是值得回味的。對于別動隊隊員而言，最大的收獲就是通過這次項目對會議體系進(jìn)行了反思，從兩年前的“生搬硬套”到現(xiàn)在的“靈活運用”，用實踐走出了一條“興華會議管理”之路。

“忙什么呢?——忙著開會呢!”對于那些像興華公司一樣處于飛速發(fā)展期的企業(yè)來說，或早或晚都會經(jīng)歷一個從“會議無序－會議有序－會議無序－會議有序”的過程，會議管理沒有句號，唯有不斷檢討和改進(jìn)才能使會議體系持續(xù)“和諧”。