現(xiàn)代檔案館功能建設(shè)與完善的思考

王英瑋　尹美京

人們談到某種事物的“功能”時，總是會聯(lián)想到該事物的作用、價值、能力、內(nèi)部結(jié)構(gòu)及其與環(huán)境之間的和諧程度等等相關(guān)的概念。當(dāng)事物的內(nèi)部各個組成部分或要素之間匹配合理且與環(huán)境之間保持一種和諧的“能量”和“信息”交換狀態(tài)時，該事物的各項功能便會通過各種形式的積極作用和價值形態(tài)顯現(xiàn)出來；但是如果情況相反，則事物的功能就會受到壓抑，甚至消亡。檔案館的功能建設(shè)是一個需要給予足夠重視的研究課題。若想使檔案館的功能達到一種合理的狀態(tài)，就必須搞清楚以下幾個關(guān)鍵性問題。

一、檔案館的新功能建設(shè)的路徑問題

檔案館的新功能可否通過建設(shè)得到增加呢?這個問題，筆者認(rèn)為是可以給出肯定回答的。從某種意義上說，任何一種人造物，人們都可以通過改變它的內(nèi)部結(jié)構(gòu)要素的方式來改變其功能。實踐表明，一個組織的新功能往往可以通過如下途徑來產(chǎn)生出來：途徑一，在組織中增加新的要素(包括新思想與新觀念、新資源、新機構(gòu)、新的管理機制、新的制度、新工作流程等)；途徑二，組織已有要素重組；途徑三，與其他組織聯(lián)合。

檔案館如果想通過上述第一個途徑實現(xiàn)增加新功能的目標(biāo)?？砂凑杖缦滤悸烽_展工作。首先，引入新思想或新觀念。進一步明確檔案館建設(shè)的新目標(biāo)。從實踐角度來說，新思想、新觀念是實現(xiàn)檔案館新功能建設(shè)目標(biāo)的必要因素，如果沒有它的引領(lǐng)，就不可能有良好的結(jié)果出現(xiàn)。例如。在建設(shè)和諧社會的時代，檔案館應(yīng)具有為社會公眾提供能夠維護其合法權(quán)益的有效法律證據(jù)的能力，但如果我們的服務(wù)觀念落后，不能在利用服務(wù)實踐中堅持“檔案公開原則”，那么無論檔案館擁有多么豐富的現(xiàn)行文件和檔案資源，也是無濟于事的。其次，增加新資源。沒有資源支撐的功能建設(shè)目標(biāo)，對于檔案館來說都會成為現(xiàn)實的“泡影”!例如，要使檔案館成為“公民利用政府現(xiàn)行文件信息的中心”，如若沒有相應(yīng)的現(xiàn)行文件(特別是政府規(guī)范性文件)資源的保證，那么就很難說檔案館已經(jīng)具備了為公民提供現(xiàn)行文件信息服務(wù)的功能。再次，新功能的建設(shè)必須與檔案館的機構(gòu)建設(shè)、新制度建設(shè)、新管理機制建設(shè)協(xié)調(diào)一致，如果缺乏這些要素的保證，也會嚴(yán)重制約檔案館新功能建設(shè)目標(biāo)的實現(xiàn)。例如，要想使檔案館具備“電子文件存儲中心”的功能。就應(yīng)該在組織建設(shè)上給予必要的保障，成立相應(yīng)的內(nèi)部管理機構(gòu)，同時還要配備相應(yīng)的資源及管理制度、管理流程等要素。因此，通過增加檔案館的“新要素”的方式，可以實現(xiàn)檔案館功能建設(shè)的一些目標(biāo)。

檔案館也可以通過對已有要素重組的方式，實現(xiàn)新功能建設(shè)的一些目標(biāo)。所謂組織要素重組，就是根據(jù)新的組織工作或管理及服務(wù)目標(biāo)的設(shè)計，采取改變組織內(nèi)機構(gòu)設(shè)置、資源分配、人員安排、制度內(nèi)容等要素原來樣態(tài)的方式，來達到建設(shè)組織新功能的目的。例如，鑒定館藏檔案價值是檔案館業(yè)務(wù)功能的一個組成部分，每個檔案館都應(yīng)具備鑒定館藏檔案保存價值的能力。但是，如果檔案館在開展此項工作時卻發(fā)現(xiàn)沒有相應(yīng)的組織保證、制度保證、人員保證、資金保證、保管期限鑒定依據(jù)文件保證，那么結(jié)果就不言自明了。所以，要想實現(xiàn)鑒定館藏檔案的功能目標(biāo)，就應(yīng)該對現(xiàn)有的組織機構(gòu)、人員配置、資金配置等要素進行必要的調(diào)整，以便為鑒定工作的開展提供保障條件。當(dāng)然，這種組織要素重組也必須有非常明確的“功能目標(biāo)”導(dǎo)向，才能實現(xiàn)檔案館功能建設(shè)的目的。

檔案館功能建設(shè)的一些新目標(biāo)，有時通過上述兩種方式或途徑是難以實現(xiàn)的，這時就應(yīng)該考慮可否與其他組織聯(lián)合的方式來達成功能目標(biāo)的設(shè)計要求。在這個“聯(lián)合”的時代，檔案館不能閉門造車，應(yīng)該以積極的心態(tài)和價值取向，同有關(guān)社會組織聯(lián)合。組織之間的合作與聯(lián)合，往往可以充分發(fā)揮各參與組織的優(yōu)勢，彌補各自的劣勢，并能實現(xiàn)各組織功能的最大化。在目前情況下，檔案館應(yīng)積極探索與兄弟檔案館、社會文化事業(yè)單位、政府部門、教學(xué)單位、科研單位、國內(nèi)及國際的社團組織之間的“聯(lián)合”共贏的發(fā)展模式和路徑。例如，數(shù)字檔案館建設(shè)的許多功能目標(biāo)，僅僅依靠自己的力量是難以實現(xiàn)的。如果在合理的制度安排下，積極與社會上的信息技術(shù)服務(wù)組織、研究機構(gòu)等聯(lián)合“作戰(zhàn)”，就可以在規(guī)定的時間范圍內(nèi)，達成有關(guān)的功能建設(shè)目標(biāo)。再如“愛國主義教育基地”這一功能的實現(xiàn)，檔案館不能采取“守株待兔”的做法。被動地等待學(xué)校和學(xué)生來利用“基地”，而應(yīng)該積極地與有關(guān)教育主管部門和有關(guān)學(xué)校聯(lián)系，制訂合作計劃并組織實施，才能使檔案館的這一功能得到較好實現(xiàn)。

二、檔案館已有功能的改善

每個檔案館都應(yīng)當(dāng)能清楚地知道自己目前已經(jīng)具有的功能有哪些，預(yù)期需要達成的新功能有哪些，即做到“知己”。同時，檔案館還應(yīng)當(dāng)清楚地認(rèn)識到目前已經(jīng)具有的功能的實現(xiàn)情況，是充分實現(xiàn)了還是勉強實現(xiàn)了某種功能的一部分，未能充分實現(xiàn)某種功能的原因是什么。改善的途徑和方法是什么等。例如，我們在上個世紀(jì)80年代檔案館功能建設(shè)目標(biāo)是“一個基地兩個中心”，后來陸續(xù)提出“一個基地三個中心”、“兩個基地四個中心”等新的功能建設(shè)目標(biāo)。對照這些目標(biāo)，每個檔案館的功能實現(xiàn)程度是相同的，甚至存在著較大的差距。所以，就目前檔案館的功能建設(shè)來說，不能只是簡單地認(rèn)為就是“新功能”的建設(shè)問題，而應(yīng)該看到問題的另一個重要方面，就是已有功能的改善問題。例如，作為國家永久保存檔案信息資源的基地，這一功能建設(shè)的實現(xiàn)，對一些檔案館來說依然有待改善的必要，其中包括指導(dǎo)思想、資源獲取渠道的選擇與優(yōu)化、資源質(zhì)量的控制、資源類型的選擇等諸多方面。就指導(dǎo)思想來說，如果依然堅持“單一資源”思想，缺乏資源建設(shè)的綜合性設(shè)計理念，就會使檔案館許多服務(wù)功能目標(biāo)的實現(xiàn)成為“空中樓閣”。就資源獲取渠道的選擇和優(yōu)化而言，如果僅僅是“接收”或簡單的征集，而缺乏多渠道獲得信息的辦法，缺乏主動進行檔案信息捕獲的做法，缺乏自主形成和積累社會歷史記錄的工作方式，那么“基地”建設(shè)的功能目標(biāo)也很難有效實現(xiàn)。就資源的質(zhì)量控制而言，如果只重視館藏數(shù)量的增加而缺乏必要的質(zhì)量控制，勢必會造成資源整體品質(zhì)的下降，嚴(yán)重影響“基地”功能的實現(xiàn)。就資源的類型來說，如果只有文字記錄資源而缺乏其他記錄方式的資源，或者非文字記錄的資源所占的館藏比例過低，也會影響檔案館“基地”建設(shè)功能的實現(xiàn)。

多數(shù)檔案館的實踐表明，我們一方面應(yīng)注意對檔案館新的功能建設(shè)目標(biāo)的選擇和培育，另一方面也要注意對已有功能的改善，只有學(xué)會了兩條腿走路，才能更有助于檔案館整體建設(shè)與發(fā)展目標(biāo)的實現(xiàn)。

三、檔案館功能建設(shè)需要確立的指導(dǎo)思想

第一，公平、公開、公正的服務(wù)思想。檔案館的對外服務(wù)的各項功能建設(shè)，應(yīng)該體現(xiàn)以人為本的時代精神訴求，依據(jù)國家的法律和有關(guān)政策，為社會公眾提供公開、公平、公正的信息服務(wù)。

第二，及時有效的服務(wù)思想。檔案館的功能建設(shè)應(yīng)該

注重及時性和有效性等方面的要求，即區(qū)分不同的功能建設(shè)需要，按照各項功能建設(shè)的輕重緩急情況，合理安排資源(人、財、物)的使用，使那些社會公眾急需、與政府服務(wù)職能密切相關(guān)的功能建設(shè)目標(biāo)能夠盡早實現(xiàn)。

第三，集成管理的系統(tǒng)思想。對檔案館的功能建設(shè)，每個檔案館都應(yīng)有總體構(gòu)想和規(guī)劃，對每一項功能都應(yīng)進行仔細分析，并在此基礎(chǔ)上，制訂能夠有助于各項功能實現(xiàn)的目標(biāo)和保障措施。檔案館的功能建設(shè)一定要避免盲目性，“東一榔頭、西一棒”的做法。只有做到目標(biāo)明確、措施得當(dāng)、保障充分、分步實施，才能使各個檔案館都能夠根據(jù)自身的條件和所處的社會環(huán)境，集成使用有限的資源，實現(xiàn)檔案館功能建設(shè)的綜合目標(biāo)。

第四，結(jié)果導(dǎo)向的目標(biāo)控制思想。開展功能建設(shè)。管理者必須有比較明確的結(jié)果預(yù)期，不能采取“頭痛醫(yī)頭、腳痛醫(yī)腳”的做法。檔案館的管理者和領(lǐng)導(dǎo)者在組織開展檔案館功能建設(shè)的實踐中，應(yīng)該明確告知參與功能建設(shè)的所有人員，通過系統(tǒng)的、整體的功能建設(shè)和完善。檔案館的社會地位和社會貢獻力會有什么樣的改變。

四、檔案館功能建設(shè)中應(yīng)克服的主要障礙

第一，思想觀念層面的障礙。無論是新功能的構(gòu)建還是已有功能的完善，均需要管理者在思想觀念方面擺脫以往的工作思維“慣性”，依據(jù)檔案館的存在和發(fā)展規(guī)律，確立新的觀念和成就事業(yè)的信心。有學(xué)者曾經(jīng)感言：在檔案部門工作時間長了，有時會使人的思想產(chǎn)生一定的局限。這種認(rèn)識雖然帶有一定的片面性，但也確實比較客觀地說出了一些檔案館管理者的思想現(xiàn)狀。因此，若想構(gòu)建符合時代發(fā)展要求的檔案館功能目標(biāo)。首先必須重視觀念的“突圍”，從傳統(tǒng)的舊框框中把自己解放出來。

第二，制度層面的障礙。檔案館新的社會服務(wù)功能的建設(shè)，必須建立在對目前已有制度的變革之基礎(chǔ)上。檔案館的許多制度和規(guī)定，都是在以往計劃經(jīng)濟時代“出爐”的，而目前檔案館所面臨的社會環(huán)境已經(jīng)發(fā)生了本質(zhì)性的變化。所以不能依然抱殘守缺，死守舊的制度規(guī)范，否則就會逐漸被社會遺忘甚至“裁汰”。

第三，組織層面的障礙。缺乏合理的組織支持，任何新功能的建設(shè)目標(biāo)都難以實現(xiàn)。如果以不變的組織結(jié)構(gòu)來實現(xiàn)檔案館新功能建設(shè)的目標(biāo)，實踐者只能品嘗到“苦果”。所以，必須按照檔案館功能建設(shè)的需要，及時對原來的組織機構(gòu)進行必要的重組。

第四，人員構(gòu)成層面的障礙。人員是實現(xiàn)任何新功能建設(shè)目標(biāo)的決定性要素。如果沒有合格的人員，缺乏對現(xiàn)有人員的系統(tǒng)培訓(xùn)和繼續(xù)教育，那么任何新功能的建設(shè)都無法從根本上實現(xiàn)。

第五，社會環(huán)境層面的障礙。對于檔案館來說，改變自身的要素結(jié)構(gòu)與改變環(huán)境中不利因素是同等重要的。如果只有內(nèi)在的驅(qū)動而缺乏環(huán)境的互動，則只能是“剃頭挑子一頭熱”。所以，必須通過有效溝通、積極宣傳、廣泛合作等方式，努力改變環(huán)境中的不利因素，才能有望達成檔案館功能建設(shè)的新目標(biāo)。

第六，技術(shù)保障層面的障礙。技術(shù)是實現(xiàn)檔案館功能建設(shè)目標(biāo)的必要支持條件。缺乏現(xiàn)代技術(shù)的有效保障，許多檔案館功能建設(shè)的新目標(biāo)也是無法實現(xiàn)的。所以，我們一方面要認(rèn)識到在檔案館功能建設(shè)方面“管理”所具有的主導(dǎo)作用，另一方面也要認(rèn)識到現(xiàn)代信息技術(shù)的重要性，絕對不能希望通過傳統(tǒng)的技術(shù)手段來實現(xiàn)新的現(xiàn)代檔案館功能建設(shè)的目標(biāo)。

五、實現(xiàn)檔案館功能建設(shè)新目標(biāo)的策略和手段

第一，檔案館應(yīng)按照時代發(fā)展的要求，確立檔案館功能建設(shè)的總體目標(biāo)?，F(xiàn)代檔案館的功能建設(shè)總體目標(biāo)，可以概括為資源豐富、公眾滿意、保障有力、制度規(guī)范、組織合理、技術(shù)先進的服務(wù)型檔案館。資源是檔案館功能建設(shè)的必要因素?，F(xiàn)代檔案館應(yīng)當(dāng)努力突破傳統(tǒng)的館藏積累思想，主動拓展資源獲取的渠道和路徑，下大力氣做好數(shù)字資源的建設(shè)工作，不斷豐富自身的資源儲備和資源擁有量，變“政府活動的歷史記憶庫”為“社會歷史活動的記憶倉庫”。只有擁有了資源，才能不斷增強檔案館的社會服務(wù)能力。公眾是檔案館的主要服務(wù)對象，公眾滿意是我們評價檔案館社會服務(wù)效果的重要尺度。為此，建設(shè)“無圍墻的檔案館”，不斷提升檔案館資源的易用性，理應(yīng)成為現(xiàn)代檔案館功能建設(shè)的基本目標(biāo)取向之一。令公眾滿意，還可以使檔案館的社會形象得到改善，也有助于形成良好的“口碑”。提升檔案館的社會影響力?！氨Ｕ嫌辛Α本褪且髾n案館努力承擔(dān)為政府工作獻計獻策的社會責(zé)任，不斷提高為政府咨詢服務(wù)的水平。實踐證明，檔案館只有不斷提高為政府各項工作提供信息服務(wù)的能力，才能得到政府有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和部門的理解和支持。所以，主動依據(jù)政府的工作規(guī)劃、計劃和重大活動安排，及時有效地提供檔案信息及相關(guān)信息的咨詢服務(wù)，才能讓政府各個職能部門感覺到、認(rèn)識到檔案館存在的價值及檔案館的信息服務(wù)能力，才能為檔案館今后的發(fā)展?fàn)I造良好的政府支持環(huán)境。“制度規(guī)范”就是按照所確定的檔案館功能建設(shè)目標(biāo)，強化制度建設(shè)和制度治理意識，逐步建立健全檔案館的對內(nèi)、對外的各項制度和行為規(guī)范。在市場經(jīng)濟的環(huán)境中。只有那些懂得利用有利的環(huán)境條件及時建立健全“游戲規(guī)則”的社會組織，才能贏得越來越大的社會生存空間與發(fā)展資源?！敖M織合理”就是按照現(xiàn)代社會發(fā)展的需要，對現(xiàn)有的檔案館組織結(jié)構(gòu)進行必要的調(diào)整，設(shè)計符合檔案館功能建設(shè)目標(biāo)要求的組織架構(gòu)，確立每個組織單位的職能與任務(wù)目標(biāo)及達成目標(biāo)的流程與保障措施。“扁平化”、“團隊化”、“項目化”的學(xué)習(xí)型、協(xié)作型組織建設(shè)的新理念，可以在一定程度上提高工作效率，提升工作效果?！凹夹g(shù)先進”就是要充分利用現(xiàn)代信息技術(shù)，積極構(gòu)建為廣大檔案信息用戶服務(wù)的平臺，使檔案館能夠?qū)崿F(xiàn)各種服務(wù)目標(biāo)。檔案館功能建設(shè)的終極目標(biāo)就是建立現(xiàn)代意義的服務(wù)型檔案館，舍此而言它，都會使功能建設(shè)失去基本的前進方向。

第二，檔案館應(yīng)按照構(gòu)建和諧社會的要求，制訂符合科學(xué)發(fā)展觀要求的中長期發(fā)展規(guī)劃，努力明確不同社會歷史發(fā)展階段檔案館功能建設(shè)的基本任務(wù)、主要項目和保障措施。

第三，檔案館應(yīng)明確改革的基本思路和指導(dǎo)思想，按照《政府信息公開條例》和“兩辦”發(fā)布的《關(guān)于加強信息資源開發(fā)利用工作的若干意見》([2004]34號)的精神，積極組織館藏信息資源的開發(fā)利用工作，堅持“檔案以公開為原則，不公開為例外”的基本原則，樹立“資源閑置就是最大浪費”的新觀念。

第四，檔案館應(yīng)確立現(xiàn)代人才觀念，努力吸收那些能力強、事業(yè)心強的優(yōu)秀人才加入檔案人員隊伍，為現(xiàn)代檔案館的功能建設(shè)提供必要的人才保證。

第五，檔案館應(yīng)重視自身的組織機構(gòu)建設(shè)和制度建設(shè)，按照服務(wù)型檔案館的總體建設(shè)目標(biāo)，調(diào)整傳統(tǒng)的組織管理模式和制度內(nèi)容。

第六，檔案館應(yīng)重視對現(xiàn)代信息技術(shù)的應(yīng)用和推廣，不斷提升自身的數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化和信息化水平，為社會公眾和政府各職能部門及有關(guān)社會組織提供現(xiàn)代化的檔案信息資源服務(wù)。