國有企業(yè)檔案資產(chǎn)及其特性分析

馬素萍

黨的十七大報告指出。要完善各類國有資產(chǎn)管理體制和制度。完善國有資產(chǎn)管理體制和制度，健全社會主義基本經(jīng)濟制度和現(xiàn)代市場體系，有助于提高國家經(jīng)濟整體水平和國際競爭力，從而促進經(jīng)濟又好又快發(fā)展。由于國有企業(yè)檔案管理是國有企業(yè)整體管理體系的組成部分，因此，圍繞加強國有企業(yè)資產(chǎn)管理問題，也給我們?nèi)绾握J識國有企業(yè)檔案與資產(chǎn)的關(guān)系提出了新課題。

一、國有企業(yè)資產(chǎn)的概念與分類

所謂企業(yè)資產(chǎn)，是指“企業(yè)擁有或者控制的能以貨幣計量的經(jīng)濟資源，包括各種財產(chǎn)、債權(quán)和其他權(quán)利。”其基本特征有四點：其一，資產(chǎn)的主體是經(jīng)濟實體；其二，資產(chǎn)與企業(yè)的關(guān)系以擁有或者控制為標志；其三，資產(chǎn)要能以貨幣計量；其四，資產(chǎn)的存在形態(tài)包括各種財產(chǎn)、債權(quán)和其他權(quán)利。所謂國有資產(chǎn)，我國的理論界和政府部門較多地是從法律的現(xiàn)實操作角度來解釋，即將國有資產(chǎn)定義為所有權(quán)屬于國家的一切財產(chǎn)?！吨腥A人民共和國物權(quán)法》(以下簡稱《物權(quán)法》)以現(xiàn)行法律的規(guī)定為依據(jù)，對國家所有的財產(chǎn)范圍作了列舉性的規(guī)定(見《物權(quán)法》四十六條至五十二條)。本文所講的國有企業(yè)資產(chǎn)是指國家以各種形式形成的對企業(yè)投資及其收益等經(jīng)營性資產(chǎn)。

國有企業(yè)資產(chǎn)依據(jù)不同的標準。可以作不同的分類。按照其存在形態(tài)劃分，可以包括有形資產(chǎn)和無形資產(chǎn)兩大類。

有形資產(chǎn)是指具有價值形態(tài)和實物形態(tài)的資產(chǎn)，主要包括固定資產(chǎn)和流動資產(chǎn)。固定資產(chǎn)是指使用年限在一年以上。單位價值在規(guī)定標準以上，為生產(chǎn)商品、提供勞務(wù)、出租或經(jīng)營管理而持有，并在使用過程中保持原來物質(zhì)形態(tài)的資產(chǎn)，如機器設(shè)備、房屋及建筑物等；流動資產(chǎn)是指企業(yè)在生產(chǎn)經(jīng)營活動中可以在一年或一個經(jīng)營周期內(nèi)變現(xiàn)或耗用的資產(chǎn)，包括存貨、貨幣現(xiàn)金、應(yīng)收賬款和預(yù)付款項及其他流動資產(chǎn)等。其中存貨是有實體形態(tài)的流動資產(chǎn)，包括庫存原材料、半成品、產(chǎn)成品等。

無形資產(chǎn)是指不具備實物形態(tài)，卻在一定時期里能夠帶來經(jīng)濟效益的資產(chǎn)。按能否獨立存在進行劃分，無形資產(chǎn)可以分為可確指無形資產(chǎn)和不可確指無形資產(chǎn)?？纱_指的無形資產(chǎn)是可單獨取得、轉(zhuǎn)讓或出售的無形資產(chǎn)，具體指專利權(quán)、專有技術(shù)、商標權(quán)、土地使用權(quán)等；不可確指的無形資產(chǎn)是不可單獨取得，離開企業(yè)就不復(fù)存在的無形資產(chǎn)，如商譽。它潛在地存在于企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營之中，企業(yè)可以因經(jīng)營出色、技術(shù)雄厚、管理高效及歷史悠久等因素，使其在與同行業(yè)相同的生產(chǎn)條件下，獲得高于正常投資報酬能力所形成的價值。

二、國有企業(yè)檔案與資產(chǎn)的關(guān)系

國有企業(yè)檔案作為企業(yè)各項生產(chǎn)經(jīng)營及其管理活動的真實歷史記錄，是國有企業(yè)資產(chǎn)的組成部分。

國家檔案局、國家經(jīng)委、國家計委于1987年3月聯(lián)合發(fā)布的《國營企業(yè)檔案管理暫行規(guī)定》(國檔發(fā)[1987]7號)中第一次提出并定義性表述了企業(yè)檔案的概念。即“企業(yè)檔案是企業(yè)在各項活動中形成的全部檔案的總和。其構(gòu)成是以科學技術(shù)檔案為主體。包括計劃統(tǒng)計、經(jīng)營銷售、物資供應(yīng)、財務(wù)管理、勞動工資、教育衛(wèi)生和黨、政、工、團工作等方面檔案。”為了進一步加強企業(yè)檔案工作。規(guī)范企業(yè)檔案管理，更好地為企業(yè)發(fā)展服務(wù)，國家檔案局、國家經(jīng)貿(mào)委、國家計委于2002年7月又聯(lián)合發(fā)布了《企業(yè)檔案管理規(guī)定》(檔發(fā)[2002]5號)。該文件將企業(yè)檔案的概念表述為“企業(yè)在生產(chǎn)經(jīng)營和管理活動中形成的對國家、社會和企業(yè)有保存價值的各種形式的文件材料?！?007年10月國家檔案局又印發(fā)了《企業(yè)檔案工作規(guī)范》(征求意見稿)，在該文件草案中，除企業(yè)檔案概念的表述基本同《企業(yè)檔案管理規(guī)定》以外，還明確規(guī)定“企業(yè)檔案是企業(yè)資產(chǎn)的重要組成部分，企業(yè)檔案工作是企業(yè)生產(chǎn)、經(jīng)營和管理的基礎(chǔ)工作?！?/p>

國有企業(yè)檔案與資產(chǎn)具有密不可分的關(guān)系，為了便于進一步分析國有企業(yè)檔案與資產(chǎn)的關(guān)系，本文從檔案記載和反映對象的具體形態(tài)角度對企業(yè)檔案進行劃分，即將企業(yè)檔案分為具有對應(yīng)實體形態(tài)的檔案和無對應(yīng)實體形態(tài)的檔案兩大類。前者具體指產(chǎn)品生產(chǎn)檔案、設(shè)備儀器檔案、基本建設(shè)檔案等；后者具體指科技研究檔案、黨群工作檔案、行政管理檔案、經(jīng)營管理檔案及生產(chǎn)技術(shù)管理檔案等。

職工個人檔案是一種不同于上述對物與事劃分的特殊的檔案類型，雖然企業(yè)職工個人檔案是企業(yè)了解職工的重要信息，是加強人力資源管理的重要依據(jù)，但限于目前法規(guī)性文件對資產(chǎn)概念的解釋，職工不在資產(chǎn)定義范疇，所以本文也不對企業(yè)職工個人檔案的資產(chǎn)性進行分析。

一般而言。國有企業(yè)檔案不具有獨立的資產(chǎn)性，而是與其所記載的對象或內(nèi)容共同構(gòu)成資產(chǎn)，即有對應(yīng)實體形態(tài)的檔案和無對應(yīng)實體形態(tài)的檔案分別是企業(yè)有形資產(chǎn)和無形資產(chǎn)的組成部分。

1、有對應(yīng)實體形態(tài)的檔案是企業(yè)有形資產(chǎn)的組成部分

有對應(yīng)實體形態(tài)的檔案是國有企業(yè)固定資產(chǎn)和流動資產(chǎn)的構(gòu)成要素。設(shè)備儀器是決定企業(yè)素質(zhì)和效益的基本要素，在全部資本中占有相當大的比重，而設(shè)備儀器檔案是伴隨設(shè)備儀器購進、安裝調(diào)試、使用維修保養(yǎng)及更新改造等過程形成的已歸檔保存的文件材料，是保證設(shè)備儀器正常運行的依據(jù)。設(shè)備儀器檔案的內(nèi)容是否完整和準確直接影響到設(shè)備儀器能否有效地發(fā)揮作用，能否實現(xiàn)保值增值。因此，設(shè)備儀器檔案應(yīng)該是設(shè)備儀器這一固定資產(chǎn)的構(gòu)成要素，評估設(shè)備儀器的價值應(yīng)該包括對其檔案的評估。

房屋及建筑物也是國有企業(yè)的～項重要的固定資產(chǎn)。影響房屋及建筑物價值的主要因素有：建房用地的土地使用權(quán)的出讓或轉(zhuǎn)讓價格的用地因素。房屋周邊的城市建設(shè)基礎(chǔ)設(shè)施、地段、環(huán)保和治安等環(huán)境因素。房屋及建筑物的地基、結(jié)構(gòu)、用料、消防等安全因素。除此以外，還應(yīng)包括作為對房屋及建筑物使用管理維護和更新改造依據(jù)與憑證的竣工檔案是否完整、準確的因素?？⒐n案應(yīng)該是構(gòu)成房屋及建筑物這一固定資產(chǎn)的組成部分。

可見，設(shè)備儀器、房屋及建筑物這些“硬件”在其有效使用期間離不開對其起保證與依據(jù)作用的“軟件”——檔案。兩者作為一個整體共同構(gòu)成企業(yè)的固定資產(chǎn)。

此外。在產(chǎn)品的設(shè)計、生產(chǎn)過程完成后會形成一套完整的產(chǎn)品檔案，雖然產(chǎn)品檔案不會與產(chǎn)品一起走入交易市場變現(xiàn)，但其保存價值往往取決于產(chǎn)品的價值，并且在產(chǎn)品的再生產(chǎn)過程中包含產(chǎn)品檔案所起的憑證和借鑒參考作用。由于企業(yè)產(chǎn)品的生產(chǎn)既會在一定時期內(nèi)具有重復(fù)生產(chǎn)的穩(wěn)定性，又需要根據(jù)技術(shù)的進步和社會需求的變化不斷進行更新?lián)Q代，因此，可以認為產(chǎn)品檔案與流動資產(chǎn)具有密切關(guān)系，在評估產(chǎn)品的價值時，應(yīng)該考慮產(chǎn)品檔案的管理和利用因素。

2、無對應(yīng)實體形態(tài)的檔案是企業(yè)無形資產(chǎn)的組成部分

無對應(yīng)實體形態(tài)的檔案是國有企業(yè)可確指資產(chǎn)和不可確指資產(chǎn)的構(gòu)成要素。雖然無形資產(chǎn)沒有具體對應(yīng)獨立的實體形態(tài)，但它們往往是依賴于實體發(fā)揮作用，從而

推動企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營活動。如專利、專有技術(shù)或技術(shù)秘訣，是無形資產(chǎn)，但它們要依賴于設(shè)備儀器、廠房、原材料等有形資產(chǎn)發(fā)揮作用，并具有獲利能力。而把有形和無形資產(chǎn)聯(lián)結(jié)起來的是現(xiàn)行科技研究文件，包括設(shè)計圖紙、試驗記錄和試驗結(jié)果、加工流程設(shè)計、配方、原材料質(zhì)量與用量的研究文件等?？梢?，現(xiàn)行科技研究文件是可確指的無形資產(chǎn)的記錄載體，是企業(yè)無形資產(chǎn)的組成部分。由于科技研究檔案與科技研究文件是處于不同工作階段的同一事物，所以。它同樣也是作為可確指的無形資產(chǎn)的記錄載體，通過作用于有形資產(chǎn)，體現(xiàn)著無形資產(chǎn)的價值，使企業(yè)資產(chǎn)發(fā)揮經(jīng)濟效益。

無對應(yīng)實體形態(tài)的檔案，如黨群工作檔案、行政管理檔案、經(jīng)營管理檔案及生產(chǎn)技術(shù)管理檔案等，是企業(yè)不可確指的無形資產(chǎn)的組成部分，它們真實記錄著企業(yè)科技水平、企業(yè)文化及經(jīng)營管理狀況等，并伴隨企業(yè)生產(chǎn)、經(jīng)營發(fā)展的始終，是企業(yè)商譽等不可確指的無形資產(chǎn)的構(gòu)成要素。

三、國有企業(yè)檔案資產(chǎn)的特性

從國有企業(yè)檔案與企業(yè)有形資產(chǎn)和無形資產(chǎn)的關(guān)系角度分析企業(yè)檔案資產(chǎn)的特性，可以得出以下三點：

1、載體性

企業(yè)檔案是伴隨企業(yè)各種有形和無形資產(chǎn)的形成而產(chǎn)生。并與其共同發(fā)揮作用。載體性體現(xiàn)為企業(yè)檔案是真實記錄企業(yè)各種資產(chǎn)形成與現(xiàn)狀的附著物。有對應(yīng)實體形態(tài)的檔案真實記錄著有形資產(chǎn)的狀況，無對應(yīng)實體形態(tài)的檔案真實記錄著無形資產(chǎn)的狀況。因此，在資產(chǎn)評估時，評估機構(gòu)必須占有與被評估資產(chǎn)有關(guān)的全部檔案資料。并對待評估資產(chǎn)的賬目、賬卡、數(shù)據(jù)等進行核對。企業(yè)檔案應(yīng)該納入資產(chǎn)化管理軌道，參與企業(yè)的資產(chǎn)評估。如中國某國有航空企業(yè)。與德國某企業(yè)合資建立一家中外合資企業(yè)中方占有51％的股權(quán)，即由中方控股，德國企業(yè)主要是以其技術(shù)入股。在合資時，由于中方?jīng)]有把檔案作為一種資產(chǎn)來作價，合資以后，當企業(yè)在生產(chǎn)遇到問題需要德國企業(yè)提供有關(guān)參考技術(shù)圖紙時，德方卻要求另外付費。

需要明確的是，企業(yè)檔案是記錄企業(yè)資產(chǎn)的載體，但它不等于資產(chǎn)的全部，對資產(chǎn)，特別是對無形資產(chǎn)的評估除考慮其形成成本外，還要計算其獲利的能力。據(jù)有關(guān)材料介紹，一項獲發(fā)明獎的技術(shù)，企業(yè)利用后最低直接經(jīng)濟效益能超過200萬元，而發(fā)明者認為就幾張圖紙，技術(shù)轉(zhuǎn)讓費給5000元就不錯了。顯然，發(fā)明者將技術(shù)圖紙的價值等同于了技術(shù)資產(chǎn)的全部價值?？梢?。明確企業(yè)檔案是企業(yè)資產(chǎn)的記錄載體，而其本身不等于資產(chǎn)的全部，對于科學地判定資產(chǎn)的載體價值和資產(chǎn)獲利能力，客觀地評估企業(yè)資產(chǎn)的價值具有重要意義。

2、機密性

國有企業(yè)檔案是企業(yè)在生產(chǎn)經(jīng)營及其管理活動中形成的原始歷史記錄，其中記載有不為競爭對手和公眾所知悉的，能給企業(yè)帶來經(jīng)濟利益的技術(shù)信息和經(jīng)營信息。如專有技術(shù)、經(jīng)營秘訣等?！镀髽I(yè)檔案管理規(guī)定》第十條規(guī)定：“企業(yè)采取有效措施對檔案進行安全保管，并切實加強對知識產(chǎn)權(quán)檔案和涉及商業(yè)秘密檔案的管理。”因此，在一定時期，企業(yè)檔案，特別是其中的科技研究檔案、生產(chǎn)技術(shù)檔案和經(jīng)營銷售檔案等作為企業(yè)資產(chǎn)的組成部分，具有較強的機密性。

影響國有企業(yè)檔案資產(chǎn)機密性的因素主要有：其一，時間因素。隨著時間的推移，如果企業(yè)不注重專有技術(shù)和經(jīng)營秘訣的總結(jié)、發(fā)展和完善，那么企業(yè)檔案則會自然喪失其科技和經(jīng)濟價值，從而降低其機密性；其二，傳播因素。由于專有技術(shù)和經(jīng)營秘訣可以通過訂立合同的形式進行轉(zhuǎn)讓，因此，轉(zhuǎn)讓的次數(shù)越多，特許使用者越多，則失密的可能性就越大；其三，管理因素。因檔案管理者失職或保密措施不嚴，會給以不正當手段竊取商業(yè)秘密的人以可乘之機，造成企業(yè)檔案失密。

3、壽命的復(fù)雜性

國有企業(yè)檔案作為企業(yè)資產(chǎn)的組成部分，其壽命的復(fù)雜性表現(xiàn)在它的保管期限與其所記載的有形或無形資產(chǎn)的壽命既有一致性，又有差異性。

所謂一致性是指國有企業(yè)資產(chǎn)的壽命決定著記載資產(chǎn)的檔案的保管期限，其檔案的保管期限一般等于其所記載資產(chǎn)的壽命，如設(shè)備儀器的壽命是按性質(zhì)可以分為自然壽命、經(jīng)濟壽命及技術(shù)壽命。設(shè)備儀器的自然壽命指設(shè)備儀器從投入使用開始到報廢為止的全部時間，它由設(shè)備儀器的有形磨損所決定；設(shè)備儀器的技術(shù)壽命是指設(shè)備儀器從投入使用開始到因技術(shù)落后而被淘汰所持續(xù)的時間，它由設(shè)備儀器的無形磨損所決定，一般比自然壽命短，在估算設(shè)備儀器壽命時必須考慮設(shè)備技術(shù)壽命期限的變化特點及其使用的制約或影響；設(shè)備儀器的經(jīng)濟壽命是指設(shè)備儀器從投入使用開始到因繼續(xù)使用在經(jīng)濟上不合理而被更新所經(jīng)歷的時間，它由維護費用的提高和使用價值的降低所決定。一般而言，設(shè)備儀器檔案的保管期限等于設(shè)備儀器的自然壽命。又如。房屋和建筑物的壽命是指已使用年限和尚可使用年限之和。作為記載房屋和建筑物有形資產(chǎn)的基建檔案的保管期限一般等于房屋和建筑物的壽命。

所謂差異性是指企業(yè)的重要檔案作為企業(yè)資產(chǎn)的組成部分，其保管期限并不因資產(chǎn)壽命的終結(jié)而告結(jié)束，企業(yè)重要檔案的保管期限一般應(yīng)長于其記載的資產(chǎn)壽命。如，記載或反映企業(yè)具有典型性和代表性的基建工程、設(shè)備儀器及產(chǎn)品的檔案，即使其所記錄對象的實體形態(tài)不存在了，但因其具有研究、查考企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營發(fā)展歷史的價值，已構(gòu)成企業(yè)不可確指的無形資產(chǎn)的組成部分，所以仍需繼續(xù)保存。又如，專利等無形資產(chǎn)的壽命，按照《中華人民共和國專利法》規(guī)定，發(fā)明專利權(quán)保護期限為20年，實用新型和外觀設(shè)計的保護期限均為10年。而專利檔案的保管期限一般應(yīng)長于專利的法律壽命。浙江省檔案局、浙江省知識產(chǎn)權(quán)局于2007年5月聯(lián)合制發(fā)的《浙江省專利檔案管理辦法(試行)》(浙檔[2007]32號)第十條規(guī)定：“實用新型專利和外觀設(shè)計專利檔案保管期限應(yīng)為短期，發(fā)明專利應(yīng)為長期，如屬于獲得國家發(fā)明專利金獎或優(yōu)秀獎的，應(yīng)延長為永久。”正確認識企業(yè)資產(chǎn)壽命與記載資產(chǎn)的檔案保管期限的一致性和差異性，有助于我們合理、科學地確定企業(yè)各種檔案的保管期限，并重點保護好具有長遠保存價值的檔案。