醫(yī)院辦公室主任的協(xié)調(diào)管理職能分析

醫(yī)院辦公室是醫(yī)院的一個(gè)綜合性職能部門，充分發(fā)揮其對(duì)醫(yī)院管理的職能，協(xié)調(diào)好各有關(guān)方面的關(guān)系，統(tǒng)一認(rèn)識(shí)，統(tǒng)一行動(dòng)，對(duì)保障院長的各項(xiàng)工作計(jì)劃的執(zhí)行，保證醫(yī)院各項(xiàng)工作的順利開展，起著十分重要的作用。因此，醫(yī)院辦公室主任一職也就具有非常重要的工作職責(zé)?？偟恼f來，辦公室主任的主要工作職能是負(fù)責(zé)統(tǒng)籌全院工作，負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)與管理全院工作的上情下達(dá)和下情上報(bào)。

醫(yī)院辦公室主任的協(xié)調(diào)管理職能

1.協(xié)調(diào)職能。協(xié)調(diào)工作是醫(yī)院辦公室主任的重要工作之一，它主要包括認(rèn)識(shí)的協(xié)調(diào)、矛盾的協(xié)調(diào)和實(shí)際問題的協(xié)調(diào)3個(gè)方面：

（1）認(rèn)識(shí)的協(xié)調(diào)辦公室是醫(yī)院的一個(gè)窗口，協(xié)調(diào)工作是和人交往的工作，院辦人員工作作風(fēng)的好壞直接影響醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)的威信和自身職能的發(fā)揮。因此，首先要加強(qiáng)院辦人員自身的學(xué)習(xí)和思想素質(zhì)的提高，有高度的事業(yè)心和責(zé)任感，嚴(yán)格按照領(lǐng)導(dǎo)的意圖辦事，謙虛謹(jǐn)慎，平等待人；其次是自身先要清楚院領(lǐng)導(dǎo)所布置的任務(wù)、目的和部署，在思想上自覺地和領(lǐng)導(dǎo)保持一致，方能認(rèn)真準(zhǔn)確地執(zhí)行指示，按有關(guān)要求把好協(xié)調(diào)的政策，做好認(rèn)識(shí)上的協(xié)調(diào)。

（2）矛盾的協(xié)調(diào)醫(yī)院綜合性的特點(diǎn)決定了醫(yī)院的復(fù)雜性、問題的易變性和多發(fā)性?？剖议g的矛盾，經(jīng)常會(huì)發(fā)生，要在重視系統(tǒng)性、整體性的思想指導(dǎo)下，自覺地協(xié)調(diào)同職能部門的關(guān)系，處理好矛盾。辦公室主任在協(xié)調(diào)矛盾時(shí)，應(yīng)當(dāng)圍繞醫(yī)院的中心工作，重點(diǎn)協(xié)調(diào)，注意充分發(fā)揮系統(tǒng)的整體功能，引導(dǎo)科室從醫(yī)院的整體利益出發(fā)，維護(hù)服從醫(yī)院的大局。另一方面，通過建立健全管理制度，加大內(nèi)部約束機(jī)制，認(rèn)真執(zhí)行各項(xiàng)規(guī)章制度，通過有效的規(guī)章制度，規(guī)范醫(yī)院行為，約束醫(yī)務(wù)人員的言行，是提高醫(yī)療質(zhì)量，確保醫(yī)院科室間的協(xié)調(diào)工作順利進(jìn)行的保障，同時(shí)也能克服工作中科室間相互踢“皮球”或出現(xiàn)扯皮的現(xiàn)象。

（3）實(shí)際問題的協(xié)調(diào)在實(shí)際工作中，經(jīng)常會(huì)遇到一些具體問題和困難，需要通過協(xié)調(diào)把職責(zé)明確下來。辦公室主任在履行職責(zé)，協(xié)調(diào)工作時(shí)，堅(jiān)持原則，協(xié)商解決。在問題協(xié)調(diào)過程中，還需要有堅(jiān)強(qiáng)的毅力。對(duì)一些難處理的問題，醫(yī)院辦公室工作人員要沉著、冷靜，注意把握分寸，以情感人，以理服人，力爭變被動(dòng)為主動(dòng)，尤其是主任，更要將問題分析的全面透徹，明晰要害，以解決問題爭端。

2.管理職能。醫(yī)院辦公室主任的管理職能主要是指在對(duì)行政事務(wù)進(jìn)行管理方面所應(yīng)有的職能和應(yīng)盡的責(zé)任。辦公室主任的管理職責(zé)主要在以下幾個(gè)方面：

在院長、副院長的領(lǐng)導(dǎo)下，負(fù)責(zé)全院的文秘、檔案、印鑒、收發(fā)等行政工作。

具體執(zhí)行院領(lǐng)導(dǎo)的工作意圖，制定實(shí)施計(jì)劃。負(fù)責(zé)組織協(xié)調(diào)擬定醫(yī)院各項(xiàng)規(guī)章制度，參與醫(yī)院的改革工作。隨時(shí)督促檢查各項(xiàng)規(guī)章制度及院辦公會(huì)決議的具體執(zhí)行落實(shí)情況，向院領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行匯報(bào)，提出建議。

組織調(diào)查研究，負(fù)責(zé)領(lǐng)導(dǎo)秘書匯總起草全院的工作計(jì)劃、總結(jié)及各種文件等；負(fù)責(zé)領(lǐng)導(dǎo)全院往來行政文件的收發(fā)登記、轉(zhuǎn)遞傳閱，立卷歸檔、保管利用、印鑒打字及行政、救護(hù)車輛的管理等。

安排各種院級(jí)行政會(huì)議，做好會(huì)議記錄。

及時(shí)處理上級(jí)來文及各科室請示匯報(bào)的事項(xiàng)，必要時(shí)上報(bào)院領(lǐng)導(dǎo)批閱。

領(lǐng)導(dǎo)辦公室人員做好后勤公關(guān)、通訊聯(lián)絡(luò)、人員接待及群眾來信來訪等工作。

有權(quán)組織協(xié)調(diào)院內(nèi)各科室共同完成全院性工作。

負(fù)責(zé)院長、副院長臨時(shí)交辦的其它工作。

如何做好辦公室主任

主任如何更有效地開展日常的工作在全院顯得非常重要，可以從以下幾個(gè)方面著手：

1.正確處理領(lǐng)導(dǎo)與被領(lǐng)導(dǎo)的關(guān)系醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)與辦公室主任的隸屬關(guān)系是領(lǐng)導(dǎo)與被領(lǐng)導(dǎo)的關(guān)系，領(lǐng)導(dǎo)占居主導(dǎo)地位，辦公室主任處于從屬地位，服從領(lǐng)導(dǎo)是辦公室主任應(yīng)遵循的基本原則。作為醫(yī)院辦公室主任，在行動(dòng)上必須與院領(lǐng)導(dǎo)保持一致，在思想上與院領(lǐng)導(dǎo)同步思維。在執(zhí)行命令、完成任務(wù)、處理重要問題時(shí)要多請示、多匯報(bào)、多征詢院領(lǐng)導(dǎo)的意見，使全局工作沿著院領(lǐng)導(dǎo)決策的目標(biāo)方向發(fā)展。但是，在服從院領(lǐng)導(dǎo)的同時(shí)不要盲從，更不要惟命是從、被動(dòng)應(yīng)付。

2.正確處理重點(diǎn)工作和一般工作、日常工作和突發(fā)性工作的關(guān)系 醫(yī)院辦公室工作具有綜合性、服務(wù)性、繁瑣性的特點(diǎn)，大到黨的路線方針政策和院領(lǐng)導(dǎo)意圖，小到吃喝拉撒睡，都要通過醫(yī)院辦公室來貫徹落實(shí)。作為醫(yī)院辦公室主任，必須講究科學(xué)的領(lǐng)導(dǎo)工作方法和領(lǐng)導(dǎo)藝術(shù)，學(xué)會(huì)分清主次，抓住重點(diǎn)，統(tǒng)籌兼顧，將工作的著眼點(diǎn)始終放在對(duì)全局有決定影響的關(guān)鍵工作上來。要分清輕重緩急，確保工作不受延誤的同時(shí)，對(duì)一般性的工作也要明確目標(biāo)，責(zé)任到人，保證事事有人管，防止因小失大。

3.正確處理原則性與靈活性的關(guān)系醫(yī)院辦公室主任在處理大量事務(wù)時(shí)，會(huì)常常面臨著原則性與靈活性的考驗(yàn)，要把事務(wù)處理好，首先應(yīng)把堅(jiān)持原則作為前提，同時(shí)，也要講究靈活性，因?yàn)樵谌粘９ぷ髦?，許多事務(wù)需要根據(jù)情況靈活變通，把政策與工作實(shí)際結(jié)合起來，綜合分析，處理問題。

醫(yī)院辦公室主任的協(xié)調(diào)管理工作職能影響到全院工作的順利開展，因此辦公室主任的工作意義就體現(xiàn)在“奉獻(xiàn)”二字上。要想做好本職工作，就要不斷磨礪，努力使自己在思想、工作、學(xué)習(xí)上有長足進(jìn)步。

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作者單位：陜西咸陽市中鐵一局集團(tuán)新運(yùn)工程有限公司