扎實(shí)措施，認(rèn)真做好歸檔范圍和保管期限編制工作

本刊評(píng)論員

編制、審批機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和文書(shū)檔案保管期限表，是貫徹實(shí)施《北京市機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和文書(shū)檔案保管期限規(guī)定實(shí)施細(xì)則（試行）》（以下簡(jiǎn)稱《實(shí)施細(xì)則》）的重要一環(huán)，它是一項(xiàng)科學(xué)、細(xì)致的工作，來(lái)不得半點(diǎn)馬虎。只有在認(rèn)真學(xué)習(xí)、深刻領(lǐng)會(huì)文件精神的基礎(chǔ)上，才能準(zhǔn)確把握《實(shí)施細(xì)則》的基本內(nèi)容。如果機(jī)關(guān)檔案部門(mén)的學(xué)習(xí)宣傳不到位，得不到領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)有的重視與支持，缺少各部門(mén)的積極參與，單槍匹馬，閉門(mén)造車，就做不好這項(xiàng)工作，也達(dá)不到科學(xué)、規(guī)范的目的。各級(jí)檔案部門(mén)要以多種形式、方式和途徑，組織好本地區(qū)、本系統(tǒng)、本單位學(xué)習(xí)、宣傳、貫徹《實(shí)施細(xì)則》的活動(dòng)。特別是要注重對(duì)各級(jí)主管領(lǐng)導(dǎo)和各部門(mén)兼職檔案員的宣傳活動(dòng)，調(diào)動(dòng)方方面面的積極性。

要認(rèn)真做好文件材料歸檔范圍和文書(shū)檔案保管期限表的編制工作，有兩個(gè)基本點(diǎn)是必須認(rèn)真注意的：

第一個(gè)基本點(diǎn)，就是要嚴(yán)格執(zhí)行《實(shí)施細(xì)則》，為未來(lái)留下一切需要查考利用的檔案材料。也就是說(shuō)，要認(rèn)真解決好歸檔文件齊全完整的問(wèn)題。將反映本機(jī)關(guān)職能活動(dòng)的、應(yīng)當(dāng)歸檔保存的文件材料全部納入歸檔范圍，并準(zhǔn)確劃分保管期限，這是檔案部門(mén)的第一責(zé)任，也是編制工作的基本內(nèi)容。要切實(shí)糾正只重視紅頭編號(hào)文件，輕視其他文件；只重視公務(wù)文本文件，忽視聲像等特殊載體材料；只重視紙質(zhì)文件，忽視電子文件等種種現(xiàn)象。假如說(shuō)我們解決不了歸檔文件材料的齊全完整問(wèn)題，那就要使歷史記憶殘缺不全，留下黑洞。

第二個(gè)基本點(diǎn)，就是在確保歸檔文件齊全完整的同時(shí)，要高度關(guān)注歸檔文件的精煉問(wèn)題。目前無(wú)論是機(jī)關(guān)檔案室，還是綜合檔案館，尤其改革開(kāi)放以來(lái)，室藏、館藏增加得非常迅速。館、室藏急劇增加，是社會(huì)實(shí)踐日益豐富、管理工作不斷加強(qiáng)的必然結(jié)果，但同時(shí)也有確定文件材料歸檔范圍和劃分保管期限粗放不精的問(wèn)題。檔案過(guò)于臃腫，玉石不分，增加了管理成本，影響重要檔案的保管與保護(hù)，影響檔案利用開(kāi)發(fā)的質(zhì)量和效率。所以在編制工作中，各機(jī)關(guān)要依據(jù)《實(shí)施細(xì)則》的規(guī)定，嚴(yán)把檔案進(jìn)口關(guān)，對(duì)不應(yīng)歸檔的文件，決不列入歸檔范圍；劃分檔案保管期限，該長(zhǎng)則長(zhǎng)，該短則短，做到準(zhǔn)確、精細(xì)。

認(rèn)真做好文件材料歸檔范圍和文書(shū)檔案保管期限表審批，是確保此項(xiàng)工作質(zhì)量的重要措施。為此，以下工作必須做好：

建立審批機(jī)構(gòu)，明確審批程序。此次規(guī)范機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍與文書(shū)檔案保管期限的工作，與過(guò)去相比有一個(gè)很大不同，那就是各個(gè)機(jī)關(guān)編制的歸檔范圍與檔案保管期限表，要經(jīng)過(guò)同級(jí)檔案行政管理部門(mén)審查同意后方可執(zhí)行。為做好審批工作，市檔案局成立了審查工作領(lǐng)導(dǎo)小組和辦公室，明確了審批程序。各區(qū)縣檔案局也要盡快設(shè)立類似的工作機(jī)構(gòu)，明確程序，認(rèn)真開(kāi)展本地區(qū)的審批工作。

嚴(yán)格標(biāo)準(zhǔn)，把好審批關(guān)。市、區(qū)縣檔案局業(yè)務(wù)監(jiān)督指導(dǎo)部門(mén)要認(rèn)真貫徹執(zhí)行國(guó)家檔案局8號(hào)令和我市的《實(shí)施細(xì)則》，切實(shí)履行好審批工作職責(zé)。要本著對(duì)現(xiàn)實(shí)與歷史高度負(fù)責(zé)的精神，盡心細(xì)致地審核各機(jī)關(guān)歸檔范圍和文書(shū)檔案保管期限表，于法有據(jù)地提出并落實(shí)修改意見(jiàn)，嚴(yán)把質(zhì)量關(guān)，使審核工作經(jīng)得起歷史的考驗(yàn)。

機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和文書(shū)檔案保管期限表的編制和審核工作是一項(xiàng)嚴(yán)肅認(rèn)真的工作，具有很強(qiáng)的強(qiáng)制性和政策性，在有限的時(shí)間內(nèi)高質(zhì)量地完成任務(wù)，需要檔案部門(mén)做大量繁重而細(xì)致的工作。讓我們本著對(duì)歷史負(fù)責(zé)，為現(xiàn)實(shí)服務(wù)，替未來(lái)著想的科學(xué)態(tài)度，腳踏實(shí)地做好編制和審核工作，為進(jìn)一步豐富、優(yōu)化室藏檔案結(jié)構(gòu)，推動(dòng)國(guó)家檔案資源建設(shè)作出新的更大的貢獻(xiàn)。