船舶設(shè)計(jì)過程中的變更管理

(大連船舶重工集團(tuán)有限公司 船舶設(shè)計(jì)研究所，遼寧 大連 116005)

近年來我國船舶建造總量不斷增加，船舶設(shè)計(jì)周期越來越短，而船舶設(shè)計(jì)是一個(gè)較復(fù)雜的系統(tǒng)工程，存在許多不確定因素，因此加強(qiáng)船舶設(shè)計(jì)過程中的管理及其變更管理已成為必然的要求和趨勢(shì)。

1 船舶設(shè)計(jì)組織模式

1.1 典型的船舶設(shè)計(jì)矩陣式組織結(jié)構(gòu)

隨著項(xiàng)目管理理論被越來越多的領(lǐng)域所認(rèn)同并付諸實(shí)踐，近年來船舶設(shè)計(jì)部門的組織模式均有不同程度的調(diào)整。目前國內(nèi)各大設(shè)計(jì)院所及船廠的設(shè)計(jì)部門均采用典型的矩陣式組織結(jié)構(gòu)，見圖1。

圖1 船舶設(shè)計(jì)典型矩陣式組織結(jié)

1.2 船舶設(shè)計(jì)矩陣式組織特點(diǎn)

各個(gè)專業(yè)的設(shè)計(jì)人員在必要時(shí)可以為某船的設(shè)計(jì)兼職工作一段時(shí)間，專業(yè)人員通常同時(shí)在兩個(gè)或更多的船舶設(shè)計(jì)項(xiàng)目中工作。

船舶設(shè)計(jì)采取矩陣型組織使項(xiàng)目目標(biāo)顯而易見，項(xiàng)目責(zé)任明確——項(xiàng)目經(jīng)理負(fù)全責(zé)?？蛻糁苯优c項(xiàng)目經(jīng)理溝通，對(duì)客戶反映迅速，使得縮短設(shè)計(jì)周期成為可能；矩陣式組織使參與設(shè)計(jì)項(xiàng)目的人員有了專業(yè)技術(shù)支持的組織依托；職能部門的技術(shù)專家能通過不同的項(xiàng)目積累技術(shù)訣竅，并通過已掌握的技術(shù)技能對(duì)年輕的項(xiàng)目成員進(jìn)行指導(dǎo)；在完成項(xiàng)目的同時(shí)也實(shí)現(xiàn)了員工培訓(xùn)，使設(shè)計(jì)人員整體的素質(zhì)在項(xiàng)目完成后會(huì)有一定的提高，為進(jìn)一步承接更多的技術(shù)難度大的項(xiàng)目做好準(zhǔn)備；矩陣型組織在進(jìn)行項(xiàng)目工作的過程中能有效地得到職能部門經(jīng)理的支持，進(jìn)而更好地協(xié)調(diào)工作；在設(shè)計(jì)部門承擔(dān)多項(xiàng)目的情況下，職能組織可最大限度地實(shí)現(xiàn)資源共享，從而降低成本；避免了傳統(tǒng)的職能型組織中職能經(jīng)理不關(guān)心具體項(xiàng)目的弊端，有利于確保項(xiàng)目目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)[1]。

2 變更管理

雖然船舶設(shè)計(jì)項(xiàng)目組的成員是經(jīng)過挑選的、具有專業(yè)基礎(chǔ)的人員，但每一類型的船舶都有區(qū)別其它類型船舶的特點(diǎn)，加上不可預(yù)料事件的影響，船舶設(shè)計(jì)項(xiàng)目管理計(jì)劃在實(shí)施過程中需要不斷地變更[2]。變更管理包括：對(duì)引起變更的各種因素施加影響，以保證這些變更是經(jīng)過許可的；確定變更是否發(fā)生，當(dāng)變更發(fā)生時(shí)，對(duì)實(shí)際變更進(jìn)行管理。

2.1 船舶設(shè)計(jì)范圍變更管理

船舶的建造合同簽訂后，各專業(yè)科室在項(xiàng)目技術(shù)經(jīng)理的領(lǐng)導(dǎo)下根據(jù)船舶建造說明書及相應(yīng)的文件和與船東商定的相關(guān)條款，并根據(jù)以往的設(shè)計(jì)經(jīng)驗(yàn)和慣例及各職能部門間的分工列出將來要出圖的圖紙目錄、需要進(jìn)行技術(shù)談判的項(xiàng)目列表。這實(shí)際上就確定了設(shè)計(jì)工作的范圍。

為提高工作效率減少變更，項(xiàng)目技術(shù)經(jīng)理要特別注意各專業(yè)之間的分工邊界的確認(rèn)。以免遺漏或重復(fù)。

在設(shè)計(jì)過程中，由于某些約束條件及假定條件的變化，如規(guī)范、規(guī)則的變更、其它專業(yè)的修改、設(shè)備更新?lián)Q代等，應(yīng)對(duì)工作范圍進(jìn)行合理的變更，并及時(shí)列舉出相關(guān)圖紙改變清單，項(xiàng)目技術(shù)經(jīng)理和計(jì)劃管理室的主管人員依此為基礎(chǔ)，依據(jù)質(zhì)量管理文件中的作業(yè)指導(dǎo)書進(jìn)行范圍驗(yàn)證和核實(shí)，以確保對(duì)追加的項(xiàng)目進(jìn)行有效的管理。并根據(jù)實(shí)際情況制定出比較合理的調(diào)整后的項(xiàng)目范圍基準(zhǔn)。船舶設(shè)計(jì)范圍及其變更管理的主要內(nèi)容見圖2。

圖2 船舶設(shè)計(jì)范圍及其變更管理流程

2.2 船舶設(shè)計(jì)時(shí)間變更管理

計(jì)劃室對(duì)各設(shè)計(jì)圖紙的出圖時(shí)間進(jìn)行排序，并繪制項(xiàng)目計(jì)劃網(wǎng)絡(luò)圖。

因很少有項(xiàng)目能精確地按照預(yù)定計(jì)劃進(jìn)行，計(jì)劃管理室的項(xiàng)目負(fù)責(zé)人和項(xiàng)目主管應(yīng)定期對(duì)計(jì)劃完成情況進(jìn)行檢查，及時(shí)將項(xiàng)目進(jìn)展情況與項(xiàng)目進(jìn)度計(jì)劃相比較。當(dāng)由于設(shè)備資料未到、船東意見未確定、活動(dòng)歷時(shí)估算不準(zhǔn)、車間的生產(chǎn)能力或生產(chǎn)單位不確定等因素的影響造成某些項(xiàng)目的進(jìn)度計(jì)劃需要變更時(shí)，計(jì)劃管理室的項(xiàng)目組成員應(yīng)及時(shí)核對(duì)項(xiàng)目計(jì)劃網(wǎng)絡(luò)圖，與相關(guān)職能科室的人員一起分析相應(yīng)的項(xiàng)目進(jìn)度變化和由此而產(chǎn)生的其它影響。

當(dāng)某些進(jìn)度的變化有可能導(dǎo)致關(guān)鍵路徑上的活動(dòng)時(shí)要立即糾正；而非關(guān)鍵路徑上的活動(dòng)則可通過實(shí)行規(guī)定的審批步驟，批準(zhǔn)更新的計(jì)劃。因項(xiàng)目的范圍出現(xiàn)變化而導(dǎo)致項(xiàng)目中某些進(jìn)度可能拖期時(shí)，也要依據(jù)規(guī)定的程序編制補(bǔ)充的進(jìn)度計(jì)劃。船舶設(shè)計(jì)時(shí)間管理及其變更管理的主要內(nèi)容見圖3。

圖3 船舶設(shè)計(jì)時(shí)間及其變更管理流程

2.3 船舶設(shè)計(jì)人力資源變更管理

船舶設(shè)計(jì)人力資源管理的主要內(nèi)容見圖4。

在船舶設(shè)計(jì)過程中，由于設(shè)計(jì)范圍的變化和進(jìn)度管理計(jì)劃的變化，角色和職責(zé)分配矩陣中的任務(wù)和人員也要隨之變化，人員管理計(jì)劃也應(yīng)隨之變化。另外職能部門中人員調(diào)入和調(diào)出、項(xiàng)目組的某些人員承接新的項(xiàng)目和接受新的任務(wù)等均會(huì)對(duì)人員管理計(jì)劃產(chǎn)生變更的影響。這需要項(xiàng)目技術(shù)經(jīng)理和各專業(yè)的職能領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行溝通，共同商定合理的解決方案。

圖4 船舶設(shè)計(jì)人力資源管理流程

2.4 船舶設(shè)計(jì)溝通及其變更管理

在船舶設(shè)計(jì)過程中，及時(shí)準(zhǔn)確地產(chǎn)生、收集、發(fā)布、儲(chǔ)存和處理相關(guān)信息可加強(qiáng)項(xiàng)目成員之間的聯(lián)系，為項(xiàng)目的如期進(jìn)行提供必要的保證。因此在項(xiàng)目啟動(dòng)后就要根據(jù)船東及相關(guān)專業(yè)的要求、設(shè)備生產(chǎn)廠家的信息要求、自身的信息要求等編制溝通管理計(jì)劃及各種溝通信息的管理辦法，如：船東、船檢往來信件管理辦法，設(shè)備資料催交及其退審管理辦法，圖紙發(fā)放和圖紙曬印等管理規(guī)定，與船東、船檢定期溝通討論的問題內(nèi)容及其時(shí)間計(jì)劃等。因設(shè)計(jì)過程中的一些意外修改會(huì)影響相關(guān)專業(yè)的設(shè)計(jì)時(shí)，要在項(xiàng)目技術(shù)經(jīng)理的協(xié)調(diào)下及時(shí)溝通信息，一般的設(shè)計(jì)部門均有專門的溝通信息的模板，并應(yīng)在計(jì)劃管理室的監(jiān)督下形成閉環(huán)，保證其信息得到接受和處理。

在項(xiàng)目開展的過程中還要根據(jù)實(shí)際情況對(duì)項(xiàng)目溝通管理計(jì)劃進(jìn)行定期審查、及時(shí)修正以保證其適用性。對(duì)于原管理計(jì)劃中的一些規(guī)定，如何時(shí)采用書面、口頭、正式、非正式的、縱向和橫向的溝通方式等根據(jù)實(shí)際情況進(jìn)行適時(shí)調(diào)整。對(duì)項(xiàng)目信息的記錄如信函、傳真、備忘錄等文檔要及時(shí)保存、定期歸檔。以備對(duì)項(xiàng)目溝通過程中的經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)進(jìn)行總結(jié)。

船舶設(shè)計(jì)溝通及其變更管理的主要內(nèi)容見圖5。

圖5 船舶設(shè)計(jì)溝通及其變更管理流程

3 結(jié)束語

在以矩陣式組織開展船舶設(shè)計(jì)項(xiàng)目的過程中，項(xiàng)目管理各知識(shí)領(lǐng)域的部分均發(fā)揮其獨(dú)特的作用，關(guān)鍵是項(xiàng)目經(jīng)理和項(xiàng)目組成員要齊心協(xié)力，按照作業(yè)指導(dǎo)書中相關(guān)文件規(guī)程開展工作，加強(qiáng)溝通和信息反饋，適應(yīng)矩陣式組織模式的要求，實(shí)現(xiàn)縮短船舶設(shè)計(jì)周期的目標(biāo)。

[1] 金英勛，楊 磊，王增東.如何準(zhǔn)備PMP考試 [M].北京：機(jī)械工業(yè)出版社，2001(9)，1：35-37.

[2] 美國項(xiàng)目管理學(xué)會(huì)/北京現(xiàn)代卓越管理技術(shù)交流中心.項(xiàng)目管理知識(shí)體系指南[G].北京：北京現(xiàn)代卓越管理技術(shù)交流中心，2000：75-76.