高校會(huì)計(jì)電算化內(nèi)部控制探討

摘 要：會(huì)計(jì)電算化給高校內(nèi)部控制帶來了一系列的問題，只有建立一套完善的適合于會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)的內(nèi)部控制制度才能保證會(huì)計(jì)信息的真實(shí)、可靠，系統(tǒng)的安全、有效的運(yùn)行，從而提高高校現(xiàn)代化管理水平。

關(guān)鍵詞：會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)；內(nèi)部控制；安全運(yùn)行

中圖分類號(hào)：F23文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A文章編號(hào)：1672-3198（2008）05-0298-01

隨著教育體制改革的不斷深入，高等教育規(guī)模迅速擴(kuò)大，已由精英教育轉(zhuǎn)變?yōu)榇蟊娊逃顿Y體制也由政府單一投資過渡到高校自主多渠道籌措教育經(jīng)費(fèi)，負(fù)債融資已成為高?？焖侔l(fā)展不可缺少的資金來源。這就使得原來傳統(tǒng)手工會(huì)計(jì)系統(tǒng)的管理模式逐漸被會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)的管理模式所取代。但是在高校普遍應(yīng)用會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)情況下，相應(yīng)的內(nèi)部控制措施不配套、不完善的狀況，造成內(nèi)部控制的監(jiān)督制約機(jī)制的失效。職務(wù)違規(guī)現(xiàn)象時(shí)有發(fā)生，嚴(yán)重影響了教育資金的使用效益。因而建立、健全適應(yīng)會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)內(nèi)部控制制度，是防止違法行為發(fā)生，也是高校強(qiáng)化內(nèi)涵建設(shè)的內(nèi)在要求。

1 會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)對(duì)內(nèi)部控制制度的影響?yīng)?/p>

（1）高校會(huì)計(jì)核算環(huán)境和控制對(duì)象發(fā)生了變化。

高校在普遍使用計(jì)算機(jī)處理會(huì)計(jì)和財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)后，使會(huì)計(jì)核算的環(huán)境發(fā)生了很大變化，會(huì)計(jì)部門從原來的財(cái)務(wù)、會(huì)計(jì)專業(yè)人員組成，轉(zhuǎn)變?yōu)橛韶?cái)務(wù)、會(huì)計(jì)專業(yè)人員和計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)處理系統(tǒng)的管理人員及計(jì)算機(jī)專家組成。會(huì)計(jì)核算環(huán)境的改變也使得內(nèi)部控制對(duì)象發(fā)生了變化。傳統(tǒng)內(nèi)部會(huì)計(jì)控制對(duì)象是處理會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)的財(cái)務(wù)人員，只要制定了相應(yīng)的崗位責(zé)任制和內(nèi)部牽制制度，就可以保證會(huì)計(jì)信息的正確性和資產(chǎn)的安全完整。而實(shí)行會(huì)計(jì)電算化內(nèi)部控制的對(duì)象不僅僅是負(fù)責(zé)數(shù)據(jù)輸入的財(cái)務(wù)人員，而且還要涉及到整個(gè)系統(tǒng)的開發(fā)、維護(hù)以及網(wǎng)絡(luò)安全等。

（2）內(nèi)部控制形式發(fā)生了變化。

在會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)中，會(huì)計(jì)和財(cái)務(wù)的業(yè)務(wù)處理方法和程序發(fā)生了很大變化。在手工會(huì)計(jì)系統(tǒng)中，對(duì)一項(xiàng)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的每個(gè)環(huán)節(jié)都要經(jīng)過某些具有相應(yīng)權(quán)限人員的審核和簽章。但會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)缺乏交易處理痕跡，原始憑證數(shù)字化，手工會(huì)計(jì)系統(tǒng)中嚴(yán)格地憑證制度，在電算化會(huì)計(jì)系統(tǒng)中逐漸的減少或消失，憑證所起的較強(qiáng)的控制功能弱化，部分交易幾乎留不下交易軌跡。因此，內(nèi)部控制也應(yīng)有單一的制度控制轉(zhuǎn)變?yōu)槌绦蚩刂坪椭贫瓤刂葡嘟Y(jié)合的控制體系。

（3）內(nèi)部控制內(nèi)容的變化。

會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)的應(yīng)用，給會(huì)計(jì)工作增加了新內(nèi)容，如編程、維護(hù)人員與計(jì)算機(jī)操作人員內(nèi)部控制、計(jì)算機(jī)內(nèi)及磁盤內(nèi)會(huì)計(jì)信息安全保護(hù)、計(jì)算機(jī)病毒防治，以及計(jì)算機(jī)操作管理等。由此可見，會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)下的內(nèi)部控制制度與手工會(huì)計(jì)系統(tǒng)下的內(nèi)部控制制度相比，范圍更大、控制程序更復(fù)雜，它將職能控制與程序控制、人工控制和計(jì)算機(jī)控制相結(jié)合，是一種綜合性多方位的控制制度。

2 針對(duì)高校會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)內(nèi)部控制問題的幾點(diǎn)解決建議

（1）建立健全會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)的管理制度。

要保證會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)能夠安全、準(zhǔn)確、可靠地運(yùn)行，必須特別重視會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)的管理工作，建立健全會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)的各項(xiàng)管理制度，杜絕并防范由于管理制度不健全、不完善而帶來的各種內(nèi)部控制風(fēng)險(xiǎn)問題。

（2）提高會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)使用人員的操作水平和安全意識(shí)。

會(huì)計(jì)電算化是隨著IT技術(shù)特別是以Internet為代表的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展和運(yùn)用而誕生的一門將會(huì)計(jì)學(xué)與計(jì)算機(jī)相融合的的復(fù)合型學(xué)科，它要求從事會(huì)計(jì)電算化工作的人員既具有完備的會(huì)計(jì)學(xué)知識(shí)又有熟練的計(jì)算機(jī)操作技能。這就要求會(huì)計(jì)電算化的工作人員要不斷加強(qiáng)業(yè)務(wù)培訓(xùn)，及時(shí)進(jìn)行知識(shí)更新，以勝任實(shí)際工作的需要。使用人員特別是系統(tǒng)操作人員樹立安全意識(shí)，加強(qiáng)計(jì)算機(jī)所、通訊和網(wǎng)絡(luò)理論和知識(shí)的學(xué)習(xí)，提高業(yè)務(wù)素質(zhì)，還要樹立良好的職業(yè)道德，自覺遵守各種操作規(guī)章制度和操作規(guī)程，防止工作中出現(xiàn)不必要的失誤。

（3）完善會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)的內(nèi)部質(zhì)量控制體系。

手工會(huì)計(jì)系統(tǒng)中，那種職權(quán)分離、互相牽制的控制方法不能有效地控制會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)的內(nèi)部質(zhì)量控制風(fēng)險(xiǎn)，必須重新建立一系列完善的會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)的內(nèi)部控制體系從組織形式和會(huì)計(jì)軟件功能兩個(gè)方面來實(shí)現(xiàn)對(duì)風(fēng)險(xiǎn)的控制，主要包括以下幾方面的內(nèi)容：

①組織與管理控制（即合理設(shè)置崗位職責(zé)）：將系統(tǒng)不相容的職責(zé)進(jìn)行分離，目的在于通過設(shè)立一種相互稽核、相互監(jiān)督和相互制約的機(jī)制來保障會(huì)計(jì)信息的真實(shí)、可靠，減少發(fā)生錯(cuò)誤和舞弊的可能性。

②系統(tǒng)開發(fā)控制：是為了保證會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)開發(fā)過程中各項(xiàng)活動(dòng)的合法性和有效性而設(shè)計(jì)的控制措施。通過加強(qiáng)軟件開發(fā)過程來確保軟件質(zhì)量和會(huì)計(jì)內(nèi)部控制力度。所以，軟件開發(fā)不僅要符合相應(yīng)的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范還要在設(shè)計(jì)上符合會(huì)計(jì)內(nèi)控的要求。需要包括以下內(nèi)容：具有必要地防范會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)輸入差錯(cuò)的功能；帳務(wù)平衡提示功能；賬證、賬賬、賬表之間的核對(duì)相符功能；記賬或結(jié)賬后會(huì)計(jì)憑證的更正只能提供紅字或藍(lán)字更正的功能；密碼、口令保護(hù)的功能逐級(jí)授權(quán)的功能等。要禁止系統(tǒng)開發(fā)人員使用系統(tǒng)。因?yàn)樗麄儗?duì)系統(tǒng)采用的技術(shù)、保密措施和系統(tǒng)結(jié)構(gòu)非常了解，可以不留痕跡地修改系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)。增強(qiáng)軟件系統(tǒng)的現(xiàn)場(chǎng)保護(hù)和自動(dòng)跟蹤能力，對(duì)一切非正常的操作可以紀(jì)錄。

③操作控制：主要是對(duì)人員的操作權(quán)限和操作規(guī)程加以控制。操作權(quán)限控制是每個(gè)崗位的人員只能按照所授予的權(quán)限進(jìn)行操作，不得超越權(quán)限接觸系統(tǒng)。進(jìn)入系統(tǒng)時(shí)要設(shè)置一個(gè)基本的口令防止無關(guān)人員的非法進(jìn)入；系統(tǒng)中的各個(gè)子系統(tǒng)各個(gè)模塊也要設(shè)置相應(yīng)的口令防治無權(quán)人員的非法操作；在系統(tǒng)中建立“操作日志”，記錄所有人員對(duì)系統(tǒng)的操作，包括操作時(shí)間、方式、查詢和修改的數(shù)據(jù)等。系統(tǒng)一旦出現(xiàn)問題可據(jù)此找相關(guān)人員進(jìn)行核查。

④數(shù)據(jù)與程序控制：數(shù)據(jù)的安全與否關(guān)系到財(cái)務(wù)信息的完整性和保密性，而程序的安全與否直接影響著系統(tǒng)的運(yùn)行。程序控制的目標(biāo)是要做到任何情況下數(shù)據(jù)不丟失、不泄漏、不被非法侵入。程序的安全控制是要保證程序不被修改、損壞、不被病毒感染等。非系統(tǒng)人員不得接觸程序的技術(shù)資料、源程序和加密文件，從而減少程序被修改的可能性。電算化系統(tǒng)中的各層處理應(yīng)層層設(shè)防、嚴(yán)加防范，既要防止操作失誤造成的數(shù)據(jù)破壞，又要防止有意的數(shù)據(jù)破壞；為了避免意外和人為錯(cuò)誤造成的數(shù)據(jù)的丟失，要經(jīng)常將會(huì)計(jì)資料在硬盤中進(jìn)行備份；所有的軟件文檔資料、數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)形式、程序說明書和源程序清單均應(yīng)安機(jī)密文件管理。

（4）加強(qiáng)會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)內(nèi)部質(zhì)量的符合性控制。

符合性控制是對(duì)會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)內(nèi)部質(zhì)量控制的完整性、有效性和實(shí)施情況進(jìn)行控制。符合性控制可通過控制抽樣確定控制范圍，找出內(nèi)部質(zhì)量的控制弱點(diǎn)，確定內(nèi)部質(zhì)量控制的可靠性情況。進(jìn)行符合性控制時(shí)，需要在明確控制目標(biāo)的基礎(chǔ)上，確定一定的控制標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行判斷。這些控制目標(biāo)主要是指內(nèi)部質(zhì)量控制系統(tǒng)的健全性、有效性和完善性等方面的控制指標(biāo)。

（5）加強(qiáng)對(duì)會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)的內(nèi)部審計(jì)。

內(nèi)部審計(jì)是高校內(nèi)部會(huì)計(jì)監(jiān)督機(jī)制的制度安排。包括以下方面：①審查電算化會(huì)計(jì)帳務(wù)處理是否正確，是否遵照《會(huì)計(jì)法》及《高校會(huì)計(jì)制度》等有關(guān)法律、法規(guī)的規(guī)定，審核費(fèi)用簽字是否符合有關(guān)內(nèi)部控制制度；②審查電子數(shù)據(jù)與書面資料的一致性，對(duì)不妥或錯(cuò)誤的的賬務(wù)處理應(yīng)及時(shí)調(diào)整并分析原因；③監(jiān)督數(shù)據(jù)保存方式的安全、合法性，防止發(fā)生非法修改歷史數(shù)據(jù)的現(xiàn)象；④對(duì)系統(tǒng)運(yùn)行各環(huán)節(jié)進(jìn)行審查，防止存在漏洞。