論高校人事檔案的完整性

摘 要：高校人事檔案是高校在人事管理活動中形成的記述和反映高校教職工歷史和德、能、勤、績表現(xiàn)，并以個(gè)人為單位集中保存起來的真實(shí)記錄。然而目前的高校人事檔案管理還不完善，除了檔案內(nèi)容的失真、檔案材料的缺失外，人事檔案的不完整已經(jīng)成為當(dāng)前一個(gè)比較突出的問題。結(jié)合高校人事檔案管理的具體實(shí)踐闡述高校人事檔案完整性存在的問題及應(yīng)該采取的對策。

關(guān)鍵詞：高校;人事檔案;完整性問題;對策

中圖分類號：G27文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A文章編號：1672-3198（2008）05-0227-01

1 高校人事檔案完整性的含義

根據(jù)中共中央組織部、國家檔案局1999 年4 月2 日發(fā)布的《干部檔案工作條例》，完整的高校人事檔案應(yīng)包括：履歷、自傳、學(xué)歷；鑒定、考核、考察；專業(yè)技術(shù)職務(wù)評聘；政治歷史情況審查；加入中國共產(chǎn)黨共青團(tuán)及民主黨派情況； 獎(jiǎng)勵(lì)、處分； 錄用、任免、聘用；工資、待遇；出國、退休以及其它可供組織上參考的材料等十大類人事檔案材料。高校人事檔案的完整性主要指內(nèi)容上的完整性和時(shí)間上的連續(xù)性。

2 目前我國高校人事檔案完整性存在的主要問題

2.1 缺乏反映高校干部和專業(yè)技術(shù)人員現(xiàn)實(shí)表現(xiàn)的檔案材料

目前從高校人事檔案管理中經(jīng)?？梢砸姷?，許多人事檔案內(nèi)容雷同，反映歷史情況的材料居多，反映現(xiàn)實(shí)表現(xiàn)的檔案材料較少。高校人事檔案中工資狀況、干部任免、政治表現(xiàn)等方面的材料多，反映個(gè)人行政能力的業(yè)績，教師從事教學(xué)及科研的成果，業(yè)務(wù)能力進(jìn)展，專業(yè)特長等材料收集不全、不及時(shí)，使檔案材料不能體現(xiàn)本人個(gè)性化發(fā)展和實(shí)際水平，不能全面客觀地反映高校干部及教師隊(duì)伍的最新素質(zhì)，這造成了高校人事檔案內(nèi)容的不完整。

2.2 學(xué)習(xí)經(jīng)歷方面的檔案材料內(nèi)容不完整

在高校人事檔案中學(xué)習(xí)檔案的管理方面，對于學(xué)歷學(xué)位材料的歸檔要求，均應(yīng)具備有關(guān)反映該段學(xué)習(xí)經(jīng)歷的原始材料，如報(bào)考表、在校學(xué)習(xí)的學(xué)籍表、成績表、畢業(yè)生登記表或鑒定表、授予學(xué)位審批表等檔案材料。從檔案現(xiàn)狀來看，高中和大學(xué)本科階段的材料都較完整，而研究生階段的材料問題較多：一方面形成的材料不規(guī)范，另一方面一些關(guān)鍵材料缺失。有的僅有學(xué)籍材料而無報(bào)考材料，不能反映出其入學(xué)情況；有的沒有學(xué)位申報(bào)材料；還有的對是否獲得學(xué)位表述不清楚，無法準(zhǔn)確反映教師的學(xué)習(xí)經(jīng)歷。凡此種種，使得高校人事檔案內(nèi)容的完整性受到影響，這樣的人事檔案難以全面反映教職工受教育的現(xiàn)實(shí)狀況。

2.3 人事檔案內(nèi)容前后發(fā)生矛盾，造成時(shí)間上的不連續(xù)

高校人事檔案中有些人員檔案填報(bào)的出生年月和年齡不相符；有的學(xué)歷和提供的學(xué)習(xí)經(jīng)歷材料不能互相證明；也有的多份材料的姓名、出生年月、入黨時(shí)間、參加工作時(shí)間等前后不一致；還有些高校干部、教師由于多次調(diào)動工作或通過重新建檔，經(jīng)常出現(xiàn)一換單位，檔案就缺失一段的情況，甚至人為地丟失或銷毀材料，造成了個(gè)人歷史經(jīng)歷的空白，極大地削弱了高校人事檔案的憑證依據(jù)功能。

3 針對人事檔案不完整性問題應(yīng)該采取的對策

3.1 建立高校人事檔案管理制度

高校人事檔案管理要按統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級管理的原則進(jìn)行統(tǒng)一的規(guī)劃，建立健全各項(xiàng)規(guī)章制度、工作細(xì)則和崗位職責(zé)，嚴(yán)格按規(guī)章制度辦事。

3.2 做到高校人事檔案管理規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化

對高校人事檔案工作的管理、方法、原則、質(zhì)量等制訂出科學(xué)統(tǒng)一的規(guī)劃和技術(shù)規(guī)范，并予以貫徹執(zhí)行。實(shí)施標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化管理，使高校人事檔案工作可以由繁變簡，由雜亂走向統(tǒng)一規(guī)范，減少重復(fù)性勞動。這不僅是對人力、物力資源的一種節(jié)約，同時(shí)有利于高校人事檔案工作的統(tǒng)計(jì)和利用，也有利于提高高校人事檔案管理技術(shù)水平和工作質(zhì)量。

3.3 加強(qiáng)高校教職工的檔案意識

檔案意識是人們對檔案及檔案工作這一客觀事實(shí)的主觀反映，也是對檔案的性質(zhì)構(gòu)成和價(jià)值的認(rèn)識。高校人事檔案是高校廣大教職工智慧的結(jié)晶和聘用的依據(jù)，檔案管理部門要利用一切可利用的方法加強(qiáng)人事檔案工作宣傳，使學(xué)校各級領(lǐng)導(dǎo)和廣大教職工正確認(rèn)識高校人事檔案的作用和檔案管理工作的意義，關(guān)心與參與檔案管理工作，自覺地收集材料及時(shí)歸檔，促成高校人事檔案工作的良性發(fā)展。

3.4 提高高校檔案管理人員素質(zhì)，加快推進(jìn)數(shù)字化檔案管理建設(shè)

數(shù)字化檔案的核心是檔案數(shù)據(jù)庫及其管理和應(yīng)用系統(tǒng)。高校人事檔案管理人員必須提高業(yè)務(wù)和思想素質(zhì)，增強(qiáng)科學(xué)的管理能力，努力學(xué)習(xí)掌握現(xiàn)代化管理手段，利用計(jì)算機(jī)建立數(shù)字化檔案。在數(shù)據(jù)庫建設(shè)中，有一系列的技術(shù)方法保證入庫數(shù)據(jù)的完整性，不但可以從技術(shù)手段上杜絕檔案內(nèi)容前后矛盾、時(shí)間上不連續(xù)等問題，而且也提供了極為方便的審核檔案完整性的手段，節(jié)省了人力和時(shí)間，可以大大提高工作效率。

隨著高校的快速發(fā)展和高校人事制度的不斷改革，高校人事檔案管理必須更加制度化、規(guī)范化、合理化、現(xiàn)代化。能夠完整、真實(shí)、全面反映廣大教職工的工作能力和工作業(yè)績的人事檔案才有利用價(jià)值，才能真正為高校使用人才提供科學(xué)合理的依據(jù)，才能真正為高校的發(fā)展發(fā)揮應(yīng)有的作用。