論事業(yè)單位工資管理中的備查賬制度

摘 要：機(jī)關(guān)事業(yè)單位的工資性支出在費(fèi)用支出中占有很大比重，并且每年都有不同程度的增長。利用備查賬來真實(shí)地確認(rèn)和記錄人員工資變化的基本情況和支出標(biāo)準(zhǔn)、額度，是機(jī)關(guān)事業(yè)單位財(cái)務(wù)部門的一項(xiàng)重要工作，可以更好的為廣州開發(fā)區(qū)各級(jí)管理部門提供服務(wù)。

關(guān)鍵詞：工資管理；備查帳

中圖分類號(hào)：F244文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A文章編號(hào)：1672-3198（2008）05-0209-02

目前，機(jī)關(guān)事業(yè)單位的工資性支出在費(fèi)用支出中占很大的比重，工資項(xiàng)目繁多：滾動(dòng)工資、拆平臺(tái)、職稱工資等等，而且每年都有所增長。如何真實(shí)地確認(rèn)和記錄人員工資變化的基本情況和支出標(biāo)準(zhǔn)、額度，是機(jī)關(guān)事業(yè)單位財(cái)務(wù)部門的一項(xiàng)重要工作，是為各級(jí)管理部門提供服務(wù)的一個(gè)基本條件。作者在多年的工資管理工作中，積累了一定的經(jīng)驗(yàn)，在開發(fā)區(qū)的財(cái)務(wù)建設(shè)與管理方面，認(rèn)為建立其企業(yè)備查賬制度非常的重要。

1 機(jī)關(guān)事業(yè)單位工資管理的現(xiàn)實(shí)問題

近來，國家和地方相繼出臺(tái)了一些行政事業(yè)單位調(diào)動(dòng)工資政策，調(diào)資幅度很大。對(duì)于人事部門的檔案工資，財(cái)務(wù)部門很難知道，即使知道也無相應(yīng)記錄。由于財(cái)務(wù)部門工資記錄的不健全，不僅給本單位的管理工作帶來了許多問題，而且造成了上級(jí)部門及政府的決策缺乏可靠的依據(jù)。當(dāng)前地方財(cái)政收入和部門收入有限，財(cái)政資金和部門資金相對(duì)比較緊張。有的工資批件雖然批復(fù)但無力支付，人事部門只能將其作為“檔案工資”而隱性存在。而行政事業(yè)單位財(cái)務(wù)核算實(shí)行收付實(shí)現(xiàn)制，只有當(dāng)工資真正發(fā)出去，才能在財(cái)務(wù)上實(shí)現(xiàn)支出。

2 建立“工資管理備查賬”以健全工資管理制度

由于工資費(fèi)用在機(jī)關(guān)事業(yè)單位支出中占相當(dāng)大的比重，從重要性原則出發(fā)，應(yīng)將其納入會(huì)計(jì)核算的范圍。又因?yàn)闄C(jī)關(guān)事業(yè)單位會(huì)計(jì)核算的特殊性，收付實(shí)現(xiàn)制比權(quán)責(zé)發(fā)生制更能客觀地反映其經(jīng)濟(jì)活動(dòng)，在收付實(shí)現(xiàn)制的基礎(chǔ)上真實(shí)反映工資費(fèi)用的方法是建立工資管理備查賬。

備查賬又被稱為備查簿、備查登記簿或輔助賬簿。是指對(duì)某些在序時(shí)賬簿和分類賬簿中未能記載或記載不全的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)進(jìn)行補(bǔ)充登記的賬簿。設(shè)置和登記備查賬簿，可以對(duì)某些經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的內(nèi)容提供必要的參考資料。各企業(yè)、單位可以根據(jù)實(shí)際需要來設(shè)置這類賬簿。然而在實(shí)際工作中，重視分類賬、忽視備查賬，重視金額記載、忽視事由及相關(guān)記載等現(xiàn)象較為普遍。

在建立備查賬時(shí)一般應(yīng)該注意以下事項(xiàng)： 

（1）備查賬應(yīng)根據(jù)統(tǒng)一會(huì)計(jì)制度的規(guī)定和企業(yè)管理的需要設(shè)置。并不是每個(gè)企業(yè)都要設(shè)置備查賬簿，而應(yīng)根據(jù)管理的需要來決定，但是對(duì)于會(huì)計(jì)制度規(guī)定必須設(shè)置備查簿的科目，如“應(yīng)收票據(jù)”、“應(yīng)付票據(jù)”等，必須按照會(huì)計(jì)制度的規(guī)定設(shè)置備查賬簿。

（2）備查賬的格式由企業(yè)自行確定。備查賬沒有固定的格式，與其他賬簿之間也不存在嚴(yán)密的勾稽關(guān)系，其格式可由企業(yè)根據(jù)內(nèi)部管理的需要自行確定。

（3）備查賬的外表形式一般采用活頁式。為使用方便備查賬一般采用活頁式賬簿。與明細(xì)賬一樣，為保證賬簿的安全、完整，使用時(shí)應(yīng)順序編號(hào)并裝訂成冊(cè)，注意妥善保管，以防賬頁丟失。

備查賬主要用于登記資產(chǎn)負(fù)債表表內(nèi)（或分類賬賬內(nèi)）需要說明原因的重要交易或事項(xiàng)，或資產(chǎn)負(fù)債表表外（或分類賬賬外）的重要交易或事項(xiàng)。它可以補(bǔ)充說明總分類賬和明細(xì)分類賬所不能詳細(xì)反映的資料，具有備查備忘的基本作用。例如，分類賬內(nèi)沒有反映的擔(dān)保事項(xiàng)、分類賬內(nèi)雖已記錄但性質(zhì)重要的應(yīng)收票據(jù)，都需要在備查賬上進(jìn)行登記說明。備查賬對(duì)完善企業(yè)會(huì)計(jì)核算、加強(qiáng)企業(yè)內(nèi)部控制與管理、強(qiáng)化對(duì)重要經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)事項(xiàng)的監(jiān)督、明確會(huì)計(jì)交接責(zé)任、準(zhǔn)確填列財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告附注內(nèi)容等都具有重要意義。國家統(tǒng)一會(huì)計(jì)制度對(duì)備查賬的設(shè)置有明確要求，所有企業(yè)都必須按要求依法設(shè)置會(huì)計(jì)賬簿體系，包括總分類賬、明細(xì)分類賬、日記賬和備查賬簿。

人事部門在每月末應(yīng)核算出本月應(yīng)發(fā)工資數(shù)，制成明細(xì)表后交財(cái)務(wù)部門留存，財(cái)務(wù)部門應(yīng)設(shè)一專門崗位登記“工資管理備查賬”，待實(shí)際發(fā)放工資時(shí)，從“工資管理備查賬”中轉(zhuǎn)出實(shí)際發(fā)放工資數(shù)，“工資管理備查賬”余額即為單位的“隱形工資”。工資管理備查賬應(yīng)與單位總賬同時(shí)保存，月末向人事部門及單位領(lǐng)導(dǎo)報(bào)送。

3 建立“工資管理備查賬”為各級(jí)管理部門提供服務(wù)

（1）建立“工資管理備查賬”，有利于為本級(jí)政府決策提供依據(jù)。各級(jí)政府安排預(yù)算是受財(cái)力制約的，但大多數(shù)地區(qū)的開支首先考慮的還是人員工資，但不同的工資項(xiàng)目，重要程度也是不同的。政府領(lǐng)導(dǎo)需要掌握工資各個(gè)項(xiàng)目的詳細(xì)數(shù)據(jù)，以做相應(yīng)的開支決策和合理調(diào)度資金。因此建立相應(yīng)的“工資管理備查賬”，對(duì)于政府了解掌握各部門、各單位乃至各層次人員的工資規(guī)模、結(jié)構(gòu)等情況是很有必要的。

（2）建立“工資管理備查賬”，有利于各級(jí)財(cái)政部門掌握真實(shí)的工資情況。當(dāng)前，由于頻頻調(diào)資，行政事業(yè)單位的人員經(jīng)費(fèi)大額增加。按規(guī)定本級(jí)財(cái)政部門要根據(jù)人事部門批復(fù)的文件追加每個(gè)單位的人員經(jīng)費(fèi)，雖然上級(jí)一再要求死保工資，但受各地區(qū)經(jīng)濟(jì)條件的限制，有些地區(qū)工資補(bǔ)貼不能及時(shí)到位，工資實(shí)際發(fā)放情況參差不齊，有相當(dāng)一部分地區(qū)或單位出現(xiàn)嚴(yán)重的拖欠職工工資的現(xiàn)象。隨著時(shí)間的推移，情況越來越復(fù)雜。當(dāng)上級(jí)財(cái)政部門安排轉(zhuǎn)移支付資金時(shí)，很難掌握詳細(xì)情況，缺乏一個(gè)真實(shí)可靠的財(cái)力水平和支出水平的數(shù)據(jù)依據(jù)。因此，只有建立有據(jù)可查的“工資管理備查賬”，才能使上級(jí)財(cái)政部門掌握第一手真實(shí)可信的資料。同時(shí)，有利于本級(jí)財(cái)政部門與基層單位核定單位預(yù)算和年終算賬。

（3）建立“工資管理備查賬”，有利于人事部門掌握各基層單位具體人員的工資水平。管理工資的人事部門，平時(shí)處在繁雜的工作環(huán)境中，雖然對(duì)本地區(qū)的工資水平有整體的了解，但對(duì)具體基層單位的工資上調(diào)水平的了解還不夠全面，特別是對(duì)具體人員的具體調(diào)資情況缺少整體連續(xù)的數(shù)據(jù)記載。為使人事部門準(zhǔn)確掌握各基層單位具體人員的工資情況，為以后調(diào)資工作奠定基礎(chǔ)，有必要要求基層單位建立“工資管理備查賬”，對(duì)具體人員各階段的調(diào)資情況做全面詳細(xì)記錄。

（4）建立“工資管理備查賬”，有利于上級(jí)政府掌握地方工資發(fā)放的真實(shí)情況。黨中央和各級(jí)地方政府對(duì)廣大群眾特別關(guān)心，國家不斷出臺(tái)行政事業(yè)單位調(diào)資政策，各省、市、自治區(qū)也根據(jù)本地的經(jīng)濟(jì)發(fā)展水平，出臺(tái)了一系列工資補(bǔ)貼政策，并明確指出：根據(jù)各地的財(cái)力自行掌握發(fā)放補(bǔ)貼標(biāo)準(zhǔn)和范圍。因此，各地工資發(fā)放標(biāo)準(zhǔn)五花八門，不盡一致。同時(shí)，各地區(qū)的不同部門為了自身的利益，上報(bào)數(shù)字也千差萬別，有關(guān)部門來報(bào)數(shù)，財(cái)政部門也來報(bào)數(shù)。另外，由于統(tǒng)計(jì)的時(shí)間不統(tǒng)一，上級(jí)政府要想掌握一個(gè)真實(shí)可靠的數(shù)字非常困難，給政府決策帶來了許多不必要的麻煩。因此，建立“工資管理備查賬”，可以為上級(jí)政府對(duì)工資實(shí)際發(fā)放情況有一個(gè)真實(shí)全面的掌握，為工資監(jiān)管和政府決策奠定良好的基礎(chǔ)。

建立“工資管理備查賬”意義重大，建議不僅僅是在廣州開發(fā)區(qū)，還應(yīng)在全省乃至全國盡快制訂和出臺(tái)《工資管理備查賬制度》，便于工資制度的貫徹落實(shí)，解除后顧之憂。

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