ＥＲＰ環(huán)境下會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)流程優(yōu)化

摘 要：在信息技術(shù)環(huán)境下， 企業(yè)要想穩(wěn)步健康地發(fā)展，就必須增強(qiáng)自身的競爭力，適應(yīng)新的競爭環(huán)境，ERP為企業(yè)規(guī)范管理提供了行之有效的手段，從傳統(tǒng)企業(yè)的會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)流程的現(xiàn)狀和特點(diǎn)出發(fā)，就ERP系統(tǒng)對會(huì)計(jì)流程業(yè)務(wù)的影響，提出了會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)流程要優(yōu)化重組的解決方案，使會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)新流程在ERP環(huán)境下能較好地實(shí)現(xiàn)“決策有用性”的會(huì)計(jì)目標(biāo)。

關(guān)鍵詞：企業(yè)資源規(guī)劃；會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)流程；優(yōu)化

中圖分類號(hào)：F23文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A文章編號(hào)：1672-3198（2008）03-0178-02

1 現(xiàn)有會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)流程的現(xiàn)狀及缺陷

會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)流程，即會(huì)計(jì)循環(huán)，是指財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)部門為實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)目標(biāo)而進(jìn)行的一系列活動(dòng)所經(jīng)過的全部過程。會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)流程中的各項(xiàng)活動(dòng)都體現(xiàn)為對信息的某種作用，并構(gòu)成一個(gè)有序的數(shù)據(jù)處理和信息生成過程，這一過程可以分為若干部分，每一部分都有各自的處理任務(wù)，所有部分相互聯(lián)系，互相配合，服從于一個(gè)統(tǒng)一的目標(biāo)，形成一個(gè)會(huì)計(jì)活動(dòng)的有機(jī)整體—會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)。

1.1 現(xiàn)有會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)流程的現(xiàn)狀

傳統(tǒng)會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)流程是建立在勞動(dòng)分工論下的一種順序化業(yè)務(wù)流程。現(xiàn)有會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)流程從其發(fā)展歷程可以分為手工會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)流程和會(huì)計(jì)電算化環(huán)境下的會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)流程。

手工會(huì)計(jì)核算方式下，會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)流程的順序?yàn)椋航?jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)發(fā)生→編制憑證或分錄→登記賬簿→編制試算平衡表→編制報(bào)表。這種核算方式所依賴的技術(shù)環(huán)境是由紙張、筆墨等所構(gòu)成。在這種技術(shù)環(huán)境下，其信息收集、處理、儲(chǔ)存和傳輸?shù)闹饕夹g(shù)特征表現(xiàn)為信息的“只讀性”和順序化。這種核算方式下，會(huì)計(jì)信息的產(chǎn)生是會(huì)計(jì)原始數(shù)據(jù)在會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)中單向運(yùn)動(dòng)的結(jié)果，會(huì)計(jì)信息使用者得到的會(huì)計(jì)信息并不是直接的而是經(jīng)過加工處理后的高度綜合的信息。同時(shí)由于他的順序化使得會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)流程中任何一個(gè)環(huán)節(jié)的錯(cuò)誤都將對整個(gè)會(huì)計(jì)信息加工結(jié)果產(chǎn)生影響。

在會(huì)計(jì)電算化環(huán)境下，會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)充分利用了計(jì)算機(jī)的功能，簡化了手工操作的處理流程。其會(huì)計(jì)流程主要為：會(huì)計(jì)人員手工收集數(shù)據(jù)→進(jìn)行分類和編制記賬憑證→將記賬憑證輸入計(jì)算機(jī)→計(jì)算機(jī)自動(dòng)登記賬簿→生成會(huì)計(jì)報(bào)表。在會(huì)計(jì)電算化方式下，雖然計(jì)算機(jī)的高速運(yùn)算速度和巨大的數(shù)據(jù)存儲(chǔ)能力對會(huì)計(jì)人員的工作壓力有一定緩解，但從它的會(huì)計(jì)流程中可以看出，現(xiàn)有的會(huì)計(jì)電算化信息系統(tǒng)并未突破手工會(huì)計(jì)核算方式的框架。會(huì)計(jì)人員在計(jì)算機(jī)軟件功能的幫助下仍然按照老模式來操辦事情，并沒有從本質(zhì)上優(yōu)化會(huì)計(jì)流程。

1.2 現(xiàn)有會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)流程的缺陷

新經(jīng)濟(jì)所引起的社會(huì)經(jīng)濟(jì)環(huán)境的巨大變化必然會(huì)影響到傳統(tǒng)的會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)，它的局限性日益明顯，主要表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：

（1）信息的封閉問題?，F(xiàn)有會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)流程下過于細(xì)分的結(jié)構(gòu)，使各個(gè)核算子系統(tǒng)之間彼此分割，會(huì)計(jì)人員很少涉及業(yè)務(wù)層面的流程，會(huì)計(jì)人員只負(fù)責(zé)業(yè)務(wù)發(fā)生的單據(jù)流轉(zhuǎn)和記錄，并未涉及業(yè)務(wù)本身，缺乏會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)傳輸?shù)囊恢滦?、系統(tǒng)性。就可能在客觀上導(dǎo)致會(huì)計(jì)信息與業(yè)務(wù)信息不一致問題，降到了會(huì)計(jì)信息的質(zhì)量。

（2）信息的滯后問題。由于會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)流程的順序化特點(diǎn)，使得信息只能靠這種金字塔似的結(jié)構(gòu)進(jìn)行一級一級的逐步傳遞，不能跳躍。會(huì)計(jì)信息需求者只能在會(huì)計(jì)人員報(bào)出的月末或季末會(huì)計(jì)報(bào)表中得到一定信息，使得會(huì)計(jì)信息缺乏實(shí)時(shí)性和及時(shí)性。

（3）信息的局限性問題。傳統(tǒng)會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)流程下，財(cái)務(wù)部門只是記錄經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的資金流信息，并不采集業(yè)務(wù)活動(dòng)的全部數(shù)據(jù)，同一經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的相關(guān)數(shù)據(jù)被分別保存在財(cái)會(huì)人員和非財(cái)會(huì)人員手中，這樣忽略了大量管理信息，導(dǎo)致會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)與其他系統(tǒng)數(shù)據(jù)有可能不一致或信息隔閡和信息重復(fù)，無法滿足管理者的需要。

2 ERP對傳統(tǒng)會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)流程的影響?yīng)?/p>

ERP(Enterprise Resource Planning企業(yè)資源計(jì)劃)是美國Gartner Group于20世紀(jì)90年代初提出的一個(gè)全新概念。是一種建立在 IT 技術(shù)平臺(tái)上的先進(jìn)管理思想和管理模式，它幫助企業(yè)把客戶的需求、企業(yè)內(nèi)部的運(yùn)營活動(dòng)以及供應(yīng)商的制造資源整合在一起，其功能不僅涉及企業(yè)內(nèi)部的物料管理、庫存控制、生產(chǎn)管理、營銷、供應(yīng)及財(cái)務(wù)的各個(gè)方面，而且還包括企業(yè)外部的供應(yīng)鏈管理，通過 ERP提供的功能可以實(shí)現(xiàn)企業(yè)管理信息化、集成化、自動(dòng)化，從而有效解決其管理中存在的弊病，實(shí)現(xiàn)“人盡其能、物盡其用、財(cái)盡其值”，提高企業(yè)的市場競爭力。ERP 系統(tǒng)正是現(xiàn)階段科技與管理完美結(jié)合的典范，是幫助企業(yè)提高競爭力的有效工具。由于它是在MRPII的基礎(chǔ)上進(jìn)一步發(fā)展而來的面向供應(yīng)鏈的一種先進(jìn)的管理理念，因此，ERP 系統(tǒng)中所蘊(yùn)含的先進(jìn)管理思想必然通過標(biāo)準(zhǔn)化的業(yè)務(wù)流程來實(shí)現(xiàn)。這就使得傳統(tǒng)會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)流程中不符合信息化條件的環(huán)節(jié)應(yīng)該加以改良，主要表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：

2.1 信息來源上的優(yōu)化

傳統(tǒng)會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)流程在采集加工數(shù)據(jù)時(shí)是以貨幣為尺度的，其前提是用貨幣計(jì)量。而新經(jīng)濟(jì)環(huán)境下許多影響企業(yè)發(fā)展的重要資源往往是不可計(jì)量的，往往會(huì)被忽視掉，例如商譽(yù)、企業(yè)的人力資源等。在傳統(tǒng)經(jīng)濟(jì)時(shí)代，這些資源在企業(yè)并不占有很重要的地位，信息使用者也沒有要求提供這部分信息。新經(jīng)濟(jì)下這種無形資產(chǎn)為越來越多的人所關(guān)注，它們的重要性在一定程度上超過了物力資本。作為企業(yè)的一項(xiàng)無形資源，確實(shí)可以給企業(yè)帶來很大的財(cái)富，因此有必要反映這部分信息，提高會(huì)計(jì)報(bào)表的真實(shí)性與相關(guān)性。而傳統(tǒng)會(huì)計(jì)卻以將它們篩掉，這必然使得報(bào)表的相關(guān)性大打折扣。

2.2 信息處理過程的優(yōu)化

傳統(tǒng)會(huì)計(jì)的信息處理過程是對經(jīng)過“篩選”的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)通過原始憑證、記賬憑證、明細(xì)賬及總賬進(jìn)行加工的過程。該過程只是對經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的結(jié)果進(jìn)行反映，從中看不到每項(xiàng)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)發(fā)生、執(zhí)行與完成的全過程。實(shí)際上，后面這部分信息對于企業(yè)管理是非常重要的。通過了解這部分信息，企業(yè)可以找出完成各項(xiàng)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的最佳方式。ERP 系統(tǒng)這要實(shí)現(xiàn)報(bào)告企業(yè)內(nèi)部的協(xié)同和報(bào)告企業(yè)與供應(yīng)鏈的協(xié)同。具體來講就是通過企業(yè)內(nèi)聯(lián)網(wǎng)(Internet)的信息傳遞實(shí)現(xiàn)內(nèi)部協(xié)同， 通過國際互聯(lián)網(wǎng)(Internet)實(shí)現(xiàn)供應(yīng)商，客戶和報(bào)告企業(yè)之間的協(xié)同和電子商務(wù)，從而實(shí)現(xiàn)報(bào)告企業(yè)與供應(yīng)鏈的協(xié)同。

2.3 信息輸出的優(yōu)化

截至目前，會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)仍然按照會(huì)計(jì)科目來生成借貸余三欄式賬簿，并編制會(huì)計(jì)報(bào)表。而這些賬簿和報(bào)表不能從多層次、多視角探究和分析企業(yè)的財(cái)務(wù)狀況和經(jīng)營成果。新經(jīng)濟(jì)環(huán)境下，信息使用者的范圍越來越廣，所需要的會(huì)計(jì)信息也越來越多，單一的信息披露模式已不能滿足他們進(jìn)行相關(guān)決策的需求。網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的廣泛應(yīng)用使得企業(yè)有條件采用多元化的信息披露模式。相比之下，多元化披露模式可以解決前者承載信息量太窄的缺陷，把對企業(yè)影響重大的商譽(yù)、品牌、專利權(quán)、技術(shù)訣竅、秘密配方、人力資源等信息通過一定的方式將其有效反映出來。

3 ERP環(huán)境下會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)流程優(yōu)化的解決方案

企業(yè)的業(yè)務(wù)流程、管理方式雖然各有特色，業(yè)務(wù)流程優(yōu)化采用的方法、工具也可能不盡相同，但根據(jù)本文對業(yè)務(wù)流程的定位——以成功應(yīng)用 ERP 系統(tǒng)為目標(biāo)、以 ERP 系統(tǒng)中的標(biāo)準(zhǔn)流程為依據(jù)、最終通過 ERP 系統(tǒng)得以實(shí)現(xiàn)，會(huì)計(jì)及相關(guān)業(yè)務(wù)流程優(yōu)化的步驟可分為以下幾步：

3.1 理解各種業(yè)務(wù)流程，以 ERP 系統(tǒng)中的標(biāo)準(zhǔn)流程為依據(jù)

業(yè)務(wù)流程優(yōu)化是為 ERP 系統(tǒng)的成功應(yīng)用奠定基礎(chǔ)，而 ERP 不僅是一套信息系統(tǒng)，而且包含著廣泛的、深刻的、先進(jìn)的管理思想，ERP 系統(tǒng)中包含了大量的標(biāo)準(zhǔn)業(yè)務(wù)流程，通過流程實(shí)現(xiàn)各種先進(jìn)的管理思想和模式，例如銷售訂單流程、采購訂單流程、計(jì)劃排程流程、倉儲(chǔ)流程、財(cái)務(wù)核算流程、資金管理流程等等。除了每一種業(yè)務(wù)都有相對應(yīng)的標(biāo)準(zhǔn)流程外，為了提高系統(tǒng)的靈活度、考慮客戶的個(gè)性化需求，對于同一種業(yè)務(wù)系統(tǒng)還預(yù)制了多種業(yè)務(wù)流程。由于業(yè)務(wù)流程優(yōu)化是 ERP 系統(tǒng)應(yīng)用前的一項(xiàng)必要工作，而業(yè)務(wù)流程優(yōu)化必然要以 ERP 系統(tǒng)中的標(biāo)準(zhǔn)流程為依據(jù)，因此，在進(jìn)行 BPI 之前，必須先對 ERP 系統(tǒng)中的流程進(jìn)行分析、研究，充分理解 ERP 系統(tǒng)中的各種業(yè)務(wù)流程，才能保證 BPI 的準(zhǔn)確和有效。

3.2 選擇適合企業(yè)自身經(jīng)營管理的標(biāo)準(zhǔn)流程

ERP 系統(tǒng)中蘊(yùn)含著豐富的業(yè)務(wù)流程，但是究竟哪些流程適合于企業(yè)的應(yīng)用，還需企業(yè)對自身所處的環(huán)境、行業(yè)特點(diǎn)、管理特點(diǎn)及特殊業(yè)務(wù)需求進(jìn)行整理、歸納及分析，為下一步流程的選擇奠定基礎(chǔ)。一些企業(yè)在實(shí)施 ERP 系統(tǒng)過程中，對 BPI 大搞特搞，認(rèn)為應(yīng)該借助 ERP 應(yīng)用的機(jī)會(huì)對業(yè)務(wù)流程進(jìn)行徹底優(yōu)化，將流程設(shè)計(jì)為一種理論上的最優(yōu)流程而不考慮流程優(yōu)化后如何實(shí)現(xiàn)，最終導(dǎo)致 BPI 與 ERP 的應(yīng)用雙項(xiàng)失敗。

3.3 業(yè)務(wù)流程優(yōu)化設(shè)置

企業(yè)業(yè)務(wù)流程優(yōu)化是在現(xiàn)有流程的基礎(chǔ)上進(jìn)行，因此將擬采用的標(biāo)準(zhǔn)流程確定下來之后，還要對企業(yè)現(xiàn)有的業(yè)務(wù)流程進(jìn)行描述及分析、診斷。即去除現(xiàn)有流程中的非增值環(huán)節(jié)，保留其合理的環(huán)節(jié)，并對流程進(jìn)行充實(shí)。在充分認(rèn)識(shí)原有流程的基礎(chǔ)上，接下來就可以對流程進(jìn)行優(yōu)化。首先，要結(jié)合流程優(yōu)化的各項(xiàng)原則逐一考慮，看是否存在需要進(jìn)行改進(jìn)的環(huán)節(jié)、存在多少、屬于何種類型、如何改進(jìn)。其次，可利用各種流程優(yōu)化方法進(jìn)行流程的調(diào)整、設(shè)計(jì)和完善；最后，詳細(xì)描述出優(yōu)化后的業(yè)務(wù)流程，以便在 ERP 系統(tǒng)中付諸應(yīng)用。

3.4 崗位及組織機(jī)構(gòu)的設(shè)置

一個(gè)業(yè)務(wù)流程需要經(jīng)過若干個(gè)環(huán)節(jié)才能完成，這些環(huán)節(jié)可能是在同一部門之內(nèi)，也可能跨越不同的部門，但無論如何，每個(gè)節(jié)點(diǎn)均與崗位相對應(yīng)，均需要由人員來執(zhí)行，所以，企業(yè)根據(jù) ERP 系統(tǒng)中的標(biāo)準(zhǔn)流程并結(jié)合自身的特點(diǎn)制定出新的流程后，那么要保證流程的實(shí)施還必須對組織機(jī)構(gòu)和崗位進(jìn)行調(diào)整。

在進(jìn)行機(jī)構(gòu)調(diào)整時(shí)遵循的思路應(yīng)該是：首先研究流程中的節(jié)點(diǎn)，分析每個(gè)節(jié)點(diǎn)的工作內(nèi)容和意義，然后進(jìn)行崗位設(shè)置，用崗位來保證流程的執(zhí)行；在崗位設(shè)定之后，根據(jù)職能相近或緊密相關(guān)的崗位組成部門的原則來調(diào)整企業(yè)的組織機(jī)構(gòu)，實(shí)現(xiàn)組織、崗位、流程的匹配。

3.5 在 ERP 系統(tǒng)中的實(shí)現(xiàn)

所有的業(yè)務(wù)流程優(yōu)化工作完成后，可結(jié)合 ERP 系統(tǒng)設(shè)計(jì)如何在系統(tǒng)中實(shí)現(xiàn)。例如，一個(gè)銷售業(yè)務(wù)流程是通過 ERP 系統(tǒng)中的哪些功能模塊、哪些單據(jù)、哪些操作人員、哪些工作流來完成。這一工作的成果必須體現(xiàn)為企業(yè)基于新流程、基于 ERP 系統(tǒng)的新的制度，成為企業(yè)成功應(yīng)用 ERP 系統(tǒng)的保證。需要注意的是，這一步驟工作千萬不可忽略，它是保證優(yōu)化后的流程付諸實(shí)現(xiàn)的重要一環(huán)。

企業(yè)優(yōu)異的管理來自優(yōu)異的流程，優(yōu)異的流程來自優(yōu)異的流程管理，會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)流程優(yōu)化是流程管理的重要一步。 在ERP環(huán)境下會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)流程優(yōu)化不是對現(xiàn)有會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)流程的完全否定，而是保留現(xiàn)有的會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)流程，添加針對供應(yīng)鏈上信息使用者建立有效決策模型的功能。優(yōu)化后的會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)流程將使供應(yīng)鏈上的信息需求者及時(shí)準(zhǔn)確地獲得所需信息成為可能。因此說會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)流程優(yōu)化是 ERP 成功應(yīng)用的堅(jiān)強(qiáng)基石。

參考文獻(xiàn)

［1］茍娟瓊，常丹.ERP原理與實(shí)踐［M］.北京：清華大學(xué)出版社，2005.

［2］Scott Hamilton.Maximizing Your ERP System［M］.北京：機(jī)械工業(yè)出版社，2004.