妙用Ｅｘｃｅｌ２００７條件格式

Excel 2007的條件格式改進(jìn)了不少，具有豐富視覺化的條件格式化功能可以幫助用戶發(fā)現(xiàn)并描述重要的趨勢(shì)以及突出數(shù)據(jù)中的例外，更輕松地應(yīng)用條件格式功能并借助顏色坡度、數(shù)據(jù)條塊判斷趨勢(shì)。

實(shí)例一用“數(shù)據(jù)條”規(guī)則標(biāo)示業(yè)績(jī)數(shù)據(jù)高低

資料條會(huì)使用不同長(zhǎng)度的色條顯示數(shù)據(jù)，數(shù)字愈大色條愈長(zhǎng)，反之，數(shù)字愈小則色條愈短。比如有一份銷售業(yè)績(jī)工作表，這個(gè)工作表的數(shù)據(jù)比較多，如何才能迅速地知道哪一個(gè)季度、哪一個(gè)人的銷售業(yè)績(jī)比較好，我們借助數(shù)據(jù)條，可以一目了然。

對(duì)于銷售業(yè)績(jī)工作表中的數(shù)據(jù)，高于平均值的以一種顏色標(biāo)示，低于平均值的又以另一種顏色標(biāo)示，選取數(shù)據(jù)區(qū)域，選擇“開始”選項(xiàng)卡，在功能區(qū)中點(diǎn)擊“樣式”項(xiàng)目中的“條件格式”按鈕，在彈出的菜單中選擇“項(xiàng)目選取規(guī)則”下的“高于平均值”選項(xiàng)，在彈出的對(duì)話框中選擇一種顏色樣式，如“淺紅色填充深紅色文本”，點(diǎn)擊“確定”按鈕。低于平均值的顏色標(biāo)示設(shè)置方法類似。

另外還可以再加上圖標(biāo)規(guī)則，讓數(shù)據(jù)內(nèi)容更明顯。選取數(shù)據(jù)區(qū)域后，在“開始”選項(xiàng)卡下，點(diǎn)擊“樣式”項(xiàng)目中的“條件格式”按鈕，在彈出的菜單中選擇“數(shù)據(jù)條”選項(xiàng)，當(dāng)鼠標(biāo)懸停在項(xiàng)目上時(shí)，工作表中會(huì)實(shí)時(shí)預(yù)覽套用后的外觀，選擇一種合適的外觀后點(diǎn)擊即可?？纯?，將數(shù)據(jù)資料以數(shù)據(jù)條標(biāo)示后，從表可以看出第四季度為銷售旺季，吳麗麗的每個(gè)季度的銷售業(yè)績(jī)都非常高，一目了然。

實(shí)例二用“色階”規(guī)則標(biāo)示DVD租借次數(shù)

色階規(guī)則會(huì)使用不同深淺或不同色系的色彩顯示數(shù)據(jù)資料，例如數(shù)字較大的用深色表示，數(shù)字較小的用淺色表示。比如在DVD租借統(tǒng)計(jì)工作表中，假設(shè)我們想知道哪些片子借出的次數(shù)最多，選取數(shù)據(jù)區(qū)域，在“開始”選項(xiàng)卡下，點(diǎn)擊“樣式”項(xiàng)目中的“條件格式”按鈕，在彈出的菜單中選擇“色階”選項(xiàng)，當(dāng)鼠標(biāo)懸停在色階項(xiàng)目上時(shí)，可顯示該項(xiàng)目的說明，選擇合適的色階項(xiàng)目后點(diǎn)擊，數(shù)據(jù)以色階標(biāo)示，可以看出，顯示為深色的單元格就是熱門的DVD出租影片。

其實(shí)，Excel2007的“條件格式”中還有更多的圖標(biāo)規(guī)則供我們選用，如“突出顯示單元格規(guī)則”，可以從千百萬個(gè)數(shù)據(jù)中突出顯示最大或者最小的數(shù)據(jù)等。

找回并排查看

我們有時(shí)會(huì)對(duì)兩個(gè)Word文檔中的內(nèi)容對(duì)比，如上年報(bào)告中的數(shù)據(jù)和今年報(bào)告中的數(shù)據(jù)對(duì)比、上次獎(jiǎng)勵(lì)名單和這次獎(jiǎng)勵(lì)名單的對(duì)比、上下學(xué)期成績(jī)的對(duì)比等等，在Word2003中，只需同時(shí)打開兩個(gè)需要比較的文件，然后單擊其中一個(gè)文件的“窗口／與文件名并排比較”命令，就可以使打開的兩個(gè)Word文檔左右排開。而在Word 2007中，“并排查看”功能雖然搬家了，但是依然非常實(shí)用。

同樣打開要比較的兩個(gè)文件，在任意一個(gè)文件窗口中，單擊“視圖”選項(xiàng)卡，在“窗口”組中再單擊“并排查看”也可對(duì)比。

如果文檔內(nèi)容比較多，還可以單擊“視圖”選項(xiàng)卡上“窗口”組中的“同步滾動(dòng)”讓兩個(gè)文檔同時(shí)滾動(dòng)，方便我們的對(duì)比查看。對(duì)比查看完后，可以再單擊“視圖”選項(xiàng)卡上“窗口”組中的“并排查看”來關(guān)閉并排比較視圖，在進(jìn)行上述操作時(shí)最好在主文檔(也就是要編輯修改的文檔)中進(jìn)行。同時(shí)提醒一下，Excel 2007中也具有此功能。