加強(qiáng)財(cái)務(wù)科對(duì)醫(yī)院的物資管理

摘要：物資管理是醫(yī)院財(cái)務(wù)管理中一個(gè)重要環(huán)節(jié)，積極探索醫(yī)院物資管理新辦法，采取有力措施，加強(qiáng)對(duì)物資管理勢(shì)在必行。文章從完善庫(kù)存物資管理制度、加強(qiáng)預(yù)算管理、實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)管理、統(tǒng)一核算、會(huì)計(jì)委派等幾個(gè)方面討論了財(cái)務(wù)科對(duì)醫(yī)院物資管理的模式轉(zhuǎn)型。

關(guān)鍵詞：物資管理；財(cái)務(wù)管理；庫(kù)存管理

醫(yī)院物資管理是醫(yī)院為完成醫(yī)療、教學(xué)、科研等工作，對(duì)所需物資進(jìn)行計(jì)劃、采購(gòu)、保管、供應(yīng)等組織管理工作。目前物資管理主要以庫(kù)存管理的形式進(jìn)行管理，其中也包括為醫(yī)院進(jìn)行科室成本核算和管理決策提供基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的功能。物資管理同時(shí)也是醫(yī)院財(cái)務(wù)管理中一個(gè)重要環(huán)節(jié)，根據(jù)管理科學(xué)的要求，只有堅(jiān)持“統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，集中管理”的財(cái)務(wù)管理原則，加強(qiáng)財(cái)務(wù)科對(duì)醫(yī)院的物資管理，才能改變舊的管理方式，不斷探索和完善新的管理模式。

當(dāng)前，在醫(yī)院庫(kù)存物資管理中普遍存在下列問(wèn)題：一是采購(gòu)管理不健全，物資無(wú)計(jì)劃采購(gòu)現(xiàn)象嚴(yán)重，各物資庫(kù)庫(kù)存額普遍過(guò)高；二是物資入庫(kù)制度不健全，目前仍運(yùn)用付款入庫(kù)方式核算購(gòu)進(jìn)物品，貨到票未到和貨到票到但尚未付款，物資得不到反映，賬面數(shù)反映不出實(shí)際庫(kù)存量，甚至出現(xiàn)庫(kù)存數(shù)為紅數(shù)的現(xiàn)象；三是物資出庫(kù)制度不健全，出庫(kù)審批手續(xù)不嚴(yán)格，甚至出現(xiàn)物資采購(gòu)后直接送交領(lǐng)取人的現(xiàn)象；四是物資管理責(zé)權(quán)不明，有些醫(yī)院受傳統(tǒng)管理體制的制約和影響，庫(kù)存物資管理職責(zé)不清，形成了多頭管理，造成誰(shuí)都管、誰(shuí)都不管的局面。由于沒(méi)有專人負(fù)責(zé)管理和監(jiān)督考核，導(dǎo)致部門間存在依賴思想，沒(méi)有像抓正常業(yè)務(wù)工作那樣積極主動(dòng)地開(kāi)展；五是無(wú)償占用，造成流失浪費(fèi)。有些醫(yī)院由于管理人員素質(zhì)參差不齊，同時(shí)由于內(nèi)部制約機(jī)制不完善，從而出現(xiàn)了庫(kù)存物資被無(wú)償占用、流失浪費(fèi)的現(xiàn)象。而要想解決這些問(wèn)題，可以從以下幾方面入手：

一、建立較為完善的庫(kù)存物資管理制度

建立較為完善的庫(kù)存物資管理制度，提高庫(kù)存物資的使用效益。主要有：建立庫(kù)存物資編號(hào)管理制度，以便區(qū)分責(zé)任，實(shí)行專人專管；建立庫(kù)存物資對(duì)賬和交接制度，按季度、年終進(jìn)行核對(duì)，對(duì)調(diào)離本崗位的管理人員由上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)和財(cái)務(wù)部門監(jiān)交庫(kù)存物資，辦理交接手續(xù)；建立庫(kù)存物資報(bào)廢制度，明確庫(kù)存物資自然損耗及損耗比率，明確規(guī)定報(bào)損審批權(quán)限，明確賠償責(zé)任，在報(bào)廢減少審批過(guò)程中把好申報(bào)關(guān)、審核鑒定關(guān)和記賬關(guān)；建立實(shí)物資產(chǎn)登記入庫(kù)制度，對(duì)庫(kù)存物資統(tǒng)一使用入出庫(kù)三聯(lián)單，嚴(yán)格把住出入口；建立庫(kù)存物資限額制度，庫(kù)存物資達(dá)到一定限量的，一律不得再購(gòu)，對(duì)滯銷物資及時(shí)清理使用，對(duì)積壓或閑置物資，由醫(yī)院統(tǒng)一調(diào)劑使用；建立日常庫(kù)存管理制度，對(duì)庫(kù)存物資購(gòu)置、驗(yàn)收入庫(kù)、保管領(lǐng)用、賬務(wù)處理等建立嚴(yán)格的管理制度，做到賬賬相符、賬物相符，防止出現(xiàn)以公謀私的現(xiàn)象，提高醫(yī)院資金使用效益。

二、庫(kù)存物資付款審批與執(zhí)行相分離的原則

財(cái)務(wù)科審核會(huì)計(jì)嚴(yán)格核對(duì)采購(gòu)發(fā)票、驗(yàn)收單、入庫(kù)單、合同等有關(guān)憑證，檢查其真實(shí)性、完整性、合法性，及時(shí)辦理入賬；預(yù)付賬款和定金的授權(quán)批準(zhǔn)按支出控制的有關(guān)規(guī)定辦理；財(cái)務(wù)科債權(quán)債務(wù)會(huì)計(jì)負(fù)責(zé)對(duì)應(yīng)付賬款和應(yīng)付票據(jù)的管理，已到期的應(yīng)付款項(xiàng)編列付款審批表，經(jīng)批準(zhǔn)后由出納辦理結(jié)算與支付；建立退貨管理制度，發(fā)

生采購(gòu)?fù)素浀模皶r(shí)收回貨款。

三、庫(kù)存物資的監(jiān)督檢查制度

定期檢查存貨藥品及庫(kù)存物資收、發(fā)、存各環(huán)節(jié)管理制度的執(zhí)行情況；定期檢查庫(kù)存物資會(huì)計(jì)核算制度的執(zhí)行情況；定期檢查對(duì)不相容崗位的人員輪換的執(zhí)行情況；檢查藥品及庫(kù)存物資安全存量及經(jīng)濟(jì)采購(gòu)量的執(zhí)行情況。

四、制定采購(gòu)預(yù)算以提高經(jīng)費(fèi)物資的使用效益

在年末應(yīng)要求各科室根據(jù)醫(yī)院發(fā)展需要，結(jié)合本科發(fā)展及業(yè)務(wù)需要，制定本科室的物資采購(gòu)預(yù)算。該采購(gòu)預(yù)算要求各科填報(bào)采購(gòu)數(shù)量、市場(chǎng)參考單價(jià)、金額等，預(yù)算報(bào)經(jīng)財(cái)務(wù)科匯總后，交由院領(lǐng)導(dǎo)集體審批，批準(zhǔn)后交由財(cái)務(wù)科統(tǒng)一辦理。這樣，在編制年初預(yù)算時(shí)，就把經(jīng)費(fèi)與物資捆在一起編制，并明確部門分項(xiàng)預(yù)算，這樣規(guī)范了財(cái)物流通秩序，從物資采購(gòu)到物資流通的各個(gè)環(huán)節(jié)，都受到經(jīng)濟(jì)管理的制約，把經(jīng)費(fèi)與物資有機(jī)地結(jié)合起來(lái)，較好地發(fā)揮了有限經(jīng)費(fèi)的整體保障作用。從根本上改變傳統(tǒng)物資管理的思維定式、管理模式和方法。推行領(lǐng)導(dǎo)集體理財(cái)、經(jīng)費(fèi)歸口管理、物資統(tǒng)一保管的管理模式。物資預(yù)算管理糾正了采購(gòu)、管理、供給、核算各環(huán)節(jié)的不可控性，從根源上消除弄虛作假、損公肥私的隱患。這種對(duì)庫(kù)存物資定額管理，定量供應(yīng)，掌握使用，專人保管的管理方法，能讓物資像經(jīng)費(fèi)一樣運(yùn)行、管理起來(lái)，最大限度地提高經(jīng)費(fèi)和物資的使用效益。

五、實(shí)現(xiàn)庫(kù)存物資的管理的計(jì)算機(jī)化

要求醫(yī)院財(cái)務(wù)科要加強(qiáng)藥品、材料、設(shè)備等物資的管理，嚴(yán)格實(shí)行醫(yī)院成本核算制度。加強(qiáng)管理、堵塞漏洞，降低醫(yī)療服務(wù)成本和藥品、材料消耗。要實(shí)現(xiàn)這一任務(wù)，必須實(shí)現(xiàn)庫(kù)存物資計(jì)算機(jī)管理。可以在調(diào)研的基礎(chǔ)上，抽調(diào)熟悉相關(guān)情況的人員，結(jié)合專業(yè)技術(shù)人員共同開(kāi)發(fā)相應(yīng)的庫(kù)存物資管理軟件，使庫(kù)存物資實(shí)行微機(jī)化管理。入庫(kù)、出庫(kù)單據(jù)不再由手工填寫(xiě)，而是履行有關(guān)手續(xù)后由計(jì)算機(jī)打印入庫(kù)單、出庫(kù)單。這樣就避免了物品不入庫(kù)就被領(lǐng)取和領(lǐng)取物品不填出庫(kù)單的現(xiàn)象。月末由倉(cāng)庫(kù)會(huì)計(jì)人員打印出月末庫(kù)存物資的賬目同實(shí)物一一核對(duì)，做到了賬實(shí)、賬賬相符；打印出各科室領(lǐng)取物品匯總表，以便科室核對(duì)；打印出采購(gòu)的各供貨單位物品的匯總表，便于與各供貨單位清算結(jié)賬；醫(yī)院成本核算部門通過(guò)網(wǎng)絡(luò)月末可準(zhǔn)確及時(shí)取得各科室領(lǐng)取物品的金額，提高了成本核算工作人員的工作效率和核算的準(zhǔn)確性。具體說(shuō)來(lái)，該計(jì)算機(jī)管理軟件可結(jié)合MIS系統(tǒng)進(jìn)行信息模塊的整理和分析，如分為以下幾個(gè)模塊。

入庫(kù)管理子模塊：物品入庫(kù)時(shí)，由物資會(huì)計(jì)進(jìn)行入庫(kù)單的錄入，錄入入庫(kù)單的采購(gòu)員、倉(cāng)庫(kù)編碼、物品編碼、單價(jià)、數(shù)量、批號(hào)、產(chǎn)地、供應(yīng)商及發(fā)票號(hào)。然后由倉(cāng)庫(kù)保管員在系統(tǒng)中進(jìn)行入庫(kù)確認(rèn)，此時(shí)物品才真正進(jìn)入庫(kù)存中。其中入庫(kù)管理子模塊還包括正常入庫(kù)和紅票入庫(kù)兩部分。紅票入庫(kù)指的是由物資會(huì)計(jì)填寫(xiě)紅票入庫(kù)單，經(jīng)倉(cāng)庫(kù)保管員入庫(kù)確認(rèn)之后，將物品從庫(kù)存中減少。

退庫(kù)管理子模塊：當(dāng)科室中的物品想退回庫(kù)存時(shí)，應(yīng)由物品所在科室的負(fù)責(zé)人在退庫(kù)管理子模塊中提出退庫(kù)申請(qǐng)，申請(qǐng)?zhí)峤唤o主管院長(zhǎng)或總務(wù)科長(zhǎng)審批之后，由總務(wù)科倉(cāng)庫(kù)保管員在系統(tǒng)中進(jìn)行退庫(kù)核實(shí)操作。此時(shí)，物品才從科室物品表中減少，加入庫(kù)存表中，同時(shí)生成退庫(kù)入庫(kù)單。

售出管理子模塊：當(dāng)科室負(fù)責(zé)人由于意外損壞等原因，要從庫(kù)存中直接購(gòu)買物品時(shí)，應(yīng)在售出管理子模塊中提出售出申請(qǐng)，申請(qǐng)?zhí)峤唤o總務(wù)科倉(cāng)庫(kù)管理員審批。審批之后物品從庫(kù)存中減少，同時(shí)生成物品售出單。

庫(kù)存盤點(diǎn)子模塊：庫(kù)存盤點(diǎn)時(shí)，由總務(wù)科倉(cāng)庫(kù)保管員，先打出盤點(diǎn)前的庫(kù)存表，再對(duì)照庫(kù)存表清點(diǎn)實(shí)物，記錄數(shù)量有差異的物品的盤贏或盤虧數(shù)，在庫(kù)存盤點(diǎn)子系統(tǒng)中錄入計(jì)算機(jī)，由系統(tǒng)給出盤點(diǎn)結(jié)果，并自動(dòng)替換庫(kù)存數(shù)量，輸出盤贏入庫(kù)單或者盤虧出庫(kù)單。

同時(shí)將該管理系統(tǒng)與院內(nèi)局域網(wǎng)連接，并實(shí)現(xiàn)全院聯(lián)網(wǎng)，統(tǒng)一管理。由于從物資的采購(gòu)渠道到物資的供應(yīng)全過(guò)程是基于網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的管理，物資系統(tǒng)可以進(jìn)行各種物品消耗分析、采購(gòu)分析以及打印各種財(cái)務(wù)報(bào)表，不但為管理者提供科學(xué)有效的物資分析，也把會(huì)計(jì)、保管員從繁瑣的賬務(wù)處理中解放出來(lái)。實(shí)行微機(jī)管理，能有效增強(qiáng)工作效率，并且網(wǎng)絡(luò)監(jiān)控系統(tǒng)的全程跟蹤和嚴(yán)格的審批、請(qǐng)領(lǐng)制度，都有助財(cái)物行為的自我調(diào)控和約束。

六、分庫(kù)管理，統(tǒng)一核算，提高成本節(jié)約意識(shí)

目前可考慮建立以物資采購(gòu)科為中心，以科室二級(jí)庫(kù)為分支，物資的最終消耗者為結(jié)點(diǎn)的物資采購(gòu)與分配管理方式。醫(yī)院的物資庫(kù)存下設(shè)三個(gè)庫(kù)房：藥品、器械、后勤管理倉(cāng)庫(kù)為一級(jí)庫(kù)，各科室保管庫(kù)為二級(jí)庫(kù)等。一級(jí)庫(kù)房為一個(gè)部門物資采購(gòu)科管理，其賬務(wù)全由物資采購(gòu)科會(huì)計(jì)進(jìn)行核算管理。月末，倉(cāng)庫(kù)憑借網(wǎng)絡(luò)的優(yōu)勢(shì)將各個(gè)庫(kù)房的物資材料的賬務(wù)數(shù)據(jù)匯總、打印報(bào)表，集中交財(cái)務(wù)科物資核算會(huì)計(jì)處統(tǒng)一處理、統(tǒng)一核算、匯總，由財(cái)務(wù)科做賬，并按各科室核算，費(fèi)用計(jì)入各科室成本，這樣各科的物資的消耗統(tǒng)一參與醫(yī)院內(nèi)部的經(jīng)濟(jì)成本核算。實(shí)施科室核算制度后，各科室在物資部門領(lǐng)用的物品全部計(jì)入科室成本，由此提高各科室杜絕浪費(fèi)、增收節(jié)支的積極性。同時(shí)，由于網(wǎng)絡(luò)可以隨時(shí)查詢科室領(lǐng)用物品數(shù)據(jù)，便于相互監(jiān)督，從而極大地提高了各科室的成本意識(shí)、節(jié)約意識(shí)。

七、物資管理庫(kù)的會(huì)計(jì)委派與培訓(xùn)

實(shí)行物資庫(kù)的會(huì)計(jì)委派制，就是各物資管理庫(kù)的會(huì)計(jì)人員，統(tǒng)一由財(cái)務(wù)科委派，業(yè)務(wù)由財(cái)務(wù)科管理。這樣使會(huì)計(jì)人員的切身利益同所服務(wù)的采購(gòu)部門相分離，納入醫(yī)院財(cái)務(wù)科集中統(tǒng)一的會(huì)計(jì)人員管理，確定了會(huì)計(jì)相對(duì)應(yīng)的獨(dú)立的地位，避免了采購(gòu)部門的干預(yù)，解除會(huì)計(jì)人員工作的后顧之憂，更好發(fā)揮會(huì)計(jì)人員的工作積極性。解決了會(huì)計(jì)人員不敢甚至無(wú)法實(shí)施會(huì)計(jì)監(jiān)督的局面，既能有效保證醫(yī)院物資管理制度的貫徹執(zhí)行，又能從源頭上防止科室造假。

提高財(cái)會(huì)工作人員的專業(yè)素質(zhì)，是醫(yī)院物資管理的基本任務(wù)。提高會(huì)計(jì)人員職業(yè)素質(zhì)，培養(yǎng)會(huì)計(jì)人員的職業(yè)判斷能力，要求在統(tǒng)一會(huì)計(jì)原則基礎(chǔ)上，強(qiáng)調(diào)會(huì)計(jì)職業(yè)判斷。這些判斷沒(méi)有過(guò)去大家長(zhǎng)期習(xí)慣了的具體量化標(biāo)準(zhǔn)，要靠會(huì)計(jì)人員憑借自己的會(huì)計(jì)專業(yè)能力和經(jīng)驗(yàn)來(lái)做出合理判斷，如果判斷不合理，就會(huì)導(dǎo)致庫(kù)存物資信息的不真實(shí)。因此要保證庫(kù)存物資信息的真實(shí)性，就必須重視提高財(cái)會(huì)人員的專業(yè)素質(zhì)。

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（作者單位：江西省人民醫(yī)院財(cái)務(wù)科）