淺談在建工程文檔一體化管理系統(tǒng)在大型項(xiàng)目的應(yīng)用

劉松發(fā)

（中海煉化惠州煉化分公司，廣東 惠州 516086）

現(xiàn)在很多事業(yè)、企業(yè)單位都有數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)，但是很少有企業(yè)使用專業(yè)的在建工程文檔一體化管理系統(tǒng)。在建工程施工過程中，要使用和生成大量的文件，這些文件材料是工程建設(shè)的依據(jù)和保障。工程施工文件既是工程質(zhì)量的記錄載體，也是工程問題處理及工程驗(yàn)收的依據(jù)。因此，加強(qiáng)工程建設(shè)項(xiàng)目文檔形成過程的業(yè)務(wù)指導(dǎo)和監(jiān)控管理是保證檔案質(zhì)量的重要環(huán)節(jié)。隨著數(shù)字化檔案系統(tǒng)的飛速發(fā)展，信息化建設(shè)在企業(yè)中的推廣，促使企業(yè)檔案過程管理的工作在新形勢(shì)下向信息化方向邁進(jìn)。因此，使用科學(xué)的在建工程文檔一體化管理系統(tǒng)是大型項(xiàng)目管理好檔案的必備工具。

在建工程文檔一體化軟件是指利用先進(jìn)的信息化技術(shù)，配合科學(xué)的規(guī)范制度，實(shí)現(xiàn)企業(yè)工程項(xiàng)目文檔的全生命周期控制，變傳統(tǒng)的工程項(xiàng)目檔案后端管理為先進(jìn)的工程項(xiàng)目文檔全過程監(jiān)控管理。通過對(duì)工程項(xiàng)目中各階段、各關(guān)鍵點(diǎn)的掌控，使檔案達(dá)標(biāo)驗(yàn)收變得水到渠成；使文檔竣工整理變得輕松快速；使參建單位間的資料協(xié)作變得親密無間。

1 大型項(xiàng)目在建過程中文檔管理存在的問題

1.1 施工單位的檔案管理工作不夠重視

國(guó)家重大建設(shè)項(xiàng)目大都是建設(shè)工期長(zhǎng)，且施工隊(duì)伍流動(dòng)性強(qiáng)，沒有形成有效的檔案組織管理網(wǎng)絡(luò)，一是檔案工作人員配置不健全，檔案人員的職責(zé)不清；二是檔案資料流向網(wǎng)絡(luò)不健全，使得工程建設(shè)中技術(shù)、施工人員的調(diào)動(dòng)、變更，導(dǎo)致人走檔案走，人走檔案沒交接，人走檔案沒人做等現(xiàn)象出現(xiàn)，嚴(yán)重影響了檔案工作的質(zhì)量。

1.2 施工單位的檔案意識(shí)淡薄

過去由于種種原因，施工單位一般比較重視工程質(zhì)量和進(jìn)度，而把施工資料的收集工作作為次要工作來抓，到工程竣工時(shí)，檔案資料往往不齊全。建設(shè)工程檔案在歸檔工作中經(jīng)常出現(xiàn)材料不完整，遺失、遺漏的現(xiàn)像。其表現(xiàn)：一是施工項(xiàng)目中沒有設(shè)置專門部門和專業(yè)檔案管理人員來抓好該項(xiàng)工作，使工程檔案材料沒有實(shí)現(xiàn)集中統(tǒng)一管理，導(dǎo)致檔案材料的遺漏和丟失。二是編制整理檔案與工程進(jìn)度時(shí)間不同步，甚至有的項(xiàng)目等到工程竣工驗(yàn)收時(shí)，才想到要抓檔案工作，造成工程檔案材料失散遺漏，給工程留下無法彌補(bǔ)的損失。

1.3 施工單位專業(yè)檔案管理人員缺乏

從近幾年參與我公司組織建設(shè)的煉油工程項(xiàng)目的施工單位檔案管理情況來看，許多施工單位檔案人員一般是新參加工作的同志多，缺乏檔案專業(yè)知識(shí)，對(duì)工程檔案比較陌生。熟悉檔案法規(guī)和制度，熟練掌握電腦操作并對(duì)檔案進(jìn)行數(shù)字化管理的專業(yè)人才更奇缺。檔案管理體制不健全，檔案規(guī)章制度形同虛設(shè)，沒有形成有效的管理和監(jiān)督機(jī)制。

在施工隊(duì)伍中，大多數(shù)技術(shù)人員沒有經(jīng)過專門檔案業(yè)務(wù)技術(shù)培訓(xùn)，缺乏建立建設(shè)工程檔案的基本知識(shí)。在組織施工及技術(shù)檔案形成過程中，不按規(guī)范要求操作，造成工程檔案質(zhì)量低下。

1.4 施工過程文件缺乏監(jiān)督管理,難保真實(shí)性、完整性

施工技術(shù)文件的形成缺乏工程管理人員的過程監(jiān)督管理，造成交工檔案與實(shí)際不符、不真實(shí)、不完整。一是，檔案材料填寫造假，數(shù)據(jù)前后不符。如定位測(cè)量記錄經(jīng)常出現(xiàn)填寫項(xiàng)目不全、漏填現(xiàn)象；施工單位的分項(xiàng)工程質(zhì)量評(píng)定數(shù)據(jù)與實(shí)際不符等。二是，原材料的試樣缺乏代表性，如鋼筋只在一根上截取幾段；混凝土試壓試塊單獨(dú)精心養(yǎng)護(hù)、沙石也經(jīng)精心挑選后再取樣復(fù)試等等，這樣復(fù)試出的結(jié)果嚴(yán)重缺乏代表性。三是，取樣數(shù)量、頻率嚴(yán)重不足，易發(fā)生不合格材料漏檢的情況。有的甚至干脆把不合格報(bào)告拿掉。這樣，一旦出現(xiàn)質(zhì)量事故就會(huì)無檔案可查，給工程留下重大隱患。

2 加強(qiáng)在建工程文檔管理的對(duì)策

由于大型項(xiàng)目的建設(shè)周期長(zhǎng)、參建單位眾多、參建隊(duì)伍素質(zhì)參差不齊、項(xiàng)目文件形成的時(shí)間跨度大等特點(diǎn)，給檔案收集的完整性、準(zhǔn)確性、系統(tǒng)性帶來很大的困難，業(yè)主必須積極行動(dòng)起來，抓根本控源頭，針對(duì)各階段產(chǎn)生的文件進(jìn)行必要的監(jiān)控管理。以下是本人在建設(shè)大型項(xiàng)目的檔案管理工作中，使用在建工程文檔管理系統(tǒng)的一些經(jīng)驗(yàn)。

2.1 選定符合項(xiàng)目管理目標(biāo)的在建工程文檔管理系統(tǒng)

工程建設(shè)的過程就是工程檔案的形成過程，這就決定了工程檔案的建立是一個(gè)漫長(zhǎng)而復(fù)雜的過程。從工程項(xiàng)目立項(xiàng)、可行性研究、總體設(shè)計(jì)、基礎(chǔ)設(shè)計(jì)、詳細(xì)設(shè)計(jì)、物資采辦、工程施工到工程項(xiàng)目驗(yàn)收的各個(gè)階段，檔案文件的收集、整理都是由不同的單位或部門來實(shí)施的，這就在客觀和主觀上都大大增加了工程檔案建立的難度。所以須在工程項(xiàng)目從立項(xiàng)開始，建設(shè)單位就要指定專業(yè)檔案系統(tǒng)開發(fā)商制定符合企業(yè)管理目標(biāo)的在建工程文檔管理系統(tǒng)，規(guī)定各參建單位在各自負(fù)責(zé)合同范圍內(nèi)的施工文件、施工圖紙、信函、傳真件、聲像記錄等文件的收集、管理工作必須與紙質(zhì)同步錄入系統(tǒng)，對(duì)工程進(jìn)度與檔案管理進(jìn)度進(jìn)行考核并與獎(jiǎng)懲掛鉤。

2.2 提高檔案員的管理經(jīng)驗(yàn)

使用在建工程文檔一體化管理系統(tǒng)，參建單位欠缺工程文檔管理經(jīng)驗(yàn)的檔案員可以按照該系統(tǒng)的整套標(biāo)準(zhǔn)模板庫(kù)的指導(dǎo)，一樣可以很好的完成整個(gè)工程項(xiàng)目文檔資料的快速、齊全、準(zhǔn)確的收集工作。該系統(tǒng)還提供專業(yè)化整理、組卷、歸檔的輔助工具，不用擔(dān)心參建單位檔案意識(shí)淡薄、專業(yè)檔案管理人員缺乏等問題。業(yè)主檔案部門在系統(tǒng)內(nèi)規(guī)定檔案整理和組卷規(guī)則，在單項(xiàng)工程完工后，參建單位就可以按照組卷規(guī)則，在業(yè)主檔案部門的指導(dǎo)下，利用組卷專用工具，快速的完成檔案的組卷工作，無需等到整個(gè)項(xiàng)目竣工。

通過使用科學(xué)規(guī)范的在建工程文檔一體化管理系統(tǒng)，逐步提高參建單位相關(guān)人員檔案管理工作素質(zhì)和能力，實(shí)現(xiàn)檔案管理的科學(xué)化、多元化、現(xiàn)代化，同時(shí)也深刻地影響檔案工作隊(duì)伍的結(jié)構(gòu)和檔案管理人員的知識(shí)結(jié)構(gòu)。因此建立一套具有現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)知識(shí)和業(yè)務(wù)知識(shí)的專業(yè)工程文檔一體化管理系統(tǒng)是建設(shè)大型項(xiàng)目的必備工具。

2.3 確保檔案的完整性、準(zhǔn)確性、系統(tǒng)性

眾所周知，建設(shè)一座大型項(xiàng)目是一個(gè)施工周期長(zhǎng)、人員多、施工環(huán)節(jié)復(fù)雜的建設(shè)過程，以往的施工單位都是隨即記錄施工過程，但是施工單位的辦公場(chǎng)所比較復(fù)雜，項(xiàng)目開始時(shí)，施工單位的辦公地點(diǎn)在施工現(xiàn)場(chǎng)外，隨著施工的進(jìn)度，施工單位辦公室進(jìn)入現(xiàn)場(chǎng)，待工程中交后，施工單位撤出現(xiàn)場(chǎng)辦公，人員撤離等，隨著辦公場(chǎng)所的變換，堆積的過程資料在搬遷過程中部分丟失，補(bǔ)做的文件材料大部分?jǐn)?shù)據(jù)失真。如果項(xiàng)目開始就使用在建工程文檔一體化管理系統(tǒng)，所有參建單位把項(xiàng)目從開工到竣工的施工現(xiàn)場(chǎng)記錄及時(shí)錄入文檔系統(tǒng)，業(yè)主工程管理人員、監(jiān)理工程師能隨時(shí)檢查錄入的施工記錄，就算由于辦公場(chǎng)所的變換導(dǎo)致資料的損失，也可以及時(shí)補(bǔ)充原始數(shù)據(jù)，大大降低了文件材料的失真率，保證最終檔案的完整性、準(zhǔn)確性、系統(tǒng)性。

2.4 提高建設(shè)項(xiàng)目進(jìn)度監(jiān)控力度

建設(shè)單位通過在建工程文檔一體化管理系統(tǒng)收集信息、編制計(jì)劃、監(jiān)控進(jìn)度風(fēng)險(xiǎn)、分析進(jìn)度偏差、進(jìn)度報(bào)告、計(jì)劃調(diào)整等工作，保證項(xiàng)目管理者及時(shí)、準(zhǔn)確、全面地掌控項(xiàng)目進(jìn)展?fàn)顟B(tài)和進(jìn)度風(fēng)險(xiǎn)，及時(shí)采取應(yīng)對(duì)措施，保證項(xiàng)目進(jìn)度始終處于受控狀態(tài)，提高建設(shè)項(xiàng)目進(jìn)度監(jiān)控力度。

2.5 采用科學(xué)技術(shù)實(shí)現(xiàn)在建工程無紙化

使用在建工程文檔一體化管理系統(tǒng)可以輔助企業(yè)的工程項(xiàng)目文檔順暢流轉(zhuǎn)，促進(jìn)各參建部門協(xié)同工作。建立一個(gè)工程專用局域網(wǎng)，聯(lián)接包括設(shè)計(jì)、監(jiān)理、施工、建設(shè)、工程部在內(nèi)的所有參建單位。形成網(wǎng)絡(luò)化的協(xié)同工作平臺(tái)，完成零距離的信息交互。利用在線編輯、電子蓋章、電子簽名等先進(jìn)的技術(shù)，工程項(xiàng)目文檔資料完全可以實(shí)現(xiàn)在線流轉(zhuǎn)、審批，大大提高工作效率，系統(tǒng)能夠記錄并顯示文件的歷次修改痕跡或修改稿，并具備將其與文件最終稿相關(guān)聯(lián)的功能，保證電子文件的處理過程無差錯(cuò)，未被非正常改動(dòng)，實(shí)現(xiàn)在建工程的無紙化辦公。

2.6 采用各種安全措施保證電子文件的安全性

通過對(duì)在建工程文檔一體化管理系統(tǒng)的訪問控制、數(shù)據(jù)保護(hù)和系統(tǒng)安全保密監(jiān)控管理，對(duì)用戶進(jìn)行權(quán)限管理，包括系統(tǒng)各部分的操作權(quán)限管理和數(shù)據(jù)操作權(quán)限管理，確保文檔管理系統(tǒng)的安全性。系統(tǒng)能對(duì)所有上機(jī)操作人員自動(dòng)判斷分類，拒絕、警示非法操作并加以記錄，系統(tǒng)使用先進(jìn)的加密技術(shù)，保證電子文件在傳輸過程的安全性。對(duì)電子印章、數(shù)字簽署等采取防止非法使用的措施，確保電子文件的真實(shí)性。系統(tǒng)能夠?qū)?shù)據(jù)庫(kù)進(jìn)行雙機(jī)熱備份和日志備份，能夠使用安全的備份數(shù)據(jù)在數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)出錯(cuò)后完成數(shù)據(jù)恢復(fù)任務(wù)，確保文檔系統(tǒng)的穩(wěn)定性。

2.7 對(duì)項(xiàng)目檔案的驗(yàn)收做到規(guī)范、嚴(yán)格把關(guān)

使用在建工程文檔一體化管理系統(tǒng)能夠把握項(xiàng)目檔案質(zhì)量的重要環(huán)節(jié)，按照國(guó)家檔案局重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目整體驗(yàn)收的組織原則，做好檔案驗(yàn)收工作。依據(jù)在建工程文檔一體化管理系統(tǒng)樹結(jié)構(gòu)目錄框架，對(duì)照項(xiàng)目檔案驗(yàn)收的程序、方法和要求，提前組織本單位自檢本項(xiàng)目的前期文件、施工記錄、隱蔽工程記錄、監(jiān)理文件和竣工圖的編制情況；分階段查漏補(bǔ)缺，發(fā)現(xiàn)問題，及時(shí)糾錯(cuò)改誤；加強(qiáng)對(duì)檔案的預(yù)驗(yàn)收工作，以確保文件齊全完整和準(zhǔn)確。

總之，大型建設(shè)項(xiàng)目是個(gè)規(guī)模大、工期長(zhǎng)、形成材料多的集合體，這些工程檔案不僅直接關(guān)系著企業(yè)的商業(yè)效益，還凝結(jié)著工程管理經(jīng)驗(yàn)，是工程建設(shè)項(xiàng)目及其安全發(fā)展的寶貴財(cái)富。建設(shè)單位必須要重視工程建設(shè)項(xiàng)目文件形成后的收集、整理、組卷、歸檔，要把建設(shè)項(xiàng)目文檔管理做到規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、數(shù)字化，僅靠檔案管理部門或建設(shè)項(xiàng)目管理部門少數(shù)幾個(gè)人的力量是根本辦不到的，必須在項(xiàng)目立項(xiàng)之后建立健全項(xiàng)目檔案管理規(guī)范以及建立符合項(xiàng)目要求的在建工程文檔一體化管理系統(tǒng)為輔助工具，使參建單位在收集、整理、組卷、歸檔等工作既有法可依、有章可循，做到及時(shí)有序，又能實(shí)現(xiàn)紙質(zhì)與電子文件同步的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)的管理目標(biāo)。

［1］唐松，張爽.檔案過程管理在工程建設(shè)項(xiàng)目中發(fā)揮的重要作用[J].圖書與檔案，2011（9）.

［2］蔣穗珍.建設(shè)項(xiàng)目檔案管理的重要性[J].大科技,2012(5).

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