院?？蒲袡n案管理規(guī)范化的思考

　　科研檔案是指在科學(xué)研究活動(dòng)中形成的經(jīng)過整理具有保存價(jià)值的、可歸檔保存的文字、圖表、數(shù)據(jù)、聲像等各種形式和載體的歷史記錄?？蒲袡n案是院?？蒲腥藛T學(xué)術(shù)水平的真實(shí)記錄，是科研人員知識(shí)與智慧的積累。隨著院?？蒲兴降难杆偬嵘?，科研活動(dòng)的范圍越來越廣，科研檔案的內(nèi)容也日益豐富。如何對科研檔案進(jìn)行規(guī)范化管理，并對科研檔案資源進(jìn)行重新整合，充分利用，目前已經(jīng)成為院?？蒲腥藛T和檔案工作者必須認(rèn)真思考的一個(gè)重要問題。
　　
　　一、院校科研檔案管理規(guī)范化的基本要求
　　
　　院?？蒲袡n案工作的主要任務(wù)是：認(rèn)真貫徹執(zhí)行國家和主管部門制定的有關(guān)方針、政策、條例、辦法，正確地組織科研材料的歸檔，科學(xué)地做好保護(hù)與管理工作，充分發(fā)揮科研檔案為教學(xué)服務(wù)、為科研服務(wù)的作用?？蒲袡n案的任務(wù)決定了科研檔案管理的規(guī)范化應(yīng)當(dāng)包括以下幾方面的內(nèi)容。
　　1、科研文件形成與科研文件歸檔的規(guī)范化。即要求承擔(dān)項(xiàng)目單位要按照科研工作程序，建立健全科研文件材料的形成、積累、整理和歸檔制度，確保每一項(xiàng)科研活動(dòng)歸檔文件材料的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)?？蒲形募w檔范圍包括：科研準(zhǔn)備階段中科研課題審批文件、任務(wù)書、委托書、開題報(bào)告、調(diào)研報(bào)告、方案論證和協(xié)議書等文件；研究實(shí)驗(yàn)階段中各種載體的重要原始記錄、實(shí)驗(yàn)報(bào)告、計(jì)算材料、專利申請等有關(guān)文件材料；總結(jié)鑒定驗(yàn)收階段中的工作總結(jié)、科研報(bào)告、論文、專著、參加人員名單、技術(shù)鑒定材料、科研投資情況；成果和獎(jiǎng)勵(lì)申報(bào)階段中的成果和獎(jiǎng)勵(lì)申報(bào)資料及審批材料、推廣應(yīng)用的經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益證明材料；推廣應(yīng)用階段中的推廣應(yīng)用方案、總結(jié)等。
　　2、科研檔案管理和對科研工作指導(dǎo)檢查的規(guī)范化。檔案館要嚴(yán)格按照科研檔案管理原則對接收的科研檔案進(jìn)行分類、編目，同時(shí)結(jié)合本單位業(yè)務(wù)管理工作的現(xiàn)代化進(jìn)程，逐步實(shí)現(xiàn)科研檔案的現(xiàn)代化、科學(xué)化管理。這就要求科研檔案要有專用庫房或柜架保管；檔案部門要對接收的科研檔案按有關(guān)規(guī)定劃分保管期限和密級，定期組織專家和有關(guān)人員對科研檔案進(jìn)行鑒定；要對科研材料進(jìn)行必要的加工整理、鑒定，編制必要的檢索工具和參考資料，建立健全科研檔案保密、利用、統(tǒng)計(jì)、更改等各項(xiàng)管理制度；檔案部門和科研管理部門要對科研檔案工作進(jìn)行定期檢查，及時(shí)掌握科研工作及科研檔案管理工作的落實(shí)情況、科研檔案與科研管理工作“四同步”情況、材料歸檔情況、制度執(zhí)行情況、檔案統(tǒng)一管理情況、科研檔案開發(fā)利用情況等。
　　3、科研檔案信息資源開發(fā)與利用的規(guī)范化。科研檔案信息資源開發(fā)與利用的規(guī)范化要求大力開發(fā)科研檔案信息資源，面向本單位、面向社會(huì)，為經(jīng)濟(jì)建設(shè)、為學(xué)校發(fā)展服務(wù)；加強(qiáng)與其他院校的橫向聯(lián)系，開展科研檔案信息交流；加強(qiáng)科研檔案的加工整理工作，例如，編制必要的檢索工具、編撰檔案參考資料如簡介、文摘、匯編、手冊、圖集、史料等，積極為科研檔案利用者提供信息服務(wù)。
　　
　　二、院?？蒲袡n案管理規(guī)范化的重要意義
　　
　　1、有利于院?？蒲泄ぷ鞯拈_展，推進(jìn)知識(shí)創(chuàng)新。科研檔案是反映科研活動(dòng)的系統(tǒng)的歷史資料，也是檢驗(yàn)科研工作質(zhì)量、評價(jià)科研成果、考核科研人員、衡量科技管理水平、以及使科學(xué)技術(shù)轉(zhuǎn)化為社會(huì)生產(chǎn)力的重要條件和依據(jù)。
　　2、有利于科研成果的迅速轉(zhuǎn)化，促進(jìn)知識(shí)物化。開發(fā)利用檔案信息資源是科研檔案管理工作的重要環(huán)節(jié)，這就要求檔案館在不違背法規(guī)制度的前提下，大力開發(fā)、傳播科技信息資源，促進(jìn)科研成果開發(fā)利用?？蒲袡n案管理規(guī)范化要求檔案部門成為科技開發(fā)的中介。
　　3、有利于提高科研人員的素質(zhì)，增強(qiáng)創(chuàng)新能力。科研檔案管理的規(guī)范化要求對科研項(xiàng)目進(jìn)行全過程管理。這對于目前院校中自發(fā)組織從事科研工作的人員來說，造成了科研檔案管理的規(guī)范化要求與他們在科研檔案形成與歸檔活動(dòng)中自由化傾向的矛盾。院?？蒲胁块T通過加強(qiáng)科研工作指導(dǎo)，加強(qiáng)思想教育與組織管理，按照規(guī)范要求使管理方法科學(xué)化、管理工作計(jì)劃化、管理手段現(xiàn)代化，有利于使廣人科研人員在規(guī)范指引下不斷地提高自身的綜合素質(zhì)和創(chuàng)新能力。
　　
　　三、院?？蒲袡n案管理規(guī)范化存在的主要問題
　　
　　1、科研檔案管9a0872731435a82e1167a512176f238c理制度不夠健全。目前，多數(shù)院校沒有健全的科研檔案管理制度，在科研檔案歸檔管理方面缺少行之有效的制約手段，致使院校科研檔案歸檔管理工作處于失控狀態(tài)。檔案部門、科研業(yè)務(wù)主管部門、科研檔案形成單位之間管理權(quán)限不明確，有些上級主管部門在科研成果登記、評獎(jiǎng)時(shí)收取原件，不予歸還，造成科研成果載體的院?？蒲袡n案不能系統(tǒng)完整歸檔，處于分散零亂的保管狀態(tài)。另外，要求歸檔的資料必須是原件，但因?yàn)闆]有相關(guān)的制度進(jìn)行制約，廣大教員如果不配合，檔案管理員因?yàn)闊o章可循、無法可依，也只好聽之任之，責(zé)任心不強(qiáng)。
　　2、科研工作人員缺乏歸檔意識(shí)?？蒲袡n案的收集是檔案管理工作中難度較大的一環(huán)。由于學(xué)校沒有制定嚴(yán)格的科研檔案管理辦法和制約措施，平時(shí)言傳教育工作做得又不夠，科研人員對科研檔案工作的意義缺乏了解，不重視，認(rèn)為在科研過程中形成的材料和成果出版或發(fā)表后的信息反饋材料歸不歸到自己的檔案中無關(guān)緊要。平時(shí)只注重埋頭搞科研而不注意保存或沒有及時(shí)歸檔自己在科研活動(dòng)中形成的各種材料，最終導(dǎo)致材料的缺失，嚴(yán)重影響了科研檔案的完整性、系統(tǒng)性和準(zhǔn)確性。
　　3、科研檔案管理人員素質(zhì)亟待提升?？蒲袡n案管理人員必須了解科學(xué)研究的一般規(guī)律和程序，掌握本單位科學(xué)研究涉及有關(guān)專業(yè)領(lǐng)域的基本知識(shí)，才能真正把握每個(gè)科研項(xiàng)目具體應(yīng)產(chǎn)生多少文件，哪些文件是關(guān)鍵性材料。在實(shí)際工作中，由于科研檔案人員科學(xué)素養(yǎng)不夠，缺乏相應(yīng)的專業(yè)知識(shí)，其會(huì)同科研管理部門根據(jù)科研流程制定的歸檔范圍千篇一律，不具有多少實(shí)用價(jià)值，直接造成了科研檔案材料的漏歸、少歸。
　　
　　四、院校科研檔案管理規(guī)范化的對策措施
　　
　　1、制定完善的科研檔案管理制度。要對負(fù)責(zé)科研檔案的工作人員以及科研人員歸檔移交和接收、管理、利用等做出明確規(guī)定，做到歸檔有范圍，立卷有標(biāo)準(zhǔn)，借閱有規(guī)定，管理有措施。首先，要真正落實(shí)“三納入”、“四同步”制度?！叭{入”即將科研檔案工作納入科研管理制度，納入科研工作計(jì)劃，納入科研人員的工作職責(zé)范圍;同時(shí)要做到“四同步”，即下達(dá)科研任務(wù)與提出科研文件材料的歸檔同步，檢查計(jì)劃進(jìn)度與檢查科研文件材料形成同步，驗(yàn)收、鑒定科研成果與驗(yàn)收、鑒定科研檔案同步，上報(bào)登記和評審獎(jiǎng)勵(lì)科研成果與檢查科研檔案歸檔情況同步。
　　2、全面提高科研人員的歸檔意識(shí)。要采取多渠道、多形式廣泛學(xué)習(xí)貫徹《檔案法》，進(jìn)一步提高科研人員對科研檔案重要性的認(rèn)識(shí)，使之了解和熟知檔案法，增強(qiáng)檔案意識(shí)。在所從事的科研工作中，進(jìn)一步認(rèn)識(shí)到材料的形成、積累、整理、歸檔是科研活動(dòng)必不可少的環(huán)節(jié)，是科研人員不可推卸的職責(zé)?！稒n案法》第十條規(guī)定：“對國家規(guī)定的應(yīng)當(dāng)立卷歸檔的材料，必須按照規(guī)定，定期向本單位檔案機(jī)構(gòu)或者檔案工作人員移交，集中管理，任何個(gè)人不得拒為己有”，明確了科研人員在科研檔案方面的法定權(quán)利和義務(wù)。要設(shè)法消除他們利用檔案不便的后顧之憂，調(diào)動(dòng)其積極性，在日常的管理中自覺積累科研檔案資料，推動(dòng)院?？蒲袡n案管理工作的發(fā)展。
　　3、加強(qiáng)科研檔案管理隊(duì)伍的建設(shè)。檔案工作是一項(xiàng)專業(yè)性較強(qiáng)、業(yè)務(wù)要求較高的工作，加強(qiáng)隊(duì)伍建設(shè)是做好建檔工作的關(guān)鍵。院校應(yīng)重視科研檔案管理人員隊(duì)伍建設(shè)，并不斷通過多種渠道和途徑對他們進(jìn)行培訓(xùn)和指導(dǎo)，使他們的業(yè)務(wù)水平不斷提高?？蒲袡n案管理現(xiàn)代化是科研檔案管理規(guī)范的重要手段?？蒲袡n案管理員應(yīng)該主動(dòng)以現(xiàn)代管理學(xué)方面的知識(shí)武裝自己，不斷優(yōu)化自身的知識(shí)結(jié)構(gòu)和能力結(jié)構(gòu)，提高綜合素質(zhì)，以適應(yīng)信息化社會(huì)對檔案管理人員的要求。同時(shí)，學(xué)習(xí)應(yīng)用現(xiàn)代辦公技術(shù)，徹底擺脫長期沿襲的手工管理的方法，盡快依托計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)實(shí)現(xiàn)科研檔案管理的電子化、網(wǎng)絡(luò)化，將現(xiàn)代辦公技術(shù)與科研檔案管理相結(jié)合。另外，院校還應(yīng)該不斷增加投入，購置科研檔案工作所需要的管理設(shè)備，改善管理手段，從而實(shí)現(xiàn)科研檔案管理的規(guī)范化。
　?。ㄗ髡邌挝唬很娛陆?jīng)濟(jì)學(xué)院科研部）