中小企業(yè)信息化要量力而行

林國(guó)峰

當(dāng)我們提起小企業(yè)的時(shí)候，大家馬上就會(huì)想起單一的產(chǎn)權(quán)關(guān)系、簡(jiǎn)單的組織結(jié)構(gòu)、管理的高效率、管理成本低等等這些大家耳熟能詳?shù)奶攸c(diǎn)，這種特點(diǎn)是小企業(yè)賴(lài)以生存和發(fā)展的基本條件。但并非每家小企業(yè)都能清楚地認(rèn)識(shí)到這一點(diǎn)，有相當(dāng)一部分小企業(yè)自恃清高，非要把自己往大企業(yè)堆兒里塞，企業(yè)一旦有了一點(diǎn)成就，馬上就招兵買(mǎi)馬、擴(kuò)大組織機(jī)構(gòu)、高標(biāo)準(zhǔn)建設(shè)企業(yè)信息化系統(tǒng)。總之，一副儼然大企業(yè)的派頭，即使能力夠不著，也要在氣勢(shì)上使自己的企業(yè)像一個(gè)大公司，他們完全忘記了自己當(dāng)初是依靠什么優(yōu)勢(shì)發(fā)展起來(lái)的。這就是典型的小企業(yè)犯了大企業(yè)病。而在各種各樣的信息化系統(tǒng)建設(shè)起來(lái)之后，我們看到：

企業(yè)管理成本上升了

由于企業(yè)的銷(xiāo)售收入有限，卻建立了龐大的信息管理平臺(tái)，養(yǎng)了大量的管理人員，尤其是薪水和待遇較高的IT 管理和操作人員，必然導(dǎo)致企業(yè)管理成本上升。

市場(chǎng)反應(yīng)速度下降了

為適應(yīng)ERP 等信息化系統(tǒng)運(yùn)行的需要，企業(yè)組織結(jié)構(gòu)變得復(fù)雜化，管理層級(jí)增多，直接導(dǎo)致下級(jí)請(qǐng)示或市場(chǎng)信息難以在第一時(shí)間傳遞到高層并得到反饋，使企業(yè)喪失了很多市場(chǎng)機(jī)會(huì)。

競(jìng)爭(zhēng)優(yōu)勢(shì)沒(méi)有了，客戶(hù)越來(lái)越少了

由于管理及運(yùn)營(yíng)成本上升，直接導(dǎo)致產(chǎn)品成本上升、價(jià)格上漲；同時(shí)，由于企業(yè)內(nèi)決策環(huán)節(jié)過(guò)多，難以及時(shí)對(duì)客戶(hù)個(gè)性化的需求做出反應(yīng)，管理機(jī)制越來(lái)越僵化，客戶(hù)滿意度下降，必然導(dǎo)致企業(yè)競(jìng)爭(zhēng)力下降，喪失越來(lái)越多的銷(xiāo)售合同。

員工滿意度降低，工作效率下降

企業(yè)不合理的信息化系統(tǒng)建設(shè)和管理擴(kuò)充，造成了企業(yè)內(nèi)部管理的混亂，相當(dāng)一部分平臺(tái)管理人員并沒(méi)有多少實(shí)質(zhì)性的工作內(nèi)容，卻要拿比一線營(yíng)銷(xiāo)和管理人員高數(shù)倍的工資。他們?yōu)榱俗C明自己的存在價(jià)值，往往還要“無(wú)事生非”。這些都會(huì)增加一線營(yíng)銷(xiāo)、管理人員和員工的不滿，而越來(lái)越僵化煩瑣的工作流程也會(huì)使企業(yè)內(nèi)部的抱怨逐漸增多，進(jìn)而導(dǎo)致員工工作效率的下降。

從以上幾點(diǎn)可以看出，這時(shí)規(guī)模本來(lái)就不大的企業(yè)已經(jīng)完全喪失了它本應(yīng)具有的諸多優(yōu)勢(shì)，企業(yè)經(jīng)營(yíng)運(yùn)作變得和大企業(yè)一樣僵化，低效。同時(shí)又沒(méi)有大企業(yè)的實(shí)力和基礎(chǔ)，經(jīng)營(yíng)也只能每況愈下，勉強(qiáng)支撐，最后不堪重負(fù)。

為什么會(huì)發(fā)生這樣的情況呢？我覺(jué)得這與我們社會(huì)上對(duì)企業(yè)信息化缺乏正確的認(rèn)識(shí)有很大的關(guān)系。企業(yè)老板們大都認(rèn)為信息化就是指實(shí)施那些功能強(qiáng)大的應(yīng)用系統(tǒng)，他們對(duì)信息化系統(tǒng)賦予了很高的期望，并把改善企業(yè)管理、提高企業(yè)經(jīng)營(yíng)效率和市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)力的希望完全寄托在了一套或幾套信息化軟件的實(shí)施上！他們完全按所引進(jìn)的管理軟件的要求改造了企業(yè)的組織架構(gòu)、業(yè)務(wù)流程等。但他們就忽略了一點(diǎn)，就是不管是信息化系統(tǒng)，還是各種不同的管理體系，都是為人服務(wù)的，是企業(yè)經(jīng)營(yíng)戰(zhàn)略實(shí)現(xiàn)的工具。在企業(yè)信息化中，企業(yè)（包括企業(yè)中的人）應(yīng)該是主體，而不是一切都按著信息化系統(tǒng)的要求做。很多中小企業(yè)，對(duì)IT 技術(shù)不是很了解，對(duì)先進(jìn)的經(jīng)營(yíng)管理體系掌握不多，往往是過(guò)多地依賴(lài)了信息系統(tǒng)。企業(yè)（企業(yè)中的人）儼然成了信息化系統(tǒng)的奴隸。過(guò)去批一份文件半天就可以結(jié)束，現(xiàn)在則是三天，過(guò)去與供應(yīng)商和客戶(hù)打交道簡(jiǎn)單快捷，現(xiàn)在則是繁冗拖沓，怨聲載道。

除了對(duì)信息化缺乏正確的認(rèn)識(shí)外，中小企業(yè)老板們對(duì)企業(yè)自身發(fā)展缺乏客觀認(rèn)識(shí)是導(dǎo)致情況出現(xiàn)的關(guān)鍵。這些老板們?cè)谄髽I(yè)有了一點(diǎn)基礎(chǔ)后，就忘乎所以，完全忘記了自己的企業(yè)賴(lài)以生存和發(fā)展的根本，那就是：

產(chǎn)權(quán)關(guān)系相對(duì)單一

這時(shí)往往所有者和經(jīng)營(yíng)者是一個(gè)人，企業(yè)的監(jiān)督成本較低，說(shuō)句題外的話，老板不會(huì)偷自己的東西吧，這樣的經(jīng)營(yíng)效率實(shí)質(zhì)上是比較高的。

組織結(jié)構(gòu)簡(jiǎn)單、管理效率高，管理成本低

由老板直接管理協(xié)調(diào)工作，信息溝通快捷準(zhǔn)確，經(jīng)營(yíng)決策與管理決策程序簡(jiǎn)單有效，可以在第一時(shí)間對(duì)市場(chǎng)需求和客戶(hù)需求做出反應(yīng)，及時(shí)調(diào)整產(chǎn)品品類(lèi)和設(shè)計(jì)及市場(chǎng)營(yíng)銷(xiāo)策略。激勵(lì)約束機(jī)制相對(duì)簡(jiǎn)單，員工滿意度比較高，企業(yè)管理效率遠(yuǎn)遠(yuǎn)高于大企業(yè)。

調(diào)整容易，資金利用率高

靈活的經(jīng)營(yíng)手段可以使小企業(yè)迅速適應(yīng)市場(chǎng)需求的千變?nèi)f化，它們進(jìn)入市場(chǎng)容易，退出市場(chǎng)也比較靈活，投資回報(bào)率往往比較高。

在以上的優(yōu)勢(shì)當(dāng)中，組織結(jié)構(gòu)簡(jiǎn)單、管理效率高、管理成本低是小企業(yè)賴(lài)以生存和發(fā)展的根本。在紛紜復(fù)雜的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)中，誰(shuí)反應(yīng)速度快，誰(shuí)就掌握了市場(chǎng)的主動(dòng)權(quán)，就能獲取更多利益。中小企業(yè)信息化建設(shè)應(yīng)以鞏固和擴(kuò)大上述優(yōu)勢(shì)為根本，要時(shí)刻牢記自己的競(jìng)爭(zhēng)力不在于規(guī)模大，而在于大企業(yè)無(wú)法替代的特色優(yōu)勢(shì)。

中小企業(yè)信息化建設(shè)工作應(yīng)以簡(jiǎn)單適用為原則，以推動(dòng)企業(yè)業(yè)務(wù)開(kāi)展為第一要?jiǎng)?wù)，而不是盲目地追求信息系統(tǒng)的先進(jìn)性和規(guī)模性。但從目前國(guó)內(nèi)的實(shí)際情況看，在一些不負(fù)責(zé)任的廠商的鼓動(dòng)下，許多中小企業(yè)往往會(huì)迷失自我，投巨資貪大求全地建設(shè)企業(yè)的信息化系統(tǒng)。尤其是那些在經(jīng)營(yíng)管理上遇到一些困難的企業(yè)往往更是把信息化當(dāng)成拯救企業(yè)的救命稻草。

其實(shí)，企業(yè)信息化從來(lái)都是錦上添花，而無(wú)法雪中送炭。對(duì)于經(jīng)營(yíng)狀況好的企業(yè)來(lái)說(shuō)，通過(guò)有效實(shí)施信息化系統(tǒng)，可以大大提高經(jīng)營(yíng)管理效率，提高企業(yè)競(jìng)爭(zhēng)力。對(duì)于經(jīng)營(yíng)狀況不好的中小企業(yè)來(lái)說(shuō)，要想指望通過(guò)實(shí)施信息化系統(tǒng)來(lái)扭轉(zhuǎn)乾坤，那它一定會(huì)失望的！還沒(méi)聽(tīng)說(shuō)哪個(gè)企業(yè)實(shí)施了信息化系統(tǒng)就擺脫虧損了！

一般來(lái)說(shuō)，企業(yè)信息化建設(shè)一般包括內(nèi)部和外部?jī)刹糠?，?nèi)部管理信息化，將有效解決企業(yè)人力、資金有限的現(xiàn)實(shí)問(wèn)題，成為企業(yè)高效運(yùn)轉(zhuǎn)的有力保障，但對(duì)企業(yè)的實(shí)力和人員素質(zhì)等有一定的要求；外部信息化，對(duì)企業(yè)而言既是形象的展示，也是推動(dòng)業(yè)務(wù)不斷發(fā)展的手段，對(duì)企業(yè)的實(shí)力和人員素質(zhì)要求不高。筆者認(rèn)為，以互聯(lián)網(wǎng)應(yīng)用為基礎(chǔ)的外部信息化符合中小企業(yè)的經(jīng)營(yíng)管理實(shí)際，應(yīng)成為中小企業(yè)信息化建設(shè)的首選。通過(guò)網(wǎng)站建設(shè)和行之有效的網(wǎng)絡(luò)推廣等手段，將使越來(lái)越多的潛在客戶(hù)看到企業(yè)的存在，從而直接推動(dòng)企業(yè)的業(yè)務(wù)開(kāi)展。中小企業(yè)在起步和成長(zhǎng)階段，生存是最重要的（目前國(guó)內(nèi)中小企業(yè)的平均壽命只有1.6 年），此時(shí)，企業(yè)應(yīng)該思考的是如何以最低的成本把企業(yè)和產(chǎn)品或服務(wù)宣傳出去，讓更多的企業(yè)和個(gè)人知道自己的企業(yè)，知道企業(yè)所經(jīng)營(yíng)的產(chǎn)品和服務(wù)，雙方能夠通過(guò)簡(jiǎn)單高效的電子方式（如電子郵件和在線定單）進(jìn)行商務(wù)溝通，完成產(chǎn)品或服務(wù)的銷(xiāo)售工作。

筆者近年來(lái)接觸了不少中小企業(yè)，很多小企業(yè)就是憑借這樣扎實(shí)的信息基礎(chǔ)建設(shè)逐漸發(fā)展起來(lái)的。這些企業(yè)在發(fā)展到一定階段時(shí)，依據(jù)自己確定的行業(yè)發(fā)展目標(biāo)，先建立企業(yè)和行業(yè)門(mén)戶(hù)網(wǎng)站，網(wǎng)聚信息資源, 宣傳企業(yè)。以此為基礎(chǔ)，通過(guò)對(duì)網(wǎng)絡(luò)和信息資源的有效利用，如開(kāi)展電子商務(wù)等，逐漸形成了在行業(yè)內(nèi)的優(yōu)勢(shì)地位。業(yè)務(wù)不斷擴(kuò)大，生意跟著也就越做越大，積累了雄厚的原始資本，為今后企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展奠定了堅(jiān)實(shí)的物質(zhì)基礎(chǔ)。在達(dá)到一定規(guī)模后，這些企業(yè)開(kāi)始順理成章地實(shí)施ERP、CRM 等企業(yè)信息化系統(tǒng)，并取得了成功，實(shí)現(xiàn)了企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展。

總之，中小企業(yè)的信息化應(yīng)是基于實(shí)現(xiàn)企業(yè)經(jīng)營(yíng)戰(zhàn)略的需要、基于企業(yè)現(xiàn)階段的發(fā)展實(shí)際的基礎(chǔ)之上的。必須在正確的經(jīng)營(yíng)理念指導(dǎo)下實(shí)施，是完全依據(jù)企業(yè)經(jīng)營(yíng)者的經(jīng)營(yíng)意圖來(lái)實(shí)施的。在信息化過(guò)程中，企業(yè)應(yīng)是主動(dòng)，而不是被動(dòng)的。對(duì)于中小企業(yè)來(lái)說(shuō)，在不同的發(fā)展階段，基于不同的戰(zhàn)略實(shí)現(xiàn)需要，應(yīng)分階段、分功能實(shí)施企業(yè)信息化工作，而不是一哄而上，一步到位實(shí)施大而全的系統(tǒng), 要量力而行。