數(shù)字化背景下高校校友檔案管理策略研究

孟祥福

西安工程大學 陜西西安 710000

數(shù)字化技術的大范圍推廣給高等教育工作帶來廣泛深遠的沖擊，并直接加快了高校各方面的進步。當然，隨著數(shù)字化融入高校工作的各個系統(tǒng)，檔案工作的數(shù)字化轉型也迫在眉睫，急需積極采取措施建設高效工作檔案化。利用電信技術為根基建立起來的信息化技術對高校各類檔案資料的即時獲取、查閱、處理等方面，從質的角度加快檔案信息收集、檢索和處理的方便程度。有了技術支撐，紛繁復雜的業(yè)務信息平臺將在全球互聯(lián)網的框架下得以生根發(fā)芽，這將大大提高檔案服務的質量。因此，本文就如何做好數(shù)據(jù)時代的高校校友歸檔工作提供了指導。

1 數(shù)字化背景下高校校友檔案管理工作價值

首先，數(shù)字化檔案管理使信息庫的管理更加方便。對于高校校友信息建設和管理來說，高校校友檔案信息數(shù)字化系統(tǒng)的建設有兩方面主要內容。一方面，可以整理歸納各行各業(yè)的校友資料庫，并且記錄了高校校友在校期間的重要檔案信息。另一方面，則是側重于實時歸檔的管理和歸檔文檔的保存。因此，當需要運行特殊的檔案管理查詢時，查詢者可以執(zhí)行查詢并快速獲取檔案，這對獲取高校校友信息的檔案工作人員來說非常方便。

其次，高校數(shù)字化檔案管理可以更加確保原件和相關檔案的安全。歷史時期存檔的主要問題是，這些檔案大多以紙質文件的形式保存，這非常不方便，因存儲不當而損壞的檔案可能永遠丟失。因此，使用數(shù)字化檔案管理可以確保檔案信息的安全性。同時，文件加密數(shù)字網絡傳輸和上傳文件中的原始信息，并對其進行編碼和保護，可以防止檔案信息被更改。

最后，提升高校檔案管理效率和質量。使用高校數(shù)字化檔案管理是維護校友檔案創(chuàng)新的好方法。如果沒有一個好的校友檔案管理系統(tǒng)，我們就無法有效地進行校友檔案管理和使用。在高校紛繁復雜的檔案中，首先是由于檔案資料很多很雜，其次是由于有些原件只有一份，在信息技術不發(fā)達的過去，備份尋找這些檔案花費的人力物力難以想象。因此，構建方便好用的校友檔案管理系統(tǒng)是非常具有挑戰(zhàn)性的。在傳統(tǒng)的看法中，通俗地講，檔案管理就是把一些信息寫到紙上，之后放在一個文件袋里，這種方法太落后，太低效了。因此，確保檔案管理信息技術和校友檔案創(chuàng)新的持續(xù)改進和發(fā)展至關重要。

2 數(shù)字化背景下高校校友檔案管理現(xiàn)狀

2.1 高校愈發(fā)重視校友檔案工作

當前，高校的聲譽、社會影響力和發(fā)展來自校友的成就、助力和期望。校友是母校永遠的財富和驕傲，校友是學校最寶貴的資源。因此，對高校校友信息的歸檔和整理是推進學校發(fā)展不可或缺的力量。在我國，各個大學都非常重視校友資源的開發(fā)和利用。國內高校對校友服務在整個生命周期中的認可和尊重不斷增加。根據(jù)教育部第五輪學科評估總體規(guī)劃，人才培養(yǎng)是重中之重。大學和學院除了關注整體數(shù)據(jù)外，還應該關注校友跟蹤。一所學校的校友資源在傳播學校品牌、提高學校聲譽和提升學校影響力等方面非常寶貴。在當今時代，大部分高校都開發(fā)建立了各種系統(tǒng)機制來收集校友的意見，并大力推進促進人才培養(yǎng)、科學研究和社會服務方面的制度改進。

2.2 高校校友檔案管理的內涵、外延不斷拓展

高校保存校友檔案，其中包含對校友在今后的工作、發(fā)展中有用的文件。這些檔案涉及校友在校期間和畢業(yè)后的情況。除了作為傳統(tǒng)意義上工作分析的基礎外，校友檔案還保持著校友與母校之間的聯(lián)系。校園記憶和極其寶貴的教育資源都包含在其中?；凇叭齻€完整教育”的理念，檔案管理也是高校管理和教育過程中不可分割的一部分。過去，高校會花更多的時間建立校友檔案。在數(shù)字化時代，高校更加重視校友檔案工作體系的建設，建立全面的校友檔案體系。發(fā)展校友檔案的意義和內涵進一步幫助了校友在其生活和工作的各個階段。

2.3 數(shù)字化發(fā)展對高校校友檔案管理帶來新挑戰(zhàn)

目前，我國正在推進全面數(shù)字改革，將數(shù)字改革作為全面推進改革、加快數(shù)字化發(fā)展的總戰(zhàn)略。為了更好地推進高校檔案管理工作，高校檔案管理相關人員務必解決數(shù)字化檔案平臺建設率較低、檔案資料數(shù)字化程度較低、受眾使用體驗差等嚴重不足問題。這些缺點的暴露無遺是高校檔案信息化前進路上的障礙，相關工作人員必須要想方設法改進克服。

3 數(shù)字化背景下高校校友檔案管理存在的問題

3.1 政策體系有待進一步構建和完善

數(shù)字化背景下，高校校友檔案管理的政策基礎還不夠完善，且執(zhí)行困難。與其他類型的檔案相比，高校校友檔案的建設和發(fā)展相對滯后。除了與大學相關的檔案材料外，還與行政、教學、科學研究和其他檔案有許多聯(lián)系。將校友檔案單獨列為一個類別也不符合當前的科學狀況，并且各個高校對于校友檔案的管理的理解和政策也不一致。因此，有關高校校友檔案的相關規(guī)章制度普遍缺乏系統(tǒng)的思考和建設。

另外，在對校友檔案進行整理歸納時，缺乏專業(yè)的歸納與整理程序。例如，高校在進行學生文件(學生畢業(yè)論文、榮譽證書等)檔案進行整理時，內容過多，缺乏專業(yè)知識。近年來，各個學校已經逐漸開始重視學生記錄的收集，并規(guī)范程序。已有研究表明，大多數(shù)高校已經發(fā)布了關于校友檔案管理工作的通知。各高校已經開始更加重視校友檔案管理工作。另外，為了便于檔案的轉移和傳達校友和校園故事，檔案管理的內容分為思想政治教育、科學研究和創(chuàng)業(yè)。

3.2 多元主體權利義務有待進一步明晰

目前，高校檔案收集工作相對薄弱，主要集中在黨群行政檔案方面，宏觀檔案和綜合檔案對檔案的收集貢獻最大。由于檔案管理方法一直沒有創(chuàng)新，極少出現(xiàn)一些生活日常記錄和校園工作值得紀念的事情記錄，主要是一些比較正式的文件資料，雖說文件資料很重要，但是記錄日常生活的圖片、語音、視頻資料也是必不可少的?？梢娦Ｓ褭n案工作具有一定的非一致性(復雜、特殊、個體性)等特點，所以，在新階段的校友檔案工作中必須要考慮這些要求。為了檔案工作的建設和發(fā)展，必須讓大家都參與進來，集思廣益，廣泛收集意見。如何激發(fā)廣大校友參與校友檔案建設的熱情，共同推進和發(fā)展校友檔案的工作建設，對數(shù)字化校友檔案管理具有極其重要的現(xiàn)實意義。

另外，校友檔案的管理需要通過宣傳推廣來促進。目前高校校友檔案管理主要存在兩個問題：一方面是前端理解不足，效率低。對于學校收集到的校友檔案，第一步歸納整理工作是由一些學生檔案管理員進行處理，很明顯這些人員不是經驗豐富的檔案人員。另一方面對于專業(yè)的檔案管理人員來說，他們對傳統(tǒng)的檔案管理工作很在行，經驗也很豐富，但在信息化校友檔案工作等方面經驗和方法是很欠缺的，很多方面需要自己慢慢摸索，這就降低了效率，產生了一定的懈怠情緒。此外，管理體系相對封閉，開放式共同治理并不廣為人知。大多數(shù)學校都有優(yōu)秀的校友工作，但校友檔案非常缺乏。創(chuàng)建校友信息管理平臺方便開展校友工作，一些校友部門參與校友檔案管理，并致力于提高校友特定數(shù)據(jù)的利用率和共享率，但是對于檔案的信息化建設基礎很薄弱。

3.3 高校校友檔案數(shù)字化改革基礎較弱

長期以來，學校對展示大學檔案存在限制，人力和財力都相對有限，并且高校檔案的數(shù)據(jù)基礎卻十分欠缺。大多數(shù)學院和大學的校友記錄不標準、不集中，并且使用了多種系統(tǒng)。由于檔案數(shù)據(jù)的利用率較低，而且高校檔案工作人員提供的服務水平較低，因此缺乏對高校校友信息的關注、記錄和整合，無法實現(xiàn)校友檔案的數(shù)字化。大量高校還未建成檔案數(shù)據(jù)網上平臺、數(shù)字化管理方案等系統(tǒng)。在新時代、新模式下，運用全球化方案、數(shù)字化思維和全面網上構想，更新迭代校友檔案的基本架構，實現(xiàn)校友檔案工作的“上網過程”，是每一位高校校友檔案工作者責無旁貸的任務。

4 高校校友檔案數(shù)字化建設策略

4.1 搭建校友檔案數(shù)字化管理服務平臺

高校校友檔案數(shù)字化在改進高校工作和保護其數(shù)據(jù)方面起著重要作用。此外，我們的目標是通過資源共享進一步促進我國高校校友檔案管理的發(fā)展。然而，盡管有這一政策，檔案服務部門必須努力整合現(xiàn)代信息技術，建設高校校友檔案中心，并創(chuàng)建一個與其他機構聯(lián)系的交流平臺。用通用的標準數(shù)字化高校檔案，這樣可以提高檔案工作的一致性和可移植性。此外，要全面建設高校校友檔案服務信息中心，必須為其提供多樣化、豐富的服務。作為高校校友檔案數(shù)字化服務建設實施的一部分，實現(xiàn)了校友檔案信息自動錄入、重要資料上傳下載、資料歸納等功能。

從前文看出，搭建高校校友檔案信息數(shù)字化服務平臺可以保證當前高校校友檔案查詢工作的安全穩(wěn)定提升，確保有權限的管理單位方便快捷地隨時獲取檔案等信息資料，快速發(fā)現(xiàn)缺點、優(yōu)化問題、改進提高。信息化平臺可以方便檔案的管理更新迭代，大大提升效率，減少人力物力的支出。

4.2 優(yōu)化校友數(shù)字化檔案管理軟件

為了確保我國高校校友數(shù)字化檔案館的高效建設，必須使用功能全面的檔案管理系統(tǒng)軟件作為主要支持。為了高質保量地完成這些任務，檔案系統(tǒng)軟件的全過程將涉及大量的工作，包括檔案系統(tǒng)軟件的架構和設計、檔案系統(tǒng)資源的綜合整理、檔案系統(tǒng)資源的備份和掃描。為了在我國建立強大的數(shù)字文件系統(tǒng)，我們需要符合中國標準的軟件。同時，為了完成高校檔案數(shù)字化的重點工作，高校校友有關部門要繼續(xù)高度重視，加大投入，積極引進國內先進軟件。各高校要繼續(xù)優(yōu)化校友檔案資源信息數(shù)據(jù)庫，方便高校檔案管理工作者管理和維護校友檔案信息。

4.3 培養(yǎng)數(shù)字化檔案管理專業(yè)人員

在新時期的檔案管理中，大量的檔案資料給管理帶來了很高的難度。以往的低效率檔案管理策略無法滿足現(xiàn)階段檔案管理需要。對于高校校友工作者來說，應當充分調研理解這一迫在眉睫的需求，創(chuàng)造性地建立檔案管理現(xiàn)代化模式，也就是采用一定的現(xiàn)代化方法提升檔案管理效率。高校要有組織地對校友檔案工作者進行定期的培訓，使高校檔案管理人員具有各種自動化管理的技能，確保各類檔案信息的自動化管理高效進行。因此，要實現(xiàn)檔案數(shù)字化管理，高校校友檔案管理人員必須及時參加培訓，不斷提升檔案管理專業(yè)知識。另外，高校檔案館管理人員必須更加重視校友檔案管理工作，同時，他們應該學會如何不斷提升校友檔案管理的快捷程度。突破傳統(tǒng)檔案管理模式低效的缺點，為高校校友檔案管理事業(yè)的發(fā)展做出貢獻。

結語

經過前文論述，時代更迭變化，高校檔案管理也遇到了很大的挑戰(zhàn)，檔案工作也應該日益更新才能滿足新時期紛繁復雜檔案管理的需要。身為高校檔案館的工作者，不能一心只讀圣賢書，應該積極投身到信息化檔案管理的信息化進程中來，建設信息化的檔案管理制度，完善信息化檔案管理人員的用人制度，加快高校檔案信息化管理的更新迭代，進而減少高校檔案工作的人力、物力的時間和工作成本，提升高校檔案管理的高效性，促進高校檔案工作的長足發(fā)展。