淺議提高會(huì)計(jì)軟件業(yè)務(wù)處理效率的若干途徑

[摘要]會(huì)計(jì)軟件正在取代手工處理成為會(huì)計(jì)核算的主要工具，但是會(huì)計(jì)人員在具體運(yùn)用時(shí)，由于對(duì)電算系統(tǒng)處理業(yè)務(wù)中特有的功能、特點(diǎn)，以及它對(duì)手工系統(tǒng)的改進(jìn)和提高，特別是各種軟件當(dāng)中提供的大量快捷功能、設(shè)置缺乏全面、深入地了解，因此在日常應(yīng)用當(dāng)中還保持著手工處理的習(xí)慣，在進(jìn)行大量業(yè)務(wù)處理時(shí)沒(méi)有利用一些高效的操作方法，大大降低了軟件使用的效率。針對(duì)這種狀況，筆者結(jié)合會(huì)計(jì)軟件本身的一些特性，以及在會(huì)計(jì)軟件運(yùn)用中積累的一些經(jīng)驗(yàn)，期望為會(huì)計(jì)人員提高業(yè)務(wù)處理效率提供若干途徑。

[關(guān)鍵詞]會(huì)計(jì)軟件 基礎(chǔ)設(shè)置 模式憑證

隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)在會(huì)計(jì)工作中應(yīng)用的日益普及，各種類(lèi)型的財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)軟件正在取代傳統(tǒng)手工業(yè)務(wù)處理手段，逐漸成為會(huì)計(jì)人員進(jìn)行會(huì)計(jì)核算的主要工具。按照企業(yè)管理信息化應(yīng)用規(guī)模和級(jí)別的不同，會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)處理的平臺(tái)既有涵蓋整個(gè)企業(yè)業(yè)務(wù)、管理、控制活動(dòng)的ERP軟件（主要是其中的財(cái)務(wù)子系統(tǒng)），也有企業(yè)財(cái)務(wù)管理軟件中的財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)模塊，另外還有大量中小型企業(yè)在使用的一些小型會(huì)計(jì)核算系統(tǒng)。這些軟件在功結(jié)構(gòu)能、處理流程、使用方法上都有所不同，但是作為完成會(huì)計(jì)核算的核心功能賬務(wù)處理模塊（即總賬），其功能則是基本一致的。賬務(wù)處理是會(huì)計(jì)軟件中進(jìn)行業(yè)務(wù)處理最主要的功能模塊，會(huì)計(jì)人員的大量日常工作都是在該平臺(tái)上進(jìn)行。利用會(huì)計(jì)軟件既有特性，結(jié)合會(huì)計(jì)人員在日常工作中的使用經(jīng)驗(yàn)，總結(jié)歸納提高會(huì)計(jì)軟件業(yè)務(wù)處理效率的途徑，將會(huì)給會(huì)計(jì)人員更好地使用這一工具帶來(lái)很大的幫助。

許多會(huì)計(jì)人員在使用軟件進(jìn)行日常業(yè)務(wù)處理時(shí)，往往會(huì)感覺(jué)操作比較繁瑣，并且容易犯錯(cuò)。特別是剛從手工處理轉(zhuǎn)到會(huì)計(jì)電算的階段，許多財(cái)會(huì)人員甚至?xí)X(jué)得電算化沒(méi)有手工處理方便、快捷，對(duì)于一些計(jì)算機(jī)操作和使用不熟練的人來(lái)說(shuō)，業(yè)務(wù)處理的速度、準(zhǔn)確度、效率就更低了。對(duì)于一些已經(jīng)比較熟練和習(xí)慣使用軟件來(lái)處理業(yè)務(wù)的會(huì)計(jì)人員，他們則會(huì)覺(jué)得賬務(wù)系統(tǒng)在處理日常業(yè)務(wù)時(shí)，還不夠快捷方便，特別是機(jī)械、重復(fù)的數(shù)據(jù)輸入過(guò)程。這種現(xiàn)象的存在，一方面將影響還沒(méi)有使用或剛剛使用軟件來(lái)代替手工系統(tǒng)的企業(yè)及會(huì)計(jì)人員的積極性，畢竟方便快捷的操作是選擇會(huì)計(jì)軟件的重要考慮之一；另一方面，出現(xiàn)這種狀況的原因主要以下幾個(gè)方面：

（1）會(huì)計(jì)人員在計(jì)算機(jī)及會(huì)計(jì)軟件的操作使用上還不夠熟練，這一因素會(huì)隨著會(huì)計(jì)電算化的推進(jìn)以及會(huì)計(jì)人員本身素質(zhì)的提高而逐漸消失。

（2）會(huì)計(jì)軟件在用戶(hù)操作使用的設(shè)計(jì)方面還不夠完善，與會(huì)計(jì)人員的業(yè)務(wù)處理習(xí)慣還存在一定差距。經(jīng)過(guò)多年的發(fā)展，目前各種類(lèi)型會(huì)計(jì)軟件在功能設(shè)計(jì)、用戶(hù)界面等方面已經(jīng)趨向統(tǒng)一和成熟，軟件公司也會(huì)根據(jù)用戶(hù)的反饋，進(jìn)一步在易用性上進(jìn)行改進(jìn)。

（3）會(huì)計(jì)人員在使用電算軟件時(shí)，對(duì)于電算系統(tǒng)處理業(yè)務(wù)中特有的功能、特點(diǎn)，它對(duì)手工系統(tǒng)的改進(jìn)和提高，以及各種軟件當(dāng)中都有提供的大量快捷功能、設(shè)置都沒(méi)有全面、深入地了解，因此在日常應(yīng)用當(dāng)中還保持著手工處理的習(xí)慣，在進(jìn)行大量業(yè)務(wù)處理時(shí)沒(méi)有利用一些高效的操作方法，大大降低了軟件使用的效率。針對(duì)這種狀況，筆者將結(jié)合會(huì)計(jì)軟件本身的一些特性，以及在會(huì)計(jì)軟件運(yùn)用中積累的一些經(jīng)驗(yàn)，為會(huì)計(jì)人員提高業(yè)務(wù)處理效率提供一些幫助。

一、系統(tǒng)基礎(chǔ)設(shè)置時(shí)，注意一些有助于提高業(yè)務(wù)處理效率的配置

對(duì)于大多數(shù)中小型企業(yè)來(lái)說(shuō)，會(huì)計(jì)軟件的啟用，往往是在軟件提供商的幫助下完成的，系統(tǒng)初始化工作也往往由軟件公司的服務(wù)人員幫助完成。因此在一些基礎(chǔ)參數(shù)的配置過(guò)程當(dāng)中，往往忽略了一些對(duì)提高業(yè)務(wù)處理效率相當(dāng)重要的參數(shù)，另外，摘要輸入也是一樣，對(duì)于在憑證輸入當(dāng)中經(jīng)常要使用的摘要，完全可以在系統(tǒng)初始設(shè)置當(dāng)中的“常用摘要”進(jìn)行定義，日后在憑證輸入時(shí)通過(guò)調(diào)用摘要代碼，可以方便地完成摘要的輸入并自動(dòng)調(diào)出相關(guān)科目。

另外，在系統(tǒng)初始設(shè)置當(dāng)中，有一些會(huì)計(jì)人員由于對(duì)軟件功能特性了解不夠，還保留手工業(yè)務(wù)處理的習(xí)慣，也會(huì)影響日后業(yè)務(wù)處理的效率?？颇康妮o助核算是電算系統(tǒng)當(dāng)中非常重要的功能，如“應(yīng)收賬款”科目，可以按照企業(yè)的客戶(hù)設(shè)置往來(lái)輔助核算，這將極大提高對(duì)這一科目核算管理的效率。但在實(shí)際工作當(dāng)中筆者也發(fā)現(xiàn)不少中小企業(yè)在使用會(huì)計(jì)軟件時(shí)，依然保留著手工操作習(xí)慣，即在“應(yīng)收賬款”科目下，按照經(jīng)常往來(lái)的客戶(hù)，設(shè)置明細(xì)科目，使得軟件在日常業(yè)務(wù)處理的方便快捷上并沒(méi)有比手工核算有多大的改善。其他類(lèi)似的科目如“應(yīng)付賬款”、“預(yù)收賬款”等，可以設(shè)置的輔助核算還包括“部門(mén)”、“個(gè)人”等等，這需要在工作當(dāng)中加強(qiáng)對(duì)會(huì)計(jì)軟件的學(xué)習(xí)和認(rèn)識(shí)來(lái)改進(jìn)。

二、在業(yè)務(wù)處理時(shí)，要善于利用軟件提供的各種快捷方式

許多會(huì)計(jì)人員在使用軟件過(guò)程中，往往按照軟件固有的操作流程和一般的操作習(xí)慣來(lái)處理，而實(shí)際上由于會(huì)計(jì)軟件的開(kāi)發(fā)和應(yīng)用已經(jīng)有相當(dāng)長(zhǎng)的時(shí)間，在系統(tǒng)的設(shè)計(jì)當(dāng)中，考慮到用戶(hù)快速方便操作的要求，設(shè)置了許多快捷方式。這些快捷方式有的在系統(tǒng)幫助、系統(tǒng)操作手冊(cè)當(dāng)中有說(shuō)明，有的則零星地可以在各種培訓(xùn)學(xué)習(xí)資料當(dāng)中找到。另外，不同的會(huì)計(jì)軟件在完成相同功能的快捷方式，大部分都比較一致，但也有所不同。以下提供在實(shí)際工作中應(yīng)用比較多的常用快捷方式（以用友和金碟為例），希望能夠?yàn)闀?huì)計(jì)人員在業(yè)務(wù)處理時(shí)提供幫助。

以上僅僅列出在了在憑證處理時(shí)比較常用的一些快捷方式，其他的功能需要會(huì)計(jì)人員在運(yùn)用時(shí)加以積累和運(yùn)用。

三、在進(jìn)行一些重復(fù)性業(yè)務(wù)處理時(shí)，可以利用系統(tǒng)提供的自動(dòng)處理功能

在會(huì)計(jì)軟件初始化完成以后，日常的業(yè)務(wù)處理有大量都是在每個(gè)月重復(fù)進(jìn)行的，對(duì)于這樣一些工作，通過(guò)軟件系統(tǒng)提供的一些自動(dòng)功能，可以極大的提高處理效率。如會(huì)計(jì)軟件大都提供“模式憑證”功能，“模式憑證”既可以由操作人員手工定制，也可以通過(guò)輸入某一張憑證來(lái)自動(dòng)生成，在實(shí)際使用當(dāng)中非常方便。類(lèi)似的自動(dòng)處理，在生成“沖銷(xiāo)憑證”、期末轉(zhuǎn)賬當(dāng)中都可以使用，它對(duì)于提高業(yè)務(wù)處理的效率也是一個(gè)很重要的手段。

總之，在會(huì)計(jì)軟件運(yùn)用中提高業(yè)務(wù)處理的效率，是一個(gè)日積月累的過(guò)程。會(huì)計(jì)人員在實(shí)際操作當(dāng)中，只有通過(guò)加強(qiáng)對(duì)軟件本身功能的了解和認(rèn)識(shí)，學(xué)習(xí)他人的一些運(yùn)用經(jīng)驗(yàn)，優(yōu)化業(yè)務(wù)處理的手段，并且不斷地加以總結(jié)，才能真正發(fā)揮會(huì)計(jì)軟件的優(yōu)勢(shì)，把電算化工作推上一個(gè)新臺(tái)階。

作者簡(jiǎn)介：林亦活（1965-），男，福建省尤溪縣人，學(xué)士，從事行政會(huì)計(jì)、審計(jì)、計(jì)算機(jī)工作，審計(jì)師，財(cái)務(wù)科長(zhǎng)，專(zhuān)業(yè)研究方向：財(cái)務(wù)審計(jì)。