檔案管理觀念的階段性分析

[摘 要]在長(zhǎng)期的管理與工作中，人們對(duì)舊有檔案管理觀念不斷進(jìn)行批判，也不斷涌現(xiàn)與確立新的檔案管理觀念，然而許多研究者在研究檔案管理與利用方面的問題時(shí)，總是提出 “管理觀念陳舊”，“轉(zhuǎn)變觀念”等問題或解決方法，那么，究竟什么是“管理觀念陳舊”，“轉(zhuǎn)變觀念”，怎樣解決諸如此類問題，本文從檔案觀念的含義和不同階段分析入手，通過比較不同時(shí)期、不同類型的檔案管理觀念的形成和發(fā)展，將有助于我們更深刻的認(rèn)識(shí)檔案觀念，提高檔案管理和利用水平。

[關(guān)鍵詞]管理觀念 檔案管理和利用 知識(shí)觀念

所謂觀念，就是指導(dǎo)人們行動(dòng)的方法，《現(xiàn)代漢語(yǔ)詞典》中說：觀念：①思想意識(shí)：破除舊的傳統(tǒng)。② 客觀事物在人腦里留下的概括的形象（有時(shí)指表象）。如果從心理學(xué)角度認(rèn)為存在顯意識(shí)和潛意識(shí)，那么觀念是屬于顯意識(shí)，是能夠覺察和表達(dá)出來的那一部分心理過程，另外觀念跟哲學(xué)世界觀相關(guān)，也就是對(duì)世界總體看法，即與關(guān)于是什么的問題、關(guān)于如何認(rèn)識(shí)的問題、關(guān)于價(jià)值判斷的問題相關(guān)。觀念是行為的向?qū)?，有什么樣的觀念存在，就有什么樣的行為方式產(chǎn)生，觀念一旦確立，人們的各種行為就必然服從于觀念，觀念一旦改變，行為也會(huì)隨著觀念而變化，就我國(guó)的檔案管理工作而言，它經(jīng)歷了50年代的新建、70年代的動(dòng)亂、80年代的新生及90年代以后的飛速發(fā)展，從以行政管理為主到依法治檔、從手工作業(yè)到計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)化管理及數(shù)字檔案館，從以管理為主到以社會(huì)需求為中心等等，可以說，我國(guó)檔案部門在檔案管理、利用方面取得了一系列成績(jī)，在成績(jī)背后，檔案管理觀念的轉(zhuǎn)變與創(chuàng)新起著巨大的作用。在長(zhǎng)期的管理與工作中，人們對(duì)舊有檔案管理觀念不斷進(jìn)行批判，也不斷涌現(xiàn)與確立新的檔案管理觀念，促使我國(guó)檔案管理工作走上一個(gè)更高的臺(tái)階。然而許多研究者在研究檔案管理與利用方面的問題時(shí)，總是提出 “管理觀念陳舊”，“轉(zhuǎn)變觀念”等問題或解決方法，那么，究竟什么是“管理觀念陳舊”，“轉(zhuǎn)變觀念”，怎樣解決諸如此類問題，就必須了解檔案觀念的含義和階段，分析、比較不同時(shí)期、不同類型的檔案管理觀念的形成和發(fā)展，將有助于我們更深刻的認(rèn)識(shí)檔案管理工作，提高檔案管理水平。

一、工具觀念

工具觀念即統(tǒng)治工具的觀念，是將檔案看作國(guó)家政治統(tǒng)治的手段和工具。自國(guó)家誕生以來，檔案就成為階級(jí)社會(huì)統(tǒng)治的工具，古羅馬的奴隸主認(rèn)為檔案是“插入鞘中的劍”，歐洲封建主認(rèn)為它是“國(guó)家事業(yè)的靈魂，君主的心臟、安慰和珍貴的鎧甲”。由國(guó)家集中統(tǒng)一管理的檔案在行使其作用時(shí)，首先是為政治斗爭(zhēng)、鞏固政權(quán)服務(wù)，其次才是為社會(huì)生活和公務(wù)活動(dòng)提供憑證。進(jìn)行科學(xué)研究和學(xué)術(shù)活動(dòng)利用檔案，必須經(jīng)元老院和皇帝批準(zhǔn)，利用對(duì)象嚴(yán)格限制在研究歷法、天文、數(shù)學(xué)、醫(yī)學(xué)方面。從歷代王朝到建國(guó)以后的一段時(shí)期，我們對(duì)檔案的認(rèn)識(shí)，始終停留在檔案為國(guó)家政權(quán)服務(wù)，“檔案”兩個(gè)字始終和神秘連在一起，封建時(shí)代的檔案是藏之于“金匱石室”，作萬世師表之用的，建國(guó)后我國(guó)的檔案事業(yè)管理體制明確規(guī)定：在統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)下，分級(jí)相對(duì)集中地管理國(guó)家全部檔案，維護(hù)檔案的完整與安全，便于機(jī)關(guān)利用。在利用時(shí)，政治利用、行政機(jī)關(guān)利用是主要的利用者，再加之《保密法》、《檔案法》對(duì)檔案利用的限制，社會(huì)利用也就難以提高。這一時(shí)期歷史較長(zhǎng)，檔案管理體現(xiàn)著主要為國(guó)家、政權(quán)服務(wù)的特色，因而，檔案的工具性較強(qiáng)，主要服務(wù)于國(guó)家政治，檔案作為一種公器在很長(zhǎng)一段時(shí)間只服務(wù)于專一領(lǐng)域，普通大眾難以企及。

二、管理觀念

檔案作為人類社會(huì)活動(dòng)中形成的各種以備查考的“原始?xì)v史記錄”，從國(guó)家產(chǎn)生、文字形成之時(shí)起便已存在，對(duì)于這一客觀事物，由于不同歷史時(shí)期人們對(duì)其認(rèn)知的觀念不同，其管理理念、管理范圍、管理方式和手段、管理功能發(fā)揮等各方面都存在著巨大差別。管理從本質(zhì)上來說就是為解決具體問題而提出的，尤其是當(dāng)前的緊迫問題。因而建國(guó)以后至目前階段，許多人抱怨檔案管理側(cè)重于“為管理而管理”，重視作為國(guó)家財(cái)產(chǎn)的管理，輕視為社會(huì)公眾的服務(wù)，本質(zhì)上和社會(huì)大環(huán)境及人們的觀念息息相關(guān)。檔案管理理論依據(jù)西方管理理論將“效率中心”作為第一準(zhǔn)則，也許可以這么說，這種管理的本質(zhì)是“只見金子不見人”，同時(shí)這些管理理論所探尋的目標(biāo)，也只是為了解決部分行業(yè)和部分人們的需要。由于在資源和環(huán)境的制約之下，全民性文化服務(wù)不具有普遍意義，所以效率中心的管理注定也只能服務(wù)某些少數(shù)機(jī)構(gòu)或少數(shù)人。檔案管理體制上的封閉性，也就決定了“為管理而管理”這種檔案觀念的濫觴。簡(jiǎn)單的管理就是封閉，長(zhǎng)期封閉造成封閉的觀念，不僅嚴(yán)重影響檔案機(jī)構(gòu)為社會(huì)服務(wù)的廣泛性，也逐漸形成自身的管理思維慣性。

三、技術(shù)觀念

技術(shù)的運(yùn)用是為了創(chuàng)新觀念。對(duì)于檔案管理來說，任何一種技術(shù)的加入，不論是縮微技術(shù)、計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)或者數(shù)字檔案館，首先考慮如何有效地保管、保護(hù)檔案，其次才是利用。隨著辦公自動(dòng)化的進(jìn)一步深化和CAD、CAM技術(shù)的推廣應(yīng)用，特別是電子計(jì)算機(jī)和現(xiàn)代通信技術(shù)相結(jié)合的信息技術(shù)產(chǎn)業(yè)的迅猛發(fā)展，電子文件大量產(chǎn)生。由電子文件“轉(zhuǎn)會(huì)”形成的電子檔案的入盟給檔案管理帶來了一次革命性的挑戰(zhàn)。同時(shí)也對(duì)人們的思維觀念帶來深刻的影響。技術(shù)觀念是什么？筆者認(rèn)為技術(shù)觀念應(yīng)是在檔案管理過程中，不斷融合外來新技術(shù)提高管理、利用檔案信息資源的過程，應(yīng)用新技術(shù)為社會(huì)公眾服務(wù)的過程。但現(xiàn)實(shí)工作中，技術(shù)觀念卻走向了另一極端，許多人就技術(shù)而技術(shù)，大肆夸大檔案技術(shù)的重要性，忽略檔案研究、管理的本質(zhì)，一個(gè)較好的檔案技術(shù)系統(tǒng)的應(yīng)用，必需融入管理、利用和知識(shí)服務(wù)的觀念，引進(jìn)切實(shí)可行的檔案管理技術(shù)，讓檔案管理系統(tǒng)服務(wù)于產(chǎn)生機(jī)關(guān)和社會(huì)大眾。所以檔案管理系統(tǒng)一定要架構(gòu)于管理基礎(chǔ)之上，以技術(shù)系統(tǒng)為核心、以控制為手段，以服務(wù)國(guó)家經(jīng)濟(jì)建設(shè)為目標(biāo)，突出檔案作為社會(huì)科學(xué)文化服務(wù)這一重要的時(shí)代功能，才能確保檔案管理系統(tǒng)的有效性和實(shí)用性，現(xiàn)實(shí)各種中，一些檔案管理機(jī)構(gòu)使用了檔案管理系統(tǒng)后反而工作更多了，服務(wù)效率更低了，主要原因是沒有正確調(diào)整技術(shù)應(yīng)用后對(duì)管理者本身的觀念影響，造成利用服務(wù)與管理的定位問題本末倒置的緣故。技術(shù)觀念的出路不在于能否應(yīng)用新技術(shù)及其應(yīng)用的迅速性，而在于明確技術(shù)永遠(yuǎn)是一種工具，將技術(shù)服務(wù)于管理和利用才是實(shí)質(zhì)。

四、信息觀念

1993年美國(guó)出版的《信息高速公路》一書迅速走紅，成為當(dāng)年《商業(yè)周刊》《幸?！冯s志兩大排行榜的重點(diǎn)之一，美國(guó)宣布正式啟動(dòng)信息高速公路計(jì)劃，以加強(qiáng)美國(guó)工業(yè)在國(guó)家間的競(jìng)爭(zhēng)力，信息經(jīng)濟(jì)、計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、通訊技術(shù)等與信息高速公路有關(guān)的詞語(yǔ)和概念一時(shí)間成為全球的熱門話題，我國(guó)當(dāng)然也席卷其中，這股潮流不僅僅體現(xiàn)在信息技術(shù)和經(jīng)濟(jì)變革方面，更重要的是引起人們觀念的變革，正像美國(guó)前國(guó)務(wù)卿舒爾茨所說的：“信息革命可望像上世紀(jì)工業(yè)革命那樣決定性地改變我們星球的常規(guī)”當(dāng)經(jīng)濟(jì)領(lǐng)域普遍感受到信息革命的熱潮時(shí)，檔案界也不例外，隨著知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代的到來，檔案作為知識(shí)的結(jié)晶和信息源，越來越被人們和社會(huì)高度重視和利用。開發(fā)檔案信息資源，適應(yīng)社會(huì)信息化進(jìn)程的需要，切實(shí)轉(zhuǎn)變檔案信息、知識(shí)服務(wù)方式，使之更好地為經(jīng)濟(jì)建設(shè)和精神文明建設(shè)服務(wù)，已成為檔案部門的重要任務(wù)。檔案管理從最初的縮微技術(shù)、單一計(jì)算機(jī)檔案管理，局域計(jì)算機(jī)檔案管理系統(tǒng)的開發(fā)應(yīng)用及檔案一體化管理，發(fā)展到網(wǎng)絡(luò)數(shù)字檔案館管理及檔案管理信息化等等?？梢哉f信息技術(shù)帶給檔案機(jī)構(gòu)更多的是觀念變革。早期的檔案管理系統(tǒng)大多是用于提高內(nèi)部管理，而現(xiàn)在越來越多的人認(rèn)識(shí)到檔案作為信息資源利用的重要性，意識(shí)到檔案服務(wù)于社會(huì)經(jīng)濟(jì)建設(shè)和大眾需求的重要性。觀念變革提高了人們對(duì)檔案本身的認(rèn)知程度和素養(yǎng)，使得人們從信息角度來認(rèn)識(shí)檔案，而不再就檔案論檔案，從利用和社會(huì)需求角度開發(fā)檔案信息資源，不再將管理作為研究、實(shí)踐的重點(diǎn)。因此，信息觀念就是要認(rèn)識(shí)到檔案信息不同于一般信息資源，信息按其來源可分為原生性信息和派生性信息，檔案信息一方面以其信息的本原性、可靠性等特點(diǎn)優(yōu)于其他信息資源，另一方面檔案信息本身的原始性和內(nèi)向性等特點(diǎn)而使檔案信息知識(shí)的系統(tǒng)性和傳播功能低于其他信息②；其次，將信息技術(shù)應(yīng)用和信息論的觀點(diǎn)融入到檔案管理中，信息技術(shù)和信息系統(tǒng)能有效地幫助檔案機(jī)構(gòu)管理和利用中，信息理論和檔案管理理論結(jié)合，能進(jìn)一步檔案學(xué)科的綜合化與現(xiàn)代化；第三，信息觀念也是開放的觀念，長(zhǎng)期以來，由于過分強(qiáng)調(diào)保密性，檔案和檔案工作被蒙上了一層神秘的面紗，檔案部門被確定為“保密重地”，為了避嫌，許多人不敢輕易地踏進(jìn)檔案館的大門。這使得社會(huì)檔案意識(shí)普遍淡薄，如有些同志把檔案寫成“黨案”，不少同志不知檔案到底為何物，不了解檔案有什么作用，所以加大加快檔案信息開放和機(jī)構(gòu)信息的開放，尤其是檔案機(jī)構(gòu)的信息服務(wù)心態(tài)，將有利于檔案信息觀念的形成，提高我國(guó)檔案信息資源利用的水平。

五、知識(shí)觀念

所謂知識(shí)觀念，是檔案管理觀念高級(jí)層次，是在對(duì)檔案信息資源進(jìn)行有效的開發(fā)與挖掘的基礎(chǔ)之上，將信息資源轉(zhuǎn)變成知識(shí)，以提升個(gè)人素質(zhì)和生產(chǎn)力?，F(xiàn)實(shí)生活中，許多人將信息等同于知識(shí)，甚至二者混用。檔案信息資源不同于知識(shí)，1998年3月，國(guó)家科技領(lǐng)導(dǎo)小組辦公室在《關(guān)于知識(shí)經(jīng)濟(jì)與國(guó)家知識(shí)基礎(chǔ)設(shè)施的研究報(bào)告》中，對(duì)“知識(shí)”做出如下定義：“經(jīng)過人的思維整理過的信息、數(shù)據(jù)、形象、意象、價(jià)值標(biāo)準(zhǔn)以及社會(huì)的其它符號(hào)產(chǎn)物，不僅包括科學(xué)技術(shù)知識(shí)知識(shí)中最重要的部分，還包括人文社會(huì)科學(xué)的知識(shí)、商業(yè)活動(dòng)、日常生活和工作中的經(jīng)驗(yàn)和知識(shí)，人們獲取、運(yùn)用和創(chuàng)造知識(shí)的知識(shí)，以及面臨問題做出判斷和提出解決方法的知識(shí)?！卑凑罩R(shí)管理理論的解釋，人類知識(shí)應(yīng)由兩部分構(gòu)成：一是隱性知識(shí)，是指大部分的經(jīng)驗(yàn)知識(shí)，是不能表達(dá)和交流的、個(gè)體內(nèi)部的經(jīng)驗(yàn)知識(shí)；二是顯性知識(shí)；是指大部分的理論知識(shí)，是能夠表達(dá)和交流的、存在于個(gè)體內(nèi)部或外部的理論知識(shí)。隱含知識(shí)是顯性知識(shí)的基礎(chǔ)，顯性知識(shí)是由隱含知識(shí)轉(zhuǎn)化而來的。隱含知識(shí)像霧一樣，彌漫在人的意識(shí)活動(dòng)中，是人類知識(shí)各層次融會(huì)貫通、觸類旁通的關(guān)鍵，隱含知識(shí)和顯性知識(shí)不僅互為前提，而且還在一定條件下，互相轉(zhuǎn)換。那么，從目前看，我國(guó)國(guó)家各類檔案機(jī)構(gòu)雖然保存著大量的檔案文件，但大多應(yīng)歸于顯性知識(shí)，即未經(jīng)社會(huì)公眾需求驗(yàn)證的檔案信息，雖然價(jià)值較高，卻仍然不能轉(zhuǎn)化為隱性知識(shí)，為社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展和個(gè)人素質(zhì)服務(wù)。因此，倡導(dǎo)檔案管理的知識(shí)觀念，需要對(duì)檔案信息資源進(jìn)行有效的開發(fā)與挖掘，最終將信息資源轉(zhuǎn)變成個(gè)人素質(zhì)提高和經(jīng)濟(jì)建設(shè)所需要的知識(shí)，形成這樣的知識(shí)觀念，首先是要樹立一種不斷學(xué)習(xí)的意識(shí)，使檔案部門成為“學(xué)習(xí)社會(huì)”的知識(shí)基礎(chǔ)，為“學(xué)習(xí)社會(huì)”形成添磚加瓦。當(dāng)今，已有許多國(guó)家政府和領(lǐng)導(dǎo)提出要把自己的國(guó)家建成“學(xué)習(xí)社會(huì)”，人們?cè)絹碓秸J(rèn)識(shí)到建立學(xué)習(xí)社會(huì)的重要，根據(jù)“學(xué)習(xí)社會(huì)”的觀念，學(xué)習(xí)將成為一種生活方式，學(xué)校只是學(xué)習(xí)的一種場(chǎng)所，人的一生無法區(qū)分成“教育階段”和“工作階段”，強(qiáng)調(diào)“終身性繼續(xù)教育”。社會(huì)將根據(jù)個(gè)人隨時(shí)需要，提供多渠道、多時(shí)空、多媒體的學(xué)習(xí)機(jī)會(huì)和方式，檔案管理機(jī)構(gòu)作為國(guó)家科學(xué)文化事業(yè)機(jī)構(gòu)，有責(zé)任使自己成為“學(xué)習(xí)社會(huì)”建設(shè)的主力軍；其次是強(qiáng)化檔案服務(wù)意識(shí)，樹立知識(shí)型服務(wù)理念。強(qiáng)化檔案服務(wù)意識(shí)是《中華人民共和國(guó)檔案法》的基本要求。在《中華人民共和國(guó)檔案法》第一章第五條中明確提出，“檔案工作實(shí)行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理的原則，維護(hù)檔案完整與安全，便于社會(huì)各方面的利用。”這一原則體現(xiàn)了向社會(huì)開放檔案，主動(dòng)為社會(huì)服務(wù)的檔案意識(shí)。隨著“學(xué)習(xí)社會(huì)”、“終身教育”、“學(xué)習(xí)型組織”等許多新理論的出現(xiàn)，我國(guó)檔案部門的服務(wù)應(yīng)緊跟社會(huì)需要，在提高檔案信息資源服務(wù)的同時(shí)，還應(yīng)樹立起知識(shí)型服務(wù)理念，符合社會(huì)的新需要；第三，樹立“檔案管理人員第一”的觀念。有很長(zhǎng)一段時(shí)期，檔案工作一直以保管工作為主。部分檔案向社會(huì)開放以后，檔案部門走出了封閉狀態(tài)，但強(qiáng)調(diào)更多的是“利用者第一”的觀念。進(jìn)入到知識(shí)時(shí)代以后，僅僅強(qiáng)調(diào)這一點(diǎn)就遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠了。從知識(shí)時(shí)代的特點(diǎn)可以看出，知識(shí)時(shí)代直接依賴的是智力資源、人才資本，而人才資本又是通過人的知識(shí)、素質(zhì)、技能、經(jīng)驗(yàn)、對(duì)業(yè)務(wù)的熟練程度來體現(xiàn)的。換句話說，知識(shí)和人才才是知識(shí)時(shí)代的關(guān)鍵要素。具體到檔案管理工作，檔案人員在檔案的收集管理、提供利用、信息開發(fā)及知識(shí)利用等方面都擔(dān)任著重要角色。檔案工作者不僅是檔案信息庫(kù)的建造者和維護(hù)者，更應(yīng)該是檔案知識(shí)傳播的橋梁和紐帶，是檔案知識(shí)產(chǎn)品的設(shè)計(jì)者、操作者。所以說，具有創(chuàng)新精神的高素質(zhì)的檔案管理人員，是檔案知識(shí)觀念形成的根源所在。

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作者簡(jiǎn)介：王文亮（1971-），男，漢族，陜西白水人，江蘇徐州工程學(xué)院講師，碩士，從事檔案管理方面教學(xué)研究。