淺析高校采購檔案的規(guī)范化管理

摘要：采購檔案管理是采購工作中不可或缺的一部分，但是目前而言很多高校并沒有重視采購檔案的管理工作。本文結(jié)合工作實(shí)踐論述了高校采購檔案管理的重要意義，分析了目前高校采購檔案管理存在的問題，提出了改進(jìn)和加強(qiáng)高校采購檔案管理工作的建議。

關(guān)鍵詞：高校;采購檔案

一、高校采購檔案的管理意義

采購檔案是指在采購活動(dòng)中形成的文字、圖紙、圖表、聲像、紙質(zhì)、磁盤、光盤等不同載體的記錄，是反映采購活動(dòng)過程及各項(xiàng)決策原始、真實(shí)的記錄。采購檔案應(yīng)包括采購活動(dòng)的每一個(gè)環(huán)節(jié)，忠實(shí)記錄采購立項(xiàng)、前期論證、評(píng)審決策、公示公告、合同簽署、驗(yàn)收通過全過程，做到有跡可循、有據(jù)可依、有檔可查。《中華人民共和國(guó)政府采購法》第四章第四十二條明確規(guī)定，“采購人、采購代理機(jī)構(gòu)對(duì)政府采購項(xiàng)目每項(xiàng)采購活動(dòng)的采購文件應(yīng)當(dāng)妥善保存，不得偽造、變?cè)臁㈦[匿或者銷毀。采購文件的保存期限為從采購結(jié)束之日起至少保存15 年”。

采購檔案是高校的建設(shè)過程中的重要資料，完備的采購檔案有利于保障采購工作順利開展，使之程序化、規(guī)范化;能夠?yàn)槭潞蟪霈F(xiàn)的各種有爭(zhēng)議問題提供依據(jù)，是日常工作考查、維護(hù)采購執(zhí)行者權(quán)益，正確處理各種質(zhì)疑、投訴的法律依據(jù);可以進(jìn)一步改善資金使用效益，保障國(guó)家利益和維護(hù)社會(huì)公益，樹立政府公正廉潔的形象。因此，采購檔案的科學(xué)管理對(duì)高校的規(guī)范管理和全面發(fā)展有著舉足輕重的作用和重大意義。隨著國(guó)家投入的不斷加大，高校的采購規(guī)模越來越大，采購程序及具體實(shí)施辦法也相對(duì)比較完善，但相應(yīng)采購資料的檔案管理制度及實(shí)施辦法卻相對(duì)滯后，高校采購檔案的規(guī)范化管理是亟待解決的問題。

二、高校采購檔案管理中存在的問題

1、采購檔案管理的規(guī)范問題

隨著高校的發(fā)展建設(shè)，教學(xué)科研工作等所需儀器設(shè)備越來越多、技術(shù)水平越來越先進(jìn)，高校正越來越重視采購活動(dòng)的規(guī)范化、質(zhì)量和高效，但多數(shù)高校均注重采購過程的完成，而忽視對(duì)事采購資料的收集整理。相較于高校黨政文件資料等文書檔案、干部人事檔案、學(xué)生檔案等專項(xiàng)檔案，對(duì)采購檔案的重視程度明顯不夠。

而就目前情況來看，部分高校沒有健全的采購檔案管理制度，導(dǎo)致檔案管理工作缺乏有力的執(zhí)行依據(jù)，缺乏科學(xué)規(guī)范的檔案存?zhèn)錁?biāo)準(zhǔn)與指標(biāo)體系，檔案管理的職責(zé)也不夠明確。實(shí)踐中存在采購檔案管理方式方法粗放、不規(guī)范的現(xiàn)實(shí)問題，如檔案材料收集不齊全，細(xì)節(jié)材料的存檔收集不注重，采購檔案信息化建設(shè)滯后，采購檔案利用率低下，價(jià)值發(fā)揮不到位。

2、采購檔案管理的人員問題

高校采購檔案管理人員多為兼職人員，很難做到專人專崗專責(zé)，大部分由非檔案專業(yè)人員兼任，專業(yè)性不強(qiáng)，又缺少專業(yè)培訓(xùn)甚至上崗培訓(xùn);而采購檔案管理人員又缺乏最新的采購專業(yè)政策學(xué)習(xí);人員流動(dòng)大，工作調(diào)整無工作交接，往往沒有做到上不清下不接，許多資料在人員更新中流失與損毀。

專業(yè)人員的缺乏增加了收集整理采購檔案工作的難度，這些直接導(dǎo)致采購檔案的信息不完整，甚至遺失、變質(zhì)，無法實(shí)現(xiàn)檔案的利用價(jià)值。加之還涉及到資料的利用，對(duì)檔案管理人員要求更高，如何提高對(duì)采購檔案的認(rèn)知程度，保證第一時(shí)間可從檔案中查詢出所需資料顯得尤其重要。

3、采購檔案的利用問題

目前許多高校采購檔案的建立及運(yùn)用還停留在建檔的階段，如何發(fā)揮檔案的效益方面還相對(duì)滯后。普遍存在只注重紙質(zhì)檔案，而輕電子檔案的現(xiàn)象，有些單位雖完成了信息化資料的歸檔，但在實(shí)際工作中不對(duì)信息化資料加以利用，或資料利用途徑和方式受限，導(dǎo)致資源效率低下，無法實(shí)現(xiàn)資源共享。同時(shí)，高校采購檔案具有客觀記錄采購流程的作用，具有很強(qiáng)的利用價(jià)值，可作為采購人員學(xué)習(xí)材料。但諸如經(jīng)費(fèi)支出情況、采購類別、供應(yīng)商情況等信息未能有效收集統(tǒng)計(jì)，造成檔案資源浪費(fèi)。

三、加強(qiáng)高校采購檔案管理的實(shí)踐與探索

1、建立健全的采購檔案管理規(guī)章制度

高校各級(jí)管理人員只有形成自上而下對(duì)采購檔案層層重視的氛圍，才能抓好采購檔案的管理。采購檔案管理部門須加強(qiáng)關(guān)鍵環(huán)節(jié)的制度建設(shè)，必須建立收集、建檔立卷、電子檔案管理、查借閱利用、保密制度、移交、銷毀保管等制度。

另外，采購檔案可以按采購方式分類，按政府采購法規(guī)定的六種采購方式分類立卷，對(duì)于變更采購方式的，建議按采購項(xiàng)目的最終采購方式分類立卷。要按照采購過程先后順序或者采購檔案材料形成的先后順序制作好檔案目錄，同時(shí)備注主要信息，一目了然，方便查閱。

2、加強(qiáng)檔案管理人員隊(duì)伍建設(shè)

素質(zhì)提升人員是關(guān)鍵，首先要為采購檔案管理工作配備穩(wěn)定的專兼職人員，有條件的高校配備專職人員，并重視加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的培訓(xùn)力度，加強(qiáng)其專業(yè)素質(zhì)（檔案專業(yè)、適當(dāng)?shù)牟少弻I(yè)知識(shí)）培訓(xùn)。提高檔案管理工作人員的業(yè)務(wù)水平和職業(yè)技能，掌握高效合理的檔案管理方法，提高采購檔案管理工作的效率。

同時(shí)，采購經(jīng)辦人員也應(yīng)對(duì)招標(biāo)采購資料進(jìn)行前期核查，在整理核查過程中仔細(xì)查閱每項(xiàng)采購資料，發(fā)現(xiàn)問題或缺損即時(shí)進(jìn)行修正，以求做到資料完善。把采購資料完整度的時(shí)間點(diǎn)提前到在采購部門完成。在具體工作中也同樣按照檔案管理制度的要求一樣嚴(yán)格執(zhí)行采購檔案的移交工作，嚴(yán)格遵守檔案的借閱和利用制度、保密制度等。

3、探索檔案管理信息化

檔案信息資源信息化是實(shí)現(xiàn)檔案信息利用效益最大化的有效途徑。利用計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的著錄與標(biāo)引、編目、檢索、統(tǒng)計(jì)自動(dòng)化替代所有手工抄寫工作，實(shí)現(xiàn)檔案的自動(dòng)化處理和網(wǎng)上查詢。要充分地利用計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)，探索檔案的現(xiàn)代化管理。通過把已有的檔案目錄數(shù)字化，建成目錄查詢系統(tǒng)為更多的用戶提供服務(wù)。最大限度地發(fā)揮信息技術(shù)的作用，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的共享，做到檔案檢索快捷，查閱方便，不斷提升檔案管理的現(xiàn)代化水平。

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作者簡(jiǎn)介：王雪嫄（1992.06-），性別：女，民族：滿族，籍貫：河南省西華縣。