檔案館館藏資料的科學(xué)管理

北京市豐臺(tái)區(qū)檔案局（館）課題組

一?館藏資料存在的問(wèn)題

(一)資料收藏的“圖書館”化

(1)資料內(nèi)容的“圖書館化”?各檔案館收藏的資料中有很大一部分是相同的?以建國(guó)后的資料來(lái)說(shuō),資料內(nèi)容均涵蓋了哲學(xué)?政治?經(jīng)濟(jì)?軍事等領(lǐng)域,而具體涉及檔案館所屬區(qū)域的資料卻不多?(2)資料數(shù)量的“圖書館化”?不少國(guó)家級(jí)和省級(jí)檔案館保存的資料在10萬(wàn)冊(cè)以上,地?縣級(jí)檔案館也在數(shù)千至數(shù)萬(wàn)冊(cè)?由于在保存數(shù)量上沒(méi)有較為統(tǒng)一的規(guī)定,有一些檔案館保存的圖書資料,在套數(shù)上甚至可以和圖書館相媲美,如一份圖紙保存15份,同一版圖書保存5套?

(二)資料分類的多樣化

各級(jí)檔案館在資料的分類方面各行其是,有的參照《中國(guó)圖書分類法》或《中國(guó)文獻(xiàn)資料分類法》;有的參照《中國(guó)檔案分類法》;有的自編分類方案,等等?

分類方法的多樣化,再加上參加整理人員的業(yè)務(wù)水平及工作經(jīng)驗(yàn)存在差異,引起分類標(biāo)準(zhǔn)的多樣化?有的分類不合理,相互交叉;有的類目分得過(guò)細(xì),導(dǎo)致了相同的資料在不同的檔案館中,屬于不同的類目;有的同一檔案館內(nèi),分類標(biāo)準(zhǔn)層次不一致?歸類不合理不準(zhǔn)確,導(dǎo)致一些資料既可歸入A類,也可歸入B類,即使同一個(gè)人在不同的時(shí)間段整理資料,也有可能把同類的資料歸入不同的類目?

(三)資料管理的“檔案化”

1?在日常的庫(kù)房管理中,資料享受著與檔案一樣的待遇,適宜的溫濕度?消毒殺菌等?

2?存而不鑒,鑒而不汰?據(jù)調(diào)研,我國(guó)各級(jí)檔案館館藏資料的鑒定?淘汰工作目前處于半開展未開展?fàn)顟B(tài)?資料一進(jìn)入檔案館,如同進(jìn)入“保險(xiǎn)箱”般安全?有的檔案館雖然做過(guò)部分資料的查重工作,不過(guò)重復(fù)的資料并沒(méi)有被淘汰出館,而是經(jīng)過(guò)轉(zhuǎn)化為工具書或用其他方法軟處理,仍留存在檔案館?知識(shí)老化?觀點(diǎn)陳舊?重復(fù)?利用價(jià)值不大的現(xiàn)象在各級(jí)檔案館普遍存在?

3?利用手續(xù)比檔案更繁瑣?利用者(特別是個(gè)人)利用館藏資料時(shí),先查目錄,再開借閱單,由資料管理員從庫(kù)內(nèi)調(diào)出資料提供給利用者,有些檔案館還需經(jīng)過(guò)主管領(lǐng)導(dǎo)的同意(批準(zhǔn))方可?

(四)資料利用的低率化?內(nèi)部化

從2004年度北京市檔案館和18個(gè)區(qū)縣檔案館資料利用情況的統(tǒng)計(jì)結(jié)果來(lái)看,市檔案館資料的利用率約為3%,區(qū)檔案館約為2%,縣檔案館約為5%(數(shù)據(jù)來(lái)源為北京市檔案局編制的2004年度北京市檔案事業(yè)統(tǒng)計(jì)年報(bào)綜合摘要)?而且,各檔案館被利用過(guò)的資料也僅限于檔案業(yè)務(wù)類?時(shí)事類期刊?報(bào)刊?工具書?地名志?區(qū)志等,利用者也大多是本局(館)工作人員,主要用于撰寫論文?舉辦展覽?編寫資料,社會(huì)人士?政府各職能部門工作人員來(lái)館利用資料者寥寥無(wú)幾?

(五)資料發(fā)展不平衡

從整體上講,綜合檔案館保存的資料量都很大,縣級(jí)檔案館的館藏資料量尤為巨大?而具體到各個(gè)檔案館,館藏資料的發(fā)展并不一樣,保存資料的情況也很不平衡?例如,省級(jí)檔案館的館藏資料保存量多的達(dá)10萬(wàn)冊(cè)以上,低的為3萬(wàn)冊(cè),高者為低者的3倍多;縣級(jí)檔案保存資料量多的達(dá)2萬(wàn)多冊(cè),低的為兩千冊(cè),高者為低者的近10倍?

二?健全制度合理利用

(一)構(gòu)建區(qū)域特色館藏

1?樹立開放和合作意識(shí),與圖情部門和諧發(fā)展

檔案館要在信息競(jìng)爭(zhēng)中求得可持續(xù)發(fā)展,必須與時(shí)俱進(jìn),樹立開放的意識(shí),大力提倡合作?協(xié)作?開放精神,倡導(dǎo)檔案館與圖書館?博物館?情報(bào)部門的交流與合作?檔案館在收集館藏資料時(shí),要立足自身的職能——保存“社會(huì)記憶”,明確收藏對(duì)象,與圖情部門和諧發(fā)展?

2?館際之間,突出各自區(qū)域特色

檔案利用實(shí)例充分顯示,相對(duì)于時(shí)政要聞,公民更傾向于關(guān)注與自身及所處環(huán)境有關(guān)的集體記憶?我國(guó)每一個(gè)區(qū)域都有自己的人文?地理?經(jīng)濟(jì)產(chǎn)品?典籍掌故?名勝古跡?民族?宗教特色以及風(fēng)土人情,因此,檔案館在收集館藏資料時(shí),要根據(jù)其服務(wù)對(duì)象和職能,做好館際之間的分工,關(guān)注“地方資料”,使人一看就知是此一區(qū)而非彼一區(qū),改變資料“千館一面”現(xiàn)象,突出檔案館的區(qū)域特色,與館藏檔案一起,形成展示區(qū)域文化的主陣地?

(二)加強(qiáng)理論研究,統(tǒng)一認(rèn)識(shí)

沒(méi)有理論基礎(chǔ)的實(shí)踐活動(dòng)是盲目的?目前,我國(guó)各級(jí)檔案館的資料收集工作因?yàn)槿狈碚撝笇?dǎo),對(duì)應(yīng)該收藏什么樣的資料?如何進(jìn)行管理?如何提供利用等認(rèn)識(shí)不統(tǒng)一,各檔案館按照自己的領(lǐng)悟和財(cái)力來(lái)確定本館的資料收集范圍,形成了檔案館資料的“圖書館化”現(xiàn)象;資料工作開展的如何,很大程度上依賴于領(lǐng)導(dǎo)人的重視程度?資料工作人員的自身?xiàng)l件,這對(duì)檔案館資料工作的開展是很不利的?為保障作為檔案館業(yè)務(wù)工作一部分的資料工作持續(xù)性發(fā)展,國(guó)家檔案行政管理部門應(yīng)組織有關(guān)專家?學(xué)者進(jìn)行理論研究,研究館藏資料的特點(diǎn)?適宜的分類方案?如何進(jìn)行日常管理和提供利用等,為當(dāng)前各級(jí)檔案館的資料工作提供理論指導(dǎo),加強(qiáng)對(duì)檔案館資料工作的理性認(rèn)識(shí)?

(三)健全制度,推行管理科學(xué)化?規(guī)范化

1?科學(xué)制定資料收集制度

為避免“圖書館化”現(xiàn)象發(fā)生,各級(jí)檔案館在依據(jù)國(guó)家檔案局和本級(jí)檔案行政管理部門的有關(guān)規(guī)定制定資料收(征)集制度時(shí),要從全局出發(fā),在認(rèn)真調(diào)查研究?分析?論證基礎(chǔ)上,制定本館收集資料范圍?在制訂制度前,要結(jié)合本區(qū)域的實(shí)際情況,詳細(xì)了解區(qū)情?區(qū)史及館藏檔案的完整程度,對(duì)管理范圍內(nèi)的機(jī)關(guān)?單位檔案收集?整理?保管狀況等的程度進(jìn)行認(rèn)真細(xì)致的調(diào)查摸底,對(duì)各機(jī)關(guān)可能形成的資料內(nèi)容?種類?地域特色等做到心中有數(shù)?同時(shí),對(duì)本區(qū)域的人?物?情,根據(jù)其影響程度,制定一個(gè)進(jìn)館的標(biāo)準(zhǔn)?

2?規(guī)范分類

(1)統(tǒng)一的分類方法?資料的分類方法,一直有中國(guó)檔案分類法和中國(guó)圖書分類法之爭(zhēng)?我們傾向于使用圖書資料分類法?原因有二:①資料無(wú)論與檔案有著如何密切的關(guān)系,它也不是檔案,有著與檔案截然不同的特點(diǎn)?②從利用者的角度說(shuō),相對(duì)于檔案分類法,利用者更熟悉圖書資料分類法?

(2)根據(jù)資料量的大小,制定詳略得當(dāng)?shù)念惸?不同級(jí)別的檔案館資料量懸殊很大,如中央級(jí)和省級(jí)檔案館資料量數(shù)十萬(wàn),縣級(jí)檔案館的資料量數(shù)千?在設(shè)置分類類目時(shí),就要制定不同的分類類目?

(3)系統(tǒng)地培訓(xùn)資料管理人員?分類是一項(xiàng)非常復(fù)雜的工作,確定分類法只是做好了基礎(chǔ)工作?在操作的過(guò)程中,主體人的知識(shí)特別是分類知識(shí),直接關(guān)系到資料分類類目設(shè)置是否適宜?歸屬是否正確?因此,對(duì)資料管理人員要進(jìn)行分類方面的系統(tǒng)培訓(xùn),使之熟練掌握分類體系,是非常必要的?

3?健全資料統(tǒng)計(jì)制度

要做好資料工作,統(tǒng)計(jì)工作是不可或缺的,它的重要程度如同商業(yè)經(jīng)營(yíng)中的市場(chǎng)分析研究?通過(guò)對(duì)具體的統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)分析研究,資料管理人員可以了解到資料利用率高低,利用資料的主要目的及取得的效果,資料利用與職業(yè)?年齡?性別的關(guān)系如何,哪些資料是由于與檔案的相關(guān)性而經(jīng)常被一起利用等等情況,可以從中找出規(guī)律性的東西,進(jìn)而規(guī)范接收和征集資料的渠道,避免出現(xiàn)因領(lǐng)導(dǎo)的改變?人員的變化而導(dǎo)致資料收集范圍變化大或不連續(xù)等現(xiàn)象?同時(shí)也可以了解人們需求或關(guān)注的熱點(diǎn),并以此作為今后工作改進(jìn)的方向,明確收集工作的目的性?針對(duì)性?

4?研究制定資料鑒定淘汰制度

館藏資料只補(bǔ)充不剔除,利用率高和利用率低甚至從未被利用過(guò)的資料混合排列在一起的管理狀況,不僅將具有區(qū)域特色的資料淹沒(méi)其中,增加了資料管理人員工作量,也極大地影響了館內(nèi)外人員對(duì)館藏資料的看法?因此,檔案館研究?制定資料鑒定淘汰制度有很強(qiáng)的現(xiàn)實(shí)意義?

檔案館館藏資料鑒定淘汰是將與檔案無(wú)關(guān)?不能反映區(qū)域文化?罕用且無(wú)典藏價(jià)值?知識(shí)陳舊老化或不能再使用的館藏資料予以剔除銷毀或轉(zhuǎn)移至他處儲(chǔ)存的過(guò)程?檔案館在資料鑒定方面沒(méi)有經(jīng)驗(yàn),檔案行政主管部門要在借鑒圖書館?資料室資料淘汰制度的基礎(chǔ)上,邀請(qǐng)有關(guān)專家?學(xué)者,結(jié)合館藏資料的現(xiàn)狀,參照歷年來(lái)的資料利用統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù),研究制定檔案館資料的鑒定淘汰制度,保持館藏資料優(yōu)化?

5?制定資料利用專門制度,簡(jiǎn)化利用手續(xù)

檔案館要根據(jù)館藏資料的特點(diǎn),制定資料利用制度,改變傳統(tǒng)的資料利用方式,簡(jiǎn)化利用手續(xù)?我國(guó)公民只要出示有效證件就可以利用(有一定密級(jí)的除外),不需要再經(jīng)過(guò)館長(zhǎng)批準(zhǔn)?

(四)研究用戶需求,深化服務(wù)

1?主動(dòng)出擊?檔案館在加強(qiáng)資料收集?搞好閱覽環(huán)境的同時(shí),還必須宣傳館藏,包括檔案和資料,讓檔案館所在區(qū)域的每個(gè)居民,都像了解當(dāng)?shù)氐某幸粯恿私鈾n案館,使檔案館真正走向社會(huì)?融入社會(huì)?具體做法有:(1)將館藏的特色資料按不同主題,分門別類制成專題目錄,以簡(jiǎn)報(bào)或情況交流等方式公布于本級(jí)各直屬機(jī)關(guān)部門,發(fā)送至街道?社區(qū)委員會(huì)?(2)運(yùn)用新聞傳播媒介,向社會(huì)宣傳館藏資料的內(nèi)容,以引起社會(huì)各界的關(guān)注?(3)與地方圖書館合作?(4)將館藏資料目錄上網(wǎng),并編制網(wǎng)上檢索工具,開通電子查詢?郵件代查等服務(wù)?通過(guò)上述方式,提高館藏資料的社會(huì)認(rèn)可度,從而提高館藏資料的利用率,最大限度地發(fā)揮館藏資料的作用?

2?互動(dòng)服務(wù)?檔案館在主動(dòng)服務(wù)的同時(shí),還要開展互動(dòng)服務(wù)?把當(dāng)?shù)鼐用竦男枨蠓旁谑孜?積極與街道?社區(qū)合作,通過(guò)發(fā)放咨詢表?意見箱?面對(duì)面交流?查詢利用數(shù)據(jù)等方式,與居民溝通聯(lián)系,深入了解當(dāng)?shù)鼐用竦南敕?要求?只有這樣,才能迎合居民的需求,開展有目的的服務(wù),取得比較滿意的效果?

(1)實(shí)行開架閱覽?檔案館的資料利用方式對(duì)利用者來(lái)說(shuō)很不方便?在查閱目錄時(shí),由于目錄中僅提供了書名?作者?出版社之類信息,利用者不能清楚地了解書的內(nèi)容,借出的資料不能滿足利用者所需或期望的情況時(shí)有發(fā)生?這樣既浪費(fèi)利用者的時(shí)間,又增加了資料管理者的勞動(dòng)量?而采用開架閱覽方式則可以避免上述現(xiàn)象的發(fā)生?同時(shí),利用者可以在書架上盡情查找自己所需要的資料,提高資料利用率,縮短利用者借閱時(shí)間?因此,對(duì)收藏的非涉密館藏資料,應(yīng)該實(shí)行開架閱覽?也許有人認(rèn)為不實(shí)際,檔案館缺乏必要的閱覽室,其實(shí),只要把一些特色資料擺放在借閱檔案大廳就可以實(shí)現(xiàn)互動(dòng)服務(wù)?

(2)確定重點(diǎn)服務(wù)對(duì)象?一般來(lái)講,檔案館所在區(qū)域內(nèi)均有研究單位,它們每年都承擔(dān)一定的科研課題,并與所屬的區(qū)域有很大的聯(lián)系,研究人員在研究過(guò)程中需要大量的資料,并為搜集所需的資料而煩惱,檔案館可利用保存的館藏資料主要是轄區(qū)內(nèi)的相關(guān)資料這個(gè)優(yōu)勢(shì),根據(jù)他們的研究課題,把相關(guān)資料目錄單發(fā)送給他們,這樣既節(jié)省了研究人員查找資料的時(shí)間,又提高了館藏資料的利用率和知名度?同時(shí),也為檔案館日后收集資料開通了渠道?

(3)面向當(dāng)?shù)鼐用?開展館藏資料編研?檔案館在為政府官員和學(xué)者服務(wù)的同時(shí),還要面向當(dāng)?shù)鼐用裉峁┵Y料服務(wù)?檔案館的編研科(提供利用科)可以根據(jù)本地區(qū)本時(shí)期百姓關(guān)注的焦點(diǎn)和社會(huì)的熱點(diǎn),結(jié)合館藏檔案?資料,編輯?研究?匯編成專題性的資料,或放置閱覽室,或發(fā)放至街道?社區(qū),方便居民利用?

(4)與社區(qū)服務(wù)機(jī)構(gòu)合作,搞好社區(qū)服務(wù)?隨著社會(huì)?城市的發(fā)展,社區(qū)成為人們生活的地域單元,社區(qū)服務(wù)在推動(dòng)著城市社區(qū)的發(fā)展和建設(shè),在提高居民生活質(zhì)量,不斷滿足人民群眾日益增長(zhǎng)的物質(zhì)文化需要方面發(fā)揮著越來(lái)越大的作用?檔案館要充分利用社區(qū)的特點(diǎn),與社區(qū)服務(wù)機(jī)構(gòu)合作,挖掘收藏的地方資料,通過(guò)舉辦展覽?畫冊(cè)?招貼畫等形式,辦進(jìn)社區(qū),增加人們的區(qū)域認(rèn)同感?同時(shí),建立為社區(qū)服務(wù)的檔案資料中心,指導(dǎo)社區(qū)服務(wù)機(jī)構(gòu)檔案工作,增加社區(qū)檔案資料意識(shí)?

參考文獻(xiàn):

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作者單位:北京市豐臺(tái)區(qū)檔案局