論檔案編研工作的創(chuàng)新實(shí)踐

彭　堅(jiān)

檔案編研工作是檔案館室研究、加工、輸出檔案信息，主動(dòng)地向社會(huì)各方面的廣大利用者提供科學(xué)、系統(tǒng)的檔案信息服務(wù)的一項(xiàng)專(zhuān)門(mén)工作，這一工作對(duì)于檔案的開(kāi)發(fā)與服務(wù)起著舉足輕重的作用。由于編研工作的成果——編研材料，濃縮了檔案信息精華，使得利用者只需閱讀檔案參考資料，就能獲得某一方面系統(tǒng)的檔案信息，而不必翻閱大量的分散的檔案材料，滿足了一定的利用需要。根據(jù)“需要——追求——滿足——強(qiáng)化”的心理學(xué)原理，人們普遍有著求知、求美、求新、溫故和消遣的需要，存在著根源感、榮譽(yù)感、身份感和對(duì)個(gè)人、集體記憶的情感寄托。隨著社會(huì)休閑日增，人們對(duì)編研材料的需求越來(lái)越大，然而，編研工作的管理手段及編研材料的種類(lèi)、質(zhì)量、利用方式不能滿足社會(huì)的需求，這成為編研工作領(lǐng)域中亟待解決的矛盾。

一、編研工作“雙套制”管理模式

編研材料出現(xiàn)上述供求失衡的現(xiàn)象有主客觀因素。編研工作是一項(xiàng)創(chuàng)造性的高難度腦力勞動(dòng)，與檔案工作的其他環(huán)節(jié)相比，其知識(shí)含量、技術(shù)含量更高，尤其是二次、三次文獻(xiàn)的編寫(xiě)，要求編者有扎實(shí)的檔案專(zhuān)業(yè)基礎(chǔ)、綜合分析能力及深厚的文字表達(dá)能力，加上計(jì)算機(jī)在編研工作中的應(yīng)用起步較晚，因此成果形成難度較大、周期較長(zhǎng)。此外，要摒棄以往為完成目標(biāo)責(zé)任、應(yīng)付檢查、升級(jí)達(dá)標(biāo)等具有一定功利性的任務(wù)而編研的思想根源，重新樹(shù)立為廣大群眾服務(wù)、為本地區(qū)本系統(tǒng)發(fā)展來(lái)編研的正確動(dòng)機(jī)，而要讓這種意識(shí)深入人心并付諸實(shí)踐，需要一個(gè)過(guò)程。

計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的融入，使編研工作的這一矛盾得到了一定的緩解。人們有意或無(wú)意中在檔案管理上已實(shí)行了雙套制管理模式，一方面保持著以紙質(zhì)為載體的傳統(tǒng)編研工作管理模式，另一方面不同程度地利用計(jì)算機(jī)技術(shù)從事編研工作。這一管理模式的出現(xiàn)是一種必然的選擇，由幾方面因素決定：

１、傳統(tǒng)的編研工作模式已不適應(yīng)現(xiàn)代檔案工作及社會(huì)的發(fā)展需求。所謂傳統(tǒng)的編研工作模式，包括非現(xiàn)代化手段的管理模式及以紙質(zhì)為載體的編研成果的形成和利用。這一模式給檔案工作和利用者帶來(lái)了許多不合時(shí)宜的影響：出版周期長(zhǎng)、利用時(shí)空受限、信息傳遞慢且范圍有限、成果形式單一、單向的成果交流、出版費(fèi)用較大等，這些頑疾是信息社會(huì)所不能容忍的。

２、計(jì)算機(jī)技術(shù)在編研工作中的應(yīng)用有著強(qiáng)大的生命力和光明的前景。計(jì)算機(jī)技術(shù)特別是網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在編研工作中的應(yīng)用，加速編研成果信息傳遞的速度，加大信息量的傳播，擴(kuò)大閱讀范圍，形成規(guī)模效應(yīng)；編研成果通過(guò)互動(dòng)方式可隨時(shí)得到更正、補(bǔ)漏和完善，達(dá)到集思廣益和主動(dòng)服務(wù)的效果；融合多媒體技術(shù)使成果達(dá)到圖、文、聲并茂，從而提高了藝術(shù)效果和吸引力；出版周期也大大縮短了。通過(guò)網(wǎng)絡(luò)，人們可以不分時(shí)空和地域，在計(jì)算機(jī)終端上快捷地瀏覽自己所需要的全部信息，并及時(shí)方便地下載、復(fù)制和獲取，真正享受到一站式的服務(wù)，從編研工作中享受集成服務(wù)和綜合性的服務(wù)。這些特點(diǎn)迎合了大眾心理與實(shí)際利用的需要。

３、新舊管理模式優(yōu)勢(shì)互補(bǔ)，不能相互取代。首先，計(jì)算機(jī)技術(shù)有著許多不可比擬的優(yōu)勢(shì)，但其技術(shù)還需要不斷更新和自我完善，載體穩(wěn)定性的提高、保密技術(shù)不斷升級(jí)、現(xiàn)代化技術(shù)的適應(yīng)過(guò)程、地區(qū)發(fā)展差異的平衡、法律地位的進(jìn)一步確立等都不是一蹴而就的。其次，電子文件的保存與鑒定受目前技術(shù)的局限與制約，其載體不能完全替代紙質(zhì)材料。再者，紙質(zhì)材料的電子化轉(zhuǎn)換是有條件的，沒(méi)有必要對(duì)已形成的紙質(zhì)編研材料全面電子化，對(duì)于重要的成果進(jìn)行電子化也不因其所記載內(nèi)容的信息數(shù)字化而銷(xiāo)毀其本身所附載的載體。

反之，傳統(tǒng)管理模式中雖然有著種種不如人意的地方，但它仍有存在的價(jià)值與必要。由于其中不乏有年代久遠(yuǎn)、內(nèi)含許多彌足珍貴的歷史素材，有些連附載的紙質(zhì)材料也有一定價(jià)值，這是不能簡(jiǎn)單地被電子載體所取代的。由于人們閱讀習(xí)慣的延續(xù)，一本紙質(zhì)編研材料在手，可隨手翻閱，方便前后對(duì)照。復(fù)印件還可以自由圈畫(huà)，隨心所欲地做筆記，沒(méi)有時(shí)空和地域的限制，很直觀。而機(jī)讀材料會(huì)受到年齡、技術(shù)、設(shè)備等影響，有其局限性。

雙套制保證了檔案匯編的可靠性，而且增強(qiáng)了檔案匯編的可讀性與可視性。利用者既可以利用“檔案原件”又可以借助編者的加工開(kāi)展利用與研究，原件與加工品兩者并存，給利用者以積極的影響。同一內(nèi)容不同載體的兩種編研成果，其作用和特點(diǎn)不盡相同，各有優(yōu)勢(shì)，不能相互取代。實(shí)行雙套制，已不屬于重復(fù)保存，而是優(yōu)勢(shì)互補(bǔ)，這樣既發(fā)揮高效存取檢索功能，又可保障檔案的憑證價(jià)值作用的實(shí)現(xiàn)。它是檔案管理現(xiàn)代化進(jìn)程中的必然選擇，是檔案工作適應(yīng)數(shù)字化時(shí)代的發(fā)展特征而實(shí)施的管理策略，雙套制的實(shí)行是必要的和合理的。

二、編研工作的創(chuàng)新實(shí)踐

１、編研材料的選題

⑴緊抓大事要事，適應(yīng)大眾需求。大事要事往往反映了政府的中心工作、重點(diǎn)工作，包括主要的政治、經(jīng)濟(jì)、文化、科技活動(dòng)，重大紀(jì)念活動(dòng)、重大會(huì)議等。貼近黨委和政府部門(mén)的工作中心做好服務(wù)是檔案部門(mén)的重要職責(zé)和義不容辭的責(zé)任，必須堅(jiān)持政治性與政策性，符合客觀性與戰(zhàn)略性。

適應(yīng)大眾，選題緊貼廣大利用者。檔案服務(wù)對(duì)象日趨大眾化，利用主體的自覺(jué)性、時(shí)間的業(yè)余性、目的的消遣性和內(nèi)容的不確定性等特點(diǎn)，使不少利用者通過(guò)隨意的休閑娛樂(lè)同時(shí)達(dá)到增長(zhǎng)知識(shí)、開(kāi)闊視野的目的。把握時(shí)代的脈搏，與時(shí)俱進(jìn)，以現(xiàn)實(shí)社會(huì)的需求作為編研選題的出發(fā)點(diǎn)來(lái)適應(yīng)時(shí)代發(fā)展的要求，能最大限度發(fā)揮檔案史料的作用。選題應(yīng)趨向大眾化、平民化，少些深邃多些趣味，少些學(xué)究味多些人文味，要投大眾之所好，選編大眾所喜聞樂(lè)見(jiàn)的具有“廣譜性”的題材，從而滿足廣大人民群眾的休閑文化需要。如南京市檔案館編纂的《審訊汪偽漢奸筆錄》、《侵華日軍南京大屠殺檔案》、《中山陵史跡圖案》，由于選題好，成為了愛(ài)國(guó)主義教育的生動(dòng)教材。

⑵發(fā)展多元題材，形成個(gè)性特色。編研成果以豐富的館藏作為后盾。我們?cè)谕诰颥F(xiàn)有館藏開(kāi)發(fā)潛力的同時(shí)，要廣開(kāi)征集渠道，拓寬思路，建立特色檔案如名人檔案、家?穴族?雪譜檔案、口述檔案、聲像檔案、藝術(shù)檔案、古老珍貴檔案、產(chǎn)品（有特色）檔案等多元化題材庫(kù)，在此基礎(chǔ)上編寫(xiě)相關(guān)的多媒體檔案專(zhuān)題、傳記作品集、歷史典故和展示地方風(fēng)土人情、歷史變遷、建設(shè)成果或當(dāng)?shù)啬骋粴v史事件等編研材料，就成了有米之炊。著名中文網(wǎng)站“搜狐”首席執(zhí)行官?gòu)埑?yáng)曾說(shuō)過(guò)：“現(xiàn)在已不是信息最值錢(qián)的時(shí)代，在信息爆炸的今天，能吸引人的注意力才是最重要的。”也就是說(shuō)，要做到吸引廣大利用者的注意力，就必須提供有特色的產(chǎn)品個(gè)性化服務(wù)，編寫(xiě)應(yīng)風(fēng)格各異，富有鮮明個(gè)性和地區(qū)、人文特色，還要考慮取材于新型檔案如照片檔案、錄音錄像檔案、電子檔案等。這些編研素材具有原始性和視聽(tīng)效果的真實(shí)性以及圖文俱全的形象性，是非常好的編研素材。在編研創(chuàng)新工作中，我們更要樹(shù)立精品意識(shí)，在原有的開(kāi)發(fā)基礎(chǔ)上對(duì)檔案信息進(jìn)行深層次挖掘,實(shí)現(xiàn)較高層次檔案信息資源的開(kāi)發(fā)，廣泛收集，注意篩選對(duì)象，突出個(gè)體性，體現(xiàn)趣味性、時(shí)代性等特點(diǎn)，以迎合公眾文化的多方面需求。

２、合作編研

以往眾多的編研成果往往局限在某一檔案館室內(nèi)進(jìn)行，展示展覽成果或提供利用大多是一館之藏，隨著科技的發(fā)展，需求的變化，這一單槍匹馬、閉門(mén)造車(chē)的狀況已不再適應(yīng)。在檔案信息共建與共享的過(guò)程中，我們力主樹(shù)立合作編研的理念，加強(qiáng)協(xié)作觀念，綜合開(kāi)發(fā)檔案信息，逐步實(shí)現(xiàn)館際間的合作、館與社會(huì)和個(gè)人的合作、館與高校（科研部門(mén)）的合作、國(guó)際間合作，從而達(dá)到歷史與現(xiàn)實(shí)結(jié)合，編纂與研究結(jié)合，館內(nèi)與館外結(jié)合，社會(huì)效益與經(jīng)濟(jì)效益結(jié)合，形成規(guī)模效應(yīng)。合作編研可避免重復(fù)選題和人力物力與時(shí)間的浪費(fèi)，最大限度實(shí)現(xiàn)資源共享，及時(shí)捕捉有關(guān)學(xué)科的最新研究方向與進(jìn)展動(dòng)態(tài)，并打造出一批檔案編研精品，滿足利用者對(duì)材料廣度與深度的系統(tǒng)研究。

現(xiàn)代傳媒和通訊技術(shù)的迅猛發(fā)展，為提高檔案編研質(zhì)量、加快編研速度、拓寬編研領(lǐng)域，提供了更為廣闊的空間。一些面向普通群眾、形式多樣、短小精悍、欣賞性強(qiáng)的成果頗受歡迎，如中央電視臺(tái)第一套節(jié)目“新聞３０分”中開(kāi)辟的“永遠(yuǎn)的豐碑”欄目中，就調(diào)用了許多的音像檔案（珍貴的歷史照片、錄像帶等）和原始的檔案材料，再次展現(xiàn)了老一輩革命家的光輝業(yè)績(jī)。又如揚(yáng)州市檔案館與揚(yáng)州市廣電局拍攝了反映揚(yáng)州５０年來(lái)滄桑巨變的《城市年輪》、《歷史拼圖》等３０集專(zhuān)題電視系列片。在合作舉辦展覽上，蘇州市檔案館與有關(guān)單位聯(lián)合舉辦《關(guān)懷——黨和國(guó)家領(lǐng)導(dǎo)人與蘇州》大型圖片展。在國(guó)際間合作上，比較典型和影響較大的要數(shù)上海市檔案館、中國(guó)第一歷史檔案館開(kāi)展加強(qiáng)的我國(guó)檔案界和世界各國(guó)的合作和交流，也是我國(guó)檔案信息走出國(guó)門(mén)、走向世界的成功典范，為檔案信息共享開(kāi)辟了途徑。

３、編研的現(xiàn)代化技術(shù)

實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的根本目的，是為了解決傳統(tǒng)的檔案管理手段和方式越來(lái)越不能適應(yīng)日益發(fā)展的客觀需要的矛盾，要以現(xiàn)代高科技支撐基礎(chǔ)上的檔案信息處理與檔案管理現(xiàn)代化的模式與方法來(lái)融入編研工作才能逐步解決這一矛盾。計(jì)算機(jī)技術(shù)的融入與支撐，使編研工作打上了深深的現(xiàn)代化技術(shù)烙印，它昭示著某些傳統(tǒng)的編研觀念和方法將在新的歷史時(shí)代隨著網(wǎng)絡(luò)的發(fā)展而發(fā)生根本的變化。傳統(tǒng)的編研工作偏重于檔案信息本身的加工形成，忽視了受眾的需求和與社會(huì)的溝通，而網(wǎng)絡(luò)的互動(dòng)性特點(diǎn)正好填補(bǔ)了這一缺陷，也為檔案編研信息網(wǎng)絡(luò)咨詢(xún)服務(wù)和編研成果反饋提供一種開(kāi)放性的雙向信息傳播和溝通的渠道。

隨著網(wǎng)絡(luò)編輯技術(shù)整合度的不斷提高，各種編輯排版軟件日臻完善，多種編制手段有了技術(shù)的支撐，也使編寫(xiě)手段現(xiàn)代化成為可能。網(wǎng)絡(luò)出版就是通過(guò)計(jì)算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)來(lái)實(shí)現(xiàn)對(duì)各種媒體檔案信息進(jìn)行數(shù)字化編輯、處理、制作、保存、傳輸以及發(fā)行。它的優(yōu)越性體現(xiàn)在進(jìn)一步解放了檔案工作者，發(fā)揮檔案工作者在溝通用戶(hù)和檔案信息之間的橋梁作用，形成了互動(dòng)的交流。利用者的參與將貫穿檔案編研活動(dòng)的始終，由于能及時(shí)得到讀者的反饋，即使編研材料有不足或謬誤之處也可做到有錯(cuò)即改，材料便得以不斷地完善，也有利于編研工作的進(jìn)一步發(fā)展。

另外，網(wǎng)頁(yè)設(shè)置時(shí)要避免搞“空城計(jì)”。有些網(wǎng)頁(yè)只設(shè)一個(gè)欄目，當(dāng)利用者點(diǎn)擊該欄目時(shí)沒(méi)有相應(yīng)的內(nèi)容，這樣下去等同于欺騙讀者，更談不上吸引率了。現(xiàn)在，要做到編研材料有皮有肉，得充分利用高速、寬帶、廣域、綜合型數(shù)字式電信網(wǎng)絡(luò)，使其成為信息資源交流的工具和重要媒體，爭(zhēng)取及時(shí)、準(zhǔn)確地掌握和了解信息特別是動(dòng)態(tài)信息。

４、編研成果的宣傳

要讓編研成果產(chǎn)生社會(huì)效益與經(jīng)濟(jì)效益，其作用得到最大程度的發(fā)揮，就要走出自我封閉的高墻，能動(dòng)地運(yùn)用報(bào)刊、電視、廣播、網(wǎng)絡(luò)等多種傳媒手段，拓寬成果宣傳渠道。編研成果要得到社會(huì)廣泛的認(rèn)可，編研工作收益與編研人員的勞動(dòng)付出成正比，就得走市場(chǎng)化道路。編研人員必須具備預(yù)測(cè)和把握市場(chǎng)需求的能力，不斷向社會(huì)推銷(xiāo)自己的產(chǎn)品，并據(jù)此調(diào)整編研方向。隨著市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，這一任務(wù)在編研工作中所占的比重也會(huì)越來(lái)越大。作為檔案信息的轉(zhuǎn)化形式，檔案編研成果便于傳播，利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，使館外利用、異地利用成為可能，這有利于更加廣泛地發(fā)揮檔案在各項(xiàng)事業(yè)中的作用，對(duì)于實(shí)現(xiàn)檔案信息資源共享也是十分有益的。除廣大利用者在利用的同時(shí)起到宣傳作用外，檔案部門(mén)還可以主動(dòng)通過(guò)各大媒體介紹編研成果，印發(fā)、派發(fā)相關(guān)宣傳資料（有條件的單位還可以運(yùn)用英語(yǔ)宣傳），利用檔案展覽、舉辦編研成果展等手段加以宣傳，以達(dá)到拓展傳播范圍及加強(qiáng)影響的效果。只有面對(duì)市場(chǎng)，編研成果才能得到廣泛的利用，編研工作才能勃發(fā)生機(jī)。

５、編研工作者的素質(zhì)

相對(duì)于檔案工作的其他分支工作，編研工作對(duì)人員的素質(zhì)要求較高，要求編研工作者對(duì)素材要有正確理解、合理采擷、綜合分析、科學(xué)篩選、系統(tǒng)整理，具有較強(qiáng)的文字表達(dá)能力和結(jié)合現(xiàn)代化技術(shù)進(jìn)行編輯的能力，要對(duì)館藏進(jìn)行深入研究，熟悉檔案利用規(guī)律，堅(jiān)持務(wù)實(shí)與創(chuàng)新的精神。在編寫(xiě)中要有預(yù)見(jiàn)性和前瞻性，要研究出公眾對(duì)檔案信息“想要的”或“可能想要的”需求，從而做到從滿足利用者的需求到超越他們的期望，向公眾提供一些驚喜的產(chǎn)品或服務(wù)。我們知道，面對(duì)競(jìng)爭(zhēng)日趨激烈的信息服務(wù)市場(chǎng)，單純滿足社會(huì)的“基本需要”是不夠的。

此外，編研材料要“因人施編”。對(duì)于科技人員、研究人員和學(xué)者等，要盡量提供原料性質(zhì)的編研產(chǎn)品，為他們利用檔案起一種引導(dǎo)的作用。從事科學(xué)研究的人員，基于嚴(yán)謹(jǐn)?shù)目茖W(xué)態(tài)度，尤其重視資料的出處，“原汁原味”的資料可以幫助了解其權(quán)威性和作者的意圖。而對(duì)于廣大利用者來(lái)說(shuō)，他們迫切需要真相信息、重要信息，以及對(duì)他們有價(jià)值的知識(shí)信息、思想信息、歷史信息，對(duì)他們則可提供半成品或創(chuàng)造性質(zhì)的產(chǎn)品，這些材料通俗易懂，能讓人系統(tǒng)地了解到事件的前因后果，這樣的編研成果有著廣闊的利用需求。

編寫(xiě)編研材料是提高檔案工作水平的一條重要途經(jīng)，編研工作的創(chuàng)新既是檔案界內(nèi)在的需要也是社會(huì)的要求，這種內(nèi)外合力必然引致檔案編研工作的變革，也為檔案編研工作思路的拓展和編研工作的發(fā)展提供了新契機(jī)。隨著經(jīng)濟(jì)建設(shè)和各項(xiàng)事業(yè)迅速發(fā)展，社會(huì)對(duì)有價(jià)值的檔案編研材料的需求越來(lái)越多，它的市場(chǎng)就越來(lái)越廣，生命力將會(huì)越來(lái)越強(qiáng)。

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作者單位：廣東省佛山市佛山科學(xué)技術(shù)學(xué)院