小型數(shù)字辦公室暢想

辦公就是一個(gè)信息處理和流程管理的過程，在辦公室中完成的每一項(xiàng)工作、每一個(gè)項(xiàng)目、每一個(gè)工程、每一個(gè)會(huì)議都可以歸結(jié)為一個(gè)信息處理和流程管理的過程。

而數(shù)字化的辦公室就是一個(gè)在整個(gè)信息處理和流程管理過程中全面使用了信息化技術(shù)和設(shè)備的辦公室，隨著信息化技術(shù)的應(yīng)用，未來的辦公室可以跨越空間和時(shí)間限制，隨時(shí)隨地隨身實(shí)現(xiàn)辦公過程。

本文中我們探討的是家庭辦公或者小型機(jī)構(gòu)辦公的小型辦公室，這樣的辦公室一方面要獨(dú)立完成內(nèi)部的信息和流程管理，另一方面還需要與外部進(jìn)行協(xié)同，接受外部的信息管理和流程管理。

內(nèi)部要完成內(nèi)部的信息和流程管理，小型辦公室需要配備完善的OA系統(tǒng)、會(huì)議系統(tǒng)、網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)、數(shù)據(jù)和資源共享系統(tǒng)。

OA系統(tǒng)要完成日常文檔、文件的輸入輸出和存儲(chǔ)整理，要有功能齊全的打印、顯示、復(fù)印、掃描、刻錄輸出、傳真系統(tǒng)，對(duì)于小型辦公室，可以根據(jù)自己的需求，選擇相應(yīng)的設(shè)備，可以是多個(gè)功能強(qiáng)大的分離設(shè)備的組合，也可以是一個(gè)功能復(fù)合型設(shè)備。

內(nèi)部的會(huì)議系統(tǒng)要實(shí)現(xiàn)信息顯示、語音傳遞、會(huì)議記錄和管理等功能，配備投影或其他顯示系統(tǒng)、中控系統(tǒng)、擴(kuò)音系統(tǒng)、錄音系統(tǒng)等。

網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)除了完成內(nèi)部計(jì)算機(jī)的網(wǎng)絡(luò)連接、網(wǎng)絡(luò)上數(shù)據(jù)存儲(chǔ)和打印等資源共享外，還要連接互聯(lián)網(wǎng)，實(shí)現(xiàn)與外部的連接?？梢赃x擇有線網(wǎng)絡(luò)連接方式，也可以選擇無線網(wǎng)絡(luò)連接，還可以選擇有線、無線混合網(wǎng)絡(luò)。

當(dāng)然一個(gè)完整的數(shù)字辦公室，除了完成信息化硬件系統(tǒng)的應(yīng)用外，還需要一套完整的流程管理軟件系統(tǒng)，來管理和協(xié)調(diào)內(nèi)部信息和流程管理。

小型辦公室要實(shí)現(xiàn)與外部的通信和協(xié)同，需要配備完善的語音、數(shù)據(jù)和視頻通信功能，其中包括電話、傳真、Internet、即時(shí)通信、協(xié)同辦公和遠(yuǎn)程會(huì)議系統(tǒng)。

電話是目前最普及的語音通信方式，除了傳統(tǒng)市話外，語音網(wǎng)絡(luò)和數(shù)據(jù)網(wǎng)絡(luò)融合也是小型辦公室未來的一個(gè)發(fā)展方向，使用IP語音電話，在計(jì)算機(jī)上整合語音、視頻和信息即時(shí)通信，構(gòu)建一個(gè)立體完整的通信系統(tǒng)，整合后的通信系統(tǒng)可以很好地利用移動(dòng)通信網(wǎng)絡(luò)，實(shí)現(xiàn)辦公過程的移動(dòng)和隨時(shí)隨地。

小型辦公的會(huì)議系統(tǒng)除了完成內(nèi)部會(huì)議交流外，還希望遠(yuǎn)程參加外部會(huì)議系統(tǒng)，除了目前流行的電話會(huì)議系統(tǒng)外，視頻會(huì)議系統(tǒng)也是未來應(yīng)用發(fā)展的一個(gè)方向，隨著技術(shù)的發(fā)展，會(huì)議系統(tǒng)將與即時(shí)信息、語音和視頻通信整合，實(shí)現(xiàn)會(huì)議的隨時(shí)隨地。

將小型辦公室的信息系統(tǒng)納入大型協(xié)同辦公系統(tǒng)的一部分，實(shí)現(xiàn)與遠(yuǎn)程大型辦公系統(tǒng)的協(xié)同，從而可以將大型辦公系統(tǒng)更分散。

未來的技術(shù)發(fā)展，將使辦公室徹底打破空間的概念，一臺(tái)電腦就是一個(gè)辦公室，它可以完成OA、會(huì)議、協(xié)同等所有功能，隨時(shí)隨地處理信息、隨時(shí)隨地協(xié)同，隨時(shí)隨地進(jìn)行和接受流程管理，共享所有信息資源，只要需要，隨時(shí)進(jìn)入虛擬的會(huì)議室和辦公室，完成相應(yīng)的工作。

SOHO 通信與網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)

在網(wǎng)絡(luò)已經(jīng)走進(jìn)我們生活的今天，小型辦公與家居辦公(SOHO)正迅速地發(fā)展，成為今日生活時(shí)尚。與大中型企業(yè)網(wǎng)絡(luò)的應(yīng)用不同，

SOHO一族的網(wǎng)絡(luò)更加注重個(gè)人應(yīng)用和個(gè)性應(yīng)用，并且要求最簡(jiǎn)便的組網(wǎng)以及輕松自如的應(yīng)用。這里我們將向大家介紹如何構(gòu)建一套自己的完整的SOHO 辦公網(wǎng)絡(luò)。

基礎(chǔ)方案初步構(gòu)建

談到數(shù)字裝修，SOHO辦公室無疑是其中必不可少的一部分。這里我們將整體構(gòu)建一個(gè)通信與網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，主要包括：小型電話交換機(jī)(8 口，價(jià)格約為300 元)、無線寬帶路由器(價(jià)格在600～700 元左右)、附配一到兩塊無線上網(wǎng)卡(也可以后按需增加)、ADSL寬帶接入、室內(nèi)網(wǎng)絡(luò)布線、室內(nèi)電話布線、室內(nèi)電視電纜布線，總投資不會(huì)超過2000元。加上ADSL 包年一年的費(fèi)用，總費(fèi)用在3000元以內(nèi)。

無線寬帶路由器相當(dāng)于一臺(tái)路由器(Router)加上一臺(tái)無線接入器(AP)。通過雙絞線聯(lián)網(wǎng)仍然是最廉價(jià)最穩(wěn)定的連網(wǎng)方式。無線寬帶路由器內(nèi)置的交換端口使你可用有線方式直接連接4臺(tái)計(jì)算機(jī)組成一個(gè)局域網(wǎng)，提供對(duì)寬帶接入的上網(wǎng)共享，選用的無線寬帶路由器能提供速率最大為108Mbps 的無線連網(wǎng)功能，未接入局域網(wǎng)的筆記本電腦或臺(tái)式機(jī)插上無線網(wǎng)卡便也就加入到網(wǎng)絡(luò)之中。組建方便、使用靈活是無線網(wǎng)絡(luò)最大的優(yōu)勢(shì)，而這種優(yōu)勢(shì)對(duì)SOHO用戶就更加適合了，因?yàn)檫@類用戶使用筆記本電腦的地點(diǎn)往往不會(huì)固定在一處。由于網(wǎng)絡(luò)規(guī)模小，管理問題相對(duì)簡(jiǎn)單(當(dāng)網(wǎng)絡(luò)的規(guī)模變大時(shí)，其投資成本和管理成本會(huì)隨之上升)，加上優(yōu)越的性能、已經(jīng)降低了的售價(jià)，目前已經(jīng)顯示出了很好的應(yīng)用勢(shì)頭。

1. 程控電話與無線寬帶系統(tǒng)

電話交換機(jī)具有交換與管理控制功能，包括電腦值班、音樂等待、遠(yuǎn)端維護(hù)等功能，即使交流電停電，也能保證2條外線固定連接到2 部分機(jī)上，對(duì)外聯(lián)系并不中斷。它的價(jià)格只相當(dāng)于一部普通無繩電話機(jī)的售價(jià)，在SOHO環(huán)境用作電話通訊和配合組網(wǎng)是很適宜的。這類小型交換機(jī)還有一個(gè)突出的優(yōu)點(diǎn)，就是加電就能工作，機(jī)器的初始狀態(tài)會(huì)自行設(shè)定，已設(shè)定的通信參數(shù)也不會(huì)因停電而丟失。

無線寬帶路由器作為無線AP 和有線路由的有機(jī)結(jié)合，提供了寬帶路由器的豐富功能，可對(duì)系統(tǒng)、DHCP 服務(wù)器、虛擬服務(wù)器、DMZ主機(jī)、防火墻、上網(wǎng)權(quán)限、靜態(tài)路由表、UPnP、DNS等進(jìn)行管理。用戶可以使用這些功能進(jìn)行高級(jí)設(shè)置，更好地管理你的網(wǎng)絡(luò)。小型無線寬帶路由器也集成交換機(jī)功能，一般提供4 個(gè)10/100Mbps 以太網(wǎng)接口。若是接入局域網(wǎng)的PC 機(jī)多于4 臺(tái)，可以在此基礎(chǔ)上增加10M/100Mbps 的交換機(jī)或是集線器，以擴(kuò)大聯(lián)網(wǎng)規(guī)模。

無線網(wǎng)卡可以選用USB網(wǎng)卡，比PCMCIA接口的網(wǎng)卡適用范圍更寬一些，它可以用在筆記本電腦上或是臺(tái)式機(jī)上。你只要對(duì)你家庭內(nèi)的無線寬帶路由器和無線網(wǎng)卡進(jìn)行相應(yīng)的加密設(shè)置，就可以保證網(wǎng)絡(luò)內(nèi)電腦可以安全上網(wǎng)，而其他電腦都不能訪問到你的網(wǎng)絡(luò)。

2. 系統(tǒng)布線與連接

設(shè)備安裝應(yīng)以某一房間作為中心點(diǎn)，暫且稱它作“網(wǎng)絡(luò)中心”。這里要放臺(tái)式機(jī)、程控電話交換機(jī)、無線寬帶路由器、UPS等設(shè)備。布線分電源線、電話線、網(wǎng)絡(luò)雙絞線3種。電源線是每個(gè)房間必須布放的。

SOHO系統(tǒng)的布線和家庭網(wǎng)絡(luò)布線大同小異，但是SOHO中人員、計(jì)算機(jī)、電話的數(shù)量更多，因此只需要在家庭網(wǎng)絡(luò)布線的基礎(chǔ)上增加信息點(diǎn)的密度。

小型會(huì)議室顯示方案

小型會(huì)議室可根據(jù)會(huì)議室的大小、經(jīng)常參加會(huì)議的人數(shù)、環(huán)境條件以及會(huì)議形式靈活地選擇顯示系統(tǒng)，可選擇的范圍非常寬，投資規(guī)模可大可小，系統(tǒng)可以簡(jiǎn)單也可以復(fù)雜。

最簡(jiǎn)單的顯示方案 會(huì)議室在15m2 以下，經(jīng)常參加會(huì)議的人數(shù)在10人以下的會(huì)議室，可以使用30～42英寸PDP顯示器、LCD顯示器作為顯示設(shè)備，這種設(shè)備節(jié)省空間，顯示效果好，一次性安裝，使用非常方便。當(dāng)然也可以使用便攜型投影機(jī)作為顯示設(shè)備，可以選擇重量在2kg以下的產(chǎn)品，由于空間小，對(duì)亮度不會(huì)有特別的要求，目前市場(chǎng)上所有投影機(jī)產(chǎn)品都可以滿足需要。不過考慮到空間問題，投影機(jī)與投影幕的距離不會(huì)很長，因此建議選擇帶短焦鏡頭的產(chǎn)品，安裝距離可以在1m 以下。

此類會(huì)議室的投影機(jī)不建議固定安裝，可以直接使用白色墻壁作為投影幕，有條件的也可以選擇壁掛幕。

簡(jiǎn)單顯示方案 會(huì)議室在15～25m2 以上，經(jīng)常參加會(huì)議的人數(shù)在10～20 人的會(huì)議室，投影機(jī)是一種比較適合的顯示設(shè)備，在此類會(huì)議室中投影機(jī)需要選擇亮度在1000 流明以上的產(chǎn)品，對(duì)重量沒有特殊要求，最好重量在3kg 以下，可以選擇吊頂固定安裝，也可以選擇移動(dòng)使用。

采用壁掛幕是一種理想的方式，如果投影機(jī)采用移動(dòng)安裝方式，則需要設(shè)置專門放置投影機(jī)的位置和裝置。

在很多會(huì)議中除了演示固定的內(nèi)容外，還需要互動(dòng)或者輸入信息，可以選擇電子白板搭配投影機(jī)的方案，電子白板既可以作為投影幕，也可以作為輸入設(shè)備。在這種方式下，建議在會(huì)議室固定安裝一臺(tái)PC，來連接投影機(jī)和電子白板，因?yàn)檫@種系統(tǒng)的安裝過程相對(duì)比較負(fù)責(zé)，頻繁更換計(jì)算機(jī)會(huì)很麻煩。

完善的顯示方案面積在25～50m²，參加會(huì)議人數(shù)在20～30人的會(huì)議室，投影機(jī)是目前惟一可選擇的顯示設(shè)備，此類會(huì)議室對(duì)投影機(jī)亮度有一定要求，應(yīng)該在1500～2000流明之間。在此類會(huì)議室中，投影機(jī)最好采用固定安裝方式，投影幕選擇電動(dòng)壁掛式投影幕。由于采用固定安裝方式，因此對(duì)投影機(jī)的重量沒有特殊要求，一般可以選擇3～4.5kg 的產(chǎn)品。在此類會(huì)議室中可以選擇中控臺(tái)，將投影幕控制、燈光控制、音響控制和投影機(jī)的電源控制集中在中控臺(tái)上。這樣整個(gè)系統(tǒng)的調(diào)節(jié)非常簡(jiǎn)單方便，如有可能可以固定設(shè)置一臺(tái)PC，以簡(jiǎn)化會(huì)議時(shí)的安裝過程。