中小企業(yè)存貨內(nèi)部控制問題及對策

王仁祥

存貨內(nèi)部控制是企業(yè)內(nèi)部控制的重要環(huán)節(jié)，是企業(yè)實現(xiàn)經(jīng)營目標(biāo)、貫徹經(jīng)營方針和決策、維護(hù)流動資產(chǎn)安全與完整、保證財務(wù)收支合法、會計信息真實性的一種內(nèi)部自我協(xié)調(diào)、制約和監(jiān)督的控制系統(tǒng)。建立健全合理有效的存貨內(nèi)部控制不僅有助于防止存貨業(yè)務(wù)的錯誤記錄和舞弊行為的發(fā)生，還能使企業(yè)加強成本控制，實施低成本戰(zhàn)略，促進(jìn)企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營持續(xù)穩(wěn)步發(fā)展。

中小企業(yè)存貨內(nèi)部控制存在的問題

1、內(nèi)部控制環(huán)境先天不足?？刂骗h(huán)境是指由管理層倡導(dǎo)一種正直的倫理道德風(fēng)氣，宣傳管理宗旨、經(jīng)營方式和人力資源政策，使員工自覺管理其活動并履行他們的責(zé)任。我國中小企業(yè)大多是創(chuàng)始人經(jīng)過艱苦創(chuàng)業(yè)，從小到大發(fā)展起來的，企業(yè)員工之間要么是親屬關(guān)系，要么是互相介紹形成的工作關(guān)系，約束員工行為的往往是非正式制度或者是以親屬關(guān)系維系的工作關(guān)系，缺乏良好的道德行為標(biāo)準(zhǔn)或行為準(zhǔn)則。中小企業(yè)尤其是一些以產(chǎn)品加工為主的企業(yè)，對員工的要求是注重操作層面的使用上，對知識和技術(shù)要求不高，企業(yè)缺乏培訓(xùn)員工，提高員工素質(zhì)的長遠(yuǎn)考慮，而員工也多著眼于短期利益。這決定了業(yè)主在選聘管理人員時多在家族內(nèi)部考慮，任人唯親的結(jié)果無形中將一些優(yōu)秀管理人才排斥在外，在人力資源方面缺乏發(fā)展后勁。在企業(yè)發(fā)展過程中逐漸形成了家族式的經(jīng)營管理方式和創(chuàng)始人獨斷專行的作風(fēng)，所有權(quán)和經(jīng)營權(quán)高度統(tǒng)一，決策和經(jīng)營管理主觀隨意性較大，內(nèi)部職責(zé)不清，大事小事全都集中到高層管理者。企業(yè)管理者往往對內(nèi)部控制的認(rèn)識不夠或者不愿意建立和執(zhí)行內(nèi)部控制，一方面，受自身知識所限，認(rèn)為自己經(jīng)營完全可以保證財產(chǎn)的安全；另一方面，受到利益動機的驅(qū)使，完善的內(nèi)部控制將使得虛列費用、隱匿收入、偷逃稅款等不合法行為很難進(jìn)行。

2、會計基礎(chǔ)工作不規(guī)范。中小企業(yè)資產(chǎn)規(guī)模不大、人員不多且管理幅度較小，一般采用直線式結(jié)構(gòu)進(jìn)行垂直管理，企業(yè)管理者不重視會計制度建設(shè)，或雖有制度，實際并未認(rèn)真執(zhí)行，致使會計工作程序混亂、核算不實而造成的會計信息失真現(xiàn)象嚴(yán)重。如不少企業(yè)連常規(guī)票據(jù)分管制度，重要空白憑證保管制度，會計人員分工中的“內(nèi)部牽制”原則均未建立，有的甚至認(rèn)為會計、出納可同時兼任，將財務(wù)章和個人名章、發(fā)票、收據(jù)、支票、信匯等重要空白憑證，交由出納一人保管，為企業(yè)的資產(chǎn)流失留下了隱患。有的企業(yè)為了節(jié)省人員費用支出，不設(shè)專職會計，只請退休人員做代賬會計。代賬會計每月到企業(yè)兩三天，按照業(yè)主提供的各類單據(jù)做賬，成本核算采用倒扎或核定一個成本率來計算。由于代賬會計根本不參與企業(yè)正常生產(chǎn)經(jīng)營管理，賬實嚴(yán)重不符。

3、內(nèi)部控制機制不健全。內(nèi)部審計是企業(yè)內(nèi)部控制的一個重要組成部分，是由專職的內(nèi)審人員對企業(yè)的經(jīng)營管理活動進(jìn)行的獨立檢查和評價活動，其目的是促進(jìn)企業(yè)加強內(nèi)部監(jiān)督，遵守國家法律法規(guī)，維護(hù)企業(yè)合法權(quán)益，改善經(jīng)營管理，提高經(jīng)濟(jì)效益。然而，據(jù)調(diào)查，大多數(shù)中小企業(yè)沒有設(shè)置內(nèi)部審計機構(gòu)，即使設(shè)有內(nèi)部機構(gòu)的企業(yè)，其職能也嚴(yán)重弱化，內(nèi)審人員的主要職能仍然是記賬、算賬、報賬，不能正確評價企業(yè)財務(wù)信息和管理部門的績效，導(dǎo)致各級管理部門更加有恃無恐，趁機鉆了內(nèi)部控制的空子。如一些業(yè)務(wù)經(jīng)辦人員，財會人員甚至管理干部大肆侵吞公款，利用虛假發(fā)票非法占有企業(yè)資產(chǎn)等。存貨實物控制存在嚴(yán)重缺陷，大多數(shù)中小企業(yè)既無規(guī)范的存貨管理規(guī)則，也沒有相應(yīng)的存貨盤點制度，崗位職責(zé)分工不明，只注重存貨的購買環(huán)節(jié)控制，而忽視存貨的倉儲與保管，領(lǐng)用與報廢環(huán)節(jié)控制，造成大量的浪費。

加強中小企業(yè)存貨內(nèi)部控制的對策

1、完善內(nèi)部控制環(huán)境。內(nèi)部控制環(huán)境是內(nèi)部控制系統(tǒng)的重要組成部分，是對企業(yè)內(nèi)部控制的建立和實施有著重大影響因素的總稱。內(nèi)控環(huán)境主要包括三個方面的因素：(1)企業(yè)管理層對內(nèi)部控制的重視程度。(2)制度執(zhí)行者的態(tài)度和素質(zhì)。(3)與企業(yè)性質(zhì)及規(guī)模相適應(yīng)的管理宗旨、經(jīng)營方式、組織結(jié)構(gòu)和企業(yè)文化等。中小企業(yè)管理者在企業(yè)快速成長的過程中，管理企業(yè)的能力并非同步增長，企業(yè)的發(fā)展大多得益于短缺經(jīng)濟(jì)，寬松的政策和優(yōu)惠的投資環(huán)境。隨著市場經(jīng)濟(jì)的深入發(fā)展，特別是全球經(jīng)濟(jì)一體化的今天，競爭愈加激烈，要想在遍布急流險灘的市場上，求生存謀發(fā)展實屬不易。因此，中小企業(yè)管理者首先要摒棄小農(nóng)意識，拋棄個人經(jīng)驗主義的過時東西，高度重視內(nèi)部控制制度的建設(shè)，自覺接受內(nèi)控制度的制約，力求使內(nèi)控制制度在企業(yè)內(nèi)部有效實施。其次，要培育遵守制度的企業(yè)文化。現(xiàn)代企業(yè)要成為“法治企業(yè)”，無論是企業(yè)管理者還是基層員工，都應(yīng)嚴(yán)格遵守企業(yè)的規(guī)章制度，以制度為標(biāo)準(zhǔn)檢驗經(jīng)營管理的對錯和效果，充分發(fā)揮其保護(hù)、監(jiān)督、制衡的作用。加強內(nèi)部控制，實現(xiàn)從粗放式的管理向集約化、精細(xì)化管理的跨越，是中小企業(yè)做大、做強的必經(jīng)之路。

2、建立健全存貨內(nèi)部控制制度。中小企業(yè)應(yīng)當(dāng)根據(jù)財政部頒發(fā)的《內(nèi)部會計控制規(guī)范——存貨》等法律法規(guī)，結(jié)合本企業(yè)的業(yè)務(wù)特點，建立適應(yīng)經(jīng)營管理要求的存貨內(nèi)部控制制度。根據(jù)存貨的業(yè)務(wù)流程，中小企業(yè)存貨內(nèi)部控制制度的建立，必須找準(zhǔn)關(guān)鍵控制點，重點抓好存貨的采購和領(lǐng)用的內(nèi)部控制，其主要方法如下；(1)不相容職務(wù)相互分離控制。合理設(shè)置會計及相關(guān)工作崗位，明確職責(zé)權(quán)限，形成相互制衡機制，確保辦理存貨業(yè)務(wù)的不相容崗位相互分離，相互制約和相互監(jiān)督。(2)存貨采購控制：一是授權(quán)批準(zhǔn)控制。采購材料、商品及其他物資，均應(yīng)由采購部門根據(jù)企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營計劃和使用部門填制請購單，編制具體的采購計劃，經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可實施。二是采購合同控制。企業(yè)采購大宗材料、商品及其他物資，應(yīng)與供貨單位簽訂合同，以加強雙方責(zé)任控制，保證按期、按質(zhì)、按量發(fā)貨。合同應(yīng)經(jīng)內(nèi)審或其他部門審核，以防受騙上當(dāng)。三是檢查驗收控制。企業(yè)所購存貨運達(dá)后，要由材料供應(yīng)部門，有關(guān)業(yè)務(wù)部門和質(zhì)檢部門，根據(jù)運單、發(fā)票、合同以及產(chǎn)品說明書于采購、運輸驗收部門或人員進(jìn)行數(shù)量和質(zhì)量查驗，若驗收合格，即填制驗收合格單。驗收后，保管人員應(yīng)及時辦理入庫手續(xù)，填制入庫單，建立保管責(zé)任制，保證存貨安全。四是存貨采購資金支付結(jié)算控制。會計部門接到通知承付貸款，應(yīng)審核合同的簽訂是否符合規(guī)定；驗收單、入庫單是否真實可靠，是否與合同一致；進(jìn)貨發(fā)票是否合法，與合同、驗收單、入庫單、付款通知上內(nèi)容是否相符。審核無誤后，辦理貨款支付手續(xù)，進(jìn)行支付結(jié)算。(3)存貨領(lǐng)用與發(fā)出控制：一是授權(quán)批準(zhǔn)控制。領(lǐng)用材料等存貨，應(yīng)由生產(chǎn)部門或管理部門，根據(jù)核定消耗或核定費用定額填制領(lǐng)料單，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后實施。銷售發(fā)出存貨應(yīng)由銷售部門根據(jù)商品銷售計劃填制提貨單，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后實施，二是手續(xù)控制。發(fā)出存貨時應(yīng)有手續(xù)齊備的提貨單，領(lǐng)用材料時應(yīng)有手續(xù)齊備的領(lǐng)料單，以明確責(zé)任、防止差錯，保證存貨安全。三是合同控制，企業(yè)銷售各類商品或其他存貨，一般應(yīng)與購貨單位簽訂合同，以加強雙方責(zé)任，保證按期供貨，及時收回貨款。(4)存貨售出貨款的結(jié)算控制。會計部門根據(jù)業(yè)務(wù)部門開據(jù)的銷售發(fā)票和存貨出庫單，按購銷雙方約定方式及時收回貨款。

3、加強員工培訓(xùn)，提高存貨內(nèi)控制度行為主體素質(zhì)。存貨內(nèi)控制度行為主體是人，再科學(xué)的內(nèi)控制度也需要人去執(zhí)行。中小企業(yè)員工的整體素質(zhì)較低，嚴(yán)重影響了內(nèi)控制度的有效實施。因此，企業(yè)應(yīng)結(jié)合自身實際，建立切實可行的員工培訓(xùn)機制。通過培訓(xùn)，使員工更具工作責(zé)任感，明確自己工作的重要性，養(yǎng)成良好的工作習(xí)慣，不斷提高自身的職業(yè)道德水平和業(yè)務(wù)素質(zhì)。要使每一個員工都認(rèn)識到，內(nèi)控制度不只是哪一個人的事，而是員工的整體行為。要打破任人唯親的人才管理模式，大膽選用德才兼?zhèn)涞膯T工充實存貨內(nèi)控的關(guān)鍵崗位，形成育人、用人、留人的現(xiàn)代人力資源管理機制。

4、建立企業(yè)存貨內(nèi)部審計制度。內(nèi)部審計是經(jīng)濟(jì)監(jiān)督的再監(jiān)督，是內(nèi)部控制的組成部分之一，是企業(yè)改善經(jīng)營管理，提高經(jīng)濟(jì)效益的自我需要。有條件的中小企業(yè)應(yīng)單獨設(shè)置內(nèi)部審計機構(gòu)，不單獨設(shè)置內(nèi)部審計機構(gòu)的中小企業(yè)，可在財會部門設(shè)置審計人員，單獨從事內(nèi)部審計業(yè)務(wù)。為保證審計人員的獨立性，內(nèi)審人員應(yīng)直接對企業(yè)最高領(lǐng)導(dǎo)層負(fù)責(zé)。存貨內(nèi)部審計主要包括：存貨采購內(nèi)部審計和存貨領(lǐng)用內(nèi)部審計。前者是由內(nèi)部審計人員抽查存貨采購合同，審查合同是否經(jīng)過授權(quán)，是否有效，同時審查在途存貨，審核各部門核算是否正確，各部門反映的數(shù)據(jù)是否相符，有無違反規(guī)定程序和舞弊行為，對存貨的內(nèi)控措施進(jìn)行評價。后者是由內(nèi)部審計人員抽查存貨盤點表，監(jiān)督存貨盤點，審核保管部門和財會部門的日常核算是否準(zhǔn)確，各部門的數(shù)據(jù)是否相符，有無違反程序和舞弊行為，對存發(fā)領(lǐng)用的內(nèi)部控制措施進(jìn)行評價。

(作者單位：江蘇連云港廣播電視大學(xué))