企業(yè)檔案信息的特點作用及開發(fā)

朱永平　陳文芝

一、企業(yè)檔案工作信息的特點及其作用

自《檔案法》頒布以來，不少企業(yè)建立綜合檔案室，有的企業(yè)檔案還上了等級，為企業(yè)提供信息，提高產(chǎn)品質(zhì)量做了大量工作。但對企業(yè)檔案的信息的特點、作用缺少研究，筆者也跑了幾家企業(yè)，對企業(yè)檔案工作作了一些調(diào)查，不少檔案員認為，用戶來查檔案，本人能熱情接待，就是提供了檔案信息。這僅僅限于查閱范圍，那是很不夠的。筆者認為：企業(yè)檔案信息包括以下明顯特點：第一，企業(yè)檔案信息具有動態(tài)性、政策性、依據(jù)性、預(yù)測性、反饋性、綜合性、經(jīng)驗性、比較性、追蹤性等屬性。第二，企業(yè)檔案的服務(wù)對象，目的要明確，其主要任務(wù)是為企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)提供決策性依據(jù)，為企業(yè)提高產(chǎn)品質(zhì)量發(fā)揮企業(yè)檔案信息參謀助手作用。第三，企業(yè)檔案一般不直接創(chuàng)造經(jīng)濟效益，它主要為企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)提供信息，為生產(chǎn)第一線服務(wù)，如品牌、產(chǎn)品圖紙、產(chǎn)量、質(zhì)量、技改創(chuàng)造發(fā)明、生產(chǎn)管理、扶桿正氣、市場經(jīng)營反饋、知識產(chǎn)權(quán)等作用。第四，企業(yè)檔案信息來源是：一是上級部門對企業(yè)管理要求文件，二是企業(yè)內(nèi)部產(chǎn)生文件；三是企業(yè)各部門在工作(生產(chǎn))經(jīng)營中產(chǎn)生的各種檔案資外；四是實行文書、檔案、圖書、資料、情報等信息。形成了檔案信息為核心的企業(yè)“信息中心”。由于在管理生產(chǎn)開展新產(chǎn)品研究和經(jīng)營中情況的各種變化，企業(yè)檔案就有大量信息為企業(yè)各級領(lǐng)導(dǎo)和各部門服務(wù)。在檔案信息反饋時，檔案員本著對企業(yè)負責精神，經(jīng)嚴肅認真的態(tài)度，對檔案信息進行嚴格的篩選加工，核對把關(guān)，確認準確無誤后可歸檔入庫。如需要及時反饋的檔案信息要進行手勤、腿勤、嘴勤傳遞，使檔案信息保持及時性、準確性、真實性。上述企業(yè)檔案信息具有的特點可以說明，企業(yè)檔案信息對于促進企業(yè)管理、發(fā)展企業(yè)是須臾不能缺少的。這是企業(yè)基礎(chǔ)工作的有機組成部分，具有很重要的作用：

其一，企業(yè)檔案信息是提供領(lǐng)導(dǎo)開展各項工作(生產(chǎn))的依據(jù)。在改革開放，建立社會主義市場經(jīng)濟的新形勢下，企業(yè)新情況、新問題不斷出現(xiàn)，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)者必須從檔案渠道來獲取信息，領(lǐng)導(dǎo)得要想完全靠自己親自獲取信息來滿足企業(yè)管理、發(fā)展企業(yè)是不可能的。這就要求企業(yè)檔案工作者對信息網(wǎng)絡(luò)人員把企業(yè)服務(wù)各種信息編研為檔案資料，為領(lǐng)導(dǎo)提供多渠道、多角度、全方位的檔案信息服務(wù)，使領(lǐng)導(dǎo)始終保持耳聰目明，及時采取對策加以解決，把企業(yè)的各項工作(生產(chǎn))始終建立在科學的基礎(chǔ)上。

其二，企業(yè)檔案信息是企業(yè)基礎(chǔ)工作實現(xiàn)“兩個服務(wù)” (既為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)，又為生產(chǎn)一線服務(wù))的基本手段。下情上達，可以使檔案信息轉(zhuǎn)化為領(lǐng)導(dǎo)的決策和依據(jù)；上情下達，又把領(lǐng)導(dǎo)的決策變?yōu)楦鞑块T、車間管理人員職工的行動，對于企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)來說，沒有足夠的檔案信息，就會耳目閉塞。企業(yè)管理工作就會束手無策、難以指導(dǎo)、手足無措。

其三，企業(yè)檔案信息是檔案人員職能的主要職責。檔案人員能掌握企業(yè)管理、產(chǎn)品動態(tài)等信息，及時為企業(yè)做好參謀，必將為企業(yè)促進管理、提高產(chǎn)品質(zhì)量、更新產(chǎn)品起到積極作用。企業(yè)檔案人員在管理開發(fā)檔案信息的同時，應(yīng)積極收集有關(guān)信息。一條好信息可能救活一家企業(yè)。對眾多的信息中同一類情況，產(chǎn)品要進行綜合分析，提出正確建議企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)就會樂意采納。

二、獲取檔案信息的主要方式

企業(yè)檔案信息是一個大的范疇，獲取企業(yè)檔案信息也是一個大的系統(tǒng)過程。這一“工程”是以企業(yè)檔案室為主渠道，這一渠道保證了檔案信息的及時、準確，但僅靠這一渠道，所收集的信息、范圍是有限的。因此，要在通過發(fā)揮這一主渠道作用的同時，充分利用其它方式來挖掘信息。

1、通過會議來獲得。因會議的特殊形式，決定了其信息的豐富和信息量的充沛，所以通過會議獲得信息是簡便易行的方法。一方面檔案工作人員通過參加某些會議，從與會人員的發(fā)言、討論以及一些會議，材料中獲得信息，還可以就有價值的信息向有關(guān)人員直接調(diào)查了解。另一方面，檔案工作人員也可以就某些重要信息來專門研究，圍繞著中心充分討論，廣泛收集，使信息更準確、更有代表性。

2、通過觀察來獲得。它是通過檔案工作人員的主動出擊，有目的地去對有信息價值的對象進行觀察，將觀察客觀地記錄下去，加以整理、分析、研究，從而獲得準確信息的一種方式。

3、通過走訪來獲得。這是通過調(diào)查訪問者和被調(diào)查者，與被調(diào)查者進行面對面交談而獲取信息的一種方法。這種訪問既可以有目的，也可以是無目的。有目的的訪問就是圍繞著某一信息去進行重點采訪，以了解信息的準確程度，以及有關(guān)信息價值的某些問題。五目的訪問就是定期、不定期地到有關(guān)部門、有關(guān)人員處去拜訪，從訪問中去發(fā)現(xiàn)有價值的信息。

4、通過信函獲得。這是常用的間接獲得信息的方式，即把所要了解的信息設(shè)計成問卷，或就某一信息直接提問，發(fā)給某一單位、某一特定范圍的人，通過他們的復(fù)函了解情況。

5、通過博覽來獲得。這是廣泛借書報雜志以及各種材料，而獲得信息的一種方式。這種方式需要檔案工作人員具有敏銳的判斷力，在日常視聽中，及時發(fā)現(xiàn)與本職工作有密切關(guān)系的信息或線索，快速加以收集和反饋。

三、做好企業(yè)檔案信息工作應(yīng)處理好的幾個問題

1、處理好依靠網(wǎng)絡(luò)與主動采集的關(guān)系。建立健全的檔案信息網(wǎng)絡(luò)是搞好信息工作的基礎(chǔ)。要“眼觀六路，耳聽八方”，有靈敏的信息來源，沒有健全的網(wǎng)絡(luò)是辦不到的。因此，對信息網(wǎng)絡(luò)要始終抓住不放，并不斷疏通和擴展信息渠道，努力建立一個上下連結(jié)、縱橫暢通、反映靈敏、快速有效的信息網(wǎng)絡(luò)。所以，檔案員必須發(fā)動各信息員收集信息，應(yīng)變“坐等信息”為“主動采集信息”，主動向各信息點、組要信息，或自己深入實際，到各部門、下車間與職工一道，動手采集重大信息和高層次的信息。

2、處理好廣收博采與精篩細選的關(guān)系。信息和廣收博采與精篩細選是相輔相成的，沒有博采，沒有一定的數(shù)量，就難于精選并保證質(zhì)量?！熬蓖⒂凇安敝?。因此，收集信息在像“韓信點兵”，多多益善。而在篩選信息時，則應(yīng)是“孫子用兵”，以一當十，以精取勝。質(zhì)量低劣的信息，不僅無助于領(lǐng)導(dǎo)者決策，反而會造成財力和精力上的浪費。

3、處理好報喜與報憂的關(guān)系。報喜，是指反饋成績、經(jīng)驗、好的做法等；報憂，是指反饋缺點、問題、教訓等。應(yīng)當肯定，這兩種信息都是需要的，可以從不同側(cè)面給領(lǐng)導(dǎo)決策提供依據(jù)。而兩者比較，從某種意義上說，報憂與報喜更為重要。報憂能夠幫助決策者更全面、清醒地看到問題，有助于分析原因，及時采取調(diào)整措施。這就要求檔案信息工作者不但要有堅強的原則性，而且要有敢于碰硬的精神，既要報喜，更要報憂。當然，在報憂的同時，還要為領(lǐng)導(dǎo)出謀劃策、排憂解憂，做到既協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)解決實際問題，又為領(lǐng)導(dǎo)決策事先排除障礙。

4、處理好動態(tài)性檔案信息與綜合性檔案信息的關(guān)系。所謂動態(tài)性信息，就是對新發(fā)生的事件或事物運動中的新動態(tài)、新情況，及時加工而成的一種信息資料，重在說明已經(jīng)發(fā)生或正在發(fā)生客觀情況。它可以起到及時快速溝通情況、交流情報的作用。所謂綜合性信息，就是圍繞某一個問題、某一個事件、某一個主題、某一個產(chǎn)品，按照企業(yè)需求和內(nèi)在聯(lián)系進行歸納、整理成形的比較系統(tǒng)的，綜合地反映帶有全局性企業(yè)產(chǎn)品動向、變化的問題等。它既有以上情況概括，又有產(chǎn)品市場經(jīng)濟導(dǎo)向，使人既能縱攬全局，又能掌握市場經(jīng)濟動態(tài)。高質(zhì)量的綜合信息，對企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)決策，了解情況，能起到較大的作用。在采編檔案信息時，要做到動態(tài)性信息與綜合性信息兩者兼顧，不能偏廢。

(作者單位：浙江省象山縣檔案學會)