如何解決連鎖企業(yè)中的“越位”難題？

郝登偉

2003年冬，新成立的上海某醫(yī)藥連鎖公司由于成立了配送中心，門店發(fā)展迅速，不到一年就擠入上海五大醫(yī)藥連鎖公司。但他們這時(shí)卻遇到了這樣一個(gè)難題，其所屬的8家加盟店每月的銷售額為100多萬元，但反過來各加盟店卻欠公司貨款800余萬元，并且這些應(yīng)收款被各加盟店以公司配送單和發(fā)票與加盟店收到的入賬配送單和發(fā)票有差異為借口而不能收回，嚴(yán)重影響了公司資金周轉(zhuǎn)，公司老總急派配送中心業(yè)務(wù)人員催款，結(jié)果兩個(gè)月過去了，卻因公司內(nèi)部（配送業(yè)務(wù)和財(cái)務(wù)對不平配送賬）沒有搞清楚加盟店實(shí)際欠款金額和欠款明細(xì)，導(dǎo)致回款很少。更令公司總經(jīng)理憂慮的是公司因?yàn)閼?yīng)收款不清和未收款較大而斷然采取不給加盟店繼續(xù)配送貨物的指令，大大挫傷了加盟門店經(jīng)理的合作積極性和降低了加盟店對公司總部的業(yè)務(wù)和財(cái)務(wù)的可信賴度。

還有一家大型家電連鎖公司，實(shí)行嚴(yán)格的總部、配送中心、門店三級管理體制，總部設(shè)財(cái)務(wù)中心，負(fù)責(zé)對整個(gè)連鎖體系財(cái)務(wù)垂直管理，配送中心下設(shè)采購中心和物流中心負(fù)責(zé)整個(gè)公司的商品采購、銷售和儲運(yùn)，整個(gè)公司配備了較為完善的信息系統(tǒng)。但這樣一家比較成熟的連鎖管理企業(yè)卻經(jīng)常被其家電供應(yīng)商因?yàn)橘~務(wù)不清而停止發(fā)貨，停止發(fā)貨的后果便是缺貨帶來嚴(yán)重的銷售損失。于是公司總經(jīng)理組織大家想各種辦法試圖解決這一問題：有的說是財(cái)務(wù)監(jiān)管不力，應(yīng)該讓財(cái)務(wù)決定采購部門應(yīng)該從哪家采購，不應(yīng)該從哪家采購，以此限定采購員不及時(shí)報(bào)賬的行為；有的說是流程問題，這個(gè)單據(jù)該由財(cái)務(wù)審核以后再往下走，那個(gè)單據(jù)不應(yīng)該審核等；有的更甚至歸結(jié)到各部門責(zé)任心不強(qiáng)，采購、財(cái)務(wù)、物流互相扯皮等；還有的埋怨物流中心管的事情太多，說它應(yīng)該是個(gè)倉庫保管和運(yùn)輸部門，但它還管著下訂單，開配送單，管采購商品賬和配送商品賬等。

以上這兩家連鎖企業(yè)出現(xiàn)的問題，都是目前我國大多數(shù)連鎖企業(yè)客觀存在的，具有一定的普遍性，這些問題從表面上似乎屬于財(cái)務(wù)管理的問題，其實(shí)應(yīng)該屬于商品供需鏈條下的采購部門、財(cái)務(wù)部門、倉儲物流部門間“互相越位”的問題。

“越位”的形成一方面是因?yàn)殡S著企業(yè)規(guī)模的不斷擴(kuò)大和競爭的不斷深化，連鎖企業(yè)的老總們?yōu)榱送怀鲞B鎖配送中心經(jīng)營功能，進(jìn)一步獲取集中采購和集中配送所帶來的規(guī)模效益，從而強(qiáng)化了財(cái)務(wù)管理，使財(cái)務(wù)部門直接介入到業(yè)務(wù)中，有時(shí)又將本該采購部門做的工作（向廠家下訂單等）“劃”給了倉儲物流部門干，于是便出現(xiàn)了大量的漏單或者機(jī)械下單的現(xiàn)象，從而不能形成與廠家的供貨交互。另一方面，我國很多軟件供應(yīng)商在為連鎖企業(yè)實(shí)施信息系統(tǒng)項(xiàng)目的時(shí)候，礙于客戶的靈活需求，事前沒有按軟件本身內(nèi)涵的規(guī)范和科學(xué)的管理理念去對該企業(yè)進(jìn)行業(yè)務(wù)模式和業(yè)務(wù)流程優(yōu)化、組織機(jī)構(gòu)設(shè)置等，實(shí)施后的企業(yè)信息系統(tǒng)便仍是該連鎖企業(yè)原有管理模式的計(jì)算機(jī)模塊固化，未能體現(xiàn)連鎖經(jīng)營高度分工和專業(yè)化原則，這正是圍繞商品經(jīng)營，各部門間出現(xiàn)“越位”的又一原因。

連鎖企業(yè)經(jīng)營者、零售行業(yè)研究學(xué)者、零售軟件供應(yīng)商怎么才能判定一個(gè)連鎖企業(yè)中的各個(gè)經(jīng)營部門誰在“越位”呢？并怎么才能通過“越位”現(xiàn)象去幫助企業(yè)解決連鎖經(jīng)營的分工和專業(yè)化問題呢？

如何解決配送內(nèi)部“越位”

增設(shè)商品品類管理部門，強(qiáng)化突出配送中心經(jīng)營功能；商品管理中心是配送的經(jīng)營核心部門，與公司財(cái)務(wù)平行管理業(yè)務(wù)賬和財(cái)務(wù)賬。

連鎖企業(yè)按照連鎖經(jīng)營的機(jī)構(gòu)組織劃分，通常分為三個(gè)部分，第一部分是總部，具有連鎖系統(tǒng)管理決策功能，是整個(gè)連鎖企業(yè)的大腦中樞，統(tǒng)一控制投資規(guī)劃、經(jīng)營節(jié)奏和市場布局等，屬于投資中心和決策中心；第二是配送中心，包括區(qū)域配送中心，具有連鎖體系內(nèi)商品采購、配置、分銷等經(jīng)營功能，是整個(gè)連鎖企業(yè)的商品經(jīng)營中心，統(tǒng)一進(jìn)行商品屬性管理、新品引進(jìn)、供應(yīng)商管理、商品采配和執(zhí)行總部商品戰(zhàn)略規(guī)劃，屬于經(jīng)營中心和利潤中心；第三是門店，包括直營門店和加盟門店，具有連鎖體系內(nèi)商品銷售的功能，是整個(gè)連鎖企業(yè)的銷售網(wǎng)點(diǎn)，統(tǒng)一執(zhí)行總部的銷售政策和服務(wù)策略，只具有銷售功能，屬于市場網(wǎng)點(diǎn)群和成本中心。

從連鎖企業(yè)上下游協(xié)同單位關(guān)系來看，總部具有高度集中的財(cái)務(wù)決策和財(cái)務(wù)管理功能，尤其是對整個(gè)連鎖系統(tǒng)的資金調(diào)配和統(tǒng)籌安排；配送中心在總部授權(quán)下和上游供應(yīng)商（目前一般連鎖企業(yè)的供應(yīng)商都有幾千家）、下游門店進(jìn)行商品采購、配送分銷和業(yè)務(wù)管理，具有高度的商品經(jīng)營權(quán)，尤其是嚴(yán)格執(zhí)行總部采購政策和配送分銷政策，并對上游和下游商品賬（業(yè)務(wù)賬）負(fù)責(zé)；門店作為連鎖企業(yè)與顧客溝通的最直接橋梁，嚴(yán)格按照連鎖體系服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)和商品銷售政策不折不扣地行使銷售職能，并控制好各項(xiàng)銷售費(fèi)用開支，做到精打細(xì)算。

那么從連鎖經(jīng)營組織部分和上下游協(xié)同關(guān)系，我們就不難理解：連鎖企業(yè)每一個(gè)組成部分全部圍繞商品經(jīng)營展開，企業(yè)經(jīng)營規(guī)模越大，對商品經(jīng)營管理的要求越高；商品經(jīng)營效率越高，對現(xiàn)金管理和財(cái)務(wù)需求也就越高。因此，作為商品品類管理和財(cái)務(wù)管理最直接體現(xiàn)的部門——配送中心，就更加需要強(qiáng)化這兩項(xiàng)管理；配送中心作為整個(gè)連鎖企業(yè)的利潤中心，也需要建立專門的商品品類管理部門，通過賦予該部門完善的商品管理功能和業(yè)務(wù)賬管理功能，使之發(fā)揮出配送中心的核心經(jīng)營功能。

我們知道，隨著經(jīng)營規(guī)模的擴(kuò)大，連鎖企業(yè)一方面要強(qiáng)化連鎖經(jīng)營操作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化，另一方面又要各個(gè)部門運(yùn)作的精細(xì)化和專業(yè)化，因此，下面就從連鎖經(jīng)營的規(guī)范化和專業(yè)化原則，進(jìn)一步解析如何通過各部門的專業(yè)化和規(guī)范化來強(qiáng)化配送中心經(jīng)營功能。

總部管理，它是連鎖企業(yè)的大腦中樞，從管理上，需要進(jìn)一步明確對連鎖體系人事行政管理和決策，財(cái)務(wù)管理和決策，促銷管理與決策，尤其強(qiáng)調(diào)是財(cái)務(wù)管理和促銷管理。

配送中心作為連鎖體系的經(jīng)營單位，需要突出經(jīng)營功能，那就是對商品的采購和分銷。按照其經(jīng)營職能，總體上分成三個(gè)部分：

1．采購中心。采購中心是連鎖體系的采購管理部門，負(fù)責(zé)商品供應(yīng)商的選擇、談判、商品購進(jìn)和廠商協(xié)調(diào)等，對其專業(yè)化要求是供應(yīng)商的選擇和引進(jìn)、商品價(jià)格談判、商品開發(fā)和市場調(diào)研、采購訂單的執(zhí)行等，因其活動更多是體現(xiàn)在“動”，故其市場調(diào)研多，出差頻率高。

2．物流中心。物流中心屬于配送中心的貨物儲運(yùn)部門，如果連鎖企業(yè)借助的是第三方物流，那么連鎖企業(yè)就應(yīng)該設(shè)置物流配送管理部門，負(fù)責(zé)對商品儲藏、運(yùn)輸管理和物流費(fèi)用考核、結(jié)算。現(xiàn)在多數(shù)連鎖企業(yè)都將不是對主營業(yè)務(wù)的物流配送進(jìn)行外包，但不管怎樣，商品貨物的科學(xué)儲藏和及時(shí)準(zhǔn)確被配送到位是對其專業(yè)化的根本要求。

3．商品管理中心。從采購中心和物流中心的功能和專業(yè)化上看，前者強(qiáng)調(diào)采購商品價(jià)格低，暢銷，采購執(zhí)行效率高；后者是強(qiáng)調(diào)送貨快，準(zhǔn)確，物流費(fèi)用低。這兩者都是最好的執(zhí)行者，但對配送中心的經(jīng)營功能承擔(dān)不了全部的責(zé)任。從當(dāng)前大多數(shù)連鎖企業(yè)的分工看，采購中心和物流中心承擔(dān)了配送中心全部的經(jīng)營工作，經(jīng)常出現(xiàn)工作“越位”，窮于應(yīng)付。由此看來，配送中心強(qiáng)大的經(jīng)營功能應(yīng)該由一個(gè)銜接整個(gè)供應(yīng)鏈的部門去承擔(dān)，這個(gè)新的部門就是以商品品類管理為核心，實(shí)現(xiàn)采購決策與采購執(zhí)行相分離，配送決策和配送執(zhí)行相分離，在配送中心授權(quán)下對商品賬負(fù)責(zé)——商品管理中心。

商品管理中心，隸屬于總部配送中心，專門負(fù)責(zé)商品品類管理、配送業(yè)務(wù)經(jīng)營的部門，按照專業(yè)化分工和供應(yīng)鏈業(yè)務(wù)管理模式，其應(yīng)該具有三大功能，一是商品品類管理。包括商品市場屬性的界定；商品編碼和維護(hù)；優(yōu)勢商品、滯銷商品、新品跟蹤管理；供應(yīng)商優(yōu)化和合同管理；采購價(jià)格維護(hù)和管理；市場資源籌劃；更高級功能的實(shí)現(xiàn)（如，采購計(jì)劃制定，下達(dá)采購訂單，督促采購中心訂單執(zhí)行）等。二是業(yè)務(wù)賬（商品賬）管理。包括商品賬登記管理；供應(yīng)商發(fā)票微機(jī)核對和編輯；供應(yīng)商代銷商品的結(jié)算單整理；門店配送發(fā)票編輯；與財(cái)務(wù)中心進(jìn)行配送中心應(yīng)收應(yīng)付賬核對；門店信用額度控制等。三是配送訂單管理。包括新開門店商品配置和門店商品表管理；主動配送和門店請貨處理；配送價(jià)格維護(hù)和管理；缺貨反饋和督促采購；門店銷售計(jì)劃處理；配送物流管理和第三方物流結(jié)算、考核；庫存控制；銷售分析報(bào)表。

如何解決配送業(yè)務(wù)部門與財(cái)務(wù)間的“越位”

配送業(yè)務(wù)部門與財(cái)務(wù)的“越位”主要體現(xiàn)在對“兩本賬”的管理的“越位”上，也就是說配送業(yè)務(wù)部門只管公司的業(yè)務(wù)商品賬，而公司財(cái)務(wù)中心只管理公司的商品財(cái)務(wù)賬，也就是應(yīng)收賬和應(yīng)付賬，不能越俎代庖去“幫助”配送業(yè)務(wù)部門去記業(yè)務(wù)商品賬。

商品管理中心是連鎖體系業(yè)務(wù)商品賬管理的最佳部門，易于使企業(yè)實(shí)現(xiàn)整個(gè)供應(yīng)鏈管理優(yōu)化，形成各組成部分的分工和協(xié)作。它與公司財(cái)務(wù)中心的關(guān)系在賬務(wù)處理上是上下流程的關(guān)系，一般也理解為平級關(guān)系，也就是說商品管理中心先整理與廠家、門店能標(biāo)明商品流動價(jià)格和數(shù)量的往來單據(jù)，然后根據(jù)這些單據(jù)的按時(shí)按量的快速流轉(zhuǎn)，匹配和編輯商品發(fā)票，待載有商品明細(xì)的單據(jù)和發(fā)票及時(shí)編輯好后，準(zhǔn)時(shí)（流轉(zhuǎn)規(guī)定時(shí)間）送達(dá)財(cái)務(wù)中心，財(cái)務(wù)中心根據(jù)信息系統(tǒng)傳來的商品賬明細(xì)，仔細(xì)核對發(fā)票和業(yè)務(wù)商品賬匹配情況，無誤后，記當(dāng)月應(yīng)收、應(yīng)付賬。

下面將通過與供應(yīng)商、門店單據(jù)的流轉(zhuǎn)和實(shí)際操作來進(jìn)一步理解二者的關(guān)系：

連鎖企業(yè)與供應(yīng)商的采購業(yè)務(wù)商品賬和應(yīng)付賬管理 1．向供應(yīng)商下采購訂單：采購中心根據(jù)商品采購計(jì)劃和日常性缺貨下采購訂單。

2．供應(yīng)商送貨：供應(yīng)商送貨到訂單指定地點(diǎn)，訂單指定地點(diǎn)接“三單一票”按照訂單要求入庫，這三單是：連鎖企業(yè)《采購訂單》、《供應(yīng)商發(fā)貨單》（或叫隨貨同行單）、《委托發(fā)運(yùn)單》。一票為供應(yīng)商開的這批貨的發(fā)票（有的代銷商品，一般不跟票，待商品銷售出去后，再開票結(jié)算）

3．訂單接受地點(diǎn)的倉庫或門店驗(yàn)收入庫：物流中心的驗(yàn)收人員按照操作規(guī)程仔細(xì)驗(yàn)收，根據(jù)三單清點(diǎn)實(shí)物，如果有差異，可按照既定收貨規(guī)則處理。

4．商品管理中心處理采購商品賬：商品管理中心根據(jù)倉庫或門店送達(dá)的三單一票，對照信息系統(tǒng)（實(shí)收貨信息已通過倉庫錄入微機(jī)）進(jìn)行《實(shí)收單》和發(fā)票核對編輯，也就是將實(shí)收貨明細(xì)和供應(yīng)商發(fā)票明細(xì)相匹配，并將發(fā)票號和相對應(yīng)的《實(shí)收單》號進(jìn)行匹配，匹配后，商品管理中心將發(fā)票和《實(shí)收單》的另一聯(lián)交到財(cái)務(wù)中心，自己將《實(shí)收單》、《供應(yīng)商發(fā)貨單》、《采購訂單》裝訂成采購商品賬本，每月末附以“當(dāng)月采購商品賬匯總單”形式進(jìn)行裝訂，確保本月采購商品賬和財(cái)務(wù)當(dāng)月應(yīng)付賬無誤。有的發(fā)票不能及時(shí)到達(dá)的，都以商品暫估入庫在財(cái)務(wù)中心賬上體現(xiàn)，不會影響企業(yè)財(cái)務(wù)核算。

5．財(cái)務(wù)中心根據(jù)采購商品賬及時(shí)處理應(yīng)付賬：財(cái)務(wù)中心在接到商品管理中心轉(zhuǎn)來的已編輯過的發(fā)票和《實(shí)收單》，進(jìn)行信息系統(tǒng)有關(guān)信息核對。月末財(cái)務(wù)中心裝訂《實(shí)收單》和匹配的發(fā)票，附匯總憑證。

從以上流程看，商品管理中心和財(cái)務(wù)中心都要每天按《實(shí)收單》收貨，并對應(yīng)處理采購商品賬和應(yīng)付賬，形成過程中的及時(shí)平衡，這樣就避免月末或者季度末賬務(wù)不平的問題，也避免了與供應(yīng)商因大量地出現(xiàn)賬務(wù)不平而對賬。也就做到了供應(yīng)鏈條上的貨、單、票的時(shí)時(shí)平衡。

由于采用的是單據(jù)的負(fù)數(shù)來表示反向流程，因此對于采購中心退供應(yīng)商貨物，其處理和采購商品流程和單據(jù)相同，惟一不同的是連鎖企業(yè)退貨時(shí)要加開退稅證明，進(jìn)行相應(yīng)商品的退稅。為了避免辦理退稅，有的連鎖企業(yè)與供應(yīng)商通過調(diào)換貨的方式處理。這樣雖然簡化了退稅手續(xù)，業(yè)務(wù)處理也較簡單，但是雙方賬務(wù)處理相對較麻煩，因此筆者建議盡量少采用這種辦法。

連鎖企業(yè)與門店的配送業(yè)務(wù)商品賬和應(yīng)收賬管理這里說的配送業(yè)務(wù)賬是指配送中心配送給財(cái)務(wù)獨(dú)立核算單位、自負(fù)盈虧門店的商品賬，應(yīng)收賬也是對應(yīng)這筆商品賬而言的。這就是說，連鎖企業(yè)對于加盟店的配送都是總部向連鎖店銷售；對于具有獨(dú)立財(cái)務(wù)核算單位的直營店，配送商品也被視為總部向其銷售商品。

1．門店自動請貨和總部主動配貨：根據(jù)銷售計(jì)劃和總部的配送計(jì)劃，門店對于自己的商品補(bǔ)充，一般采取門店自動補(bǔ)貨和總部主動配貨兩種，惟一區(qū)別的是，前者自己開《補(bǔ)貨申請單》，通過電腦傳送到配送中心（區(qū)域配送中心），總部配送中心審核并開《實(shí)際發(fā)貨單》；后者是總部根據(jù)門店銷售情況和配送計(jì)劃，按照門店庫存，主動開出重點(diǎn)商品的《實(shí)際發(fā)貨單》。

2．第三方物流或者物流中心配貨并發(fā)送：倉庫發(fā)送點(diǎn)根據(jù)商品管理中心開出的《實(shí)際發(fā)貨單》（配送單）迅速備貨，并開《倉庫商品發(fā)運(yùn)單》，記出庫。貨物送達(dá)后，門店收貨確認(rèn)，門店迅速開出商品《門店實(shí)際收貨單》，簽收記賬，將《門店實(shí)際收貨單》一聯(lián)交物流中心送貨人員捎回總部配送商品管理中心。

3．商品管理中心整理《實(shí)發(fā)單》和《門店實(shí)收單》開商品配送發(fā)票：門店收貨確認(rèn)后，信息系統(tǒng)自動減掉總部配送中心庫存，增加門店庫存?；蛘邚摹霸谕旧唐贰鞭D(zhuǎn)入“門店庫存”，這時(shí)，總部配送商品管理中心便可記總部配送商品賬，然后根據(jù)實(shí)際配送商品明細(xì)開配送發(fā)票，形成應(yīng)收賬，待物流中心將確認(rèn)后的《實(shí)發(fā)單》和《門店實(shí)收單》交到本處后，和發(fā)票存根整理在一起，待月末裝訂。

4．商品管理中心將《實(shí)發(fā)單》和《門店實(shí)收單》、發(fā)票存根核對齊后交財(cái)務(wù)中心：財(cái)務(wù)中心根據(jù)交來的兩單一票對照信息系統(tǒng)，進(jìn)行審核，無誤后入應(yīng)收賬。商品管理中心月末整理“兩單一票”并裝訂，附以單據(jù)裝訂憑證。

整個(gè)配送商品賬管理流程和應(yīng)收賬管理流程，都建立在單據(jù)及時(shí)傳遞和完備的信息系統(tǒng)基礎(chǔ)上，出現(xiàn)差異時(shí)，建議不要在原單據(jù)上直接修改，而是通知配送商品管理中心重新開表明差異實(shí)發(fā)單進(jìn)行調(diào)整。

作為經(jīng)營者來說，我們應(yīng)該盡量減少這種“越位”，因?yàn)樵轿坏谋旧硎且钥赡茌數(shù)粽麍銮蚧蛘呓导壣踔帘惶叱鼍譃榇鷥r(jià)的。