高校干部人事檔案信息化服務(wù)探析

何宗哲

[摘 要] 隨著時(shí)代的發(fā)展，高校的干部人事檔案管理逐漸受到重視，服務(wù)方式逐漸轉(zhuǎn)向信息化服務(wù)。由于檔案信息化建設(shè)仍處在摸索、提高階段，針對(duì)目前信息化建設(shè)出現(xiàn)的瓶頸問題，探討高校實(shí)現(xiàn)檔案信息化服務(wù)的路徑，使干部檔案充分實(shí)現(xiàn)其自身信息價(jià)值。

[關(guān) 鍵 詞] 高校；干部人事檔案；信息化服務(wù)；利用

[中圖分類號(hào)] G275 [文獻(xiàn)標(biāo)志碼] A [文章編號(hào)] 2096-0603（2017）07-0169-01

高校的干部人事檔案管理工作，不僅是組織開展人事工作的基礎(chǔ)，同時(shí)也是維護(hù)廣大教職工合法權(quán)益的一項(xiàng)非常重要的服務(wù)性工作。隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的高速發(fā)展，傳統(tǒng)的高校干部人事檔案查借閱服務(wù)與信息化時(shí)代高效、便捷的需求相脫節(jié)。因此，傳統(tǒng)的紙質(zhì)查閱向數(shù)字化、信息化服務(wù)發(fā)展，已是信息化時(shí)代發(fā)展的要求和必然結(jié)果。

一、高校實(shí)現(xiàn)干部人事檔案信息化服務(wù)的意義

（一）滿足檔案利用者高效利用的需求

傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案查借閱服務(wù)，程序繁瑣。特別是在異地查借閱的時(shí)候，更是一件勞心勞力的事情。實(shí)現(xiàn)干部人事檔案信息化后，所有需要查閱的內(nèi)容都可以通過網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行查看，在條件許可的情況下還能實(shí)現(xiàn)檔案的異地查閱，大大提高了檔案利用的效率。

（二）使原始紙質(zhì)檔案得以更好的保護(hù)

以往，我們查閱檔案均是通過對(duì)原始紙質(zhì)檔案進(jìn)行查看，紙質(zhì)檔案會(huì)隨著查閱次數(shù)的增多而逐漸磨損，并且有些磨損是不可修復(fù)的。而實(shí)現(xiàn)高校干部人事檔案內(nèi)容信息化后，傳統(tǒng)的紙質(zhì)查閱變?yōu)殡娔X查閱，這就大大降低了對(duì)原始檔案的磨損，保護(hù)了紙質(zhì)檔案。

（三）充分挖掘檔案潛在的信息價(jià)值

教職工人事檔案是個(gè)人為單位立卷的，每卷檔案涵蓋了檔案相對(duì)人的人生經(jīng)歷、學(xué)識(shí)水平、思想道德表現(xiàn)、獎(jiǎng)懲情況、工作能力、職稱、職務(wù)變動(dòng)情況等。高校組織人事部門通過對(duì)干部人事檔案的查閱，可以從側(cè)面較快地建立起對(duì)檔案相對(duì)人的認(rèn)識(shí)和了解，從而進(jìn)一步明確干部選拔、任用的合適人選。

二、高校干部人事檔案實(shí)現(xiàn)信息化服務(wù)的瓶頸

（一）對(duì)高校干部人事檔案的信息價(jià)值認(rèn)識(shí)不夠

中共中央組織部歷來重視干部人事檔案的整理工作，并陸續(xù)出臺(tái)了有關(guān)規(guī)范檔案收集、整理工作的文件。在此氛圍下，高校的干部人事檔案也逐漸受到高校管理層的重視和關(guān)注，并配有專兼職人員負(fù)責(zé)檔案管理工作。但是，大部分高校對(duì)干部人事檔案信息價(jià)值的了解還不夠深入，對(duì)檔案還停留在重保管、輕利用的層面，人事檔案仍處于“看起來重要，做起來次要，忙起來不要”的尷尬境地。

（二）干部人事檔案信息化制度不健全

干部人事檔案與一般的文書檔案不同之處在于，它有極強(qiáng)的保密性和政治性。這也就對(duì)高校干部人事檔案實(shí)現(xiàn)信息化服務(wù)提出了更高的要求，即在合理使用的過程中要保護(hù)好檔案的機(jī)密內(nèi)容。因此，從管理的角度來說，就迫切需要國家出臺(tái)有關(guān)干部人事檔案信息化建設(shè)的制度，用以規(guī)范今后的信息服務(wù)。顯然，我國目前在這塊還處在摸索階段，還沒有明確的規(guī)定出臺(tái)。

三、高校干部人事檔案信息化服務(wù)的實(shí)現(xiàn)思路

（一）轉(zhuǎn)變服務(wù)的理念，為檔案利用者提供優(yōu)質(zhì)的服務(wù)

人事檔案記錄了檔案相對(duì)人的成長經(jīng)歷，從檔案材料中我們能了解干部的工作能力和道德水平，為崗位選拔合適的人才提供參考的依據(jù)。必要時(shí)，檔案還能為檔案相對(duì)人提供法律方面的憑證。因此，高校要轉(zhuǎn)變以往被動(dòng)服務(wù)的狀態(tài)，重新認(rèn)識(shí)人事檔案的信息價(jià)值，充分挖掘其內(nèi)在信息量，樹立新的服務(wù)理念，主動(dòng)服務(wù)組織人事部門，服務(wù)檔案利用者，使干部人事檔案得到真正合理的開發(fā)和利用。

（二）完善規(guī)章制度，加強(qiáng)檔案信息安全建設(shè)

沒有規(guī)矩，不成方圓。國家應(yīng)盡快出臺(tái)有關(guān)干部人事檔案信息化的制度，科學(xué)、合理地布置干部人事檔案信息化建設(shè)的進(jìn)程，從源頭上制止檔案內(nèi)容泄露的行為。同時(shí)，明確干部人事檔案數(shù)字化掃描的標(biāo)準(zhǔn)及要求，明確管檔單位應(yīng)配備的設(shè)備，為檔案信息化管理創(chuàng)建一個(gè)舒適、保密、高效率的服務(wù)環(huán)境。

（三）搭建人事檔案信息服務(wù)平臺(tái)

國家出臺(tái)干部人事檔案數(shù)字化掃描的有關(guān)要求后，高校應(yīng)盡快建立干部人事檔案的信息化服務(wù)平臺(tái)。在實(shí)現(xiàn)干部人事檔案數(shù)字化掃描后，在校內(nèi)查閱干部人事檔案時(shí)，查閱人可直接進(jìn)入保密的電腦閱檔室，需查閱的內(nèi)容可直接在電腦顯示；異地查閱干部人事檔案時(shí)，可與利用者所在地的人事檔案管理部門配合，通過遠(yuǎn)程進(jìn)行電腦查閱，但前提是要做好檔案的保密措施，防止泄密。

四、結(jié)語

高校干部人事檔案管理工作都是圍繞檔案服務(wù)工作運(yùn)轉(zhuǎn)的。運(yùn)用科技手段，實(shí)行高校干部人事檔案的信息化服務(wù)是時(shí)代的必然要求。雖然現(xiàn)在檔案信息化管理體系仍在摸索、提升階段，但不久的將來，它定將為高校人力資源開發(fā)和利用發(fā)揮積極的作用，為廣大教職工提供更為便捷和高效率的檔案信息服務(wù)。

參考文獻(xiàn)：

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