數(shù)字化檔案的信息安全問(wèn)題和管理探討

文/吉林省地礦勘察設(shè)計(jì)研究院 李兆丹；吉林省水文地質(zhì)調(diào)查所 徐秀英；吉林省勘查地球物理研究院 寧寧

數(shù)字化檔案的信息安全問(wèn)題和管理探討

文/吉林省地礦勘察設(shè)計(jì)研究院 李兆丹；吉林省水文地質(zhì)調(diào)查所 徐秀英；吉林省勘查地球物理研究院 寧寧

在數(shù)字時(shí)代，檔案管理數(shù)字化是檔案管理的顯著標(biāo)志，檔案管理安全在檔案數(shù)字化管理中的重要性也不斷凸顯。文章首先分析了數(shù)字化檔案信息安全問(wèn)題，然后就如何解決這些問(wèn)題提出了幾點(diǎn)建議，希望能對(duì)檔案數(shù)字化管理有所裨益。

數(shù)字化；檔案；信息安全

數(shù)字化檔案是檔案管理與數(shù)字化技術(shù)的有機(jī)結(jié)合，所謂數(shù)字化檔案即利用數(shù)字技術(shù)將檔案信息進(jìn)行數(shù)字化處理、歸檔和利用的檔案資料。數(shù)字化檔案管理、歸檔和利用要涉及的數(shù)字技術(shù)有計(jì)算機(jī)技術(shù)、掃描技術(shù)、數(shù)字?jǐn)z影技術(shù)、多媒體技術(shù)等。隨著社會(huì)發(fā)展和科學(xué)技術(shù)水平的不斷提高，檔案數(shù)字化管理水平也有了質(zhì)的轉(zhuǎn)變，但是，安全問(wèn)題始終是檔案數(shù)字化管理必須面對(duì)的問(wèn)題。

一、數(shù)字化檔案信息安全問(wèn)題簡(jiǎn)析

（一）計(jì)算機(jī)硬件故障。計(jì)算機(jī)是檔案數(shù)字化管理的主要載體。雖說(shuō)如今計(jì)算機(jī)水平更加高端，計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的安全性也不斷提高，但是，計(jì)算機(jī)硬件故障問(wèn)題卻始終存在。常見(jiàn)的計(jì)算機(jī)硬件故障有計(jì)算機(jī)板卡焊點(diǎn)虛焊、脫焊，連接導(dǎo)線斷線，元器件損壞等。計(jì)算機(jī)硬件故障可能涉及的計(jì)算機(jī)硬件有計(jì)算機(jī)內(nèi)存、顯卡、CPU、主板和電源等。一旦計(jì)算機(jī)硬件出現(xiàn)故障，就有可能導(dǎo)致檔案信息丟失或損害，還有可能給計(jì)算機(jī)帶來(lái)更加嚴(yán)重的損害，給使用者帶來(lái)較大的不便。這不僅會(huì)影響檔案信息的使用效率，還會(huì)加重檔案管理人員的工作量和工作壓力。

（二）計(jì)算機(jī)軟件故障。計(jì)算機(jī)軟件是檔案信息處理和存儲(chǔ)的必要條件，計(jì)算機(jī)軟件與數(shù)字化檔案管理的關(guān)系非常緊密。隨著社會(huì)的發(fā)展，人們對(duì)數(shù)字化信息系統(tǒng)的要求也越來(lái)越高，這對(duì)計(jì)算機(jī)軟件開(kāi)發(fā)者和檔案信息管理者來(lái)說(shuō)，都是不小的挑戰(zhàn)。常見(jiàn)的計(jì)算機(jī)軟件問(wèn)題有軟件的BUG、在低端RAM運(yùn)行或磁盤(pán)空間問(wèn)題，文件丟失、無(wú)法打開(kāi)等。一旦計(jì)算機(jī)出現(xiàn)軟件故障，計(jì)算機(jī)檔案信息處理能力會(huì)大大下降，數(shù)字化檔案的功效也難以發(fā)揮。不過(guò)相對(duì)于計(jì)算機(jī)硬件故障來(lái)說(shuō)，計(jì)算機(jī)軟件故障發(fā)生的概率相對(duì)較小。

（三）系統(tǒng)問(wèn)題和病毒入侵。計(jì)算機(jī)軟硬件在使用中存在很多的不確定性，計(jì)算機(jī)本身的不確定因素?zé)o法保證計(jì)算機(jī)軟硬件在任何時(shí)候都具有兼容性，此外，系統(tǒng)內(nèi)部產(chǎn)生的垃圾文件，也會(huì)造成計(jì)算機(jī)死機(jī)、藍(lán)屏或者突然關(guān)機(jī)，致使數(shù)字化管理數(shù)據(jù)大量丟失。除去人為管理因素外，病毒入侵可以說(shuō)是最常見(jiàn)的影響計(jì)算機(jī)正常使用的因素。常見(jiàn)的計(jì)算機(jī)病毒會(huì)借助非法鏈接、垃圾信息、關(guān)聯(lián)軟件侵入計(jì)算機(jī)，破壞計(jì)算機(jī)的保護(hù)性能。加上計(jì)算機(jī)病毒在預(yù)防和管理上都具有一定的難度，因此，病毒入侵也是檔案數(shù)字化管理中人們最頭疼的問(wèn)題。

二、數(shù)字化檔案信息安全管理策略

（一）完善管理制度。安全管理，制度先行。在數(shù)字化檔案的信息安全管理中，我們要綜合考慮各種因素可能給數(shù)字化檔案帶來(lái)的影響，建立數(shù)字化檔案安全審查制度、安全管理制度，并針對(duì)檔案管理人員和檔案管理事項(xiàng)建立安全培訓(xùn)制度、崗位安全考核制度、崗位責(zé)任制，提高他們檔案數(shù)字化加工、轉(zhuǎn)換、管理技能，要求他們結(jié)合檔案內(nèi)容、保密級(jí)別進(jìn)行檔案分級(jí)管理、加密管理，做好檔案信息防盜竊、防毀壞準(zhǔn)備。此外，結(jié)合檔案管理具體事項(xiàng)，檔案管理部門(mén)還要完善信息檔案安全操作規(guī)范、權(quán)限規(guī)范以及操作監(jiān)管制度，從技術(shù)、使用者、操作等方面提高數(shù)字化檔案的安全管理系數(shù)，對(duì)數(shù)字化檔案整理、歸檔、管理、掃描、檢查、存儲(chǔ)、出庫(kù)、利用各環(huán)節(jié)可能出現(xiàn)的問(wèn)題進(jìn)行事先估計(jì)，提高問(wèn)題預(yù)防和應(yīng)對(duì)能力。

（二）強(qiáng)化計(jì)算機(jī)安全管理力度。加強(qiáng)計(jì)算機(jī)安全管理，減少計(jì)算機(jī)軟硬件故障可能給計(jì)算機(jī)帶來(lái)的破壞，是數(shù)字化檔案管理的重點(diǎn)。因此，檔案部門(mén)在數(shù)字化建設(shè)過(guò)程中要加大基建投資，盡可能選擇功能良好的計(jì)算機(jī)軟硬件，盡量購(gòu)買品牌計(jì)算機(jī)服務(wù)器，并對(duì)計(jì)算機(jī)硬件的兼容性、可擴(kuò)展性進(jìn)行嚴(yán)格審查，避免計(jì)算機(jī)在利用、升級(jí)時(shí)可能出現(xiàn)的軟硬件問(wèn)題。此外，檔案部門(mén)還要加強(qiáng)計(jì)算機(jī)技術(shù)安全管理，定期更新計(jì)算機(jī)軟件尤其是數(shù)字化檔案的存儲(chǔ)軟件，運(yùn)用先進(jìn)信息技術(shù)提高數(shù)字化檔案的安全性。以吉林省勘查地球物理研究院為例，該院檔案部門(mén)就在訪問(wèn)認(rèn)證、加密操作、防病毒系統(tǒng)上做出了積極努力，從而有效防止了非法信息和計(jì)算機(jī)病毒對(duì)數(shù)字化檔案的破壞。

（三）提高管理人員的數(shù)字化管理能力。檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)，會(huì)直接影響到數(shù)字化檔案管理的最終成效。因此，檔案管理單位、部門(mén)要努力提高檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)尤其是數(shù)字化管理能力。這就要求他們首先從思想上重視檔案管理人員的招聘和培訓(xùn)工作，嚴(yán)把檔案管理人員招聘質(zhì)量關(guān)，引進(jìn)高素質(zhì)的專業(yè)管理人員，以優(yōu)化檔案管理隊(duì)伍的知識(shí)和年齡結(jié)構(gòu)。其次，重視檔案管理隊(duì)伍培訓(xùn)，開(kāi)展各種形式的計(jì)算機(jī)多媒體技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、信息處理技術(shù)培訓(xùn)，定期組織檔案管理、檔案保護(hù)技術(shù)、檔案文獻(xiàn)編撰技能比賽活動(dòng)，要求檔案管理人員熟練掌握數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)、信息檢索技術(shù)，提高責(zé)任意識(shí)和風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)，減少工作的隨意性和盲目性。

［1］陳越.數(shù)字化檔案的信息安全問(wèn)題與管理策略［J］.赤子（上中旬），2015（19）：231.

［2］高紅.數(shù)字化檔案的信息安全問(wèn)題與管理策略［J］.黑龍江科技信息，2015（26）：183.

［3］周博姝.數(shù)字化檔案的信息安全問(wèn)題及管理策略［J］.民營(yíng)科技，2015（09）：95.