用友U872總賬系統(tǒng)常見問題解析

摘要：文章根據(jù)筆者講授用友U872會(huì)計(jì)軟件的經(jīng)驗(yàn)，逐一分析總賬系統(tǒng)使用過程中存在的主要問題，并提出相應(yīng)的解決對(duì)策。

關(guān)鍵詞：用友U872 總賬系統(tǒng) 問題 解析

中圖分類號(hào)：F232 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1002-5812（2016）16-0097-03

前，國(guó)內(nèi)多數(shù)高校均以用友U872軟件作為會(huì)計(jì)軟件應(yīng)用實(shí)驗(yàn)課程的教學(xué)軟件。該財(cái)務(wù)軟件的核心模塊為總賬系統(tǒng)。由于該軟件具有一定的復(fù)雜性，在實(shí)驗(yàn)教學(xué)中不可避免地存在一些疑難問題，筆者將對(duì)總賬系統(tǒng)使用過程中存在的主要問題進(jìn)行解析。

一、系統(tǒng)管理和基礎(chǔ)設(shè)置

系統(tǒng)的基礎(chǔ)設(shè)置是首次使用財(cái)務(wù)軟件時(shí)必須要執(zhí)行的程序，其本質(zhì)是將通用系統(tǒng)轉(zhuǎn)化為專用系統(tǒng)的過程，在系統(tǒng)管理和基礎(chǔ)設(shè)置環(huán)節(jié)，常見問題主要有：

（一）在“企業(yè)應(yīng)用平臺(tái)”中進(jìn)行“基礎(chǔ)設(shè)置”時(shí)，界面顯示為空，無法錄入部門、人員等基礎(chǔ)檔案信息

原因：建立賬套時(shí)，系統(tǒng)管理員未啟用總賬系統(tǒng)。賬套一旦建好，系統(tǒng)管理員則無法直接修改賬套。

解決對(duì)策：（1）以“賬套主管”的身份進(jìn)入“企業(yè)應(yīng)用平臺(tái)”，在[基礎(chǔ)信息]-[基礎(chǔ)檔案]-[系統(tǒng)啟用]中選擇啟用總賬系統(tǒng)。（2）“賬套主管”點(diǎn)擊[系統(tǒng)管理]-[修改賬套]，對(duì)相應(yīng)賬套進(jìn)行修改，勾選啟用總賬系統(tǒng)選項(xiàng)即可。

分析：?jiǎn)⒂每傎~系統(tǒng)屬于“修改賬套”的操作，系統(tǒng)管理員只有建立賬套的權(quán)限，賬套主管具有修改賬套的權(quán)限。

（二）在設(shè)置會(huì)計(jì)科目中，無法直接修改具有二級(jí)明細(xì)科目的一級(jí)會(huì)計(jì)科目

原因：修改或刪除會(huì)計(jì)科目應(yīng)遵循“自下而上”的原則，即先刪除或者修改下一級(jí)科目，然后再刪除或修改本級(jí)科目。

解決對(duì)策：執(zhí)行[基礎(chǔ)設(shè)置]-[基礎(chǔ)檔案]-[財(cái)務(wù)]-[會(huì)計(jì)科目]命令，通過“修改”或者“刪除”功能完成相應(yīng)操作。

分析：修改或刪除已經(jīng)輸入余額的會(huì)計(jì)科目，必須先刪除本級(jí)及下級(jí)科目的期初余額（改為0），才能修改或刪除該科目。

（三）在設(shè)置“項(xiàng)目目錄”中，增加存貨核算項(xiàng)目目錄時(shí)，可選核算科目為空

原因：設(shè)置會(huì)計(jì)科目時(shí)，未設(shè)置“庫存商品”“主營(yíng)業(yè)務(wù)收入”“主營(yíng)業(yè)務(wù)成本”科目輔助核算屬性。

解決對(duì)策：執(zhí)行[基礎(chǔ)設(shè)置]-[基礎(chǔ)檔案]-[財(cái)務(wù)]-[會(huì)計(jì)科目]命令，增加“庫存商品”“主營(yíng)業(yè)務(wù)收入”“主營(yíng)業(yè)務(wù)成本”科目項(xiàng)目核算的輔助核算屬性。

分析：存貨核算科目需進(jìn)行項(xiàng)目核算。

二、總賬系統(tǒng)初始化

（一）執(zhí)行[財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)]-[總賬]-[設(shè)置]-[期初余額]命令，進(jìn)入“期初余額錄入”窗口，錄入往來科目期初余額，點(diǎn)擊個(gè)人時(shí)無法參照個(gè)人信息

原因：錄入[基礎(chǔ)檔案]-[人員檔案]信息時(shí)，沒有對(duì)相關(guān)人員“是否業(yè)務(wù)員”的復(fù)選框進(jìn)行勾選。

解決對(duì)策：執(zhí)行[基礎(chǔ)設(shè)置]-[基礎(chǔ)檔案]-[機(jī)構(gòu)人員]-[人員檔案]命令，進(jìn)入“人員檔案”窗口，對(duì)相關(guān)人員“是否業(yè)務(wù)員”的復(fù)選框進(jìn)行勾選，勾選后系統(tǒng)自動(dòng)為相關(guān)人員指定對(duì)應(yīng)的業(yè)務(wù)部門。返回“期初余額錄入”窗口，即可進(jìn)行往來科目期初余額的個(gè)人參照錄入。

分析：各項(xiàng)往來業(yè)務(wù)的信息記錄需詳細(xì)至個(gè)人。

（二）期初余額對(duì)賬不平

原因：期初余額對(duì)賬不平的主要原因是往來輔助核算科目期初余額未錄入或者錄入錯(cuò)誤。

解決對(duì)策：根據(jù)系統(tǒng)對(duì)賬結(jié)果提示，執(zhí)行[財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)]-[總賬]-[設(shè)置]-[期初余額]命令，對(duì)所有往來科目執(zhí)行[輔助期初余額]-[往來明細(xì)]-[期初往來明細(xì)]錄入命令，核對(duì)是否存在漏錄或者錯(cuò)錄情況。核對(duì)完畢，返回“對(duì)賬”窗口，執(zhí)行“期初對(duì)賬”命令即可。

分析：期初往來余額需在往來明細(xì)中進(jìn)行記錄和跟蹤。

三、日常業(yè)務(wù)處理

（一）在月末無法對(duì)月末之前的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)進(jìn)行制單處理

原因：在總賬控制參數(shù)設(shè)置中，設(shè)置了“制單序時(shí)控制”，因?yàn)楸仨毿驎r(shí)制單。

解決對(duì)策：以“賬套主管”的身份執(zhí)行[財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)]-[總賬]-[設(shè)置]-[選項(xiàng)]命令，取消勾選“制單序時(shí)控制”復(fù)選框，點(diǎn)擊“確定”即可。

分析：取消制單序時(shí)控制后，制單可不受先后時(shí)間控制。

（二）對(duì)應(yīng)收應(yīng)付業(yè)務(wù)進(jìn)行制單時(shí)，系統(tǒng)提示應(yīng)收應(yīng)付系統(tǒng)受控，無法制單

原因：在總賬控制參數(shù)設(shè)置中，設(shè)置了“不可使用其他系統(tǒng)受控科目”。

解決對(duì)策：以“賬套主管”的身份執(zhí)行[財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)]-[總賬]-[設(shè)置]-[選項(xiàng)]命令，勾選“可以使用其他系統(tǒng)受控科目”復(fù)選框，點(diǎn)擊“確定”即可。

分析：在用友U872中，如果只啟用總賬系統(tǒng)，未啟用其他系統(tǒng)，為便于使用者處理各項(xiàng)業(yè)務(wù)，則在總賬控制參數(shù)設(shè)置中，應(yīng)設(shè)置可使用其他系統(tǒng)受控科目。

（三）對(duì)產(chǎn)生現(xiàn)金流量的業(yè)務(wù)進(jìn)行制單時(shí)，無法錄入現(xiàn)金流量信息

原因：（1）操作人員無現(xiàn)金流量錄入的權(quán)限；（2）未將“現(xiàn)金”“銀行存款”的明細(xì)科目、“其他貨幣資金”的明細(xì)科目指定為現(xiàn)金流量科目。

解決對(duì)策：（1）以“系統(tǒng)管理員”的身份登陸系統(tǒng)管理，執(zhí)行“權(quán)限”命令，給相應(yīng)人員賦予[總賬]-[憑證]-[憑證處理]-[現(xiàn)金流量錄入]的權(quán)限。（2）以“賬套主管”的身份執(zhí)行[基礎(chǔ)設(shè)置]-[基礎(chǔ)檔案]-[財(cái)務(wù)]-[會(huì)計(jì)科目]命令，進(jìn)入“會(huì)計(jì)科目”窗口，執(zhí)行[編輯]-[指定科目]命令，選擇“現(xiàn)金”“銀行存款”的明細(xì)科目、“其他貨幣資金”的明細(xì)科目，點(diǎn)擊“確定”。

分析：無法錄入現(xiàn)金流量信息的原因一般有兩個(gè)，即給相應(yīng)人員賦予現(xiàn)金流量錄入權(quán)限的操作由系統(tǒng)管理員完成，將相應(yīng)科目指定為現(xiàn)金流量科目由賬套主管完成。

（四）對(duì)支票報(bào)銷業(yè)務(wù)進(jìn)行制單時(shí)，系統(tǒng)無法彈出“支票登記”對(duì)話框

原因：（1）銀行存款科目未掛銀行賬輔助核算屬性。（2）設(shè)置結(jié)算方式時(shí)，未選擇票據(jù)管理。3.總賬系統(tǒng)參數(shù)設(shè)置中，未設(shè)置支票控制。

解決對(duì)策：（1）執(zhí)行[基礎(chǔ)設(shè)置]-[基礎(chǔ)檔案]-[財(cái)務(wù)]-[會(huì)計(jì)科目]命令，為銀行存款科目增加銀行賬輔助核算屬性。（2）執(zhí)行[基礎(chǔ)設(shè)置]-[基礎(chǔ)檔案]-[收付結(jié)算]-[結(jié)算方式]命令，打開“結(jié)算方式”對(duì)話框，勾選“是否票據(jù)管理”復(fù)選框，點(diǎn)擊“保存”。（3）執(zhí)行[財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)]-[總賬]-[設(shè)置]-[選項(xiàng)]命令，勾選“支票控制”復(fù)選框，點(diǎn)擊“確定”即可。（4）最后還可通過手工補(bǔ)錄的方法來登記支票信息。執(zhí)行[出納]-[支票登記簿]手工錄入即可。

分析：若結(jié)算方式設(shè)置為“支票管理”且在總賬初始參數(shù)設(shè)置時(shí)選擇了“支票控制”，則在填制憑證時(shí)自動(dòng)彈出“支票登記”對(duì)話框。

（五）對(duì)本期記賬憑證執(zhí)行“出納簽字”命令時(shí)，彈出“出納簽字”查詢條件對(duì)話框，無法查詢到需要出納簽字的記賬憑證

原因：（1）出納無出納簽字權(quán)限；（2）現(xiàn)金和銀行存款科目未被指定為出納簽字科目。

解決對(duì)策：（1）以“系統(tǒng)管理員”的身份登陸系統(tǒng)管理，執(zhí)行“權(quán)限”命令，進(jìn)入“操作員權(quán)限”窗口，選中出納人員，點(diǎn)擊“修改”，給出納人員賦予[總賬]-[憑證]-[出納簽字]的權(quán)限，點(diǎn)擊“保存”。（2）以“賬套主管”的身份執(zhí)行[基礎(chǔ)設(shè)置]-[基礎(chǔ)檔案]-[財(cái)務(wù)]-[會(huì)計(jì)科目]命令，進(jìn)入“會(huì)計(jì)科目”窗口，執(zhí)行[編輯]-[指定科目]命令，將現(xiàn)金指定為現(xiàn)金總賬科目，將銀行存款科目指定為銀行總賬科目，點(diǎn)擊“確定”。返回至[總賬]-[出納簽字]命令，雙擊某一需簽字的憑證，進(jìn)入“出納簽字”窗口，點(diǎn)擊工具欄中“簽字”選項(xiàng)即可。

分析：出納簽字要有具有出納簽字權(quán)的人員進(jìn)行。指定會(huì)計(jì)科目是指選定現(xiàn)金、銀行存款科目，供出納管理使用，所以在出納簽字、查詢現(xiàn)金，銀行存款日記賬前，必須指定現(xiàn)金、銀行存款總賬科目。如果在出納簽字之后發(fā)現(xiàn)記賬憑證錯(cuò)誤，需要修改，則可以取消出納簽字。在“出納簽字”憑證窗口點(diǎn)擊工具欄中“取消”選項(xiàng)取消出納簽字，取消出納簽字只能由出納簽字本人進(jìn)行。

（六）執(zhí)行本期記賬憑證記賬命令時(shí)，無法記賬

原因：（1）期初余額試算不平衡；（2）上月未記賬，本月不能記賬；3.本期有未審核的記賬憑證，記賬范圍小于等于已審核范圍。

解決對(duì)策：（1）在“期初余額錄入”窗口，點(diǎn)擊“試算”選項(xiàng)，進(jìn)行期初余額試算，若期初余額試算不平衡，則修改期初余額直至平衡為止。（2）對(duì)上月記賬憑證執(zhí)行記賬命令，上月已記賬，本月才可記賬。（3）對(duì)未審核的憑證進(jìn)行審核。以“賬套主管”身份執(zhí)行[財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)]-[總賬]-[憑證]-[審核憑證]命令，雙擊需要審核的憑證，點(diǎn)擊工具欄中“審核”選項(xiàng)，點(diǎn)擊“退出”，再次執(zhí)行“記賬”命令。

分析：記賬功能可以是憑證記錄的數(shù)據(jù)生效，只能對(duì)已審核的憑證進(jìn)行記賬。若記賬后發(fā)現(xiàn)憑證錯(cuò)誤，可利用反記賬功能恢復(fù)到記賬前狀態(tài)，再取消審核記賬憑證，即可對(duì)憑證進(jìn)行修改。反記賬步驟：執(zhí)行[總賬]-[期末]-[對(duì)賬]命令進(jìn)入“對(duì)賬”窗口，同時(shí)按Ctrl+H組合鍵，系統(tǒng)彈出“恢復(fù)記賬前狀態(tài)功能已被激活”信息提示框，此時(shí)在“總賬-憑證”菜單下顯示“恢復(fù)記賬前狀態(tài)”命令。

四、期末處理

（一）執(zhí)行[總賬]-[期末]-[轉(zhuǎn)賬生成]命令，進(jìn)入“轉(zhuǎn)賬生成”窗口，選擇“自定義轉(zhuǎn)賬”無法生成期末轉(zhuǎn)賬記賬憑證

原因：（1）在進(jìn)行月末轉(zhuǎn)賬之前，未將本月所有的記賬憑證全部記賬。（2）期末轉(zhuǎn)賬定義設(shè)置錯(cuò)誤。

解決對(duì)策：（1）以“賬套主管”的身份執(zhí)行“記賬”命令，確認(rèn)本月所有記賬憑證均已記賬。（2）執(zhí)行[財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)]-[總賬]-[期末]-[轉(zhuǎn)賬定義]命令，逐一核對(duì)“自定義轉(zhuǎn)賬設(shè)置”“對(duì)應(yīng)結(jié)賬設(shè)置”“銷售成本結(jié)賬設(shè)置”“期間損益結(jié)轉(zhuǎn)設(shè)置”是否正確。

分析：結(jié)轉(zhuǎn)生成的憑證要審核、記賬，才能生效。由于轉(zhuǎn)賬憑證中定義的公式基本上取自賬簿，因此，在月末轉(zhuǎn)賬之前，必須將所有未記賬憑證全部記賬。對(duì)于一組具有取數(shù)關(guān)系的相關(guān)的轉(zhuǎn)賬分錄，必須按順序依次進(jìn)行轉(zhuǎn)賬生成、審核、記賬，否則生成的轉(zhuǎn)賬憑證中的數(shù)據(jù)可能不正確。

（二）執(zhí)行月末結(jié)轉(zhuǎn)命令，系統(tǒng)顯示未通過工作檢查，不可以結(jié)賬

原因：（1）本月還有未記賬憑證時(shí)，則本月不能結(jié)賬。（2）上月未結(jié)賬，則本月不能結(jié)賬。（3）總賬與明細(xì)賬對(duì)賬不符，不能結(jié)賬。（4）本月尚有未結(jié)轉(zhuǎn)為零的損益類一級(jí)科目。

解決對(duì)策：（1）以“賬套主管”的身份逐一核實(shí)上月是否結(jié)賬、本月是否還有未記賬憑證。（2）以“賬套主管”的身份作廢、刪除已生成的期間損益結(jié)轉(zhuǎn)憑證，并將所有自動(dòng)轉(zhuǎn)賬憑證審核、記賬，然后重新生成期間損益結(jié)轉(zhuǎn)憑證，再審核、記賬。

分析：期末結(jié)賬業(yè)務(wù)之間具有一定的取數(shù)關(guān)系，因此必須按順序依次進(jìn)行轉(zhuǎn)賬生成、審核、記賬，否則后續(xù)生成的期間損益結(jié)轉(zhuǎn)憑證數(shù)據(jù)將會(huì)出錯(cuò)。期間損益結(jié)轉(zhuǎn)生成的憑證仍需審核、記賬，最后才能執(zhí)行“對(duì)賬”“結(jié)賬”命令。如果結(jié)賬后發(fā)現(xiàn)本期業(yè)務(wù)需要調(diào)整，可以“賬套主管”的身份進(jìn)入系統(tǒng)，通過“反結(jié)賬”命令取消本期的結(jié)賬。

五、報(bào)表管理

生成利潤(rùn)表時(shí)，期間費(fèi)用項(xiàng)目數(shù)據(jù)不正確。

原因：重復(fù)多次計(jì)提同一筆費(fèi)用業(yè)務(wù)。包括：（1）期末計(jì)提短期借款利息轉(zhuǎn)賬生成憑證時(shí)，多次點(diǎn)擊“自定義轉(zhuǎn)賬”“是否結(jié)轉(zhuǎn)”選項(xiàng)，導(dǎo)致系統(tǒng)重復(fù)多次計(jì)提短期借款利息。（2）期末轉(zhuǎn)賬生成無形資產(chǎn)攤銷憑證時(shí)，多次點(diǎn)擊“自定義轉(zhuǎn)賬”“是否結(jié)轉(zhuǎn)”選項(xiàng)，導(dǎo)致系統(tǒng)重復(fù)多次生成相同記賬憑證。

解決對(duì)策：反結(jié)賬、反記賬、取消憑證審核、刪除損益結(jié)轉(zhuǎn)憑證、刪除重復(fù)計(jì)提的費(fèi)用憑證、結(jié)轉(zhuǎn)損益生成憑證、審核、記賬、對(duì)賬、結(jié)賬，生成報(bào)表。

分析：期末計(jì)提相應(yīng)費(fèi)用時(shí)，操作員只需相應(yīng)點(diǎn)擊一次“自定義轉(zhuǎn)賬”“是否結(jié)轉(zhuǎn)”選項(xiàng)即可，不可重復(fù)多次點(diǎn)擊。生成報(bào)表時(shí)，一旦發(fā)現(xiàn)本期業(yè)務(wù)處理錯(cuò)誤，則需執(zhí)行反結(jié)賬、反記賬、反審核即三反命令進(jìn)行修改。

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作者簡(jiǎn)介：

詹亮，男，鄭州航空工業(yè)管理學(xué)院會(huì)計(jì)學(xué)院，助教；研究方向：財(cái)務(wù)管理。