淺析辦公自動化下的文檔管理

李蓉

摘 要：隨著社會的進步、科技的發(fā)展，計算機技術(shù)已經(jīng)深入到政治、軍事、經(jīng)濟、教育、醫(yī)療、體育乃至我們生活的方方面面，徹底改變了人們的傳統(tǒng)生活和工作等；基于計算機技術(shù)的辦公自動化也不可避免的改變了我們文檔管理工作。本文通過對辦公自動化的概念，發(fā)展、功能等方面進行分析，并對辦公自動化下的文檔管理提出相應的分析和建議。

關(guān)鍵詞：辦公自動化 文檔管理 計算機

中圖分類號：TP311.52 文獻標識碼：A 文章編號：1672-3791（2014）04（c）-0021-01

在科學技術(shù)日新月異、高速發(fā)展的今天，計算機技術(shù)、信息技術(shù)等科學技術(shù)不斷的改變著人們的生活和工作的方方面面，有力地推動著政治、軍事、經(jīng)濟、教育、醫(yī)療、體育等方面的進步，讓我們深刻的體會到鄧小平同志說過的：“科技是第一生產(chǎn)力”?；谟嬎銠C技術(shù)的辦公自動化技術(shù)的應用在解放了大量人工的同時，極大的提高了工作效率。為了準確、系統(tǒng)、及時、完整地收錄和提供檔案信息，更好地提高體育事業(yè)文檔管理能力和水平，了解、學習和正確使用辦公自動化系統(tǒng)，是我們必須掌握的技能。

1 辦公自動化的概況

1.1 辦公自動化的概念及發(fā)展

辦公自動化（Office Automation）縮寫為“OA”，于20世紀60年代初由歐美專家提出。在第一次全國辦公自動化規(guī)劃討論會上，我國專家將其定義為：利用先進的科學技術(shù)，使部分辦公業(yè)務(wù)活動物化于人以外的各種現(xiàn)代化辦公設(shè)備中，由人與技術(shù)設(shè)備構(gòu)成服務(wù)于某種辦公業(yè)務(wù)目的的人機信息處理系統(tǒng)。

20世紀80年代開始，我國的辦公自動化的發(fā)展經(jīng)由最早的以個人電腦為工具，文檔和數(shù)據(jù)的電子化逐步取代紙質(zhì)介質(zhì)；借助網(wǎng)路技術(shù)和協(xié)同工作技術(shù)，實現(xiàn)文檔收發(fā)由工作流自動化方式取代人工方式；WEB環(huán)境下的以知識管理為核心的辦公自動化；網(wǎng)路應用至平臺的全新辦公自動化網(wǎng)路平臺的應用等階段。

1.2 辦公自動化的功能

辦公自動化的功能主要是借助計算機、網(wǎng)路、數(shù)據(jù)庫、服務(wù)器等實現(xiàn)辦公的無紙化、網(wǎng)絡(luò)化以及自動化?；竟δ馨▊€人辦公的管理，公告、材料的生成，文檔的歸檔、管理，會議的協(xié)調(diào)、安排的管理，人事管理，公共信息的管理、查詢等等。

2 辦公自動化下的文檔管理的基礎(chǔ)

2.1 加強宣傳和學習

雖然辦公自動化推行在我國已經(jīng)有20多年，但由于人們觀念改變的遲緩，尤其是一些老同志仍依賴紙質(zhì)介質(zhì)的使用；相關(guān)部門對辦公自動化優(yōu)勢認識的不到位；辦公自動化設(shè)備首次投入資金過大；現(xiàn)有文檔管理人員在熟練掌握和使用現(xiàn)有工作方法下，對全新的工作方式學習不熱心等原因，造成辦公自動化下的文檔管理工作推行遲緩。

因此，加強對文檔管理人員、相關(guān)部門及領(lǐng)導等的宣傳尤為重要。只有在改變認識后，人們才能夠積極、主動的學習新知識，從而提高辦公自動化的使用，提高文檔管理水平，

2.2 制定和完善規(guī)章制度

完善的規(guī)章制度是推動、完成和檢驗工作的保障，辦公自動化下的文檔管理帶來的不僅是工作方式的改變，還影響到相應的辦公模等式和體制的改變。所以，針對管理人員、信息安全、相關(guān)部門間的協(xié)調(diào)配合等制定并完善相應的規(guī)章制度是十分必要的。

2.3 提高相關(guān)人員的素質(zhì)水平

使用辦公自動化進行文檔管理的目的是為了提高工作效率，提高工作質(zhì)量，而高水平的文檔管理人員是其目的實現(xiàn)的保障。因此，在加強宣傳和教育的同時，對于不同職責的人員，針對其工作特點、要求和自身素質(zhì)能力，分階段、有針對性的進行定期培訓使其能夠勝任自身工作，并對與自己工作相關(guān)的崗位的工作有一定了解認識。從而能夠依據(jù)工作的實際，具備計算機基本維護，選擇合適工作軟件、平臺和工作方法的能力，科學、合理、高效地完成工作。

3 辦公自動化下的文檔管理要求

3.1 紙質(zhì)文檔與電子文檔并存

文件檔案是一個部門、一個單位……一個國家發(fā)展歷程的記錄和見證。傳統(tǒng)的文檔管理以紙質(zhì)文件材料為工作對象，其管理工作經(jīng)過長期實踐，已總結(jié)出一套工作流程及方法、原則?；谵k公自動化下的文檔管理工作，不僅僅是對電子文檔進行歸檔、管理，還要利用辦公自動化平臺對紙質(zhì)（傳統(tǒng)）文檔進行科學化管理。因此在文檔管理工作中紙質(zhì)文檔與電子文檔并存是十分重要和必要的。

3.2 電子檔案修改痕跡的可追溯性

由于電子文檔的內(nèi)容容易被修改甚至被刪除，為了確保電子文檔的原始性和真實性，應該盡可能多的記錄電子文檔的元數(shù)據(jù)：如文件創(chuàng)建者、文件主題、格式、創(chuàng)建日期、修改日期、收件者、歸檔日期、重要程度等。設(shè)定電子檔案修改痕跡的可追溯性是保證電子文檔真實有效的重要保障。

3.3 電子文檔的備份和反病毒保護

辦公自動化下的文檔管理工作主要由計算機、網(wǎng)路和服務(wù)器等完成，這就需要我們必須做好電子文檔的備份和反病毒保護工作：

（1）有條件的部門、單位，可以為文件檔案管理設(shè)置專用計算機。

（2）對所管理文件檔案定期備份。

（3）加強計算機的反病毒防護工作。如安裝必要的殺毒軟件、設(shè)置訪問權(quán)限、提高計算機安全設(shè)置等級、設(shè)定用戶密碼等。

總之，加強辦公自動化理論和技術(shù)的學習和掌握，在文檔管理中正確使用辦公自動化設(shè)備和技術(shù)，能夠更好、更有效地適應和完成現(xiàn)代化的文檔管理工作。

參考文獻

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