企業(yè)人事檔案管理存在的問題與對策思考

摘 要：文章運(yùn)用文資料法，結(jié)合走訪調(diào)研，分析了企業(yè)人事檔案管理之現(xiàn)存的問題，針對制約因素提出了對策思考，希望本文能對我國企業(yè)實(shí)現(xiàn)人事檔管理的規(guī)范化提供點(diǎn)理論參考。

關(guān)鍵詞：人事檔案管理;企業(yè);問題;對策

企業(yè)檔案管理是企業(yè)管理中的一項(xiàng)重要工作。企業(yè)人事檔案是對本企業(yè)工作人員的個人工作經(jīng)歷、文憑學(xué)歷、社會關(guān)系、獎懲情況等進(jìn)行真實(shí)有效的記錄。企業(yè)人事檔案不僅是對一個員工不同時期工作生活學(xué)習(xí)經(jīng)歷的真實(shí)反映，因?yàn)榭梢詮臋n案中提取出很多有價值的信息，能發(fā)現(xiàn)人才、培養(yǎng)人才與用好人才，能為企業(yè)的人力資源管理工作提供重要的參考依據(jù)。可見此，新時期繼續(xù)加強(qiáng)對企業(yè)人事檔案管理方面的研探就具有一定的現(xiàn)實(shí)意義。

1 存在的問題

1）檔案管理意識淡薄。調(diào)研發(fā)現(xiàn)，目前部分企業(yè)對人事檔案管理工作不夠重視，不僅體現(xiàn)在沒有配備專業(yè)的檔案管理人才，而且管理意識也不強(qiáng)。眾所周知，隨著現(xiàn)代企業(yè)的快速發(fā)展，過去那種封閉式的人事檔案管理模式已經(jīng)不能滿足信息時代背景下企業(yè)發(fā)展的需求。企業(yè)由于沒有設(shè)置專用的辦公室與配備專業(yè)管理人員，在一定程度上影響了企業(yè)檔案使用與人才的合理流動。

2）硬件設(shè)備不完善。人事檔案硬件設(shè)備不完善，包括檔案專用館室和辦公設(shè)備的配備與更新等。由于故去的紙質(zhì)檔案不僅會出現(xiàn)霉變、蟲蛀等不容易保存的事實(shí)，而且還會造成一定資源的浪費(fèi)，在查閱、提取檔案信息知識還比較耽擱時間。信息化時代的來臨，必須建立專用的檔案室并配備相應(yīng)的配套設(shè)施，以此提高人事檔案對企業(yè)發(fā)展的貢獻(xiàn)值。

3）管理制度不健全。目前，部分企業(yè)還沒建立起一套系統(tǒng)化、可操作性強(qiáng)的人事檔案管理制度，檔案管理的價值沒能到的更好的體現(xiàn)，對人才的使用也沒能達(dá)到科學(xué)與合理的高度。相關(guān)管理制度的不完善同時在一定程度上也制約了企業(yè)的高質(zhì)量發(fā)展。

4）專業(yè)人才匱乏。一是檔案管理人員流動性大。檔案管理人員的頻繁更迭、檔案交接手續(xù)不完備也是導(dǎo)致檔案缺失的重要原因。二是當(dāng)前檔案管理工作人員專業(yè)素養(yǎng)亟待提高。走訪調(diào)研發(fā)現(xiàn)，目前部分企業(yè)重要精力放在產(chǎn)品研發(fā)、生產(chǎn)與銷售等環(huán)節(jié)，忽略了人事檔案管理的重要性，檔案管理人員也多呈兼職形式，甚至所調(diào)查的大部分檔案管理人員非本專業(yè)畢業(yè)，也沒進(jìn)行過管理學(xué)方面的系統(tǒng)培訓(xùn)，信息化、數(shù)字化管理與操控水平較低，其結(jié)果容易造成檔案數(shù)據(jù)與信息不全，甚至也出現(xiàn)過流失現(xiàn)象，影響到了企業(yè)的和諧與穩(wěn)續(xù)發(fā)展。

2 對策思考

1）提高對企業(yè)人事檔案管理認(rèn)識。胡錦濤曾指出檔案是人類活動的記錄，是人們認(rèn)識和把握客觀規(guī)律的重要依據(jù)。企業(yè)管理層都需要意識到檔案管理工作的重要性，并加強(qiáng)對其監(jiān)管，避免權(quán)責(zé)不清，進(jìn)而不斷提高對檔案管理的重視程度。首先，完善實(shí)施與引進(jìn)專業(yè)人才，促使檔案管理走上常態(tài)化。其次，樹立法制意識，搞好企業(yè)人事檔案工作，從“提高認(rèn)識、強(qiáng)化管理”上下功夫，使法制觀念深入人心。特別是要大力宣傳《檔案法》、《企事業(yè)單位檔案管理規(guī)定》等法律法規(guī)，做到知法、守法，依法規(guī)范自身行為。再次，提高企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)和人事檔案工作人員對檔案工作的重視程度是推進(jìn)和搞好檔案工作的重要基礎(chǔ)，把檔案工作列入企業(yè)發(fā)展規(guī)劃和戰(zhàn)略發(fā)展之中，落實(shí)各級領(lǐng)導(dǎo)檔案工作責(zé)任制，確保檔案工作專項(xiàng)經(jīng)費(fèi)的到位，建立一支高素質(zhì)專業(yè)人才隊(duì)伍，將依法治檔工作落到實(shí)處。

2）完善信息化管理設(shè)施建設(shè)。加強(qiáng)對人事檔案信息化的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)是搞好管理工作的重要保障。信息化時代的來臨，計(jì)算機(jī)信息技術(shù)的廣泛運(yùn)用，企業(yè)檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)包括硬件與軟件，硬件需要有專用辦公專用設(shè)施，例如專用辦公室，檔案柜，計(jì)算機(jī)及其硬件、軟件設(shè)備包括基礎(chǔ)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)以及各種輔助設(shè)施。根據(jù)檔案信息采集工作的需要，企業(yè)人事檔案管理專用辦公室中的計(jì)算機(jī)需要配備掃描儀、光盤刻錄設(shè)備及信息管理系統(tǒng)軟件等基礎(chǔ)設(shè)施。人事檔案信息管理軟件可以涵蓋對電子文件的采集、歸檔及整理、檢索等功能，可同其他類型數(shù)據(jù)庫進(jìn)行連接及交換數(shù)據(jù)，從而保證企業(yè)人事信息可在網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)中系統(tǒng)安全儲存，規(guī)范、有序進(jìn)行補(bǔ)充與完善，快捷地檢索與提取。將現(xiàn)代信息技術(shù)應(yīng)用于企業(yè)人事檔案管理工作，利用多媒體和電子信息技術(shù)，建立數(shù)字化的人事檔案管理網(wǎng)絡(luò)，以此實(shí)現(xiàn)企業(yè)人事檔案信息的網(wǎng)絡(luò)化與電子化。同時學(xué)?？梢越柚畔⒓夹g(shù)手段，加強(qiáng)檔案信息編研工作，建設(shè)檔案信息資源數(shù)據(jù)庫和網(wǎng)絡(luò)，實(shí)現(xiàn)檔案管理工作與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的連接，以此來促進(jìn)部分人事檔案信息的資源共享，為信息使用方提供全面的、系統(tǒng)的人事檔案信息。

3）建立完善的企業(yè)人事檔案管理制度。有組織的行為制度管理為先。為進(jìn)一步提升檔案管理效能，企業(yè)就應(yīng)完善章制，制定出相應(yīng)的管理制度，實(shí)現(xiàn)管理的規(guī)范化。另外，企業(yè)人事檔案管理流程中，可借鑒中外名企的人事檔案管理經(jīng)驗(yàn)，并結(jié)合自身的實(shí)際情況，有針對性的進(jìn)行借鑒，不斷完善本企業(yè)人事檔案管理中的不足。隨著科學(xué)水平的不斷提升，信息技術(shù)已經(jīng)被應(yīng)用在各行各業(yè)，所以各企業(yè)在對檔案進(jìn)行管理時，已采用現(xiàn)代化管理手段，運(yùn)用計(jì)算機(jī)和檔案管理軟件，實(shí)現(xiàn)對檔案的科學(xué)化和高效化管理，通過構(gòu)建信息化管理系統(tǒng)，管員在對企業(yè)人事檔案進(jìn)行管理時，優(yōu)化管理模式，管理流程更為完善，借助于信息化管理系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)對檔案的科學(xué)管理。此外，要建立健全的檔案信息化標(biāo)準(zhǔn)體系?；ヂ?lián)網(wǎng)與大數(shù)據(jù)時代，人事檔案管理的信息化和現(xiàn)代化是檔案管理工作發(fā)展的新趨勢，在運(yùn)用現(xiàn)代化、全方位的管理手段，將檔案管理信息及時的、有效地提供給企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)者，方便于內(nèi)部使用，這樣既有助于提高檔案利用率，也有利于學(xué)校企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)真正意識到人事檔案管理的對企業(yè)管理的重要性，并積極的、主動的重視人事檔案管理部門的工作，從而提高人事檔案管理工作效率。再次，要建立防火墻，確保部分人事檔案的可靠性和安全性。

4）提升企業(yè)人事檔案管理員的專業(yè)素質(zhì)?；ヂ?lián)網(wǎng)、大數(shù)據(jù)與云計(jì)算時代的來臨，企業(yè)人事檔案管理已經(jīng)逐漸向著信息化、個性化、人工智能的方向發(fā)展。目前，部分人事檔案管理員的知識貯備已無法匹配新時期信息化、智能化發(fā)展的需求，為順應(yīng)信息化時代發(fā)展的需求流，可通過加強(qiáng)學(xué)習(xí)與培訓(xùn)工作來不斷提高自身的專業(yè)能力，為企業(yè)的用人與決策提系統(tǒng)的、有參考價值供信息服務(wù)。其中，對人事檔案管理員而言，最好的提升途徑就是樹立終身學(xué)習(xí)意識，保持良好的終身學(xué)習(xí)習(xí)慣。眾所周知，人事檔案管理員的學(xué)習(xí)一是要熟諳圖書檔案情報(bào)學(xué)、企業(yè)管理、《檔案法》等專業(yè)領(lǐng)域百科知識，并具有一定的深度與厚度。二是互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)要熟練掌握，特別是移動互聯(lián)網(wǎng)等技術(shù)手段，熟練進(jìn)行數(shù)據(jù)更新、信息分類儲存與查詢等網(wǎng)絡(luò)資源管理能力，為企業(yè)實(shí)現(xiàn)信息化管理的全面鋪開奠定基礎(chǔ);三是由于科技知識、現(xiàn)代信息技術(shù)、服務(wù)與管理等都在飛速發(fā)展，人事檔案管理員要找到自己的“短板”，堅(jiān)持在自律中固強(qiáng)補(bǔ)弱，切實(shí)肩負(fù)起為企業(yè)發(fā)展提供人事檔案的重任。

3 小結(jié)

人事檔案管理水平是企業(yè)整體管理水平的一個重要標(biāo)尺，專業(yè)人才是最稀缺的寶貴資源。人事檔案管理科學(xué)、系統(tǒng)，能為企業(yè)創(chuàng)造經(jīng)濟(jì)利潤、帶來社會效益。為此，企業(yè)要高度重視人事檔案管理工作，針對存在的問題，認(rèn)真思考對策，從提高認(rèn)識開始，完善管理設(shè)施，注重管理的制度化與管理手段的科技化、服務(wù)方式的多樣化，更好的為企業(yè)實(shí)現(xiàn)戰(zhàn)略發(fā)展服務(wù)。

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作者簡介

張英淑（1978-），女，漢，湖南衡陽人，本科，研究方向：檔案管理。