新常態(tài)下學(xué)校檔案管理的策略分析

文/廣東省清遠(yuǎn)市陽山縣南陽中學(xué) 馮嫻

新常態(tài)下學(xué)校檔案管理的策略分析

文/廣東省清遠(yuǎn)市陽山縣南陽中學(xué) 馮嫻

學(xué)校的檔案管理承載著學(xué)校、老師、學(xué)生的歷史紀(jì)錄，隨著“四個全面”的開展與深入，信息是人們生活中最密不可分的一部分，檔案也在時代的發(fā)展中變得越來越重要。在此新常態(tài)下，學(xué)校的檔案管理工作中存在的問題漸漸顯露出來，本文針對這些問題進(jìn)行分析，并提出了檔案管理工作的策略分析。

新常態(tài)；檔案管理；策略分析

在當(dāng)今的大數(shù)據(jù)時代，各種信息資源都趨于數(shù)字化，學(xué)?？梢岳眠@一優(yōu)勢改善學(xué)校的檔案管理模式，使這項工作與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)相結(jié)合，創(chuàng)新其管理模式。因此，面臨新常態(tài)，學(xué)校的檔案管理工作必須通過不斷地創(chuàng)新和改革才能夠?qū)崿F(xiàn)積極地適應(yīng)當(dāng)今時代的持續(xù)發(fā)展。

一、新常態(tài)下的學(xué)校檔案管理工作

在新常態(tài)下，學(xué)校的檔案管理工作發(fā)生了改變。首先使學(xué)校進(jìn)一步認(rèn)識到檔案管理的重要性，更加重視這項工作；其次，為學(xué)校的該項工作確立了下一步發(fā)展方向；然后，使學(xué)校對當(dāng)前的檔案管理工作制度進(jìn)行重新審視，并做出創(chuàng)新；最后，大力地支持與保證檔案管理工作更好地進(jìn)行。

二、新常態(tài)下的學(xué)校檔案管理存在的薄弱環(huán)節(jié)

（一）檔案管理沒有納入科學(xué)管理軌道。由于認(rèn)識水平的制約，學(xué)校檔案大多分散到校內(nèi)各部門多家管理，專兼職管理人員配備不到位，管理制度不健全。由于缺乏及時歸檔意識，導(dǎo)致一些基層單位檔案長期不整理，不裝訂，管理水平低，收集渠道不通暢。

（二）硬件設(shè)施不達(dá)標(biāo)，檔案資料不全。學(xué)校檔案應(yīng)客觀完整記錄學(xué)校各方面的工作，為學(xué)校發(fā)展留下真實的軌跡。但目前在很多學(xué)校普遍存在如下的現(xiàn)象：一是有的不具備最基本的保管檔案的通風(fēng)、防潮、防霉、防盜、防火條件要求，容易缺失或遭受破壞。二是檔案保管設(shè)備設(shè)施不齊全，不能滿足新時期檔案多樣化的需要。檔案的錯歸錯放、隨意歸檔、資料不全的現(xiàn)象，也使得學(xué)校檔案管理工作的開展加大了難度。

（三）開發(fā)檔案信息滯后，利用效果不明顯。事實上許多學(xué)校特別是基層學(xué)校，教學(xué)及科研檔案的利用效果并不理想。一是檔案工作人員兼職太多，許多學(xué)校檔案人員兼顧著教學(xué)工作。二是許多學(xué)校的檔案人員不是教學(xué)一線的骨干力量，這些人對檔案業(yè)務(wù)知之甚少，水平基本處在手工操作階段，編研能力有限，學(xué)術(shù)水平不高，收集、立卷、整理、保管和提供利用等工作不能有效開展。三是普遍存在檔案信息采集與開發(fā)不足的問題，校園網(wǎng)的信息量與學(xué)校檔案信息采集極不匹配，內(nèi)容單一乏味，檔案信息開發(fā)利用問題比較突出。新常態(tài)下，已是一個網(wǎng)絡(luò)化、信息化的時代，這對我們的檔案管理工作提出了新的挑戰(zhàn)。

三、新常態(tài)下學(xué)校檔案管理的策略分析

（一）增強(qiáng)檔案意識健全各項制度。增強(qiáng)全員檔案意識是搞好檔案工作的重要保證。首先，學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)要向全體教職工宣傳《檔案法》，通過舉辦檔案法講座、開展檔案知識競賽來提高教職工的檔案意識。其次，要根據(jù)學(xué)校的實際的情況，制定明確的學(xué)校檔案綜合管理實施細(xì)則、崗位目標(biāo)責(zé)任制及檔案分類編號方案，從而使各部門重視檔案的收集、整理、歸檔。第三，建立檔案的收集、立卷歸檔、保管、安全保密、借閱登記及鑒定、銷毀等制度，使檔案資料進(jìn)、出室有章可循，有賬可查。第四，定期收集，查漏補(bǔ)缺。學(xué)校各部門要積極參與和有機(jī)聯(lián)動，及時收集有關(guān)資料，對各個環(huán)節(jié)、各道工序檔案資料的形成做出明確規(guī)定，加強(qiáng)教學(xué)文件材料的形成和積累，使檔案資料的完整性、準(zhǔn)確性得到保證。

（二）實現(xiàn)管理現(xiàn)代化，拓寬服務(wù)領(lǐng)域。一方面利用現(xiàn)代化高科技手段提高檔案工作效率，使檔案工作從落后的手工操作走向現(xiàn)代化的管理。另一方面利用現(xiàn)代化管理手段將管理檔案信息及時提供給學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)、各教研組和社會有關(guān)部門，提供查閱便利，提高使用利用率，使他們親身體驗到檔案信息的價值。三是充分利用校園網(wǎng)這一基礎(chǔ)平臺，開辟檔案信息站，根據(jù)檔案類別和屬性，將學(xué)校沿革、發(fā)展歷史、文件、規(guī)章制度、教育教學(xué)信息、科研與開發(fā)動態(tài)、師資情況、學(xué)生學(xué)籍情況等內(nèi)容納入其中，實現(xiàn)資源共享，利用辦公網(wǎng)絡(luò)實行個人授權(quán)方式在專用服務(wù)器數(shù)據(jù)庫中查閱。

（三）加強(qiáng)學(xué)校檔案管理員業(yè)務(wù)培訓(xùn)和繼續(xù)教育，提升專業(yè)管理水平。要使檔案管理主動適應(yīng)新常態(tài)，學(xué)校檔案管理人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)和繼續(xù)教育必需常抓不懈。檔案管理信息化建設(shè)需要事業(yè)心強(qiáng)、具備相關(guān)知識、精通業(yè)務(wù)的復(fù)合型人才。在注重人才引進(jìn)的同時，要大力加強(qiáng)現(xiàn)有人員繼續(xù)教育，把檔案管理隊伍建設(shè)納入學(xué)校師資隊伍建設(shè)中，以多種方式加強(qiáng)檔案管理員繼續(xù)教育。培訓(xùn)教育要工作、學(xué)習(xí)兩不誤，鼓勵他們利用業(yè)余時間，通過自學(xué)和進(jìn)修培訓(xùn)等多種途徑不斷更新自己的知識和技能，個人在知識領(lǐng)域上的涉及面越廣，視野就越寬，檔案人員的思維和角度轉(zhuǎn)換就相應(yīng)地更靈活。廣大檔案工作人員在熟練掌握檔案知識與技能的前提下在各自相應(yīng)的實踐領(lǐng)域中有所收獲，在工作上做到更加游刃有余，更好地為學(xué)校檔案管理適應(yīng)新常態(tài)打下堅實的基礎(chǔ)。

四、結(jié)束語

科學(xué)規(guī)范的檔案管理才能適應(yīng)新形勢的需要，才可以提升學(xué)校的管理水平。做好檔案的保管和利用工作，不但可以實現(xiàn)檔案管理工作的自身價值，而且還可以為學(xué)校的發(fā)展和進(jìn)步做出應(yīng)有的貢獻(xiàn)。作為新常態(tài)下的學(xué)校檔案人更應(yīng)對檔案工作的新要求落到實處，以務(wù)實的工作作風(fēng)、扎實的業(yè)務(wù)本領(lǐng)，向全社會展示學(xué)校檔案人良好的精神風(fēng)貌、崇高的職業(yè)操守，推動檔案事業(yè)科學(xué)發(fā)展、可持續(xù)發(fā)展。