《推進數(shù)字檔案館建設實施辦法(試行)》解讀

Abstract：The ImplementingMeasuresforthe Advancement of the Construction of Digital Ar chives(forTrial Implementation)isapolicydocument formulatedby the National Archives Administration of China to strengthen the construction andmanagementof digital archivesin China.The paperelaborates on the background and process of its formulation as well as the main content of the Measures so as to provide direction and guidance for national archives of allkindsand atall levels to construct digitalarchives.

Keywords：Digital archives；Archives law；Archival digital resources

2025年3月13日，國家檔案局印發(fā)了《推進數(shù)字檔案館建設實施辦法（試行)》（以下簡稱《辦法》），明確了數(shù)字檔案館建設的目標、任務和要求，為各級各類檔案館開展數(shù)字檔案館建設提供了指導和依據(jù)?！掇k法》自2025年5月1日起施行?！掇k法》的出臺既是國家檔案局貫徹落實《中華人民共和國檔案法》(以下簡稱《檔案法》)《中華人民共和國檔案法實施條例》(以下簡稱《實施條例》)《\"十四五\"全國檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃》對數(shù)字檔案館建設要求的重要舉措，也充分發(fā)揮了檔案信息化在推進檔案事業(yè)創(chuàng)新發(fā)展中的支撐作用。該《辦法》是推動檔案事業(yè)數(shù)字化轉型發(fā)展的重要文件。

一、《辦法》制定背景

（一）深度契合國家戰(zhàn)略

黨中央、國務院高度重視數(shù)字中國建設，發(fā)布了《數(shù)字中國建設整體布局規(guī)劃》等一系列文件，提出實施“數(shù)字中國\"戰(zhàn)略。數(shù)字檔案館作為檔案領域數(shù)字化轉型的重要體現(xiàn)，是落實數(shù)字中國戰(zhàn)略的重要舉措，有助于推動檔案工作融入數(shù)字中國建設大局，為數(shù)字政府提供基礎數(shù)據(jù)支撐，實現(xiàn)檔案管理的信息化、規(guī)范化和高效化，提高檔案利用效能和公共服務水平，充分發(fā)揮檔案工作在國家治理體系和治理能力現(xiàn)代化中的作用。

(二)符合相關法律法規(guī)的要求

《檔案法》第四十條規(guī)定“檔案館負責檔案數(shù)字資源的收集、保存和提供利用。有條件的檔案館應當建設數(shù)字檔案館。\"《實施條例》第四十三條“檔案館應當積極創(chuàng)造條件，按照國家有關規(guī)定建設、運行維護數(shù)字檔案館，為不同網(wǎng)絡環(huán)境中的檔案數(shù)字資源的收集、長期安全保存和有效利用提供保障”，均明確鼓勵有條件的檔案館開展數(shù)字檔案館建設。這些都是數(shù)字檔案館建設的法律依據(jù)和政策支撐。

(三)滿足檔案事業(yè)發(fā)展的自身需求

隨著信息技術的飛速發(fā)展和廣泛應用，在日常工作中產(chǎn)生了大量的電子文件和電子檔案，傳統(tǒng)的檔案管理模式難以滿足對這些電子檔案的有效管理和利用需求。為了更好地適應檔案工作信息化發(fā)展，需要建設數(shù)字檔案館，運用現(xiàn)代信息技術對電子檔案和傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化副本等檔案數(shù)字資源進行采集、整理、存儲、管理，并提供高效便捷的共享利用服務。數(shù)字檔案館建設有助于實現(xiàn)檔案資源的數(shù)字化、檔案實體的數(shù)據(jù)化、檔案管理的系統(tǒng)化、信息傳遞的網(wǎng)絡化和檔案利用的智能化。通過建設數(shù)字檔案館，可以提升檔案管理水平，提高檔案管理的效率和質量，保障檔案數(shù)字資源的齊全完整，提升檔案工作的資政服務水平。

（四）適應社會公眾對檔案利用的需求變化

在大數(shù)據(jù)時代，社會公眾對檔案信息的需求日益增長，且更加注重獲取信息的便捷性和及時性。數(shù)字檔案館能夠通過網(wǎng)絡平臺為社會公眾提供遠程查詢和利用服務，讓公眾足不出戶就能獲取所需的

（欄目編輯：胡菡）

檔案信息，滿足公眾對現(xiàn)代化信息服務的現(xiàn)實需求，提高檔案公共服務能力，促進檔案資源的社會共享。

二、《辦法》制定過程

在《辦法》的編制過程中，國家檔案局始終嚴格遵循\"統(tǒng)一領導、分級管理”這一檔案工作的核心原則。

為確保編制工作的科學性與規(guī)范性，國家檔案局全面梳理有關法律法規(guī)和規(guī)范性文件，并深入研究《檔案法》等一系列與檔案工作緊密相關的法律法規(guī)，細致剖析其中涉及數(shù)字檔案館建設的條款內容，精準把握法律對數(shù)字檔案館建設在資源管理、安全保障、利用服務等方面的規(guī)范與指引。對已發(fā)布的規(guī)范性文件進行系統(tǒng)梳理，涵蓋不同階段出臺的關于數(shù)字檔案館建設的指導意見、技術標準等，力求構建一個全面、準確的政策法規(guī)參考體系，為后續(xù)的編制工作筑牢堅實基礎。

積極總結數(shù)字檔案館建設的管理模式和實踐經(jīng)驗。通過實地測評全國多個地區(qū)不同類型的數(shù)字檔案館，涵蓋發(fā)達地區(qū)的先進示范館，以及在建設過程中積極探索創(chuàng)新的基層館，深入了解其在組織架構搭建、業(yè)務流程優(yōu)化、技術應用選型等方面的具體做法。收集并整理大量一手資料，對成功案例進行深入剖析，提煉出具有可推廣性和普適性的經(jīng)驗模式；對實踐過程中出現(xiàn)的問題和挑戰(zhàn)進行分類匯總，分析問題產(chǎn)生的根源，為編制工作提供寶貴的實踐參考。在此基礎上，國家檔案局明確了編制思路和框架內容，確定以數(shù)字檔案館建設的全生命周期為主線，從前期的規(guī)劃籌備、建設實施，到中期的運營管理，再到后期的評估優(yōu)化，進行全方位、系統(tǒng)性的規(guī)范和指導。

在具體工作推進中，國家檔案局大力開展業(yè)務研究，組建了由檔案領域資深專家、信息技術專業(yè)人才和具有豐富實踐經(jīng)驗的檔案工作者組成的起草部門。起草部門針對數(shù)字檔案館建設中的關鍵業(yè)務環(huán)節(jié)，如基礎設施建設、應用軟件系統(tǒng)功能、數(shù)字檔案資源的建設與管理、保障體系制度制定與條件保障、服務能力與效能提升等，進行深入探討和專題研究。通過運用先進的理論知識結合實際案例分析，提出科學合理的解決方案和建議，為《辦法》的編制提供專業(yè)權威的業(yè)務指導。

為進一步提升《辦法》的科學性和權威性，起草部門組織召開專家論證會，邀請檔案行業(yè)專家對《辦法》的初稿進行全面論證。專家們從專業(yè)視角出發(fā)，對編制思路、框架結構、具體條款等進行細致審查，提出諸多具有建設性的意見和建議。起草部門認真聽取并吸收專家們的意見建議。

起草部門還面向全國檔案系統(tǒng)廣泛征求意見。通過下發(fā)正式文件并設立專門的意見反饋渠道的方式，充分調動各地檔案部門的積極性。各地檔案部門積極響應，組織內部研討，結合本地區(qū)數(shù)字檔案館建設的實際情況，提出大量貼合基層需求的意見建議。起草部門對這些意見進行認真梳理、分類和分析，將具有代表性和普遍性的問題，納入后續(xù)的修改工作中。

起草部門還充分征求了館局各業(yè)務司部的意見，詳細闡述《辦法》編制的背景、目的和主要內容，邀請各業(yè)務司部從自身業(yè)務角度出發(fā)，對《辦法》初稿進行審查。各業(yè)務司部高度重視，認真研究并提出反饋意見。起草部門對這些反饋意見進行深入研究，采納其中具有可行性和針對性的意見。

在充分吸收各方面反饋的意見建議后，起草部門對《辦法》有關內容進行反復修改完善，從條款的文字表述到邏輯結構的優(yōu)化，從新增內容的合理性論證到與現(xiàn)有政策法規(guī)的銜接，都進行了細致入微的打磨和多輪修改，最終形成了《辦法》。

三、《辦法》主要內容

《辦法》采用條款式結構，共十四條，其內容嚴謹且全面，全方位覆蓋數(shù)字檔案館建設的關鍵要點。

《辦法》第一條清晰地闡述了制定依據(jù)，明確以《檔案法》《實施條例》等法律法規(guī)為基石。數(shù)字檔案館建設與管理作為檔案工作在數(shù)字化領域的拓展與延伸，必須嚴格遵循上位法的規(guī)定，確保在法治軌道上推進。以這些法律法規(guī)為依據(jù)制定本《辦法》，一方面保障了數(shù)字檔案館建設與管理工作的合法性，使其各項舉措有法可依；另一方面，也有助于維護國家檔案法律體系的完整性與權威性，促進檔案事業(yè)在法治框架內實現(xiàn)數(shù)字化轉型與創(chuàng)新發(fā)展。

《辦法》第二條給出了數(shù)字檔案館的精準定義。明確數(shù)字檔案館是運用現(xiàn)代管理理念和新一代信息技術，對檔案實體和檔案數(shù)字資源進行收集、管理、保存、利用等業(yè)務活動，具有數(shù)字化、網(wǎng)絡化、智能化特征的運行體系。同時，也明確了數(shù)字檔案館建設的主要內容，即基礎設施奠定硬件根基，應用系統(tǒng)承載功能實現(xiàn)，檔案數(shù)字資源為核心，檔案共享利用拓寬服務范圍，制度規(guī)范保障建設有序，安全保障守護信息安全，協(xié)同構建數(shù)字檔案館體系。

《辦法》第三條著重闡述了建設數(shù)字檔案館的重要意義。數(shù)字檔案館建設不僅能推動檔案事業(yè)從傳統(tǒng)管理模式向數(shù)字化、智能化轉型升級，提升檔案管理效率與質量，還能極大地便利社會公眾獲取檔案信息，促進檔案資源的社會共享，更能為國家治理體系和治理能力現(xiàn)代化提供堅實的數(shù)據(jù)支撐，助力政府科學決策。

《辦法》第四條明確了適用范圍，即適用于各級各類檔案館，除各級國家綜合檔案館外，其他類型檔案館開展相關工作時可參照本《辦法》，確保數(shù)字檔案館建設在全國有序推進。

《辦法》第五條明確了國家檔案局和各地檔案主管部門在數(shù)字檔案館建設與認定工作中的職責和工作原則。國家檔案局和省、自治區(qū)、直轄市檔案主管部門要從實際出發(fā)，根據(jù)不同地區(qū)的現(xiàn)實條件，以及檔案管理的實際需求，實事求是、因地制宜地分級推進數(shù)字檔案館建設；根據(jù)檔案館的申請，組織開展數(shù)字檔案館認定工作。

《辦法》第六條清晰劃分各級檔案部門的職責。國家檔案局負責統(tǒng)籌規(guī)劃宏觀指導、制定總體政策與標準規(guī)范，各地檔案主管部門承擔本行政區(qū)域數(shù)字檔案館建設的組織協(xié)調、監(jiān)督管理職責，各級國家綜合檔案館則是建設的主體，負責具體建設任務的實施與日常運營管理。

《辦法》第七條明確了國家檔案局和各省、自治區(qū)、直轄市檔案主管部門在數(shù)字檔案館認定工作中的職責，以及合格數(shù)字檔案館和高水平數(shù)字檔案館的認定標準。

《辦法》第八條明確了數(shù)字檔案館認定申請流程，檔案館需先對照標準進行自評，達標后向所在地檔案主管部門提交申請材料，經(jīng)逐級審核評估后確定是否予以認定。

《辦法》第九條明確了設立數(shù)字檔案館的否決項。建設項目未通過驗收的，未建立全部館藏文件級目錄數(shù)據(jù)庫的，未接收電子檔案或未開展電子檔案保管服務的，近3年發(fā)生過重大信息安全事故或存在嚴重信息安全隱患的，將直接否決其數(shù)字檔案館認定申請資格，以此強化建設質量底線。

《辦法》第十條明確認定組織工作內容。由檔案主管部門組織專業(yè)人員成立認定小組，負責對申請單位進行實地考察、材料審核，并依據(jù)認定標準客觀公正地給出評估意見，以確保認定工作科學、規(guī)范。

《辦法》第十一條提出迭代升級要求。隨著信息技術的快速發(fā)展與社會需求的不斷變化，數(shù)字檔案館需持續(xù)進行技術升級、功能優(yōu)化，定期評估自身建設水平，及時更新完善，以保持競爭力與服務能力。

《辦法》第十二條強調監(jiān)督檢查要求。檔案主管部門定期對數(shù)字檔案館建設與運行情況開展監(jiān)督檢查，督促其嚴格落實辦法要求，對存在問題的單位責令限期整改，保障數(shù)字檔案館建設的健康發(fā)展。

《辦法》第十三條明確解釋權歸屬，即解釋權歸國家檔案局所有，以便在實施過程中對出現(xiàn)的疑問與爭議進行權威解讀。

《辦法》第十四條對施行規(guī)定作出說明，明確辦法的生效日期、適用期限等關鍵施行信息，確保其在實際應用中有清晰的時間界定。

四、數(shù)字檔案館建設和認定主要指標要求

《辦法》的附件《數(shù)字檔案館建設和認定指標表》包括基礎設施、應用軟件系統(tǒng)功能、檔案數(shù)字資源、保障體系、服務效能五個部分90個指標項。這些指標項全面細致地覆蓋了數(shù)字檔案館建設的關鍵要素，從基礎硬件設施搭建，到軟件系統(tǒng)功能完善，再到檔案數(shù)字資源建設與管理，以及保障體系的構建和服務效能的提升，均作出了明確規(guī)定。通過對這些指標項的嚴格考量與建設推進，能有力推動數(shù)字檔案館朝著標準化、規(guī)范化、高效化方向發(fā)展，為實現(xiàn)檔案管理的數(shù)字化、網(wǎng)絡化、智能化筑牢根基，助力檔案事業(yè)在數(shù)字時代背景下實現(xiàn)高質量、可持續(xù)發(fā)展。

(一)基礎設施

1.機房

在《辦法》遵循的法規(guī)標準框架下，機房建設契合《數(shù)據(jù)中心設計規(guī)范》（GB50174)B級要求具有關鍵意義。這一要求從選址、電氣系統(tǒng)、監(jiān)控、溫濕度控制等多個維度保障了數(shù)字檔案館的穩(wěn)定運行。

從選址角度，B級要求機房應避免設置在地震、洪水、火災等自然災害頻發(fā)區(qū)域，遠離強電磁干擾源以及粉塵、有害氣體等環(huán)境污染源。確保機房處于安全且環(huán)境適宜的位置，降低因外部不利因素導致的運行風險。

電氣系統(tǒng)是重中之重。機房應由雙重電源供電，確保在一路電源中斷時，能持續(xù)為機房設備供電，保障業(yè)務不中斷。當只有一路電源時，應設置柴油發(fā)電機組作為備用電源。同時，需有完善的接地系統(tǒng)，有效消除靜電以及防止雷擊對設備造成損害，保障設備的電氣安全與穩(wěn)定運行。

機房需配備視頻監(jiān)控、入侵報警和出入口控制系統(tǒng)，并具備聯(lián)動功能。視頻監(jiān)控實時監(jiān)測人員和設備狀態(tài)，入侵報警通過傳感器檢測非法闖入，出入□控制通過門禁卡或人臉識別限制人員進出。例如報警觸發(fā)時，監(jiān)控自動切換畫面并聯(lián)動關閉通道，阻止非法人員逃離。監(jiān)控視頻保留6個月以上，便于回調查?；馂暮蜏缁鹣到y(tǒng)方面，主機房應配置氣體滅火或細水霧滅火系統(tǒng)，配備兩組獨立火災探測器(如感煙、感溫)，提高探測準確性。火災報警系統(tǒng)與滅火、監(jiān)控系統(tǒng)聯(lián)動，如火災發(fā)生時迅速啟動滅火措施并記錄火災過程，為救援和分析提供依據(jù)。

機房和不間斷電源系統(tǒng)電池室需配備專用空調設施，對溫度與濕度進行精確控制。穩(wěn)定的溫濕度環(huán)境能防止設備因過熱或濕度過高而出現(xiàn)故障，確保設備性能穩(wěn)定，延長設備使用壽命。嚴格遵循《數(shù)據(jù)中心設計規(guī)范》（GB50174)B級要求進行機房建設，是數(shù)字檔案館實現(xiàn)高效、穩(wěn)定運行的基礎保障，為數(shù)字檔案資源的存儲、處理與利用提供堅實的物理支撐。

2.網(wǎng)絡平臺

網(wǎng)絡平臺應根據(jù)業(yè)務需求和技術發(fā)展進行規(guī)劃和設計，布局合理，可擴展，安全可靠。建設專用局域網(wǎng)，主干用光纖鋪設，保障高速穩(wěn)定傳輸。核心交換機等關鍵設備冗余，支撐檔案數(shù)字資源各項業(yè)務，如檔案數(shù)據(jù)的大量上傳下載，冗余設備可確保網(wǎng)絡不間斷運行。接入政務網(wǎng)、因特網(wǎng)，支撐開展檔案數(shù)字資源接收、利用等業(yè)務。專用局域網(wǎng)與因特網(wǎng)物理隔離，防止外部網(wǎng)絡攻擊和惡意軟件入侵，保障檔案信息安全。在各網(wǎng)絡配備防火墻、漏洞掃描、入侵檢測、安全審計等設施，滿足網(wǎng)絡安全管理要求，防止外部非法網(wǎng)絡訪問與攻擊，確保檔案信息在網(wǎng)絡傳輸與存儲過程中的安全，保障數(shù)字檔案館業(yè)務持續(xù)穩(wěn)定運行。

3.硬件設備

硬件設備是數(shù)字檔案館運行的物理基礎，應根據(jù)業(yè)務需求和技術發(fā)展配置設備，滿足高效、安全、適當冗余要求。

根據(jù)業(yè)務需求和技術發(fā)展配置設備，要精準匹配檔案業(yè)務工作負載。在構建數(shù)字檔案館時，確保系統(tǒng)穩(wěn)定高效運行的關鍵基礎硬件之一是配備滿足數(shù)字檔案館系統(tǒng)運行的專用服務器，確保數(shù)字檔案館系統(tǒng)在運行過程中的獨立性和穩(wěn)定性，保障數(shù)據(jù)處理和服務響應的及時性。在檔案數(shù)據(jù)存儲方面，隨著數(shù)字檔案資源的海量增長，需配備大容量、高性能的存儲設備，在線存儲設備應滿足兩年以上數(shù)據(jù)增長需求，同時配備兩種及以上不同介質的離線備份設備，確保能長期、安全地存儲海量的檔案數(shù)據(jù)，既能滿足當下數(shù)據(jù)存儲需求，又能適應未來數(shù)據(jù)量的不斷擴充。在檔案工作日常業(yè)務開展所需的終端設備方面，應配備滿足工作需要的終端設備，確保各項與檔案數(shù)字資源相關的工作能夠順利、高效進行。在照片、音視頻檔案方面，應配備滿足重大活動采集與轉換的專業(yè)設備，便于將相關檔案轉化為利于長期保存和利用的檔案數(shù)字資源。

4.基礎軟件

基礎軟件是保障數(shù)字檔案館系統(tǒng)正常運轉的核心支撐，應配備滿足系統(tǒng)正常運行的正版軟件。配備正版軟件，不僅是遵守知識產(chǎn)權的必然要求，更是確保軟件質量與技術支持服務的必然要求。正版軟件能保證操作系統(tǒng)、數(shù)據(jù)庫、備份恢復系統(tǒng)和保障系統(tǒng)的穩(wěn)定運行與數(shù)據(jù)管理；在進行字處理、圖像處理等方面，能滿足檔案業(yè)務多樣化需求。例如，正版的圖像處理軟件能夠優(yōu)化檔案圖像質量。各類正版軟件的協(xié)同配合，才能更好保障數(shù)字檔案館從日常辦公到業(yè)務處理等各類系統(tǒng)的穩(wěn)定運行。

5.檔案數(shù)字化設施設備

開展傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化工作，需具備完善的場地、設施設備、軟件等。場地方面，要在非低洼地設置專門的數(shù)字化工作區(qū)域，該區(qū)域應具備適宜的溫濕度環(huán)境、良好的照明條件及防塵、防火、防潮等防護措施，確保傳統(tǒng)載體檔案在數(shù)字化過程中的安全。設備方面，需配備專業(yè)的掃描設備，針對不同類型的傳統(tǒng)載體檔案，如紙質檔案、照片檔案、縮微膠片等，選用相應精度與功能的掃描儀，保證數(shù)字化圖像質量；還要配備必要的圖像處理設備，對掃描后的圖像進行優(yōu)化處理。軟件方面，要使用符合檔案數(shù)字化標準的圖像處理軟件、檔案數(shù)字化管理軟件等，實現(xiàn)對數(shù)字化過程的流程管理、質量控制及數(shù)字化成果的存儲與管理，為傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化工作的順利開展提供堅實保障。

6.國產(chǎn)化要求

在數(shù)字檔案館建設中，國產(chǎn)化工作意義深遠。應依據(jù)有關規(guī)定制定設施設備國產(chǎn)化實施方案，有序推進服務器、操作系統(tǒng)、數(shù)據(jù)庫等國產(chǎn)化工作，這是落實國家信息安全戰(zhàn)略的重要舉措。要優(yōu)先選用國產(chǎn)自主研發(fā)的服務器產(chǎn)品，以便能更好地適配國內網(wǎng)絡環(huán)境與安全要求，保障檔案數(shù)據(jù)處理與存儲的安全可控。通過有序推進國產(chǎn)化工作，逐步構建自主可控的數(shù)字檔案館設施設備體系，提升數(shù)字檔案館建設的安全性與自主性。

（二）應用軟件系統(tǒng)功能

1.檔案數(shù)字資源接收

數(shù)字檔案館需構建完善的接收體系，以滿足在線、離線接收檔案數(shù)字資源并進行檢測的需要。在線接收方面，應搭建安全、穩(wěn)定的網(wǎng)絡接收通道，確保能與各檔案形成部門的信息系統(tǒng)無縫對接。同時，針對無法在線傳輸?shù)臋n案資源，要具備離線接收能力，可采用移動存儲設備導入等方式。在接收過程中，配套專業(yè)的檢測工具與流程，對檔案數(shù)字資源的真實性、完整性、可用性及準確性進行嚴格檢測。完整性檢測關注資源是否存在缺失、數(shù)據(jù)結構是否完整；準確性檢測核查文件內容與元數(shù)據(jù)信息是否一致；可用性檢測確保資源能在數(shù)字檔案館系統(tǒng)中正常讀取與使用；真實性檢測則通過數(shù)字簽名驗證等技術手段，保障資源未被篡改，為后續(xù)的管理、保存和利用奠定堅實基礎。

2.檔案數(shù)字資源管理

為滿足對檔案數(shù)字資源進行有序管理、輔助實體檔案管理的需要，數(shù)字檔案館需建立科學的管理機制。在檔案數(shù)字資源管理上，依據(jù)檔案分類標準和元數(shù)據(jù)規(guī)范，對接收的資源進行合理分類、編目與著錄。運用數(shù)據(jù)庫技術，構建高效的檔案數(shù)字資源管理系統(tǒng)，實現(xiàn)資源的快速檢索與精準定位。同時，通過信息化手段輔助實體檔案管理，建立實體檔案與數(shù)字資源的關聯(lián)索引，優(yōu)化檔案管理流程，提升整體管理水平。

3.檔案數(shù)字資源保存

檔案數(shù)字資源及其目錄數(shù)據(jù)庫的備份恢復是保障數(shù)據(jù)安全的關鍵。按照長期保存要求，應對檔案數(shù)字資源進行存儲、備份與格式轉換。在線備份借助網(wǎng)絡，實時將數(shù)據(jù)進行復制備份，保證數(shù)據(jù)更新同步：離線備份不受網(wǎng)絡狀況制約，可定期將數(shù)據(jù)拷貝到其他介質進行備份。一旦數(shù)據(jù)因硬件故障、病毒入侵、人為失誤等丟失或損壞，可通過備份數(shù)據(jù)恢復，維持業(yè)務連續(xù)性，保障檔案服務正常運行。對備份數(shù)據(jù)和介質需進行精細化管理，登記管理記錄備份數(shù)據(jù)內容、時間、介質類型及存儲位置，便于查詢調用。監(jiān)控能實時察覺存儲介質不穩(wěn)定、空間不足，以及電子檔案非授權訪問等異常狀況并及時預警。通過它跟蹤記錄備份數(shù)據(jù)的使用情況，為優(yōu)化備份策略提供依據(jù)，提升數(shù)據(jù)安全性。隨著技術發(fā)展，檔案數(shù)字資源原有的存儲格式可能面臨兼容性問題，影響長期保存與利用。將檔案數(shù)字資源轉換為長期保存標準格式，可保障資源長期可用，滿足檔案長期保存與傳承需求，維護國家和社會的歷史記憶。

4.檔案數(shù)字資源利用

數(shù)字檔案館應滿足局域網(wǎng)、政務網(wǎng)、因特網(wǎng)等不同環(huán)境下的利用需求。在局域網(wǎng)環(huán)境，數(shù)字檔案館面向館內工作人員及特定授權用戶，能夠提供高速、便捷的檔案信息查詢與利用服務。在政務網(wǎng)環(huán)境，數(shù)字檔案館與政府各部門互聯(lián)互通，為政務協(xié)同辦公提供檔案信息支撐。對于因特網(wǎng)環(huán)境，在保障信息安全的前提下，數(shù)字檔案館向社會公眾提供可公開的檔案信息服務，滿足公眾對歷史文化、民生檔案等方面的信息需求，促進檔案資源的社會共享，提升數(shù)字檔案館的社會服務能力。

檔案利用登記注冊可記錄利用者信息與需求，方便管理追溯；閱覽服務接待管理可規(guī)范流程，提升體驗；目錄檢索依主題、年代定位檔案目錄，通過全文檢索直接獲取內容，提高利用效率。審核審批依檔案密級、利用目的把關申請，確保合法合規(guī)，利用結果可打印輸出，利用過程能記錄監(jiān)控，以此防范非法利用。針對涉密、隱私等不開放檔案，設置嚴格權限、加密存儲，阻止未授權訪問。通過人次、目的、效果、件次、時間等統(tǒng)計分析利用情況，結合用戶評價改進服務。運用人工智能和數(shù)據(jù)分析技術輔助編研，挖掘潛在價值，優(yōu)化利用工作流程，提升效率與管理水平。

5.系統(tǒng)管理

保障系統(tǒng)可靠、可控運行是數(shù)字檔案館系統(tǒng)管理的核心目標，需具備多方面功能。在用戶管理上，通過密碼、指紋識別、數(shù)字證書等方式進行身份認證，防正非法登錄，同時可進行用戶設置以滿足不同人員使用需求，并依據(jù)用戶角色(如管理員、普通用戶)分配對應操作權限，避免越權操作，保障系統(tǒng)與數(shù)據(jù)安全。

在管理功能方面，日志記錄留存用戶登錄、操作行為及時間等信息用于追，操作審計功能審查用戶的操作行為，發(fā)現(xiàn)并糾正潛在的安全隱患與違規(guī)行為；數(shù)據(jù)字典集中管理系統(tǒng)內數(shù)據(jù)項的定義和描述，確保數(shù)據(jù)的一致性與準確性，為系統(tǒng)管理與維護提供基礎。

在數(shù)據(jù)處理上，具備電子檔案、檔案數(shù)字化成果、系統(tǒng)數(shù)據(jù)等導入功能來豐富系統(tǒng)資源，導出功能則可滿足數(shù)據(jù)備份、遷移或與其他系統(tǒng)共享需求。

在檔案分類與元數(shù)據(jù)管理方面，能定義與維護電子檔案分類方案，內置文書、科技、音像等常用檔案門類分類方案，方便檔案管理與檢索，還能定義與維護電子檔案元數(shù)據(jù)方案；內置常見種類的元數(shù)據(jù)方案，助力檔案管理、檢索與長期保存。檔案數(shù)字資源收、管、存、用等業(yè)務流程可隨業(yè)務發(fā)展定制，例如接收環(huán)節(jié)根據(jù)新檔案格式或來源調整流程，利用環(huán)節(jié)依據(jù)用戶需求變化優(yōu)化檢索流程，從而提升系統(tǒng)適應性，保障系統(tǒng)持續(xù)高效服務檔案業(yè)務。

(三)檔案數(shù)字資源建設與管理

1.檔案數(shù)字資源建設

檔案數(shù)字資源及其目錄數(shù)據(jù)的齊全、完整、準確、規(guī)范，是數(shù)字檔案館建設的根基。圍繞這一基本要求，數(shù)字檔案館有一系列具體工作指標。需規(guī)范接收5家以上立檔單位的電子檔案或提供保管服務，且每家數(shù)量不少于5000件，同時電子檔案移交接收要嚴格符合《電子檔案移交接收操作規(guī)程》等規(guī)范，做到組件完整、元數(shù)據(jù)齊全、關聯(lián)正確。值得注意的是，接收的電子檔案不用保留電子印章數(shù)字簽名信息，僅留印章圖形，且需附具到期開放意見、政府信息公開情況、密級變更等信息。

在傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化方面，要制定接收立檔單位數(shù)字化成果的工作規(guī)劃并切實開展工作，積極推進館藏紙質檔案數(shù)字化，若館藏紙質檔案100萬卷以下，數(shù)字化率需達 9 0 % 以上，100萬卷以上則需達 8 0 % 以上，還要將館藏錄音錄像檔案、照片檔案全部數(shù)字化，并且數(shù)字化質量要符合相關標準，如《紙質檔案數(shù)字化規(guī)范》等。檔案數(shù)字化安全管理也要符合對應規(guī)范，應按照《檔案數(shù)字化外包安全管理規(guī)范》等要求執(zhí)行。

此外，要連續(xù)3年通過系統(tǒng)接收、采集至少兩種以上多媒體檔案數(shù)字資源，如電視新聞、網(wǎng)頁等。建立案卷級、文件級電子目錄并納入檔案目錄數(shù)據(jù)庫管理，確保目錄數(shù)據(jù)與原文數(shù)據(jù)準確掛接，檔案著錄質量需符合《檔案著錄規(guī)則》等要求，至少完整、準確完成一個全宗或10000件傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化成果的文字、語音等識別工作。

2.檔案數(shù)字資源管理

對檔案數(shù)字資源進行規(guī)范管理，是實現(xiàn)數(shù)字檔案館高效運行的關鍵。首先，要對電子檔案、傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化成果等資源進行統(tǒng)一管理，在局域網(wǎng)搭建資源總庫，該庫涵蓋所有檔案數(shù)字資源，具備長期保存功能以確保資源長久可用，同時具備安全管理功能以保障資源安全。

其次，在數(shù)據(jù)庫建設方面，要結合檔案數(shù)字資源接收、管理、利用等工作需求，在相關網(wǎng)絡合理構建相應數(shù)據(jù)庫。特別要注意數(shù)據(jù)的涉密情況，需剝離非涉密系統(tǒng)中的涉密數(shù)據(jù)，對于涉密系統(tǒng)及涉密數(shù)據(jù)，嚴格按照國家保密要求管理，防止信息泄露。

再者，需制定備份工作方案，設置合理的備份與恢復策略，借助專用備份軟件，以在線和離線兩種方式對檔案數(shù)字資源及其管理系統(tǒng)進行完整備份，并詳細記錄備份恢復過程信息。遵循“一用兩備”原則，采用至少兩種符合長期安全管理要求的存儲介質，保存至少三套數(shù)據(jù)，一套在線應用，兩套備份，還應對重要電子檔案進行異地備份，進一步提升數(shù)據(jù)安全性。

此外，要制定檢測策略，運用專用檢測工具，定期檢測備份數(shù)據(jù)的可讀狀況、所處軟硬件環(huán)境以及存儲介質完好程度等保管情況，一旦發(fā)現(xiàn)問題及時處理，必要時進行轉換、遷移，確保備份數(shù)據(jù)始終可用。通過采取一系列管理措施和技術手段，如數(shù)字簽名、數(shù)據(jù)校驗、訪問控制等，保證電子檔案的真實性、完整性、可用性、安全性，全方位實現(xiàn)對檔案數(shù)字資源的規(guī)范管理。

（四）保障體系

1.制度的制定與實施

建立數(shù)字檔案館各項制度并按要求組織實施，是確保數(shù)字檔案館規(guī)范、有序運行的關鍵所在。在制度制定環(huán)節(jié)，需構建一套全面、系統(tǒng)且嚴謹?shù)闹贫润w系，包括機房管理制度、設備管理制度、安全管理制度、人員管理制度、檔案數(shù)字資源管理制度、數(shù)字化工作制度及檔案安全事故應急預案等內容。

機房管理制度涵蓋機房出入管理，限制無關人員進出，保障機房安全；安全防范方面，需安裝監(jiān)控、門禁等設備，預防安全事故；衛(wèi)生管理要確保機房整潔，減少灰塵對設備的影響；運行操作規(guī)范明確了設備操作流程，防止誤操作；溫濕度控制維持適宜環(huán)境，延長設備壽命。

設備管理制度中，登記記錄設備采購、使用等信息，方便管理；定期檢查及時發(fā)現(xiàn)設備隱患；規(guī)范操作保證設備正常運行；維修流程保障設備故障能及時修復；報廢處理確保舊設備妥善處置，避免資源浪費與信息泄露。

安全管理制度涉及賬戶管理，對用戶賬戶進行創(chuàng)建、權限分配等；密鑰管理保障加密密鑰安全；風險評估定期排查系統(tǒng)安全風險；災難恢復制定應對突發(fā)災難的方案，確保數(shù)據(jù)安全與業(yè)務連續(xù)性。

應急預案包含防范自然災害如地震、洪水，環(huán)境事故如火災、電力故障，突發(fā)事件如網(wǎng)絡攻擊、恐怖襲擊，以及人為操作失誤等，且要求近兩年內進行過演練，以提升應對緊急情況的能力。

人員管理制度明確系統(tǒng)管理員負責系統(tǒng)維護，安全管理員保障信息安全，審計管理員監(jiān)督操作合規(guī)，數(shù)據(jù)管理員管理數(shù)據(jù)，軟硬件管理員維護設備與軟件，使各崗位人員職責清晰。

檔案數(shù)字資源管理制度涵蓋接收環(huán)節(jié)確保資源準確接收，檢測保障資源質量，整理使其有序，管理、存儲、備份保證資源安全與長期可用，利用規(guī)范了資源使用流程。

數(shù)字化工作制度加強檔案數(shù)字化日常管理，明確工作流程與標準，定期開展安全檢查，防止數(shù)字化過程中出現(xiàn)檔案信息泄露、設備故障等問題，全方位保障數(shù)字檔案館的穩(wěn)定運行與發(fā)展。

在制度實施階段，要確保各項制度得到有效執(zhí)行。一方面，加強對工作人員的培訓，使其深入理解制度內容與要求，明確自身工作流程與標準，提升執(zhí)行制度的自覺性與能力。另一方面，建立健全監(jiān)督檢查機制，對制度執(zhí)行情況進行定期檢查與不定期抽查。保障數(shù)字檔案館各項工作在制度框架內有序推進。

2.條件保障

建立適配數(shù)字檔案館建設運行的工作機制，可從以下幾方面發(fā)力。將數(shù)字檔案館建設納入地區(qū)信息化規(guī)劃，確保數(shù)字檔案館建設與區(qū)域整體信息化進程協(xié)同推進，在政策支持、資金投入及基礎設施建設等方面獲得有力保障，融入地區(qū)信息化生態(tài)，達成資源共享。設立運行維護組織機構，明確系統(tǒng)管理員、網(wǎng)絡管理員等崗位職能，負責服務器維護、網(wǎng)絡管理等工作，保障系統(tǒng)穩(wěn)定，避免職責混亂，高效解決運行問題。配備計算機專業(yè)人員，憑借其專業(yè)知識與經(jīng)驗，確保數(shù)字檔案館業(yè)務不因技術問題受阻。對業(yè)務人員開展系統(tǒng)應用崗位培訓，使其熟悉系統(tǒng)功能與流程，可高效進行檔案資源接收、管理與利用工作。積極申報檔案信息化科技項目，或參與制定檔案信息化標準，體現(xiàn)數(shù)字檔案館在推動檔案技術創(chuàng)新發(fā)展、提升檔案管理水平與公共服務能力方面的作用。保障數(shù)字檔案館運行維護經(jīng)費，每年達到建設經(jīng)費 1 0 % 5用于設備更新、軟件升級等運維工作，順應信息技術發(fā)展，維持系統(tǒng)良好運行，有力支撐檔案業(yè)務開展。

(五)服務效能

1.服務能力

在數(shù)字檔案館建設進程中，檔案服務能力提升是核心目標之一，需從多方面著力。首先，實現(xiàn)檔案數(shù)字資源從接收、整理、編目、鑒定（審核）、管理、保存，到編研、利用、統(tǒng)計的全過程管理。接收時確保各類檔案數(shù)字資源準確、及時入庫；整理與編目將資源有序化，便于后續(xù)查找；鑒定(審核)環(huán)節(jié)明確檔案價值與開放屬性；管理與保存保障資源安全與長期可用；編研深入挖掘資源價值，產(chǎn)出有深度的研究成果；利用環(huán)節(jié)為用戶提供便捷獲取檔案的途徑；統(tǒng)計則基于各項數(shù)據(jù)，為管理決策提供支撐，全方位提升檔案資源的服務效能。借助政務網(wǎng)，可高效開展檔案數(shù)字資源接收工作，及時獲取各部門產(chǎn)生的電子檔案，充實館藏。在共享利用方面，能為其他政府部門提供檔案支持，輔助其決策與業(yè)務開展。同時，在線指導服務可規(guī)范各單位檔案工作流程，提升檔案管理整體水平，推動政務信息的高效流通與協(xié)同。在因特網(wǎng)網(wǎng)站或移動服務端(如微信公眾號、APP)設置多種服務項目，能拓寬檔案服務渠道。館藏介紹讓公眾快速了解檔案館資源特色；利用指南為用戶提供清晰的使用指引；數(shù)據(jù)檢索方便用戶精準查找所需檔案；史料編研展示深度研究成果，傳播檔案文化；數(shù)字檔案閱覽使公眾可在線瀏覽檔案原文，滿足多樣化需求，極大提升檔案服務的便捷性與可及性，擴大檔案服務的覆蓋面與影響力，切實提升檔案服務能力，滿足公眾日益增長的檔案信息需求。

2.效能提升

檔案管理工作效能提升是數(shù)字檔案館建設的重要成果體現(xiàn)。為提升檔案管理工作效能，可從以下方向著手。借助技術手段實現(xiàn)檔案數(shù)字資源的館際共享利用，拓寬檔案資源流通范圍，提升資源整體利用價值，促進不同檔案館互通有無。積極應用大數(shù)據(jù)、人工智能等新一代信息技術，大數(shù)據(jù)分析海量檔案數(shù)據(jù)挖掘潛在聯(lián)系，依據(jù)用戶利用行為精準掌握需求、優(yōu)化資源配置，人工智能實現(xiàn)檔案智能分類、精準檢索，全面提升管理效率與質量。在因特網(wǎng)網(wǎng)站或移動服務端(如微信公眾號、APP)以3D等方式舉辦專題展覽，創(chuàng)新展示形式，3D技術生動呈現(xiàn)檔案背后的歷史場景與文化內涵，增強公眾興趣與關注度，提升檔案社會影響力，發(fā)揮文化傳播功能。

《推進數(shù)字檔案館建設實施辦法（試行）》實施后，各級檔案部門應以此為契機，積極行動，嚴格遵循《辦法》要求，扎實推進數(shù)字檔案館建設，讓檔案工作在數(shù)字化浪潮中煥發(fā)新活力，為社會各界提供更優(yōu)質、更高效的檔案服務，在助力數(shù)字中國建設中發(fā)揮檔案作用。

注釋及參考文獻：

[1]國家檔案局官網(wǎng).中華人民共和國檔案法[EB/OL].(2020-06-20)[2025-03-31]https：//www.saac.gov.cn/daj/falv/202006/79ca4f151fde470c996bec0d50601505.shtml.

[2]國家檔案局官網(wǎng).中華人民共和國檔案法實施條例 [EB/OL]. (2024-01-12)[2025-03-31]https：//www.saac.gov. cn/daj/xzfg/202401/2ebf9e8cc94a4f6cbff5a8210f25dc88.shtml.

[3]國家檔案局官網(wǎng)“十四五\"全國檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃[EB/ OL].(2022-08-16)[2025-03-31]https：//www.saac.gov.cn/daj/ toutiao/202106/ecca2de5bce44a0eb55c890762868683.shtml.

作者單位：國家檔案局科技信息化司