為更好地履行社會責(zé)任,搶抓數(shù)字中國轉(zhuǎn)型發(fā)展機遇,滿足企業(yè)轉(zhuǎn)型發(fā)展需要,進一步引領(lǐng)行業(yè)智慧轉(zhuǎn)型發(fā)展,山東高速股份有限公司開展了基于“精益生產(chǎn)”理論的智慧辦公系統(tǒng)集群建設(shè)。山東高速股份有限公司從問題和需求出發(fā),識別出5項亟待解決的問題,運用“精益生產(chǎn)”管理哲學(xué),抓住“準(zhǔn)時生產(chǎn)”“全員參與改進”兩大典型特點,加強一以貫之的頂層設(shè)計,明確集群建設(shè)目標(biāo)、原則、計劃,強化人財物資源保障,布設(shè)5大底層平臺關(guān)鍵要素,自研14個涵蓋全業(yè)務(wù)條線的特色模塊,與10個外部系統(tǒng)深度融合、互聯(lián)互通,推進系統(tǒng)安全保障和全員參與迭代升級,建成了獨具高速公路運營企業(yè)特色的智慧辦公系統(tǒng)集群,賦予“流程”這個核心要素拉動經(jīng)營活動準(zhǔn)時組織的能力,推動企業(yè)經(jīng)營效率不斷提升。通過基于“精益生產(chǎn)”理論的智慧辦公系統(tǒng)集群建設(shè),識別的5項問題全部解決、預(yù)期的8大功能全部實現(xiàn),逐步改變了全體員工的思想認識和日常辦公習(xí)慣,消除對線下紙質(zhì)簽批的依賴,“準(zhǔn)時生產(chǎn)”理念充分體現(xiàn),企業(yè)運行效率顯著提升,進一步提升企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)化等各方面管理水平,助推企業(yè)整體經(jīng)營業(yè)績逐年攀升,成為山東高速集團有限公司OA系統(tǒng)最佳實踐,具有較好的示范推廣效益。
一、高速公路運營企業(yè)基于“精益生產(chǎn)”理論的智慧辦公系統(tǒng)集群構(gòu)建與實施主要做法
(一)強化智慧辦公系統(tǒng)集群構(gòu)建工作的一體化頂層設(shè)計
從2017年12月起,運用先進的企業(yè)管理經(jīng)驗理論,在安全可靠的基礎(chǔ)上利用1年的時間建設(shè)一個業(yè)內(nèi)領(lǐng)先的可7*24小時“全天候”服務(wù)的智慧辦公系統(tǒng)集群,解決前期識別的5項問題,具備支持跨系統(tǒng)審批、擁有高效的移動端、企業(yè)文檔云端管理、文檔在線多人編輯、所見即所得的辦理界面、靈活的定制開發(fā)、多樣的流程管理、成為領(lǐng)導(dǎo)的決策支持保障8大功能,實現(xiàn)山東高速各條線、各層級一體化運作,提升經(jīng)營管理水平和效率,推動企業(yè)高質(zhì)量轉(zhuǎn)型發(fā)展。
一方面抓初期基礎(chǔ)。加強與開發(fā)單位溝通,在開發(fā)項目啟動之初配備的5名工程師基礎(chǔ)之上,協(xié)調(diào)增派技術(shù)人員至8人,并主動組織第三方平臺與系統(tǒng)集成對接構(gòu)建集群,及時解決存在的阻礙和問題。另一方面抓后期維養(yǎng)。從上述人員中吸收3名主要工程師,為智慧辦公系統(tǒng)集群的持續(xù)完善,提供穩(wěn)定的人才支持。設(shè)置信息化日常建設(shè)小組,由辦公室分管領(lǐng)導(dǎo)任組長,辦公室主任任副組長,負責(zé)有關(guān)分工具體事務(wù)的職員為組員,形成固定的提升力量和機制。
智慧辦公系統(tǒng)集群建設(shè)以項目化運作開發(fā),山東高速成立項目領(lǐng)導(dǎo)小組,高層領(lǐng)導(dǎo)任項目負責(zé)領(lǐng)導(dǎo),辦公室主任作為中層任項目直接負責(zé)領(lǐng)導(dǎo),帶領(lǐng)包括項目經(jīng)理在內(nèi)的5名工程師組成項目組,具有一定的工作調(diào)度權(quán)限以及相對寬松的資金支持,工作進展直接向企業(yè)負責(zé)人匯報。
(二)完成智慧辦公系統(tǒng)底層平臺布設(shè)
山東高速為平臺底層架構(gòu)設(shè)計了5大關(guān)鍵要素:
工作流引擎能夠?qū)I(yè)務(wù)流程實施自動化管理和優(yōu)化,直觀地描繪各種復(fù)雜的業(yè)務(wù)流程并展示流程圖,此過程結(jié)合山東高速制度辦法從運行邏輯、涉及人員、分級授權(quán)等維度進行拆解,使工作流引擎每個步驟嚴(yán)格遵循SOP;疊加運用流程定義語言和可視化流程設(shè)計工具,可實時展示工作流流轉(zhuǎn)進度,并在業(yè)務(wù)表單對每個節(jié)點經(jīng)辦人員的審批時間點、辦理時長等留痕管理,形成了智慧辦公系統(tǒng)最基礎(chǔ)的信息流運轉(zhuǎn)。
自研定制工作流引擎使得智慧辦公平臺擁有除市面在售系統(tǒng)基本的收發(fā)文功能外,還支持更多樣化的業(yè)務(wù)需要、更復(fù)雜的業(yè)務(wù)流程:只要一項工作可以歸納為申請-審批-執(zhí)行-回執(zhí),都可以實現(xiàn)多層審批、會簽、分發(fā)分閱、多分支流轉(zhuǎn)等復(fù)雜需求,大幅提高業(yè)務(wù)處理效率,減少人工干預(yù)導(dǎo)致的錯誤,具備靈活定制和快速適應(yīng)業(yè)務(wù)復(fù)雜變化的能力。
引擎特別開發(fā)了與業(yè)務(wù)邏輯相結(jié)合、針對條件分支的邏輯處理能力:一是在同一業(yè)務(wù)流程中遇到不同條件時,引擎能夠智能地根據(jù)預(yù)設(shè)規(guī)則進行分支處理,從而實現(xiàn)更加靈活和精準(zhǔn)的流程控制。二是支持流程中的事件綁定,在流程中嵌入業(yè)務(wù)事件觸發(fā)機制。三是支持業(yè)務(wù)處理模塊與流程節(jié)點綁定,當(dāng)用戶辦理此類流程節(jié)點時,系統(tǒng)自動跳轉(zhuǎn)至業(yè)務(wù)處理頁面以便用戶完成業(yè)務(wù)辦理。
通過定義不同的角色和權(quán)限屬性,為用戶分配相應(yīng)的操作權(quán)限。滿足不同用戶對平臺功能的差異化需求,解決授權(quán)體系中權(quán)限等級不夠明晰的問題,保障平臺合規(guī)運行;有效防止未經(jīng)授權(quán)的訪問和操作,保護平臺數(shù)據(jù)安全和隱私。
用戶可以方便地上傳、下載、編輯和共享文檔,同時確保文檔的修改歷史可追溯,避免多人協(xié)作時的版本沖突,可極大地提高工作團隊協(xié)作效率,促進知識積累傳承。
使得平臺能夠便捷地修改配置而無需重復(fù)前述基礎(chǔ)步驟,快速適應(yīng)不同運行環(huán)境和業(yè)務(wù)需求,降低維護成本的同時提高平臺的適應(yīng)性。
大大縮短系統(tǒng)響應(yīng)時間、增強用戶體驗,特別是高并發(fā)任務(wù)場景下可有效地減輕服務(wù)器壓力,保障平臺穩(wěn)定運行。
(三)建立以多平臺互聯(lián)互通為核心的智慧辦公系統(tǒng)集群
開展與企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營活動深度綁定的系統(tǒng)開發(fā),并實現(xiàn)與外部平臺和特色功能的深度集成,建立起依托OA系統(tǒng)的多平臺互聯(lián)智慧辦公系統(tǒng)集群,搭建起14個涵蓋全業(yè)務(wù)條線的自研特色模塊級功能和10個互聯(lián)互通平臺的管理體系,真正做到“平臺外人找事、平臺內(nèi)事找人”。
重點工作督辦模塊將年初制定的重點工作任務(wù)全面納入數(shù)字化管理,實現(xiàn)任務(wù)在線分配、線上分解、執(zhí)行追蹤和及時反饋,采取逐級任務(wù)分解和月度填報機制,確保每項重點工作在企業(yè)管理者的掌控下有條不紊地推進,提升整體工作效率和執(zhí)行力。
重點工作督辦模塊將Kanban具象化為線上看板圖、警示色和提醒短信。模塊配備了直觀的看板圖,采用先進的數(shù)據(jù)可視化技術(shù),以圖表、進度條等形式直觀呈現(xiàn)每項任務(wù)的進度和狀態(tài),供各級管理人員快速查看每項任務(wù)在規(guī)定時間節(jié)點下的執(zhí)行情況。配合督辦工作“紅黃綠”三色燈管理機制,推動管理人員針對性采取措施進行干預(yù)。當(dāng)任務(wù)嚴(yán)重超出預(yù)期,將以短信形式提醒管理人員。
車輛管理模塊分為車輛信息管理平臺、派車管理平臺和高速易管小程序,三個子平臺高度關(guān)聯(lián)、數(shù)據(jù)相通。
車輛信息管理平臺中,權(quán)屬單位層面可管理單位車輛基本信息,實現(xiàn)車輛使用費用和行駛里程的月度上報及統(tǒng)計分析;企業(yè)總部層面可實現(xiàn)車輛資源統(tǒng)管,合理調(diào)節(jié)費用分配、調(diào)配車輛使用,做出更加科學(xué)合理的決策。
派車管理平臺主要針對員工出行,員工在OA系統(tǒng)中提請用車申請,車輛管理員收到申請后跳轉(zhuǎn)至車輛信息管理平臺選擇可執(zhí)行任務(wù)的車輛及駕駛員,系統(tǒng)在申請審批通過后將自動向用車人、駕駛員推送用車短信和任務(wù)短信。
高速易管小程序主要用于車輛安全管理,駕駛班車輛管理員每日錄入晨會教育培訓(xùn)文字、影像資料,同時小程序關(guān)聯(lián)車輛信息管理平臺中車輛信息,內(nèi)置車輛安全檢查提示信息,駕駛員每日檢查車輛指定部位安全狀態(tài)并錄入照片。
通過簡單快速地錄入全部值班人員姓名、聯(lián)系電話、值班日期等詳細內(nèi)容建立基本信息庫,系統(tǒng)將自動生成值班安排,管理人員可通過電腦端和手機端隨時查看且便于調(diào)整更新值班表。
手機端設(shè)計日歷圖功能,有權(quán)限的用戶可以直觀看到某一天所有的值班人員列表,點擊日歷圖中的任一人員姓名可直接撥打?qū)Ψ诫娫?,確保在緊急情況下能夠迅速聯(lián)絡(luò)到相關(guān)人員及時處理問題,顯著提升應(yīng)急響應(yīng)速度和溝通效率。
系統(tǒng)還支持多種搜索和篩選功能,管理人員可以根據(jù)不同條件(如單位名稱、日期、人員姓名)快速找到所需值班信息,確保系統(tǒng)在處理大量數(shù)據(jù)時保持高效、精準(zhǔn),滿足日常及應(yīng)急處置管理調(diào)度。
過往的內(nèi)部新聞宣傳主要依賴于內(nèi)網(wǎng)網(wǎng)站或者線下刊物,在快速的工作節(jié)奏和宣傳需求下,受限于工作時間內(nèi)無暇顧及、離開企業(yè)內(nèi)網(wǎng)無法登入等原因,導(dǎo)致內(nèi)部宣傳信息無法及時觸達員工。
OA系統(tǒng)結(jié)合移動端辦公軟件開發(fā)了一套更適合現(xiàn)代企業(yè)的新聞宣傳模式,采用主動推送方式,讓員工能夠第一時間收到通知并隨時通過手機查看,同時在OA系統(tǒng)的PC端開辟專門區(qū)域抓取展示新聞。
新模式下新聞通過OA系統(tǒng)內(nèi)的稿件上報流程,逐級審核后進入新聞資源池,再由新聞管理員篩選并推送;新聞管理員擁有定制化新聞資源池界面,根據(jù)需要采取修改、打回、過濾等操作,篩選出最終要推送的新聞一站式推送。管理員權(quán)限逐級下放,權(quán)屬企業(yè)也可以向所在企業(yè)推送新聞。實現(xiàn)了新聞宣傳自由度與嚴(yán)肅性的有機統(tǒng)一管理,實現(xiàn)了內(nèi)部宣傳信息的隨時隨地送達員工。
為促進知識管理和信息共享開發(fā)的綜合性平臺,集存儲、查閱、管理、共享和交流于一體,為員工提供便捷高效的知識管理和交流環(huán)境,提升整體工作效率和創(chuàng)新能力,且具備一定的社交屬性。
知識共享中心模塊提供完善的文件管理功能及支持多種類型文件的批量操作,文件類型涵蓋管理制度、政策文件、創(chuàng)新成果、培訓(xùn)資料、專題報告、會議紀(jì)要、案例分享、經(jīng)驗交流、正版軟件和數(shù)據(jù)報表等。平臺通過上傳文件時手動選擇的方式對文件進行分類管理,支持文件在線共享給他人和討論,員工可以將自己的經(jīng)驗、創(chuàng)新成果和優(yōu)秀案例上傳到平臺與其他同事分享;系統(tǒng)還提供關(guān)鍵字、標(biāo)簽、分類快速查找及全文搜索等搜索功能,通過文件權(quán)限管理功能確保信息安全性。
OA系統(tǒng)借助騰訊企業(yè)微信平臺打通了智慧辦公系統(tǒng)集群與個人辦公移動端,為企業(yè)用戶帶來了全新的移動辦公體驗。
利用企業(yè)微信單點登錄功能,將智慧辦公系統(tǒng)集群內(nèi)與業(yè)務(wù)關(guān)聯(lián)度較高、使用頻率高的模塊系統(tǒng)通過“工作臺”集中掛載到企業(yè)微信,員工完成企業(yè)內(nèi)部認證后,只需使用企業(yè)微信即可完成身份驗證并跳轉(zhuǎn)至其他模塊系統(tǒng)的工作界面,簡化用戶登錄的同時提升系統(tǒng)安全性。
利用企業(yè)微信消息推送機制,將待辦工作、分閱消息等重要信息以聊天會話形式推送到手機端。用戶在收到消息通知后,只需點擊消息即可進入對應(yīng)工作辦理界面,結(jié)合OA系統(tǒng)自研消息推送引擎,做到移動端企業(yè)微信、手機短信同時提醒待辦以推動“準(zhǔn)時生產(chǎn)”。
進一步基于手機、平板兩大主流移動端做全面適配,使用體驗和PC端保持完全一致,實現(xiàn)出差在外移動辦公,全部流程一條不落。
智慧大腦系統(tǒng)是山東高速集團搭建的運營管理綜合性平臺,山東高速實現(xiàn)智慧大腦系統(tǒng)與OA系統(tǒng)的深度融合,集中體現(xiàn)在投訴管理這個企業(yè)直面客戶訴求的工作模塊上。
當(dāng)96659熱線坐席收到客戶投訴后,智慧大腦系統(tǒng)會建立投訴工單數(shù)據(jù),工單分辦到山東高速后將自動同步至OA系統(tǒng),系統(tǒng)隨即根據(jù)投訴內(nèi)容自動生成處理流程,智能關(guān)聯(lián)投訴內(nèi)容與后續(xù)處理人員;處理人員通過OA系統(tǒng)實時查看投訴工單詳細信息,了解客戶投訴內(nèi)容和處理要求,并在系統(tǒng)中直接提交處理結(jié)果和意見;投訴流程處理完成后,OA系統(tǒng)將處理結(jié)果和相關(guān)意見自動寫回至智慧大腦系統(tǒng),并且能進行與熱線服務(wù)考核相掛鉤的數(shù)據(jù)分析排名,形成智能化流程管理和數(shù)據(jù)同步的全流程閉環(huán)管理。
整個流程涵蓋投訴接收、處理人員分配、問題解決及反饋等多個步驟,同時OA系統(tǒng)增加督辦提醒功能,若某個節(jié)點處理時間接近規(guī)定完成時間,平臺自動向該節(jié)點負責(zé)人員推送提醒短信和企業(yè)微信會話,確保每個環(huán)節(jié)都有明確的責(zé)任人和處理時限。
山東高速在OA系統(tǒng)中內(nèi)嵌自研了一套獨立的人力資源管理系統(tǒng),并與OA系統(tǒng)深度集成。
工作人員可在OA系統(tǒng)中發(fā)起包括入職審批、離職手續(xù)、人員調(diào)動和退休安排等在內(nèi)的員工全生命周期涉及的相關(guān)流程;上述流程在OA系統(tǒng)中經(jīng)過審批通過后,會直接對人力系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)產(chǎn)生影響。例如,人員調(diào)動流程在OA系統(tǒng)審批完成后,系統(tǒng)生成發(fā)送電子調(diào)令,人力資源系統(tǒng)會自動同步相關(guān)人員的調(diào)動信息。
(四)堅持保障系統(tǒng)集群安全穩(wěn)定運行
山東高速從服務(wù)器端和網(wǎng)頁端兩個方面入手,采取10大技術(shù)手段和管理措施,保障系統(tǒng)正常運作,保護企業(yè)及用戶隱私。
1.維護服務(wù)器端數(shù)據(jù)安全
依靠企業(yè)自有云:依托山東高速集團自主布設(shè)“高速云”,指派專門自有團隊維護,放置在自有資產(chǎn)大樓保存,具有較高安全性。
實施數(shù)據(jù)加密:使用強大的加密算法對存儲的數(shù)據(jù)進行加密,確保即使數(shù)據(jù)被非法獲取也無法被解讀。采用安全的密鑰管理系統(tǒng)生成、存儲和管理加密密鑰,防止密鑰泄露。
采用身份驗證:使用多因素身份驗證來增強用戶登錄的安全性,防止未經(jīng)授權(quán)的訪問?;诮巧脑L問控制和屬性基訪問控制,確保用戶只能訪問其權(quán)限范圍內(nèi)的數(shù)據(jù)。
鞏固網(wǎng)絡(luò)安全:采用防火墻和入侵檢測系統(tǒng),配置防火墻和IDS/IPS來監(jiān)控和阻止惡意流量,防止網(wǎng)絡(luò)攻擊。
做到定期備份:對關(guān)鍵數(shù)據(jù)進行定期備份,存儲在異地安全的存儲設(shè)備上。制定并測試災(zāi)難恢復(fù)計劃,確保數(shù)據(jù)丟失或破壞時能夠迅速恢復(fù)。
建立安全日志:記錄所有訪問和操作日志,進行實時監(jiān)控和定期審計,發(fā)現(xiàn)并應(yīng)對異常行為。
2.維護網(wǎng)頁端數(shù)據(jù)安全
采取內(nèi)容安全策略:確保網(wǎng)頁內(nèi)容安全。
會話管理:確保會話令牌的機密性和完整性,防止會話劫持。
輸入驗證:對用戶輸入的數(shù)據(jù)進行嚴(yán)格驗證,防止常見攻擊。
推行水印機制:嵌入帶有用戶信息的標(biāo)識,防止網(wǎng)頁內(nèi)容被非法復(fù)制和傳播。
加強安全意識培訓(xùn):定期對用戶進行數(shù)據(jù)安全教育,提升其安全意識和應(yīng)對網(wǎng)絡(luò)攻擊的能力。
二、高速公路運營企業(yè)基于“精益生產(chǎn)”理論的智慧辦公系統(tǒng)集群構(gòu)建與實施主要成效
(一)推動了企業(yè)日常經(jīng)營活動管理轉(zhuǎn)型
智慧辦公系統(tǒng)集群推動山東高速日常生產(chǎn)經(jīng)營活動管理由線下轉(zhuǎn)向線上,由非標(biāo)準(zhǔn)化轉(zhuǎn)向標(biāo)準(zhǔn)化,由傳統(tǒng)粗放管理轉(zhuǎn)向精細化管理,由各條線分散運作轉(zhuǎn)向協(xié)同一體化運作,生產(chǎn)經(jīng)營活動由紙質(zhì)簽批轉(zhuǎn)向辦公無紙化、綠色低碳化,由人工流轉(zhuǎn)轉(zhuǎn)向自動化、智能化。同時逐步改變了全體員工的思想認識和日常辦公習(xí)慣,使用及開發(fā)OA智慧辦公系統(tǒng)已經(jīng)成為全體員工的第一意識,除特殊情況下允許的情形外,基本消除了傳統(tǒng)的線下紙質(zhì)簽批現(xiàn)象;自系統(tǒng)上線以來流程數(shù)量以每年20-30%的幅度快速增長,其中業(yè)務(wù)類流程占全年流轉(zhuǎn)流程總量的60%以上。新開發(fā)系統(tǒng)平臺也優(yōu)先參考現(xiàn)OA系統(tǒng)設(shè)計理念,充分考慮系統(tǒng)與生產(chǎn)經(jīng)營活動的綁定拉動作用、與現(xiàn)有平臺集成應(yīng)用情況等,極大地提升了新增系統(tǒng)平臺的可用性,降低了資金等資源浪費。
(二)加快了企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營活動運轉(zhuǎn)效率
智慧辦公系統(tǒng)集群有效解決了前期識別的5項問題,預(yù)期的8個目標(biāo)全部達成,使得山東高速單個業(yè)務(wù)流程平均辦理時長衡量標(biāo)準(zhǔn)實現(xiàn)量級跨越,從過去以“天”為單位變?yōu)楫?dāng)前以“小時”為單位,“準(zhǔn)時生產(chǎn)”理念得到充分應(yīng)用,流程流轉(zhuǎn)更加高效、辦公效率大大提高、企業(yè)運轉(zhuǎn)效率顯著提升。
自2018年系統(tǒng)上線以來,成功自研14個涵蓋全業(yè)務(wù)條線的特色模塊級功能,互聯(lián)互通平臺從“0”突破至10個,全年創(chuàng)建流程數(shù)量、模板數(shù)量等逐年上升,流程平均辦理時長逐年下降;截至2023年底,全年創(chuàng)建的流程數(shù)量22余萬個,平均辦理時長16.23小時、較上線之初下降23%。
(三)提升了山東高速整體經(jīng)營管理水平
智慧辦公系統(tǒng)集群有力支撐了山東高速改革發(fā)展,助推企業(yè)整體經(jīng)營管理水平再上新臺階;2023年實現(xiàn)營業(yè)收入265.46億元,利潤總額53.99億元,資產(chǎn)總額1517.2億元,實現(xiàn)連續(xù)24年國有資產(chǎn)保值增值,相較于2018年分別增長288.72%、33.26%、121.18%。同時,OA系統(tǒng)流程建立在制度之上,是企業(yè)制度的高度濃縮、精簡、拓展和提升,進一步反哺企業(yè)制度體系建設(shè),山東高速每年依托“制度流程修訂月”活動結(jié)合線上流程對制度進行修訂完善,兩者相輔相成、相互促進,為推進企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)化管理奠定了基礎(chǔ);山東高速2023年獲評AAAA級標(biāo)準(zhǔn)化良好行為企業(yè)。
(四)展示出系統(tǒng)集群良好的示范效益
山東高速依托該創(chuàng)新成果取得了軟件著作權(quán)專利1項,并成為山東高速集團內(nèi)部OA系統(tǒng)最佳實踐,相關(guān)建設(shè)經(jīng)驗被山東高速集團采納,推廣應(yīng)用至其旗下省內(nèi)外100余家權(quán)屬企業(yè)。系統(tǒng)從開發(fā)至今吸引了業(yè)內(nèi)外10余家企業(yè)單位交流學(xué)習(xí),擴大了業(yè)內(nèi)外品牌影響力和美譽度。一系列自研特色功能應(yīng)用范圍不局限于高速公路運營企業(yè),可根據(jù)具體企業(yè)特點和需求適配其余行業(yè)、企業(yè),推廣價值較高。