厚積檔案“軟實(shí)力”引領(lǐng)事業(yè)新發(fā)展

近年來，新樂市檔案館在新樂市委市政府的堅(jiān)強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)下，在上級(jí)檔案部門的悉心指導(dǎo)下，深入學(xué)習(xí)貫徹習(xí)近平總書記對(duì)檔案工作系列指示批示精神，堅(jiān)決扛起“為黨管檔、為國(guó)守史、為民服務(wù)”的政治責(zé)任，在抓好檔案收集、整理、鑒定、保管等日常工作的同時(shí)，注重發(fā)揮地方特色優(yōu)勢(shì)，突出亮點(diǎn)工作，在新館建設(shè)、檔案數(shù)字化、檔案服務(wù)等方面取得明顯成效。

一、科學(xué)規(guī)劃抓統(tǒng)籌 新館建設(shè)強(qiáng)基礎(chǔ)

新樂市檔案館舊館位于新樂市委院內(nèi)，在館庫(kù)設(shè)置上存在諸多弊端。一是檔案庫(kù)房面積不到200平方米，受空間拘囿，大批應(yīng)進(jìn)館檔案因“脹庫(kù)”問題無法接收。二是服務(wù)器機(jī)房達(dá)不到雙路電源、防靜電等基本要求，數(shù)據(jù)存儲(chǔ)存在安全隱患。三是數(shù)字化工作室分散在兩棟樓，人員管理不便，技術(shù)把關(guān)容易出現(xiàn)偏差。四是閱檔室僅一間六座，不僅擁擠且不能做到查詢服務(wù)科學(xué)分區(qū)。五是沒有固定展室，精品檔案難以“閃亮登場(chǎng)”，育人作用發(fā)揮不充分。為促進(jìn)檔案事業(yè)與社會(huì)各項(xiàng)事業(yè)同步發(fā)展，新樂市委市政府在2020年規(guī)劃了檔案館新館項(xiàng)目，歷經(jīng)4年于2024年5月投入使用。

新樂市檔案館新館按照縣級(jí)二類館規(guī)范設(shè)計(jì)建造，總建筑面積3709平方米，以愛國(guó)主義教育基地、檔案安全保管基地、檔案利用服務(wù)中心、政府信息公開查閱中心和電子文檔管理中心“五位一體”功能定位進(jìn)行布局。劃分了展廳、庫(kù)房、服務(wù)大廳、功能用房和辦公用房五大區(qū)域，展廳和多功能報(bào)告廳設(shè)在負(fù)一層，服務(wù)大廳和功能用房設(shè)在一樓，庫(kù)區(qū)設(shè)在二樓和三樓，并按存儲(chǔ)載體種類分別設(shè)置了獨(dú)立庫(kù)房。各區(qū)域之間相對(duì)分開又緊密相連，檔案從入館后各環(huán)節(jié)工作動(dòng)線流暢，保證了檔案資料的安全保管又為利用者提供了舒適的服務(wù)環(huán)境。

在新館建設(shè)工作中，采取“請(qǐng)進(jìn)來”與“走出去”相交融，請(qǐng)行業(yè)精英結(jié)合新樂實(shí)際對(duì)新館建設(shè)布局提出建議，到衡水、唐山、天津等地檔案館實(shí)地調(diào)研，對(duì)新館建設(shè)做到心中有數(shù)。一是不貪大求洋，在有限空間和預(yù)算內(nèi)強(qiáng)化基礎(chǔ)性建設(shè)。預(yù)留可拓展空間，合并功能相近的用房，壓縮辦公室用房，重點(diǎn)把空間和資金留給智能庫(kù)房。預(yù)留了修裱室、聲像采集室，將裝訂室、編目室等業(yè)務(wù)相近的房間合并，既保障了用房分布合理又實(shí)現(xiàn)了功能齊全。二是以打造數(shù)字檔案館為抓手，充分考慮檔案信息技術(shù)發(fā)展方向，搭建了互聯(lián)網(wǎng)、政務(wù)網(wǎng)、局域網(wǎng)三網(wǎng)物理隔離的網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)環(huán)境。三是利用物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，對(duì)檔案流通的物理通道進(jìn)行全程管控，建立了人防、物防、技防相結(jié)合的檔案安全防護(hù)體系。四是完善中心控制室功能，通過一體化綜合管理平臺(tái)，建立了統(tǒng)一的圖形化監(jiān)視與控制界面，以3D虛擬現(xiàn)實(shí)的形式實(shí)現(xiàn)對(duì)各系統(tǒng)的實(shí)時(shí)監(jiān)視和控制，同時(shí)，各系統(tǒng)之間的數(shù)據(jù)能夠進(jìn)行交互，實(shí)現(xiàn)了中心控制室內(nèi)“一鍵”管理。

二、聚焦關(guān)鍵抓細(xì)節(jié) 數(shù)字化工作見實(shí)效

數(shù)字檔案館的重心是檔案數(shù)據(jù)，“存量數(shù)字化、增量電子化”是檔案數(shù)字化工作的根本遵循，在存量檔案數(shù)字化工作模式上進(jìn)行創(chuàng)新。一是成立檔案館檔案數(shù)字化加工中心，申請(qǐng)財(cái)政資金購(gòu)置所需硬件設(shè)備。二是協(xié)調(diào)各立檔單位選派人員到中心開展所移交檔案的數(shù)字化加工工作。三是檔案館定崗兩名人員對(duì)立檔單位選派的人員進(jìn)行崗位培訓(xùn)，并負(fù)責(zé)加工成果的質(zhì)檢。四是每年將檔案數(shù)字化資金列入財(cái)政預(yù)算，保證軟硬件設(shè)施的正常運(yùn)轉(zhuǎn)。五是對(duì)撤并單位全宗的檔案資料以外包服務(wù)或雇傭勞務(wù)的方式進(jìn)行數(shù)字化加工。截至2024年末，新樂市檔案館累計(jì)著錄目錄192.7萬多條，原文掃描550多萬幅，館藏?cái)?shù)字化率達(dá)到了90%。

新樂市檔案館通過對(duì)歷年來檔案利用登記進(jìn)行數(shù)據(jù)分析，確定了檔案數(shù)字化“三細(xì)化”和“三優(yōu)先”原則?！叭?xì)化”指的是首先將著錄項(xiàng)目細(xì)化。文件級(jí)著錄時(shí)，除文件名稱、文號(hào)等基本項(xiàng)目外還錄入關(guān)鍵詞、人名、密級(jí)、身份證號(hào)、證件編號(hào)等，如此可以多角度查詢檔案內(nèi)容。其次將檔案編目細(xì)化。將工資表、介紹信、合同書之類的檔案細(xì)化為一人一件，使查詢更快捷。最后是檔案資料名稱細(xì)化。以會(huì)議記錄、通知等簡(jiǎn)單命名的文件資料，仔細(xì)提煉出議題和內(nèi)容，在著錄文件題名時(shí)加以補(bǔ)充，多層面反映檔案內(nèi)容。“三優(yōu)先”原則指的是利用率高的檔案資料優(yōu)先，特別是涉及民生的檔案優(yōu)先完成數(shù)字化。破損嚴(yán)重的檔案優(yōu)先，將這類檔案數(shù)字化完成后一般不再提供原件。珍貴檔案資料優(yōu)先，珍貴的檔案是館藏文化瑰寶，數(shù)字化完成后可以隨時(shí)調(diào)取利用復(fù)制件，在展覽等活動(dòng)中一般不再陳列原件。現(xiàn)在新樂市檔案館館藏婚姻、土地、人口普查、勞動(dòng)就業(yè)等檔案均可直接從數(shù)據(jù)庫(kù)中查詢利用，提高了查閱效率。

在推動(dòng)傳統(tǒng)載體管理向數(shù)字化管理的升級(jí)過程中，注重檔案與信息科技、新興設(shè)備應(yīng)用的融合發(fā)展。一是對(duì)數(shù)字資源采用在線同機(jī)、異機(jī)和異質(zhì)三種方式備份，同機(jī)備份每天下班后執(zhí)行一次，作為增量備份。異機(jī)備份每周執(zhí)行一次。異質(zhì)備份每月執(zhí)行一次，將電子數(shù)據(jù)用光盤、移動(dòng)硬盤等載體進(jìn)行脫機(jī)備份，作為數(shù)據(jù)資源的另一道保護(hù)盾。二是利用專業(yè)設(shè)備定期對(duì)光盤檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行整理、檢測(cè)，及時(shí)對(duì)臨期、預(yù)警光盤數(shù)據(jù)進(jìn)行翻刻和異質(zhì)備份，以保障檔案信息安全。三是使用統(tǒng)計(jì)分析工具，對(duì)存量和增量檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行抽取、對(duì)比、檢索、核查，確保數(shù)據(jù)與實(shí)體相一致。

三、圍繞中心抓服務(wù) 開發(fā)利用提質(zhì)增效

為黨管檔、為國(guó)守史、為民服務(wù)，其落腳點(diǎn)是在“為民服務(wù)”上。一直以來，新樂市檔案館緊緊圍繞新樂市委市政府的中心工作，主動(dòng)作為，積極提供檔案服務(wù)。

一是以民生需求為導(dǎo)向，著力構(gòu)建館藏民生檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，不斷提升民生檔案服務(wù)能力。2023年，向新樂市民政局共享館藏婚姻檔案數(shù)字化成果目錄94040條、原文圖片213817幅，81.15GB電子數(shù)據(jù)并入了民政部門的“全國(guó)婚姻登記管理系統(tǒng)”，群眾在婚姻登記處即可體驗(yàn)咨詢、查檔、辦證的“一站式”服務(wù)。

二是積極推進(jìn)跨館利用服務(wù)。新樂市檔案館已將館藏檔案中利用率較高的1999年土地二輪承包合同及2017年土地確權(quán)檔案目錄共享給鄉(xiāng)鎮(zhèn)，在做好保密工作的同時(shí)，切實(shí)打通了服務(wù)群眾的“最后一公里”。此外，明確專人對(duì)接全國(guó)檔案利用服務(wù)平臺(tái)，及時(shí)反饋查檔訴求，2024年上半年受理異地查檔6例，辦結(jié)率100%。

三是開發(fā)口述檔案資源，為思政教育提供素材。2020年8月至今，新樂市檔案館對(duì)新樂本土參加過抗戰(zhàn)和抗美援朝的老兵、新中國(guó)成立前參加革命工作的老黨員以及新時(shí)代各戰(zhàn)線上的優(yōu)秀黨員錄制了口述檔案，制作了紀(jì)錄片《紅色新樂之抗美援朝》（2020年9月30日在環(huán)球網(wǎng)上線）。2024年1月，將口述檔案轉(zhuǎn)化成文字記述，結(jié)合館藏檔案資料正式出版了《紅色新樂之黨員誓詞》，講述紅色故事、傳承紅色基因，被新樂市委組織部列為學(xué)習(xí)貫徹習(xí)近平新時(shí)代中國(guó)特色社會(huì)主義思想主題教育成果之一。