維護檔案安全，筑牢保密防線

摘 要：隨著我國經(jīng)濟快速發(fā)展和全球政經(jīng)格局的日益變化，檔案保密工作面臨著新情況、新挑戰(zhàn)和新問題，需要不斷完善規(guī)范涉密檔案管理中的保密工作，以適應新時期檔案和保密管理工作的新要求。國家秘密與國家安全各領域高度融合，是涉密檔案的重要組成部分。對于涉及國家安全和社會穩(wěn)定的涉密檔案管理工作來說，做好涉密檔案安全保密工作顯得格外重要。

關鍵詞：企業(yè)檔案；檔案管理；安全保密；規(guī)范化

1 充分認識做好企業(yè)檔案工作的重要意義

1.1 做好檔案工作是學習貫徹黨和國家重要指示批示精神的必然要求

黨中央、國務院歷來高度重視檔案工作，特別是黨的十八大以來明確了檔案工作“四個好、兩個服務”的具體要求，中辦國辦印發(fā)《“十四五”全國檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃》，為檔案人員進一步做好新時代檔案工作指出了前進方向、提出了指導藍本。檔案工作是黨和國家各項工作的歷史憑證和真實記錄，囊括大量的國家秘密、商業(yè)秘密和內(nèi)部敏感信息，與黨和國家的根本利益關系密切，一旦發(fā)生丟失、失密、竊密等風險事故，將會給國家安全和人民群眾的切身利益帶來嚴重影響[1]。

1.2 做好檔案工作是推進企業(yè)高質(zhì)量發(fā)展、建設世界一流企業(yè)的重要保障

企業(yè)在生產(chǎn)經(jīng)營、改革發(fā)展中產(chǎn)生的檔案資料涉及面廣、專業(yè)門類多，包括科研設計、項目建設、檢測檢驗、技術(shù)裝備等方面，文書、合同、技術(shù)資料、聲像、財務等多門類，檔案管理較為復雜，對檔案統(tǒng)籌規(guī)劃、分類管理、應收盡收等提出了更高要求。從保密層面看，企業(yè)檔案中的材料和信息，因內(nèi)容和性質(zhì)不同，有屬于國家秘密、工作秘密的，也有涉及商業(yè)秘密和員工個人隱私的，與生產(chǎn)經(jīng)營、企業(yè)文化息息相關。企業(yè)商業(yè)秘密和重要內(nèi)部敏感信息，一旦發(fā)生失密、竊密事故，將會給企業(yè)和干部職工帶來不可估量的損失，甚至對企業(yè)的生存和發(fā)展產(chǎn)生威脅和影響。

1.3 做好檔案工作是維護職工權(quán)益、更好地服務職工群眾的迫切需要

近年來，企業(yè)在做好日常文書、財務和人事等檔案工作的基礎上，扎實做好疫情防控、脫貧攻堅、黨史學習教育和重大會議“四類專項檔案”的歸集工作，在實現(xiàn)檔案工作“四個好”上取得實效。同時堅持用好用活檔案資源，在巡視審計、改革發(fā)展和生產(chǎn)經(jīng)營中充分發(fā)揮了檔案支撐作用，在實現(xiàn)檔案工作“兩個服務”方面取得實效。黨的十八大以來，黨中央始終堅持人民至上，堅持一切為了人民、一切依靠人民。企業(yè)干部職工的人事檔案是職工個人在各種社會關系中的真實記錄，反映了職工個人薪酬待遇、合同編制、勞動保障和組織關系等各項敏感信息，一旦檔案安全保密出現(xiàn)問題，將會直接影響人民群眾的切身利益。

2 高度重視涉密檔案在管理中的保密問題

2.1 涉密檔案保密意識淡薄

面對當前保密新形勢、新任務與新要求，有些單位對檔案和保密等基礎工作仍然重視不夠，制度落實和監(jiān)督檢查不到位，重經(jīng)營、重改革、輕檔案和輕保密的現(xiàn)象還一定程度存在。各級黨組織是黨管保密原則的“政治守門員”，一旦缺位，對各項保密工作的推進和落實將會帶來重大影響。個別同志認為近幾年沒有出現(xiàn)過泄密事件，工作中好像也沒有什么值得保密的地方，在思想上還沒有提高保密警覺。

2.2 涉密檔案載體管理混亂

在涉密檔案管理過程中，有些單位操作程序不規(guī)范，涉密檔案等文件資料存放地點不符合保密要求、存放裝具不符合密碼管理要求、鑒定銷毀流程不履行審批手續(xù)等。有些人在檔案室、保密柜以外隨意放置涉密文件。個別人甚至不清楚涉密文件的傳遞原則，隨意橫向傳閱借出的涉密文件。這些錯誤操作都給檔案和保密管理工作帶來嚴重的安全和泄密隱患[2]。

2.3 涉密檔案庫房管理不嚴格

作為保密要害部門之一，涉密檔案庫房管理也是保密工作的重點，確保實體庫房安全管控，檔案資料安全保密工作就多了一道重要的屏障[3]。有些單位保管不具備基礎條件，檔案庫房管理不嚴格，涉密資料與非涉密資料沒有分別存放，甚至將檔案資料與其他物品混放，檔案庫房管理制度不完善，借查閱手續(xù)不規(guī)范，無關人員隨意進出，給涉密檔案保管利用帶來極大的安全隱患。

2.4 涉密檔案工作人員素質(zhì)不高

涉密檔案工作人員既肩負“為黨管檔、為國守史、為企守產(chǎn)、為民服務”的神圣職責，又履行著保守黨和國家秘密的組織紀律，使命光榮，責任重大。但有些單位保密教育培訓長期不開展或很少組織開展，少數(shù)涉密檔案工作人員商情敵情觀念與保密意識淡薄。有些單位對涉密人員的分類管理不明確，檔案外包服務和臨時聘請等人員的保密管理存在漏洞。以上這些問題都給涉密檔案資料保管和利用帶來一定的失泄密風險隱患。

3 完善涉密檔案中保密管理的工作思路

3.1 總體思路

深入貫徹落實黨中央、國務院關于檔案和保密工作的各項決策部署[4]，聚焦“十四五”時期全國檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃既定的工作目標，充分發(fā)揮警示教育作用，宣傳保密形勢，普及保密常識，進一步增強全體干部職工保密意識，壓實保密責任，落實保密措施，為檔案事業(yè)高質(zhì)量發(fā)展提供安全保障。

3.2 工作目標

通過提升涉密檔案管理中的保密工作，堅持“業(yè)務誰主管、保密誰負責”“誰使用、誰負責”的原則[5]，層層壓實黨管保密工作責任，建立健全保密工作機制，修訂保密制度辦法，優(yōu)化保密流程，強化保密意識，織密保密網(wǎng)絡，切實落實好保密工作的各項要求和管理規(guī)范，進一步夯實保密工作基礎，筑牢保密思想防線、制度防線和技術(shù)防線，有效防范和堅決遏制失泄密事件的發(fā)生。

3.3 基本原則

3.3.1堅持黨管保密。嚴守保密工作的政治屬性，堅持黨對檔案工作的集中統(tǒng)一領導，強化黨管保密政治責任制落實落細，推動檔案保密工作規(guī)范化有序運行。

3.3.2堅持服務大局。聚焦企業(yè)改革發(fā)展中心大局，根據(jù)“十四五”時期檔案和保密目標任務，賦能做強做大做優(yōu)國有資本和國有企業(yè)，為加快建設世界一流科技創(chuàng)新型企業(yè)保駕護航。

3.3.3堅持合規(guī)創(chuàng)新。圍繞檔案和保密新形勢、新任務、新進展和新成果，創(chuàng)新工作內(nèi)容和形式。探索把握規(guī)律，創(chuàng)新理念，改進方法，拓展領域，使檔案和保密工作能夠全面體現(xiàn)新時代企業(yè)發(fā)展的時代性、規(guī)范性和創(chuàng)造性[6]。

3.4 工作建議

當前的保密形勢十分嚴峻，個別員工思想認識不高、保密意識不強，個別單位保密宣傳、監(jiān)督管理不到位等問題仍然存在。有些單位定密程序、涉密人員的審核不規(guī)范，沒有按要求配備必要的涉密專用設備，保密設施極不健全。個別人認為近幾年沒有出現(xiàn)過泄密事件，在工作中好像沒有什么值得保密的，保密意識極其淡薄。有些人在保密室、保密柜以外隨意放置涉密資料，密文管理極為混亂。個別人隨意傳閱涉密文件，甚至不清楚涉密文件的傳遞原則，對保密規(guī)定渾然不知等。保密工作無小事，不出事則已，出事就是大事，不僅是失職、瀆職的個人問責，造成嚴重后果的，還要追究刑事責任和單位責任。因此，做好檔案管理中的保密工作，務必從思想上高度警覺，健全完備的保密技術(shù)，扎實筑牢保密防線。

3.4.1堅持“四個到位”，時刻繃緊“保密弦”。做好新形勢下檔案管理中的保密工作，必須要有深刻的思想認識，同時還要有健全完善的體制機制。一是堅持思想認識到位。隨著世界百年未有之大變局加速演進，各類風險疊加、聯(lián)動、傳導和共振效應愈發(fā)突出。隨著全面貫徹落實黨的二十大精神步入收官，實施“十四五”規(guī)劃承上啟下的沖刺關鍵，國企改革三年行動高質(zhì)量收官，國企改革發(fā)展進入了新階段，任何環(huán)節(jié)保密出了問題都是大問題。要從貫徹總體國家安全觀的戰(zhàn)略和全局高度，牢固樹立保密意識，切實增強做好保密工作的責任感和緊迫感。二是堅持組織領導到位。黨組織是黨管保密這一原則的“政治守門員”，一旦缺位，對保密各項工作的推進和落實將帶來重大影響。要不斷加強黨對檔案工作的領導，強化黨管保密工作的責任落實。各級黨組織要充分發(fā)揮保密委員會、保密工作領導小組的職能。堅持“業(yè)務誰主管、保密誰負責”“誰使用、誰負責”原則，業(yè)務工作到哪里，保密工作就延伸到哪里。除涉及國家秘密的檔案資料外，特別要加強涉及商業(yè)秘密和知識產(chǎn)權(quán)的內(nèi)部檔案資料的保護與管理。三是堅持監(jiān)督管理到位。要定期開展全系統(tǒng)全級次涉密檔案保密管理對標檢查工作，特別是涉密檔案收集、整理、保管、利用和銷毀等全流程全生命周期規(guī)范管理，根據(jù)年度保密工作開展情況和指標體系開展自評。要高度重視保密管理，把保密自查自糾工作常態(tài)化開展下去，及時查找問題隱患，切實加強薄弱環(huán)節(jié)，最大限度地落實保密工作的各項措施，徹底消除泄密的可能性。四是堅持考核問責到位。要時刻繃緊檔案管理中保密工作這根弦，牢固樹立保密意識和風險意識，工作疏忽大意不是借口，保密紅線不能觸碰，底線不能逾越。要把履行保密工作責任制情況納入對領導干部考核的內(nèi)容，做到責任明確，獎懲分明。對違反檔案和保密有關規(guī)定，造成嚴重失泄密后果的干部職工，要依規(guī)依紀依法給予處分。

3.4.2突出“四個加強”，認真織好“保密網(wǎng)”。新形勢下筑牢檔案管理中的保密防線，要突出重點領域，采取“硬核”措施。一是加強保密隊伍建設。要根據(jù)要求配備配齊檔案和保密專職人員，所選拔的專業(yè)人才要政治素質(zhì)好、專業(yè)能力強，并且保持隊伍相對穩(wěn)定[7]。要保障相關人員定期參加保密業(yè)務的學習培訓，提高專兼職保密人員的業(yè)務能力。落實保密人員備案審查制度，做到定崗定責定人。二是加強保密制度建設。要針對檔案和保密工作中突出的問題，及時梳理現(xiàn)有規(guī)章制度，該制定的制定，該完善的完善，該修改的修改，把制度細化到崗到人，對每個環(huán)節(jié)都要明確操作程序和崗位職責，真正做到有章可循，用制度來約束行為，防止違規(guī)操作、帶來失泄密隱患。三是加強保密宣傳教育。要以案為鑒，舉一反三，結(jié)合涉密檔案保密管理工作中存在的問題，經(jīng)常性、針對性、實效性地開展檔案和保密相關知識和業(yè)務能力的培訓教育[8]，克服麻痹思想，增強敵情觀念，提高保密意識，筑牢保密防線。四是加強保密技術(shù)支撐。要加強保密主管部門和信息化部門的溝通協(xié)調(diào)，配備配齊必要的涉密專用計算機及配套的保密技術(shù)防范設施設備，切實提高物防、技防能力。通過對重點涉密場所、重要業(yè)務系統(tǒng)環(huán)境安全和數(shù)據(jù)安全檢測，對系統(tǒng)中處理的數(shù)據(jù)、操作環(huán)境、涉密設施設備配備情況進行梳理排查，有效防范失泄密隱患，筑起反竊密泄密的“銅墻鐵壁”。

3.4.3抓好“三大管理”，切實念好“保密經(jīng)”。做好新形勢下涉密檔案的保密工作，要抓住關鍵環(huán)節(jié)，強化保密管理。一是抓好涉密檔案的定密管理。近幾年來，涉密檔案逐年增多，每一份文件的傳遞、處理過程都涉及信息安全。要嚴格按照黨中央、國務院和企業(yè)關于國家秘密、工作秘密事項的有關規(guī)定，對密文密件的定密進行嚴格管理，堅持關口前移，積極防范，從制度上堵住漏洞。要對密文密件的制發(fā)、流轉(zhuǎn)、歸檔和銷毀等環(huán)節(jié)實行全程監(jiān)管，科學、規(guī)范、依法定密，絕不允許出現(xiàn)“高密低定”“有密不定”等亂定密的現(xiàn)象。二是抓好涉密人員管理。要準確界定涉密人員和涉密崗位的等級，嚴格執(zhí)行涉密人員先審查后上崗、先培訓后上崗，簽訂保密承諾書、責任書，明確保密責任，強調(diào)保密紀律，嚴格按制度辦事。對離崗離職的涉密人員，要嚴格按照相關規(guī)定監(jiān)督其清退涉密載體，確定脫密期的管理措施，并加強管理。三是抓好網(wǎng)絡安全管理。堅持“涉密不上網(wǎng)、上網(wǎng)不涉密”原則，嚴格將涉密計算機與互聯(lián)網(wǎng)物理隔離，決不允許在非涉密計算機存儲和處理涉密文件。決不允許通過非涉密渠道傳遞涉密文件。決不允許通過圖文識別等掃描軟件掃描和拍攝涉密文件。

涉密檔案管理中的保密工作任務艱巨，使命光榮，作為涉密檔案工作的一員[9]，我們要在工作中不斷地積累經(jīng)驗，根據(jù)本單位特點制定各類檔案管理中的保密制度和監(jiān)督措施[10]，健全完善涉密檔案管理工作，為國家安全、社會穩(wěn)定和企業(yè)健康發(fā)展提供堅強檔案和保密支撐。

參考文獻

1.常大偉，李珺妍.檔案安全風險協(xié)同治理的模式與策略研究[J].山西檔案期刊，2020（07）：70-75.

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4.黑龍江省審計廳.黑龍江省審計廳出臺提升審計干部專業(yè)能力三年行動方案[J].現(xiàn)代審計與會計，2022（04）.

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6.國家糧食局.關于印發(fā)《全國糧食行業(yè)法制宣傳教育第六個五年規(guī)劃（2011—2015年）》的通知[J].中國糧食經(jīng)濟期刊，2011.

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9.姜曉梅.企業(yè)涉密檔案管理措施的若干研究[J].中國科技財富期刊，2011（02）：102.

10.黃增東.談如何做好檔案管理的保密工作[J].辦公室業(yè)務期刊，2012.

作者簡介：李碩（1988.09—），大學學歷，中國煤炭科工集團有限公司館員、主管，研究方向：企業(yè)檔案管理。