實行會計電算化后的會計檔案管理之我見

曹曉萍

隨著會計電算化工作的開展，各單位尤其是機關單位均實現(xiàn)了會計電算化。但有一個現(xiàn)實而緊迫的問題，即：實現(xiàn)會計電算化后的檔案管理卻沒能夠引起足夠重視，不同程度地存在某些問題。怎樣做好會計電算化會計檔案的管理工作，是擺在我們面前的一個新課題。筆者結合近兩年的工作實踐，談談一點看法：

一、會計電算化檔案的特點

眾所周知，傳統(tǒng)的會計檔案是指會計作證、會計帳簿和會計報表等會計核算紙質材料，它是記錄和反映經濟業(yè)務的重要史料和證據(jù)。這些史料和證據(jù)具有嚴格的數(shù)據(jù)平衡性、時序性和嚴肅性，不得隨意篡改。實行會計電算化以后，由于產生了許多依附于計算機磁性介質上的會計數(shù)據(jù)與文件，財務人員的日常工作以及歷年會計資料的調閱大都可以在計算機上完成，隨之而來的是賦予了會計檔案許多新的特點。

1、會計電算化檔案存儲的范圍比傳統(tǒng)的會計檔案更廣了。會計電算化檔案不僅保留了傳統(tǒng)意義上的會計檔案，即紙質檔案，而且還包括存儲在計算機硬件上的數(shù)據(jù)和其他磁盤介質上會計信息。

2、會計電算化檔案需要一定的軟硬件環(huán)境支持。傳統(tǒng)的會計檔案不需要軟硬件的支持，而且比較直觀，可以一目了然地看到會計信息，而存儲在磁性介質上的會計檔案必須在特定的計算機硬件與軟件系統(tǒng)環(huán)境支持下才可以使用。

3、會計電算化檔案的保管的范圍也擴大了。由于會計電算化檔案實行的是紙質檔案與磁性介質檔案并行的管理模式，會計電算化檔案的載體不僅是通過打印等輸出的傳統(tǒng)意義上的紙張，更主要的是磁性介質或光盤。

4、對會計電算化檔案的安全性、完整性提出了更高的要求。會計電算化檔案具有易遭破壞，難留痕跡的特點，同時他們又受載體的質量、載體存放環(huán)境、載體存儲信息的有效期等條件的影響，這就為會計檔案的管理提出了新的課題。

二、會計電算化檔案管理存在的主要問題

1、有的單位只是將打印出的紙質檔案存檔，而沒有將存儲在計算機中的會計信息備份在磁質上歸檔保存，使得會計電算化檔案不夠完整。

2、有的單位將會計信息存儲在磁盤、光盤等磁性介質上后就萬世大吉了，對磁盤、光盤中的會計信息疏于管理，從而容易造成會計信息的丟失。

3、由于會計電算化軟件的升級換代很快，在不同版本下的會計數(shù)據(jù)結構有可能不同。許多單位沒有把會計軟件的版式及軟件系統(tǒng)很好地保存，造成會計電算化檔案不能被調閱，不能充分發(fā)揮電算化檔案的作用。

三、怎樣做好會計電算化檔案工作

1、收集會計電算化檔案并做好記錄。會計電算化檔案的收集是指把在一定的時間內（一般是一個會計年度）計算機系統(tǒng)中形成的所有會計數(shù)據(jù)拷貝（備份）存儲到磁性介質或光盤上，從而形成了脫離于原計算機系統(tǒng)的會計檔案。財務部門應把會計數(shù)據(jù)的備份文件保存好，并記錄以下內容：檔案行成時間、會計數(shù)據(jù)所屬時間、會計數(shù)據(jù)內容及備份人，以防計算機硬件系統(tǒng)損壞后能在最短的時間內在最小的損失下恢復原有的會計電算化系統(tǒng)。

2、管理與保存好會計電算化檔案。由于會計電算化檔案是存儲在磁性介質或光盤上的，根據(jù)這些信息載體的物理特性，在形成這些檔案時應準備雙份即采用“AB備份法”進行數(shù)據(jù)的備份，并且每份上要注明形成檔案的時間與操作員姓名，并貼上寫保護，存放在兩個不同的地點，以防止地震或火災等意外情況引起整個會計電算化系統(tǒng)的不可恢復性。在保存這些檔案時應遠離磁場，注意防熱、防磁、防潮、防塵等。對采用磁性介質保存的檔案，還應定期進行檢查，定期進行復制，避免由于磁性介質的損壞而使會計檔案丟失，造成無法挽救的損失。在紙質檔案中還應注明電算化會計檔案的相關信息，如在紙質檔案的備考表或卷內目錄“備注”中需注明相對應的會計電算化檔案的檔號及存址，以便利用時相互對照。

3、會計電算化檔案的利用。通過一系列的會計檔案整理，我們可以利用歷年的數(shù)據(jù)對本單位、本部門進行歷史會計數(shù)據(jù)的比較與分析，從而為單位或部門的決策者提供可靠的決策依據(jù)，使決策者制定出適合自身發(fā)展的行為規(guī)范，改善管理，提高效益，還可以利用會計電算化檔案的數(shù)據(jù)設計出一些有利于管理與決策的數(shù)據(jù)模型，建立一整套比較完善的決策支持系統(tǒng)，以實現(xiàn)會計電算化檔案的再利用。