社會保險業(yè)務檔案規(guī)范化管理工作研究

摘 要：依照我國檔案事業(yè)的發(fā)展趨勢以及建設目標，社會保險檔案工作加快了現(xiàn)代化和規(guī)范化管理，助力社會保險事業(yè)的可持續(xù)發(fā)展。高效推動社會保險業(yè)務檔案規(guī)范化管理成為有效提高檔案管理水平的手段之一?，F(xiàn)階段，盡管多數(shù)社會保險經辦機構已經意識到檔案管理工作的重要性，也相應采取了一系列加強措施，但是其體現(xiàn)的成效卻并不顯著，普遍都存在一些尚未完善的問題，阻礙了社會保險業(yè)務檔案價值的發(fā)揮。基于此，文章針對社會保險業(yè)務檔案規(guī)范化管理工作展開研究，深入分析其規(guī)范化管理的必要性以及存在的問題，并在此基礎上提出了幾點針對有效的管理策略，以期為相關工作人員提供參考。

關鍵詞：社會保險；檔案管理；規(guī)范化管理

社會保險業(yè)務是指為喪失勞動能力、短期性失去勞動崗位、受健康因素影響存在缺陷的參保人員及女職工生產哺乳期間提供收入或補償?shù)囊环N社會和經濟制度，其主要業(yè)務類型可被劃分為養(yǎng)老保險、醫(yī)療保險、失業(yè)保險、工傷保險以及生育保險等。而社會保險業(yè)務檔案則是各類參保人員參加各項社會保險情況的原始記載，是確定參保人員享受各項社會保險待遇的重要依據(jù)。《“十四五”全國檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃》中指出，檔案工作務必堅持向依法治理、開放發(fā)展以及現(xiàn)代化發(fā)展目標的方向不斷邁進。檔案資源的價值作用獲得了顯著體現(xiàn)，為使其為社會發(fā)展貢獻更多力量，對檔案規(guī)范化管理提出了更加嚴格的標準與要求。社會保險業(yè)務檔案是對一切社會保險業(yè)務信息與實況的客觀性記錄，是解決社會保險業(yè)務糾紛以及各項問題的關鍵參考。它的齊全完整、安全與否不僅關系著社會保險各項工作的順利開展，還關系著每一個參保人的切身利益，同時也影響著社會保險經辦機構的管理水平，決定著社會保險取信于民的程度，由此可見，社會保險業(yè)務檔案的規(guī)范化管理至關重要且勢在必行。因此，社會保險經辦機構務必要高度重視檔案管理工作，將規(guī)范化建設視為核心內容，通過科學有效的管理手段有效提高社會保險業(yè)務檔案管理水平，促進我國檔案管理體系的健康發(fā)展。

一、社會保險業(yè)務檔案規(guī)范化管理的必要性

社會保險業(yè)務檔案的規(guī)范化管理，能夠切實體現(xiàn)檔案資料的社會價值和利用價值。檔案資料不僅是保存社會保險經辦機構有關業(yè)務經辦的核心記錄，還是參保人員合法權益的象征，利用規(guī)范化手段落實檔案管理工作，能夠在社會保險業(yè)務開展期間科學規(guī)避眾多不必要的問題。檔案資料是落實社會保險業(yè)務的核心保障，主要職責是切實體現(xiàn)原始憑證的各項性能，同時還具備較強的監(jiān)督屬性，可供經辦機構對社會保險參保企業(yè)開展相關的監(jiān)管工作。檔案資料記錄了眾多參保人的詳細信息，意味著檔案資料和參保人之間有著緊密的利益關系，為了保證參保人的各項權益不受侵犯，只有制定科學、高效的檔案管理制度，切實體現(xiàn)規(guī)范化管控特點，保證并提升檔案信息的全面性與精確性，才能在社會保險業(yè)務落實階段規(guī)避各類風險隱患以及偏差問題，并充分發(fā)揮社會保險業(yè)務檔案的作用，從而促進社會保險業(yè)務能夠依法有序開展和推進。

二、社會保險業(yè)務檔案規(guī)范化管理存在的問題

1.人為層面

社會保險業(yè)務作為一種極具傳統(tǒng)性的業(yè)務類型，為保證其經辦工作順利開展與推進，在落實階段需要大量的人力資源。

首先，社會保險經辦機構普遍存在領導者對社會保險業(yè)務檔案規(guī)范化管理工作不夠重視的情況，不僅未能探討研究檔案管理工作中產生的問題，制定針對有效的規(guī)范化管理制度，還未對相關的檔案管理人員開展相應的培訓教育工作，導致檔案管理人員不具備較強的專業(yè)性以及職業(yè)素養(yǎng)。同時，檔案管理隊伍還伴隨老齡化嚴重的問題。因多數(shù)基層社保經辦機構檔案管理人員是從其他部門轉崗，且大部分人員都身兼數(shù)職，需要同時兼顧其他部門的工作，在檔案管理方面沒有工作經驗以及專業(yè)理論知識和實踐技巧。

例如，我市市本級及區(qū)縣經辦機構共有12個，除市本級和2個區(qū)的經辦機構設置了專門的檔案部門和專職檔案管理人員外，其他區(qū)縣經辦機構均沒有設置檔案管理部門且檔案管理人員均為兼職人員，平均年齡均在50歲以上，多為單位年齡偏大臨近退休和機構改革中下放的原機關工勤人員，人員本身不具備必要的專業(yè)技能，且更換調整頻繁，導致社會保險業(yè)務檔案管理工作出現(xiàn)強烈的人才匱乏問題，還讓檔案管理工作變得隨意，各個工作步驟的執(zhí)行都缺乏規(guī)范性，進而導致社會保險業(yè)務檔案管理工作效率不高、質量不佳。

其次，部分社會保險經辦機構雖然已經意識到社會保險業(yè)務檔案管理規(guī)范化建設的必要性，也制定了一系列規(guī)范化管理策略，但受滯后性以及固化管理理念的限制，多數(shù)檔案管理人員的創(chuàng)新能力比較薄弱，且規(guī)范化管理意識不強，無法將規(guī)范化管理工作真正落到實處，導致規(guī)范化制度難以充分發(fā)揮作用，削弱了社會保險業(yè)務檔案的管理效能。

最后，參保企業(yè)在經濟體制由計劃經濟向市場經濟轉型時期，由于企業(yè)破產、重組和改制，出現(xiàn)了企業(yè)職工檔案管理弱化、斷檔和空白等現(xiàn)象。

（1）企業(yè)負責人片面追求經濟效益，對檔案管理工作不夠重視，企業(yè)檔案管理人員更換頻繁，甚至有參保企業(yè)不設檔案管理人員，致使檔案的收集、整理、立卷和保管等工作不能正常有序地開展。

（2）對辭職、辭退或企業(yè)破產后的人員檔案管理混亂，有的存放在人社部門的就業(yè)中心，有的存放在主管部門，有的存放在企業(yè)，甚至還有檔案由職工本人保管的情況。

（3）私營企業(yè)職工檔案管理有盲區(qū)，部分私營企業(yè)沒有建立檔案管理系統(tǒng)，檔案材料分散，無專、兼職人員保管，職工檔案管理無序，無章可循，甚至一片空白。綜上所述，對社會保險業(yè)務檔案的管理造成了極大的困擾。

2.技術層面

網絡信息技術的飛速發(fā)展，為各行各業(yè)的可持續(xù)發(fā)展提供了眾多資源與機遇，特別是社會保險業(yè)務檔案管理領域，信息技術的深入發(fā)展有效推動了檔案管理工作的信息化建設腳步。但通過有關調查資料可知，依舊有部分社會保險經辦機構在落實和推進檔案管理工作時，未給予信息化建設應有的重視，不僅嚴重阻礙了現(xiàn)代化開展社會保險業(yè)務檔案管理工作，還導致檔案管理領域的信息技術和社會建設趨勢不適配，加之部分單位的檔案管理依舊以紙質檔案管理模式為核心，使得海量的檔案信息資料無法被高效、快速開發(fā)和使用，嚴重削弱了檔案資料的效能。此外，因管理者未對檔案資料的信息化建設形成正確且深刻的認知，建設力度也極為薄弱，使得社會保險業(yè)務檔案管理設備設施和技術均存在嚴重的滯后性，不僅無法滿足現(xiàn)代化社會的管理需求，還極易誘發(fā)各類風險問題，使得檔案資料的安全性無法得到保障，對社會保險業(yè)務檔案管理的規(guī)范化建設造成重重阻礙。

3.制度層面

制度建設對于開展社會保險業(yè)務檔案規(guī)范化管理工作至關重要，屬于檔案管理工作的核心執(zhí)行標準與約束。在現(xiàn)代化社會管理體系中，無論是何種管理工作，其在落實推進期間都需要制度建設的支撐和輔助，如此才能保證各項管理工作被科學、規(guī)范地落到實處。但是，針對部分社會保險經辦機構來講，其在制度建設以及執(zhí)行完善方面依舊存在顯著不足。例如，企業(yè)職工的人事檔案管理目前仍在執(zhí)行1992年原勞動部與國家檔案局共同制定的《企業(yè)職工檔案管理規(guī)定》，該規(guī)定中的部分條款，如適應范圍、歸檔范圍、管理形式和交接流轉等條款早已不適用現(xiàn)實工作的需要，亟待修訂。當前，為高效助力我國社會保險業(yè)務工作的開展，我國相關部門已從宏觀層面制定了眾多法律法規(guī)，并規(guī)定社會保險經辦機構應基于此制定完善的規(guī)范化檔案管理制度，切實解決社會保險業(yè)務檔案管理工作中產生的各類問題。從相關法律法規(guī)的執(zhí)行角度分析，因其實際規(guī)定內容的可行性以及有效性并不強烈，使得社會保險單位在制定檔案管理制度時，普遍存在“各自為政”的情況，其制度也難以在規(guī)范化和標準化層面順利實現(xiàn)統(tǒng)一，導致社會保險業(yè)務檔案的規(guī)范化管理難度顯著增加。此外，針對差異性社會保險單位來講，因為其檔案資料的規(guī)格、內容和信息記錄方式等均各不相同，所以在紙質檔案轉變成電子檔案過程中極易產生遺漏及失誤等問題，進一步增加了社會保險業(yè)務檔案的規(guī)范化管理難度。

4.基礎建設層面

對于檔案庫房的設置，2024年1月頒布的《中華人民共和國檔案法實施條例》對此專門做出了相關要求，國家檔案局2018年10月公布的13號令《機關檔案管理規(guī)定》更是對檔案庫房的設置提出了具體詳細的標準要求。但是，在現(xiàn)實中由于受辦公用房和經費的限制，大多數(shù)社保經辦機構的檔案庫房無法滿足國家規(guī)定的要求。由于檔案庫房占地面積較大，對地面承重、溫濕度、防鼠防蟲和消防等設備設施的要求較高，加之大多數(shù)基層社保經辦機構沒有自己獨立的辦公場所，多家單位共用一座辦公樓是普遍現(xiàn)象，不具備設立獨立檔案庫房的條件，基礎設備設施的配置更無從談起。因此，檔案基礎設備設施的不完備阻礙了社保業(yè)務檔案規(guī)范化管理工作的開展。

三、社會保險業(yè)務檔案規(guī)范化管理策略

1.針對人為層面的管理

第一，社會保險經辦機構應該積極針對檔案管理人員開展專門的教育培訓工作，并在該階段引導檔案管理人員充分認識檔案管理對社會保險業(yè)務的作用。同時，還應深刻意識到社會保險業(yè)務檔案規(guī)范化管理是一項長期性建設工作，并非一朝一夕能實現(xiàn)，加之規(guī)范化管理工作有著系統(tǒng)性較強的特點，因而教育培訓工作也應該不斷落實，絕不可流于表面形式，有效保證全體檔案管理人員的專業(yè)能力以及職業(yè)素養(yǎng)獲得提升。社會保險經辦機構可以分別從知識教育、技能培訓、思想教育、安全教育等角度有針對地開展教育培訓工作。

第二，為保證規(guī)范化、信息化地開展社會保險業(yè)務檔案管理工作，社會保險經辦機構應該積極引進專業(yè)管理人員，提升人員結構的年輕化和專業(yè)化?，F(xiàn)階段，雖然社會保險經辦機構不斷引進高學歷的人才，但多為業(yè)務經辦部門所用，專項負責檔案管理的人才并不充裕，在信息技術高速發(fā)展的大環(huán)境下，檔案管理數(shù)字化轉型迫在眉睫，社會保險經辦機構應該依照自身實際情況和檔案管理的規(guī)范化建設近期及長遠的規(guī)劃，針對性地引進既懂計算機技術又掌握檔案專業(yè)知識的復合型管理人才，切實緩解檔案管理人才匱乏現(xiàn)象，組建一支高質量的檔案管理團隊。

2.針對技術層面的管理

第一，社會保險經辦機構檔案管理部門應該積極打造科學、先進且技術成熟的業(yè)務檔案管理系統(tǒng)，利用現(xiàn)代化信息技術手段，高效推動社會保險業(yè)務檔案管理的信息化建設，為其規(guī)范化管理提供技術支持。隨著社保業(yè)務經辦系統(tǒng)的升級及信息技術的普及，社保業(yè)務檔案也由過去傳統(tǒng)單一的紙質材料演變成各類圖片、圖像、音頻和視頻等電子文件形式的材料，這就勢必要求社保經辦機構要深化應用新一代信息技術，針對多種形式的材料類型建立與之相匹配的業(yè)務管理系統(tǒng)，提高數(shù)字化社保業(yè)務檔案記錄和服務能力，加速業(yè)務優(yōu)化和規(guī)范化管理。新型社保業(yè)務檔案管理系統(tǒng)的構建還能促進紙質檔案的數(shù)字化轉型，其具備的性能可以全面掃描和識別現(xiàn)階段的紙質檔案，再將其準確提取錄入數(shù)據(jù)庫，并基于此建立電子檔案，切實體現(xiàn)檔案管理的信息化建設價值，幫助社會保險經辦機構真正實現(xiàn)檔案資料的迅速獲取、儲存和查閱等管理目標，為未來社會保險業(yè)務檔案資料的可持續(xù)開發(fā)利用創(chuàng)造條件。社保經辦機構紙質檔案數(shù)字化處理可考慮通過以下兩種方法：（1）社保業(yè)務辦理結束后，業(yè)務經辦部門工作人員歸集、整理業(yè)務經辦環(huán)節(jié)產生的檔案資料，編好頁碼、整理完畢后按照資料類別不同在規(guī)定的時間內移交檔案室。檔案室工作人員對移交的業(yè)務資料進一步分類，根據(jù)紙質資料狀況不同選擇平板掃描儀或者高速掃描儀掃描。掃描工作結束后，檔案室工作人員進一步檢查電子文件質量，驗收合格后對電子文件錄入目錄數(shù)據(jù)，編好案卷號和件號，并通過檔案管理系統(tǒng)打印卷內文件目錄和案卷目錄，結束后按檔案管理要求規(guī)定對紙質檔案資料裝訂、歸檔，存入檔案庫房。（2）業(yè)務經辦人員歸集整理資料，集中定期選擇掃描或者數(shù)碼拍照的方式實行數(shù)字化，電子文件存入檔案系統(tǒng)臨時文件夾預歸檔。數(shù)字化工作結束后，在規(guī)定的時間內將紙質資料移交檔案室。檔案室工作人員檢查電子文件質量，合格后對預歸檔的電子文件錄入目錄，編好案卷號和件號，打印卷內文件目錄和案卷目錄，并對紙質資料按照與系統(tǒng)中相同的案卷號和件號整檔、立卷，存入檔案庫房。

第二，社保經辦機構可在條件成熟的情況下推行電子檔案單套制管理模式。目前，國家已經出臺了關于電子文件使用和管理的相關文件和規(guī)范，賦予了電子文件在法律層面的合法地位。隨著現(xiàn)代信息技術的發(fā)展，社保業(yè)務經辦中使用和產生的電子文件也正在漸漸取代傳統(tǒng)的紙質資料，對于檔案信息化管理系統(tǒng)建設和應用比較成熟的社保經辦機構，可適時推行電子檔案單套制管理模式，進一步提升社保業(yè)務檔案規(guī)范化管理水平。我市目前正積極探索在電子檔案單套制管理模式基礎上利用RPA（數(shù)字化員工）+AI的技術，對業(yè)務經辦系統(tǒng)中的電子文件展開實時立卷和歸檔，RPA技術不僅可以在一定程度上替代人工操作，還可以通過設定的程序嚴格按照規(guī)范標準對電子文件展開整理立卷，減少人為研判造成的錯誤率，可大大減輕業(yè)務經辦和檔案管理部門的工作壓力，提升工作效率，提高檔案管理的規(guī)范化程度。

第三，社會保險經辦機構在落實檔案管理工作期間，應該積極制定資源共享制度，高效促進社會保險經辦機構間的交流與協(xié)作，形成多部門和多單位間的良好合作局面，進而顯著提高檔案資料的利用率，借助合作開發(fā)與利用的契機，讓社會保險業(yè)務檔案充分體現(xiàn)價值作用。該階段，社會保險經辦機構的各部門應該主動強化自身的信息共享意識，積極獲取和整合多樣性檔案資源，并通過信息化和數(shù)字化等技術全面且深入地分析檔案信息。利用區(qū)塊鏈和云存儲等技術，聚焦安全高效與精細化管理，集收集、管理和利用全流程自動化的數(shù)字檔案室，以緊耦合方式嵌入業(yè)務核心系統(tǒng)，實現(xiàn)業(yè)務、檔案數(shù)據(jù)互聯(lián)互通與固化歸檔等一體化管理，建設高效可持續(xù)發(fā)展的應用系統(tǒng)，有效提高社會保險業(yè)務檔案的規(guī)范化管理效率。

第四，將檔案信息化建設列入單位信息化發(fā)展規(guī)劃，立足全局和長遠規(guī)劃，對事關建設基礎性和全局性的業(yè)務經辦檔案要先行歸檔管理，對涉及民生的檔案資源要集中人力、物力和財力建設。充分利用網絡資源、硬件資源和其他資源，選用先進方案、技術和產品，確保高性價比，充分發(fā)揮電子檔案的作用，提高電子檔案的管理水平。以業(yè)務需求為主導，采用模塊化結構設計思想，加強自擴展、可移植性和接口規(guī)劃，快速適應需求變化，延長系統(tǒng)生命周期。為檔案信息處理、存儲、管理、分類、安全分級和授權查詢等方面提供安全、有效、統(tǒng)一的權限管理、身份認證和審核機制，確保數(shù)據(jù)安全、真實與防被篡改。對業(yè)務經辦掃描的資料要細化統(tǒng)一各項指標，完善業(yè)務經辦系統(tǒng)建設基礎工作。

3.針對制度層面的管理

第一，社會保險經辦機構應該制定高效全面的檔案管理制度。從實際角度分析，現(xiàn)階段我國各級社會保險經辦機構在落實檔案資料管理工作期間，都制定了相應的管理制度，但因其管理理念存在滯后性，導致制度無法滿足現(xiàn)代化社會的檔案管理標準，難以充分體現(xiàn)管理成效?；诖耍骷壣鐣ｋU經辦機構應該綜合自身的實際管理需求以及社會管理標準，依照我國有關部門頒發(fā)的檔案管理政策文件，嚴格遵循其要求修訂傳統(tǒng)的檔案管理制度，強化管理制度的時效性和可行性，并基于此制定有針對性的管理措施，主動建立各部門間的協(xié)作溝通關系，以此有效推動社會保險經辦機構檔案管理部門的信息化建設腳步，為其規(guī)范化管理提供助力。

第二，社會保險經辦機構還應該依照檔案管理人員的工作需求，積極構建科學、合理的人員激勵體系，并將其全面滲透日常的檔案管理工作中，針對在檔案規(guī)范化管理工作中表現(xiàn)優(yōu)異的管理人員適當給予獎勵，對工作態(tài)度散漫且頻繁出現(xiàn)失誤的管理人員應該適當予以懲罰，做到賞罰分明，通過精神、物質激勵手段充分帶動檔案管理人員的工作熱情，保證各項檔案管理工作均被落到實處，促進社會保險業(yè)務檔案規(guī)范化管理目標的實現(xiàn)。

第三，國家應成立社保業(yè)務檔案管理部門，建設全國統(tǒng)一的業(yè)務檔案管理系統(tǒng)，改變各省、市各自為政的局面，構建管理全國社保業(yè)務檔案的頂層設計和決策機構，負責擬訂社保業(yè)務檔案的發(fā)展規(guī)劃、改革計劃、重大決策、有關法律法規(guī)、規(guī)章制度及制定行業(yè)管理標準和規(guī)范。建設全國社保業(yè)務檔案數(shù)據(jù)處理中心，實現(xiàn)各地社保業(yè)務檔案信息的數(shù)據(jù)共享。

4.針對基礎設施層面的管理

第一，爭取地方財政和政府辦公用房管理部門的支持，利用閑置的辦公用房實行庫房改造建設。國家在實行機關事業(yè)單位機構改革后，各地政府對部分事業(yè)單位撤銷或合并，空置了部分辦公用房，由政府統(tǒng)一分配管理。社保經辦機構可依據(jù)國家檔案管理的相關規(guī)定，向政府辦公用房管理部門和財政部門積極爭取閑置的辦公用房改造。市級社保經辦機構可考慮建設全市統(tǒng)一的社保業(yè)務檔案庫房，將區(qū)縣社保經辦機構、街道人社所和參保單位的企業(yè)職工人事檔案集中統(tǒng)一存放，以解決基層社保經辦機構業(yè)務檔案無庫房可用的困境。

第二，協(xié)調地方檔案館，借用檔案館閑置的庫房。近年來，各地政府均加大了對文化事業(yè)基礎設施的投入，各地檔案館的場所建設得到了極大的改善，尤其是庫房建設規(guī)模預留了較大的存放空間。在地方檔案館有閑置庫房的情況下，社保經辦機構可以協(xié)調館方借用閑置的庫房使用。由于各級檔案館的庫房均是按照國家規(guī)定的標準要求施工建設的，借用檔案館的閑置庫房可以節(jié)省各項基礎設施的投入，減少辦公經費支出，是值得推行的有效途徑。在此基礎上，社保經辦機構也應積極建設數(shù)字檔案室，推進以信息化為核心的檔案管理現(xiàn)代化，做好“存量數(shù)字化、增量電子化”，實現(xiàn)線上查檔，資源共享，逐漸減弱對傳統(tǒng)檔案庫房的存儲壓力。

四、結語

綜上所述，社會保險業(yè)務檔案客觀記錄了社會保險業(yè)務信息與實況，不僅能夠有效解決社會保險業(yè)務糾紛以及各項問題，還能助力我國社會檔案事業(yè)的可持續(xù)建設發(fā)展，積極落實社會保險業(yè)務檔案的規(guī)范化管理工作至關重要且勢在必行。因此，社會保險經辦機構以及相關管理人員應高度重視社會保險業(yè)務檔案管理規(guī)范化建設工作，主動革新管理理念與模式，全面貫徹依法治理管理思想，制定針對性有效的規(guī)范化管理策略，并將其真正落到實處，充分發(fā)揮社會保險業(yè)務檔案的價值，推動社會保險行業(yè)的長久穩(wěn)定發(fā)展，并為各級參保人員的相關權益維護提供重要的參考依據(jù)。

參考文獻：

[1]徐濱清.社會保險業(yè)務檔案工作規(guī)范化建設研究[J].卷宗，2020（08）：35.

[2]陸秋燕.事業(yè)單位社會保險檔案管理工作科學化、規(guī)范化的實現(xiàn)路徑[J].卷宗，2021，11（04）：32.

[3]王秀紅.社會保險業(yè)務檔案規(guī)范化管理強化策略分析[J].活力，2019（09）：90.

作者單位：淄博市社會保險事業(yè)中心

作者簡介：畢文超（1974—），女，漢族，山東淄博人，本科，副研究館員，研究方向：檔案信息化建設。