信訪檔案開(kāi)展信息化管理的思考

摘 要：目前，信息化已成為現(xiàn)代社會(huì)各行業(yè)領(lǐng)域的重要發(fā)展趨勢(shì)之一。在信訪工作中，檔案作為記錄、管理和解決信訪問(wèn)題的重要依據(jù)，其信息化發(fā)展不僅有助于檔案的高效存儲(chǔ)、快速檢索和遠(yuǎn)程共享，還能增強(qiáng)檔案的安全性和可靠性，為信訪工作的順利開(kāi)展提供有力保障。文章簡(jiǎn)要闡述了信訪檔案的基本概念及其重要性，分析了信訪檔案實(shí)現(xiàn)信息化管理的原因及其發(fā)展的現(xiàn)狀，并總結(jié)了基于信訪檔案信息化管理，提高檔案利用效率的策略，以期為信訪工作的優(yōu)化和創(chuàng)新提供有益借鑒。

關(guān)鍵詞：信訪檔案；信息化；檔案管理；利用效率

引言

在信息化時(shí)代，傳統(tǒng)檔案管理方式已經(jīng)難以滿足現(xiàn)代社會(huì)的需求。紙質(zhì)檔案存在易損壞、難保存以及檢索不便等問(wèn)題，檔案信息化管理能夠有效解決這些問(wèn)題?；陔娮訖n案管理系統(tǒng)，相關(guān)單位可以實(shí)現(xiàn)信訪檔案的數(shù)字化存儲(chǔ)、智能化檢索和自動(dòng)化管理，極大地提高檔案利用效率。同時(shí)，信息化管理還能夠促進(jìn)檔案信息的共享和交流，為信訪工作提供更加全面和準(zhǔn)確的數(shù)據(jù)支持。

一、信訪檔案的基本概念及其重要性

何為信訪檔案？信訪檔案就是政府機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位和人民團(tuán)體等在處理人民群眾來(lái)信、接待群眾來(lái)訪等信訪事項(xiàng)過(guò)程中形成，并按照一定的歸檔制度集中保存起來(lái)的文字、圖表和電子數(shù)據(jù)等真實(shí)反映信訪工作的記錄。信訪檔案不僅詳細(xì)記錄信訪活動(dòng)的全過(guò)程，還是群眾信訪案件處理的重要事實(shí)依據(jù)。因此，信訪檔案具有非常重要的價(jià)值。

首先，從信訪檔案的主要內(nèi)容來(lái)講，信訪檔案是信訪工作全過(guò)程的重要記錄，詳細(xì)記錄了信訪事項(xiàng)的起因、經(jīng)過(guò)、處理結(jié)果、相關(guān)的政策依據(jù)和決策過(guò)程。詳細(xì)的記錄信息不僅是信訪工作回顧和總結(jié)的寶貴資料，還有助于相關(guān)部門(mén)和人員分析信訪工作的發(fā)展趨勢(shì)和規(guī)律，為未來(lái)的工作提供借鑒和參考。

其次，從信訪檔案的作用來(lái)看，信訪檔案是處理重訪和老訪戶上訪案件必備的查訪、爭(zhēng)辯研究和處理問(wèn)題的依據(jù)。某些較為復(fù)雜的信訪案件可能需要多次處理或長(zhǎng)期跟蹤，在整個(gè)過(guò)程中，信訪檔案可以提供重要的歷史依據(jù)和參考，幫助相關(guān)部門(mén)和人員更好地了解案件的來(lái)龍去脈，從而做出更加準(zhǔn)確和科學(xué)的決策。

除此之外，信訪檔案還具有很高的歷史價(jià)值，其不僅是信訪工作活動(dòng)真實(shí)的歷史記錄，還是群眾信訪案件調(diào)處的重要?dú)v史資料。信訪檔案反映了當(dāng)時(shí)社會(huì)的總體情況和人民群眾的訴求，是歷史經(jīng)驗(yàn)的積累與見(jiàn)證，對(duì)于研究歷史、了解社會(huì)以及指導(dǎo)現(xiàn)實(shí)工作具有重要意義。相關(guān)部門(mén)應(yīng)該高度重視信訪檔案的管理和利用工作，確保這些寶貴的歷史資料得到妥善保存和有效利用。

二、信訪檔案為何要實(shí)現(xiàn)信息化管理

隨著信息技術(shù)的迅猛發(fā)展和普及，社會(huì)信息化水平不斷提高，各行各業(yè)都在積極探索數(shù)字化轉(zhuǎn)型之路。信訪檔案作為信訪工作的核心資料，其管理方式、利用效率和安全性直接影響信訪工作的質(zhì)量和效率。開(kāi)展信訪檔案信息化管理是順應(yīng)時(shí)代潮流、提高信訪工作水平的必然選擇。

首先，信訪檔案信息化管理最為明顯和重要的作用是能夠顯著提高檔案管理的效率。傳統(tǒng)的信訪檔案管理方式主要依賴于紙質(zhì)檔案，存在管理煩瑣、檢索困難等問(wèn)題。信訪檔案信息化管理可以通過(guò)建立電子檔案管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的快速錄入、存儲(chǔ)、檢索和傳輸，不僅方便工作人員隨時(shí)隨地查詢和利用檔案，還能在很大程度上提高檔案管理的效率。

其次，開(kāi)展信訪檔案信息化管理有助于保障檔案數(shù)據(jù)的安全。紙質(zhì)檔案容易受到自然環(huán)境和人為因素等的影響，存在丟失、損壞的風(fēng)險(xiǎn)。信訪檔案實(shí)現(xiàn)信息化管理可以基于數(shù)據(jù)加密和備份等技術(shù)手段，確保檔案數(shù)據(jù)的安全性和完整性。即使出現(xiàn)意外情況，工作人員也可以借助數(shù)據(jù)恢復(fù)功能，確保信訪工作正常開(kāi)展。

再次，開(kāi)展信訪檔案信息化管理有助于促進(jìn)信息共享。傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案往往被封存在各個(gè)單位的檔案室中，很難實(shí)現(xiàn)跨部門(mén)、跨地區(qū)的信息共享。信訪檔案信息化可以通過(guò)建立統(tǒng)一的電子檔案管理平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)的集中存儲(chǔ)和共享。一方面，打破地域限制，促進(jìn)不同部門(mén)之間的協(xié)作和溝通；另一方面，從整體上提高信訪工作效率。此外，開(kāi)展信訪檔案電子信息化管理還可以為信訪工作提供更加便捷、高效的服務(wù)。例如，在線查詢和在線辦理等功能，更方便群眾隨時(shí)了解信訪事項(xiàng)的進(jìn)展情況，提升信訪工作的透明度和公信力，還可以為信訪工作人員提供更加智能化的輔助工具，減輕工作負(fù)擔(dān)，提高工作效率。

三、信訪檔案實(shí)現(xiàn)信息化管理現(xiàn)狀分析

近年來(lái)，隨著信息技術(shù)的快速發(fā)展，信訪檔案信息化建設(shè)已經(jīng)成為提高信訪工作效率、優(yōu)化服務(wù)質(zhì)量的必然趨勢(shì)。國(guó)家信訪局發(fā)布的《2023年全國(guó)信訪工作年度報(bào)告》顯示，截至2023年底，全國(guó)已有超過(guò)95%的縣級(jí)以上信訪部門(mén)實(shí)現(xiàn)了信訪檔案的電子化管理。信息化建設(shè)也確實(shí)給信訪工作帶來(lái)了顯著的變革。例如，檔案檢索與查詢更方便，信訪工作效率更高；電子檔案管理系統(tǒng)強(qiáng)大的數(shù)據(jù)分析功能，也為制定科學(xué)的信訪工作策略提供了有力支撐。但是，盡管建設(shè)成效明顯，在發(fā)展過(guò)程中仍然面臨著一些挑戰(zhàn)。

1.技術(shù)方面的挑戰(zhàn)。部分地區(qū)的信息化基礎(chǔ)設(shè)施仍然薄弱，無(wú)法滿足信息化建設(shè)的需求。并且，隨著技術(shù)的不斷進(jìn)步，新的信息安全問(wèn)題也不斷涌現(xiàn)，如何確保電子檔案的安全、完整和可靠成為一大挑戰(zhàn)。

2.數(shù)據(jù)整合與共享方面的挑戰(zhàn)。由于歷史原因和部門(mén)壁壘，不同地區(qū)的信訪部門(mén)在信息化建設(shè)過(guò)程中往往存在數(shù)據(jù)格式不統(tǒng)一、數(shù)據(jù)共享困難等問(wèn)題，不僅影響信息的有效利用，還增加了管理成本。

3.人員方面的挑戰(zhàn)。部分信訪工作人員對(duì)信息技術(shù)的掌握不夠熟練，缺乏必要的操作技能，導(dǎo)致其在日常工作中難以充分利用電子檔案管理系統(tǒng)的功能，影響工作效率。

4.信息安全與隱私保護(hù)方面的挑戰(zhàn)。隨著電子檔案的增多，相關(guān)部門(mén)也面臨著巨大的信息安全和隱私保護(hù)壓力。如何確保電子檔案不被非法獲取、篡改或泄露也成為信訪檔案信息化建設(shè)過(guò)程中需要重點(diǎn)關(guān)注的問(wèn)題之一。

四、開(kāi)展信訪檔案信息化管理的措施

1.完善電子檔案管理系統(tǒng)

在信訪檔案信息化建設(shè)的進(jìn)程中，建立與完善電子檔案管理系統(tǒng)是提高檔案利用效率的核心所在。電子檔案管理系統(tǒng)不僅能夠支持大規(guī)模的檔案數(shù)據(jù)存儲(chǔ)，還能確保數(shù)據(jù)的完整性和安全性。

其一，隨著信訪檔案的日益增多，電子檔案管理系統(tǒng)要具備靈活的架構(gòu)，能夠輕松地添加新的功能模塊或擴(kuò)展存儲(chǔ)容量，以便應(yīng)對(duì)未來(lái)檔案數(shù)量的增長(zhǎng)。

其二，系統(tǒng)應(yīng)提供多種檢索方式。例如，關(guān)鍵詞檢索、全文檢索以及分類(lèi)檢索等，滿足不同用戶的檢索需求，還應(yīng)持續(xù)優(yōu)化檢索算法，確保用戶能夠快速、準(zhǔn)確地找到所需檔案。

其三，在分類(lèi)管理方面，系統(tǒng)應(yīng)提供清晰明了的分類(lèi)結(jié)構(gòu)，幫助用戶快速定位相關(guān)檔案。分類(lèi)的依據(jù)可以根據(jù)實(shí)際需求設(shè)定，如按時(shí)間、按類(lèi)型或按部門(mén)等分類(lèi)。

其四，在共享功能方面，系統(tǒng)應(yīng)支持多用戶并發(fā)訪問(wèn)，確保多人同時(shí)訪問(wèn)時(shí)系統(tǒng)的穩(wěn)定性和響應(yīng)速度。

其五，系統(tǒng)應(yīng)提供直觀易懂的界面設(shè)計(jì)，使用戶能夠輕松上手并快速掌握使用方法，還應(yīng)提供詳細(xì)的操作指南和幫助文檔，方便用戶隨時(shí)查閱和解決問(wèn)題。

2.優(yōu)化檔案檢索機(jī)制

信訪檔案通常包含大量的文字信息，內(nèi)容廣泛且復(fù)雜，涉及的問(wèn)題多種多樣。為了確保用戶能夠快速、準(zhǔn)確地找到所需檔案，相關(guān)部門(mén)需要緊密結(jié)合信訪檔案的特點(diǎn)，深度優(yōu)化檢索機(jī)制。相關(guān)部門(mén)可以基于現(xiàn)實(shí)需求引入先進(jìn)的搜索算法和技術(shù)。

自然語(yǔ)言處理（NLP）技術(shù)可以幫助系統(tǒng)理解文本內(nèi)容，提取關(guān)鍵詞和短語(yǔ)，并構(gòu)建語(yǔ)義關(guān)系?；谡Z(yǔ)義關(guān)系，系統(tǒng)可以提供更準(zhǔn)確的檢索結(jié)果，用戶也能夠更快速地找到相關(guān)檔案。技術(shù)人員還可以利用機(jī)器學(xué)習(xí)算法對(duì)檢索機(jī)制持續(xù)優(yōu)化。機(jī)器學(xué)習(xí)算法能夠基于對(duì)用戶搜索行為和結(jié)果反饋的學(xué)習(xí)，逐漸了解用戶的搜索意圖和偏好，從而提供更符合用戶需求的檢索結(jié)果。個(gè)性化的檢索體驗(yàn)也將大幅提升用戶的滿意度和檢索效率。除了引入先進(jìn)的搜索算法和技術(shù)外，電子檔案管理系統(tǒng)還需要提供多種檢索方式以滿足不同用戶的需求。關(guān)鍵詞檢索是一種最基本的檢索方式，用戶可以通過(guò)輸入關(guān)鍵詞來(lái)查找相關(guān)檔案。但有時(shí)候用戶可能無(wú)法準(zhǔn)確描述自己的需求，可以借助全文檢索和分類(lèi)檢索等輔助檢索方式。全文檢索允許用戶輸入任意文本片段搜索，系統(tǒng)將在整個(gè)檔案庫(kù)中匹配并反饋相關(guān)結(jié)果。這種方式適用于用戶無(wú)法確定關(guān)鍵詞或需要查找更廣泛信息的情況。分類(lèi)檢索是根據(jù)檔案的屬性或特征分類(lèi)，并允許用戶按照分類(lèi)查找。技術(shù)人員可以根據(jù)信訪檔案的內(nèi)容、時(shí)間和來(lái)源等屬性分類(lèi)，并提供清晰的分類(lèi)結(jié)構(gòu)供用戶選擇，以幫助用戶快速定位相關(guān)檔案，提高檢索效率。

3.加強(qiáng)檔案共享與協(xié)作

信訪檔案的利用過(guò)程通常涉及多個(gè)部門(mén)與多個(gè)層級(jí)之間的信息交流和協(xié)作，相關(guān)領(lǐng)域構(gòu)建高效和安全的檔案共享與協(xié)作機(jī)制不僅可以提高工作效率，還可以優(yōu)化資源配置。負(fù)責(zé)信訪檔案信息化建設(shè)的技術(shù)團(tuán)隊(duì)可以搭建一個(gè)統(tǒng)一的檔案共享平臺(tái)和系統(tǒng)，以容納各類(lèi)信訪檔案，并實(shí)現(xiàn)各部門(mén)之間的數(shù)據(jù)互聯(lián)互通。各部門(mén)通過(guò)共享平臺(tái)，可以更方便地訪問(wèn)、查詢、下載和上傳檔案，實(shí)現(xiàn)檔案資源的實(shí)時(shí)共享。檔案共享平臺(tái)可以根據(jù)用戶的身份、職責(zé)和需要，設(shè)置不同的訪問(wèn)權(quán)限和數(shù)據(jù)訪問(wèn)級(jí)別，既確保每個(gè)用戶都能獲取自身所需的檔案信息，又可以防止未經(jīng)授權(quán)的訪問(wèn)。在檔案共享與協(xié)作的過(guò)程中，不同部門(mén)、不同人員之間可以借助共享平臺(tái)實(shí)時(shí)交流、討論和反饋，形成一個(gè)緊密的協(xié)作網(wǎng)絡(luò)。例如，對(duì)于一個(gè)涉及多個(gè)部門(mén)的環(huán)境保護(hù)信訪案件，各部門(mén)可以基于檔案共享平臺(tái)實(shí)時(shí)上傳和更新與案件相關(guān)的政策文件、現(xiàn)場(chǎng)照片以及調(diào)查報(bào)告等檔案資料。隨后，各部門(mén)人員可以在平臺(tái)就案件情況實(shí)時(shí)討論，分析問(wèn)題的根源，提出解決方案，確保各部門(mén)之間的信息同步和高效溝通。對(duì)于某些復(fù)雜或?qū)I(yè)的信訪案件，可能需要專(zhuān)家開(kāi)展咨詢或評(píng)估。專(zhuān)家可以借助檔案共享平臺(tái)，遠(yuǎn)程訪問(wèn)相關(guān)檔案，了解案件詳情，還可以在平臺(tái)與案件處理人員實(shí)時(shí)交流，提供專(zhuān)業(yè)意見(jiàn)和建議。對(duì)于檔案共享方面，相關(guān)部門(mén)要制定明確的協(xié)作流程和規(guī)范，明確各部門(mén)的職責(zé)和任務(wù)，確保各部門(mén)之間能夠高效、有序地開(kāi)展工作，或者定期組織跨部門(mén)的培訓(xùn)和交流活動(dòng)，增強(qiáng)團(tuán)隊(duì)之間的凝聚力和協(xié)作能力。

4.提升檔案管理人員素質(zhì)

在信訪檔案信息化轉(zhuǎn)型的背景下，檔案管理人員的素質(zhì)也逐漸成為決定檔案利用效率的關(guān)鍵因素之一。相關(guān)單位應(yīng)加強(qiáng)專(zhuān)門(mén)針對(duì)檔案管理人員的培訓(xùn)與教育。培訓(xùn)內(nèi)容應(yīng)涵蓋電子檔案管理系統(tǒng)的基本操作、信息安全管理、數(shù)據(jù)備份與恢復(fù)等方面，確保信訪檔案工作人員能夠熟練掌握電子檔案管理系統(tǒng)的各項(xiàng)功能和管理方法。還應(yīng)注重培養(yǎng)檔案管理人員的實(shí)際操作能力，通過(guò)模擬操作、案例分析等方式，讓工作人員在實(shí)踐中學(xué)習(xí)和掌握相關(guān)技能。就信訪檔案管理人員個(gè)人而言，在信息化轉(zhuǎn)型的過(guò)程中，信訪檔案管理人員也應(yīng)具備開(kāi)放的心態(tài)和勇于嘗試的精神，積極學(xué)習(xí)和借鑒先進(jìn)的檔案管理經(jīng)驗(yàn)和技術(shù)，不斷推動(dòng)檔案管理的創(chuàng)新和發(fā)展。相關(guān)單位可以通過(guò)開(kāi)展各種形式的交流活動(dòng)，如研討會(huì)、培訓(xùn)班和實(shí)地考察等，加強(qiáng)檔案管理人員之間的交流和合作，促進(jìn)檔案管理人員之間的知識(shí)共享和經(jīng)驗(yàn)交流，激發(fā)檔案管理人員的創(chuàng)新意識(shí)和能力。

5.強(qiáng)化信息安全與隱私保護(hù)

信訪檔案中往往包含個(gè)人敏感信息、社會(huì)動(dòng)態(tài)及政策導(dǎo)向等關(guān)鍵內(nèi)容，一旦被泄露或篡改，將對(duì)個(gè)人、組織乃至社會(huì)造成不可估量的損失。因此，信息安全與隱私保護(hù)也是信訪檔案信息化建設(shè)過(guò)程中重點(diǎn)關(guān)注的問(wèn)題之一。對(duì)于信訪檔案中的敏感信息，技術(shù)人員需要采用先進(jìn)的加密算法實(shí)施加密處理，確保在傳輸過(guò)程中即使被截獲也無(wú)法被輕易破解。在數(shù)據(jù)存儲(chǔ)和備份過(guò)程中，也要采用相應(yīng)的加密措施，以防止數(shù)據(jù)被泄露或非法訪問(wèn)。對(duì)于信訪檔案系統(tǒng)，技術(shù)人員應(yīng)設(shè)置不同級(jí)別的訪問(wèn)權(quán)限，確保只有經(jīng)過(guò)授權(quán)的人員才能訪問(wèn)相應(yīng)的檔案數(shù)據(jù)，并建立完善的權(quán)限變更和撤銷(xiāo)機(jī)制，確保在人員變動(dòng)或離職時(shí)能夠及時(shí)撤銷(xiāo)其訪問(wèn)權(quán)限，避免信息被泄露的風(fēng)險(xiǎn)。除此之外，相關(guān)部門(mén)要定期對(duì)信訪檔案展開(kāi)安全審計(jì)和風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估，以便及時(shí)發(fā)現(xiàn)潛在的安全隱患和漏洞，并及時(shí)采取相應(yīng)的措施實(shí)行修復(fù)和改進(jìn)，還應(yīng)建立完善的應(yīng)急響應(yīng)機(jī)制，一旦發(fā)生信息被泄露或安全事件，能夠迅速啟動(dòng)應(yīng)急預(yù)案，降低損失和影響。

五、結(jié)語(yǔ)

信訪檔案實(shí)現(xiàn)信息化管理是信息時(shí)代發(fā)展的必然趨勢(shì)，也是提高檔案利用效率、優(yōu)化信訪服務(wù)流程的重要途徑。相關(guān)單位通過(guò)加強(qiáng)檔案管理人員的培訓(xùn)和教育、完善電子檔案管理系統(tǒng)、建立嚴(yán)格的信息安全和隱私保護(hù)機(jī)制等措施，可以有效推動(dòng)信訪檔案信息化建設(shè)進(jìn)程，為信訪工作順利開(kāi)展提供有力保障。未來(lái)，隨著技術(shù)的不斷進(jìn)步和應(yīng)用的不斷深入，信訪檔案信息化管理將在更多領(lǐng)域發(fā)揮重要作用，應(yīng)繼續(xù)關(guān)注信息化的發(fā)展趨勢(shì)，不斷探索和創(chuàng)新檔案管理的新模式和新方法，為信訪工作的持續(xù)優(yōu)化和創(chuàng)新貢獻(xiàn)力量。

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作者單位：濟(jì)寧市信訪局

作者簡(jiǎn)介：閆敦（1984—），男，漢族，山東濟(jì)寧人，本科，中級(jí)，研究方向：檔案管理。