基于新質(zhì)生產(chǎn)力的智慧檔案管理體系構(gòu)建研究

摘 要：近年來，傳統(tǒng)的檔案管理工作已經(jīng)不能適應當前社會對檔案工作的需要，檔案工作智慧化轉(zhuǎn)型成為檔案學界和業(yè)界共同關(guān)注的熱點問題。新質(zhì)生產(chǎn)力的提出有力地推動了高端生產(chǎn)力的發(fā)展以及結(jié)構(gòu)產(chǎn)業(yè)的優(yōu)化與改造，激發(fā)了創(chuàng)新活力，為社會經(jīng)濟的高質(zhì)量發(fā)展注入強大動力。文章闡述了新質(zhì)生產(chǎn)力的概念，對檔案工作的現(xiàn)狀與問題展開了分析，隨后提出了智慧檔案體系的優(yōu)勢與新質(zhì)生產(chǎn)力背景下的應用場景，并提出一些智慧檔案體系的建設方案，為今后此類相關(guān)研究提供了思路。

關(guān)鍵詞：新質(zhì)生產(chǎn)力；智慧檔案；管理體系

一、新質(zhì)生產(chǎn)力概述

新質(zhì)生產(chǎn)力是依靠以下的三種因素而生，分別是：技術(shù)革命性突破、生產(chǎn)要素創(chuàng)新性配置和產(chǎn)業(yè)深度轉(zhuǎn)型升級。新質(zhì)生產(chǎn)力的核心標志是全要素生產(chǎn)率大幅提高，新質(zhì)生產(chǎn)力的特點是創(chuàng)新，新質(zhì)生產(chǎn)力的基本內(nèi)涵是以勞動資料、勞動者、勞動對象及他們共同優(yōu)化組合的躍升。

新質(zhì)生產(chǎn)力以其高科技、高效能和高質(zhì)量的特征，成為推動經(jīng)濟社會發(fā)展的核心動力，不僅將推動形成產(chǎn)業(yè)發(fā)展新格局，還將對勞動力市場和技能型勞動力的需求產(chǎn)生深遠的影響。上述內(nèi)容探討了新質(zhì)生產(chǎn)力對勞動者、勞動資料和勞動對象提出的新要求。

對于勞動者而言，新質(zhì)生產(chǎn)力的提出意味著他們必須不斷提高自身的技能和知識水平。隨著人工智能、大數(shù)據(jù)和云計算等技術(shù)的廣泛應用，許多傳統(tǒng)的工作崗位正在被自動化和智能化所替代，而新興產(chǎn)業(yè)的崛起又催生了大量全新的職業(yè)類型。因此，勞動者必須保持終身學習的態(tài)度，不斷汲取新知識和新技能，才能在激烈的就業(yè)競爭中立于不敗之地。同時，勞動者還需要培養(yǎng)創(chuàng)新思維和解決問題的能力，以應對復雜多變的工作環(huán)境和任務要求。

總之，新質(zhì)生產(chǎn)力概念的提出，無疑是對當前科技飛速發(fā)展的一個深刻回應。它揭示了生產(chǎn)力的內(nèi)涵與外延正在發(fā)生深刻變革，從而要求勞動者、勞動資料和勞動對象這三個生產(chǎn)力要素不斷自我更新和自我發(fā)展，以適應和引領(lǐng)新時代的生產(chǎn)要求和挑戰(zhàn)。

二、普通檔案管理體系的現(xiàn)狀

隨著信息技術(shù)的飛速發(fā)展，檔案管理體系的現(xiàn)代化和智能化成為一種必然趨勢。然而，當前普通檔案管理體系仍面臨著諸多問題和挑戰(zhàn)，主要表現(xiàn)在以下幾個方面：

1.檔案安全與保密問題

普通檔案管理體系在檔案安全和保密方面存在一定的漏洞和不足。一方面，由于檔案管理意識不強和管理制度不完善等原因，檔案在存儲、傳輸和使用過程中容易遭受損壞、丟失或被泄露的風險；另一方面，隨著網(wǎng)絡技術(shù)的發(fā)展，電子檔案面臨著更為復雜的網(wǎng)絡安全威脅，如黑客攻擊和病毒傳播等，給檔案保密工作帶來了極大的挑戰(zhàn)。

2.存儲條件與空間不足

許多組織仍采用傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理方式，導致存儲條件有限且空間不足。紙質(zhì)檔案易受潮和蟲蛀，長期保存容易變質(zhì)損壞，需要占用大量的實體空間。同時，隨著檔案數(shù)量的不斷增加，存儲空間逐漸緊張，難以滿足長期保存和管理的需求。

3.利用率與共享機制低

普通檔案管理體系在檔案利用率和共享機制方面存在不足。由于檔案管理手段落后，檢索效率低下，使得檔案信息的利用受到一定限制。此外，各部門之間缺乏有效的信息共享機制，導致檔案信息難以實現(xiàn)跨部門、跨地區(qū)的流通和利用，降低了檔案的使用價值。

4.數(shù)字化進程緩慢

雖然數(shù)字化是提高檔案管理效率和質(zhì)量的重要途徑，但普通檔案管理體系的數(shù)字化進程相對緩慢。一方面，部分組織對數(shù)字化檔案管理的重要性認識不足，缺乏投入和動力；另一方面，由于技術(shù)和資源限制，數(shù)字化檔案的轉(zhuǎn)換、存儲和訪問等方面存在諸多困難。

5.管理手段與技術(shù)落后

普通檔案管理體系的管理手段和技術(shù)相對落后，難以適應現(xiàn)代化和智能化的檔案管理需求。許多組織仍采用傳統(tǒng)的手工管理方式，如紙質(zhì)檔案的整理、編目和借閱等，效率低下且易出錯。同時，缺乏先進的檔案管理軟件和技術(shù)支持，使得檔案信息的處理、分析和利用受到一定限制。

三、智慧檔案管理體系的優(yōu)勢

智慧檔案管理體系作為一種基于現(xiàn)代信息技術(shù)的高效檔案管理模式，在多個方面展現(xiàn)出顯著的優(yōu)勢。下面將從高效管理與檢索、便捷存儲與共享、強化安全保障、降低管理成本、實現(xiàn)移動辦公、協(xié)同工作效率高、數(shù)據(jù)分析助決策以及用戶體驗與優(yōu)質(zhì)服務等方面，詳細闡述智慧檔案管理體系的優(yōu)勢。

1.高效管理與檢索

智慧檔案管理體系通過數(shù)字化處理和智能化管理，實現(xiàn)了檔案信息的快速錄入、分類、存儲和檢索。系統(tǒng)能夠自動對檔案實施識別和分類，提高了檔案管理的準確性和效率。同時，用戶可以通過關(guān)鍵詞、時間范圍等多種方式快速檢索所需檔案，大幅提高了工作效率。

2.便捷存儲與共享

智慧檔案管理體系采用電子存儲方式，避免了傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案易損壞、難保存的問題。同時，系統(tǒng)支持多用戶同時訪問和共享檔案資源，使得檔案信息更加易于傳播和利用。用戶可以通過系統(tǒng)輕松實現(xiàn)檔案的在線預覽、下載和打印等操作，提升了檔案利用的便捷性。

3.強化安全保障

智慧檔案管理體系具備高度的安全性保障。系統(tǒng)通過采用數(shù)據(jù)加密、權(quán)限控制等安全措施，確保檔案信息在傳輸和存儲過程中的安全性。同時，系統(tǒng)還具備完善的備份和恢復機制，能夠有效應對意外情況和數(shù)據(jù)丟失的風險。

4.降低管理成本

智慧檔案管理體系通過自動化和智能化的管理方式，減少了傳統(tǒng)檔案管理中的人工成本和時間成本。系統(tǒng)能夠自動完成檔案的分類、索引和存儲等工作，降低了管理人員的工作負擔。同時，電子檔案的存儲方式也減少了實體存儲空間的占用，降低了存儲成本。

5.實現(xiàn)移動辦公

智慧檔案管理體系支持移動辦公，用戶可以通過手機、平板電腦等移動設備設施隨時隨地訪問檔案信息，使得檔案管理工作不再受地域和時間的限制，提升了工作的靈活性和便利性。

6.協(xié)同工作效率高

智慧檔案管理體系支持多部門、多用戶之間的協(xié)同工作。各部門可以通過系統(tǒng)共享檔案信息，實現(xiàn)信息的實時更新和共享，避免了信息不對稱和重復勞動的問題。同時，系統(tǒng)還支持在線審批、留言討論等功能，提高了協(xié)同工作的效率和質(zhì)量。

7.數(shù)據(jù)分析助決策

智慧檔案管理體系具備強大的數(shù)據(jù)分析功能，可以對檔案信息實施深入挖掘和分析。通過對檔案的統(tǒng)計、對比和趨勢分析，可以為組織提供有價值的決策依據(jù)，有助于組織更好地了解自身的業(yè)務狀況和發(fā)展趨勢，制定更加科學的決策方案。

綜上所述，智慧檔案管理體系在高效管理與檢索、便捷存儲與共享、強化安全保障、降低管理成本、實現(xiàn)移動辦公、協(xié)同工作效率高、數(shù)據(jù)分析助決策以及用戶體驗與優(yōu)質(zhì)服務等方面展現(xiàn)出了顯著的優(yōu)勢，使得智慧檔案管理體系成為現(xiàn)代化組織提高檔案管理工作水平的重要工具。

四、新質(zhì)生產(chǎn)力背景下智慧檔案的應用場景

在新質(zhì)生產(chǎn)力背景下，智慧檔案管理體系的構(gòu)建變得至關(guān)重要。新型智慧檔案管理體系的構(gòu)建可以有效幫助企業(yè)或者其他地方高效率地控制數(shù)據(jù)較多的電子檔案信息，大幅提高工作的效率和數(shù)據(jù)的保密性。

1.數(shù)字化與智能化轉(zhuǎn)型?？梢詫⒁酝吓f的紙質(zhì)檔案科技化與信息化，建立電子檔案庫。電子檔案庫的功能包括信息的搜索、使用等，大幅提高了檔案的使用效率，節(jié)省了時間和人工，并借助于AI技術(shù)對檔案的信息實行智能分類、標引和歸檔，從而提高檢索效率和準確性。

2.安全與保障。及時建立并逐步完善數(shù)據(jù)安全管理制度，保證檔案數(shù)據(jù)的信息安全性，防止信息被泄露與丟失等風險。

智慧檔案管理體系的建設將計算機技術(shù)與檔案管理工作結(jié)合起來，保證實現(xiàn)紙質(zhì)化檔案的數(shù)字化、安全存儲和檢索等功能。通過管理體系，檔案管理人員可以更好地控制檔案信息，大幅提高工作效率，從而確保檔案的真實性。

3.企業(yè)檔案管理。大型企業(yè)檔案種類繁多，數(shù)量龐大。智慧檔案管理體系能夠?qū)崿F(xiàn)對各類檔案的數(shù)字化管理，包括合同、項目文檔和人事資料等。通過智能化的檢索和分析功能，企業(yè)能夠快速定位所需信息，提高決策效率。同時，系統(tǒng)能夠自動對檔案實施分類、存儲和備份，確保數(shù)據(jù)安全。

4.政府檔案管理。政府部門涉及大量公共信息和敏感數(shù)據(jù)，如公民個人信息、政策文件等。智慧檔案管理體系能夠為政府提供高效、安全的檔案管理解決方案。通過權(quán)限控制和加密技術(shù)，系統(tǒng)能夠確保只有授權(quán)人員才能訪問相關(guān)信息，保障信息安全。

此外，智慧檔案管理體系還可以為每一個人提供較多的信息數(shù)據(jù)，促進信息的交流與傳遞。在信息化時代背景下，檔案的管理工作不再局限于老舊的紙質(zhì)檔案，數(shù)字化檔案的管理和利用也變得極其關(guān)鍵。

五、智慧檔案管理體系的建設方案

基于智慧檔案管理體系的優(yōu)勢與應用場景，新質(zhì)生產(chǎn)力背景下智慧檔案的建設方案主要包括以下幾個方面：

1.檔案數(shù)字化處理

隨著信息技術(shù)的迅速發(fā)展，傳統(tǒng)檔案管理方式已無法滿足現(xiàn)代化需求。因此，檔案數(shù)字化處理成為智慧檔案管理體系建設的首要任務。采用專業(yè)掃描設備對紙質(zhì)檔案實施高清掃描，并通過OCR技術(shù)將圖像轉(zhuǎn)化為可編輯的文本格式，便于后續(xù)檢索和管理。同時，對于已存在的電子檔案，將實施格式轉(zhuǎn)換和數(shù)據(jù)清洗，確保數(shù)據(jù)的準確性和一致性。

2.系統(tǒng)架構(gòu)設計

智慧檔案管理體系的系統(tǒng)架構(gòu)設計應遵循模塊化、可擴展和高可用性的原則。采用分布式架構(gòu)，確保系統(tǒng)能夠穩(wěn)定運行，并具備良好的并發(fā)處理能力。系統(tǒng)將由數(shù)據(jù)采集、存儲、檢索、利用和安全管理等模塊組成，各模塊之間協(xié)同工作，共同實現(xiàn)檔案的高效管理。

3.設備采購與安裝

為保證系統(tǒng)的正常運行，應采購高性能的服務器、存儲設備、網(wǎng)絡設備以及掃描設備等。設備設施采購將遵循性價比高的原則，確保在滿足系統(tǒng)性能需求的同時控制成本。設備設施安裝將由專業(yè)人員實施，確保設備設施的穩(wěn)定性和可靠性。

4.系統(tǒng)測試與調(diào)優(yōu)

在系統(tǒng)部署完成后，將開展全面的系統(tǒng)測試，包括功能測試、性能測試和安全測試等，確保系統(tǒng)能夠正常運行并滿足需求。針對測試中發(fā)現(xiàn)的問題實施針對性的調(diào)優(yōu)工作，提高系統(tǒng)的穩(wěn)定性和性能。

5.人員培訓與考核

智慧檔案管理體系的建設離不開專業(yè)人員的支持，可以組織相關(guān)人員開展系統(tǒng)操作和維護的培訓，確保他們能夠熟練使用系統(tǒng)，并具備基本的故障排查和處理能力。同時，還將建立考核機制，對人員的工作質(zhì)量和效率開展定期評估，激勵他們不斷提高自身能力和水平。

6.物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)應用

物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的應用將為智慧檔案管理提供更大的便利。通過安裝傳感器和RFID標簽等設備設施，可以實現(xiàn)對檔案的實時監(jiān)控和追蹤，確保檔案的安全和完整性。同時，物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)還可以應用于檔案庫的溫濕度監(jiān)控、燈光控制等方面，提高檔案管理的智能化水平。

7.安全與備份策略

檔案數(shù)據(jù)的安全是智慧檔案管理體系建設的重要一環(huán)。應建立完善的安全管理制度和技術(shù)防護措施，包括訪問控制、數(shù)據(jù)加密和防火墻設置等，確保數(shù)據(jù)不被非法獲取或篡改。同時，還應制定備份策略，定期對數(shù)據(jù)實施備份和恢復測試，確保在發(fā)生意外情況時能夠迅速恢復數(shù)據(jù)。

8.持續(xù)維護與升級

智慧檔案管理體系的建設是一個持續(xù)的過程，需要不斷地維護和升級。應建立專業(yè)的維護團隊，負責對系統(tǒng)實施日常巡檢、故障排查和性能優(yōu)化等工作。同時，還應關(guān)注新技術(shù)和新應用的發(fā)展動態(tài)，及時對系統(tǒng)實施升級和改進，以適應不斷變化的檔案管理需求。

總之，智慧檔案管理體系建設方案的實施將有助于提高檔案管理的效率和質(zhì)量，為組織的決策提供更加準確、全面的信息支持，應不斷優(yōu)化和完善該方案，推動檔案管理工作的現(xiàn)代化和智能化進程。

六、結(jié)語

總的來說，智慧檔案管理體系的構(gòu)建與信息技術(shù)的最新發(fā)展緊密相關(guān)，需要不斷優(yōu)化和更新管理模式以適應變化的需求。這樣的體系不僅能夠提高工作效率、降低管理成本，還能為新質(zhì)生產(chǎn)力的發(fā)展提供有力支持，推動檔案事業(yè)的持續(xù)發(fā)展和進步。

新質(zhì)生產(chǎn)力的提出對生產(chǎn)生活產(chǎn)生了極其重要的影響，也為智慧檔案的管理帶來了新的發(fā)展機會，實現(xiàn)檔案的智慧化管理對人類發(fā)展具有深遠意義，應充分理解新質(zhì)生產(chǎn)力在智慧化檔案管理中的應用，在加強信息技術(shù)創(chuàng)新與發(fā)展的同時，發(fā)揮好新質(zhì)生產(chǎn)力的作用，使之更好地服務于智慧化檔案管理體系。

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作者單位：廣東省潮州市檔案館

作者簡介：張良賢（1975—），男，漢族，廣東潮州人，本科，助理館員，研究方向：檔案管理。