數(shù)字賦能：社保智慧檔案體系構建與實踐

摘 要：隨著信息技術的發(fā)展，數(shù)智化已經(jīng)成為檔案管理的重要趨勢。社保檔案部門積極推進電子檔案建設，探索利用人工智能技術不斷提高社保檔案工作的現(xiàn)代化和智能化水平，拓展數(shù)字檔案的應用場景，提升社保管理的科學性和精準性以及公眾的滿意度和獲得感，不斷推動政府治理現(xiàn)代化。

關鍵詞：智能化；社保檔案；構建與實踐

當前，全球新一輪科技革命和產(chǎn)業(yè)變革深入發(fā)展，以5G、人工智能、云計算、大數(shù)據(jù)以及物聯(lián)網(wǎng)為代表的數(shù)字技術與經(jīng)濟社會發(fā)展各方面深度融合，深刻改變和影響了社會生產(chǎn)生活方式，人類社會加速進入數(shù)字社會。作為社會發(fā)展的真實記錄，檔案無論在形式、內容還是數(shù)量上都發(fā)生了巨大變化，檔案工作所處的內外部環(huán)境同樣發(fā)生了深刻變革。新修訂的《中華人民共和國檔案法》指出，企事業(yè)單位有條件的應當建設數(shù)字檔案館。2021年，中共中央辦公廳、國務院辦公廳印發(fā)的《“十四五”全國檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃》提出，要“加強大數(shù)據(jù)、人工智能等新一代信息技術在數(shù)字檔案館（室）建設中的應用，推動數(shù)字檔案館（室）建設優(yōu)化升級”，并對綜合檔案館、機關和企業(yè)事業(yè)單位等的數(shù)字檔案館（室）建設部署。智能技術應用于檔案管理不僅是信息時代檔案管理的內在需要，還是信息社會發(fā)展的必然要求，數(shù)智化已經(jīng)成為檔案管理的重要趨勢。AI人工智能技術與檔案管理深度融合，檔案行業(yè)積極探索應用AI智能技術，提高電子檔案管理的質效。社保業(yè)務檔案是社保經(jīng)辦機構在辦理養(yǎng)老、醫(yī)療、失業(yè)、工傷和生育等社會保險業(yè)務過程中形成的各類登記表單及相關審核材料等。社保檔案直接關系到每名參保人員的切身利益，具有不可替代性，是社會保險制度運行的見證和記錄。順應時代發(fā)展，淄博社保檔案部門積極推進電子檔案建設，探索利用人工智能技術不斷提高社保檔案工作的現(xiàn)代化和智能化水平，提升社保管理的科學性和精準性。

一、破難：催生檔案智能化管理

社保業(yè)務關乎人民群眾的利益，是黨和政府聯(lián)系群眾的重要窗口?！坝涗浺簧找簧?，保障一生”是對群眾的服務承諾，也是工作指南。檔案數(shù)據(jù)的準確性、存儲的安全以及使用的規(guī)范直接關系到廣大參保人員的切身利益。隨著社會保險體系日益完善，截至 2023年底，淄博市企業(yè)參保人員113萬，退休人員47萬。面對如此龐大的服務對象，社會保險業(yè)務數(shù)量呈幾何倍數(shù)驟增，原始的紙質檔案管理模式已經(jīng)無法滿足廣大服務對象的要求，也不能適應新時代發(fā)展的需要。

1.查找不便利用率低

按照現(xiàn)行的檔案保管方式，查閱檔案只能采取現(xiàn)場查看或復印的方式對相關資料實行調閱，查詢環(huán)節(jié)較多，較為煩瑣，由此帶來了有關資料調閱速度慢、無法及時歸還，甚至原件可能被遺失或損害等問題，制約了工作效率和檔案利用效率的提高。特別是部分單位保管的職工檔案，由于重視程度不夠、管理不規(guī)范等原因，經(jīng)常出現(xiàn)檔案缺漏、丟失等情況，直接影響參保人員業(yè)務辦理和待遇領取。

2.紙質檔案存在造假風險

社會保險所涉及的檔案工作主要有兩部分組成，一是記錄參保職工工作經(jīng)歷的人事檔案；二是記錄繳納社會保險費的業(yè)務檔案。檔案是計算基本養(yǎng)老金的重要依據(jù)。為達到提前退休和早領取、多享受養(yǎng)老待遇等非法目的，不法分子通過涂改、篡改和偽造檔案材料，將假年齡、假學歷和假工資等虛假材料混入職工檔案，甚至采取真表格、真印章、假信息和假填寫等方式混淆視聽，使原來真實準確的檔案變成“注水肉”“夾生飯”，企圖影響退休資格的判定和社保待遇的審核。

3.經(jīng)辦服務不夠便利

隨著信息化程度提高和綜合柜員模式的推行，辦理社保業(yè)務越來越簡單便捷，對數(shù)據(jù)信息的要求也越來越高，但部分退休業(yè)務仍需要翻閱紙質檔案，既增加了辦事難度，也制約了經(jīng)辦服務便利化。在辦理社保業(yè)務時，部門之間經(jīng)常需要密切配合，市級與區(qū)市間也要上下聯(lián)動，而紙質檔案不便流轉，信息數(shù)據(jù)無法及時共享，不利于數(shù)據(jù)向上集中、服務向下延伸。

二、創(chuàng)新：打造智慧化檔案管理平臺

1.建設檔案云服務平臺

按照國家電子政務的相關安全標準，針對數(shù)據(jù)中心基礎設備設施、網(wǎng)絡環(huán)境以及操作系統(tǒng)及管理幾個層面，整體上圍繞“盡可能地增大保護時間、盡量減少檢測時間和響應時間”的目標展開設計。針對人事檔案電子化數(shù)據(jù)量大、存在海量“小文件”、后期內外網(wǎng)引用量巨大等突出特點，采用了FastDFS分布式文件系統(tǒng)構建，適合“小文件”的高并發(fā)訪問。同時，為有效保障數(shù)據(jù)安全完整采用了如下安全設計措施：

（1）物理層和網(wǎng)絡層安全設計。本項目部署在政府電子政務云，物理層和網(wǎng)絡層安全主要由政務云基礎設施服務提供。

（2）系統(tǒng)架構安全。采用前端、中間層和后端三層架構。每一層都具有明確的安全職責和防護措施，確保數(shù)據(jù)在傳輸和存儲過程中的安全性。同時，將電子檔案系統(tǒng)劃分為不同的功能模塊，每個模塊具有獨立的安全控制策略，降低模塊之間的耦合度，提升系統(tǒng)的整體安全性。

（3）數(shù)據(jù)安全設計。對數(shù)據(jù)庫實行嚴格的訪問控制，確保只有經(jīng)過授權的用戶才能訪問電子檔案數(shù)據(jù)。在電子檔案系統(tǒng)中實施嚴格的身份驗證機制，具體包括身份認證、權限控制以及對應信息的加密、簽名簽章等方面，確保用戶身份的合法性。

（4）應用安全設計。審計和記錄電子檔案系統(tǒng)的安全事件，以便追溯和分析安全事件的來源和原因，并制訂應急響應計劃，明確在發(fā)生安全事件時的應對措施和流程，確保能夠快速響應和處置安全事件。

2.高標準做好檔案數(shù)字化工作

（1）建章立制規(guī)范運行。制定檔案掃描工作標準、工作流程和監(jiān)督檢查等一系列管理制度。明確所需掃描設備設施的類型、性能和配置，規(guī)定掃描圖像的分辨率、色彩模式和清晰度等標準，統(tǒng)一規(guī)定掃描文件的存儲格式和命名規(guī)則，明確掃描前的準備工作，包括檔案整理、分類和編號，并仔細檢查掃描后的文件，確保圖像清晰、完整和無瑕疵，將掃描完成的文件按照規(guī)定的格式和命名規(guī)則歸檔存儲。明確人員職責，定期培訓和教育掃描工作人員，確保數(shù)字化工作順利開展，并嚴格規(guī)定查詢權限，最大程度地保障參保職工個人信息的私密性。

（2）推進歷史檔案數(shù)字化。歷史檔案主要包括庫存業(yè)務檔案和職工檔案兩大類，其中業(yè)務檔案包括參保增減表、轉移單和基數(shù)核定表等材料，職工檔案包括履歷、自傳、考核考察、崗位評定和學歷材料等9類。檔案加工遵循的技術標準符合《中華人民共和國檔案法》《企業(yè)職工檔案管理規(guī)定》《紙質檔案數(shù)字化技術規(guī)范》（DA/T 31-2017）等規(guī)定。歷史檔案電子化任務繁重，不僅要將所有紙質檔案全部轉化為電子檔案，還要對應整理業(yè)務系統(tǒng)的歷史數(shù)據(jù)，確保信息匹配一致。在推進過程中，對于業(yè)務檔案電子化，應先對檔案材料逐份編號，錄入關鍵字段信息，材料逐份掃描成像、質檢復核，再將紙質檔案按原貌復原；對于職工檔案電子化，先將符合掃描條件的檔案實行清點、篩選和交接，在一體化系統(tǒng)中維護姓名、身份證號、出生日期和參加工作時間等關鍵信息，按照順序將圖片掃描進系統(tǒng)，再與紙質檔案復核比對。截至目前，已完成200萬頁歷史業(yè)務檔案和110萬份人事檔案的數(shù)字化，圖片存儲達到6500萬頁（進庫數(shù)據(jù)），數(shù)據(jù)庫存儲容量達到30T。

（3）應用AI技術推進檔案數(shù)字化建設

針對數(shù)字化中存在的傾斜、噪點和黑邊等問題，采用AI機器人按照預先設定好的業(yè)務規(guī)則自動完成糾偏、去污和裁邊等處理。結合OCR識別技術，自動對檔案內容識別，提取檔案中的單位編碼、身份證號碼以及姓名等關鍵詞，自動完成條目著錄。同時，對檔案目錄數(shù)據(jù)的著錄是否規(guī)范、著錄數(shù)據(jù)是否完整、存儲格式是否規(guī)范以及影像質量是否達標等開展全面的自動檢測，確保數(shù)字化成果符合相關標準規(guī)范的要求。

3.建設安全、高效的社保業(yè)務檔案一體化信息系統(tǒng)

在社會保險業(yè)務系統(tǒng)和電子檔案系統(tǒng)的基礎上，通過建設業(yè)務規(guī)則數(shù)據(jù)庫、業(yè)務材料影像庫以及業(yè)務檔案接口系統(tǒng)，實現(xiàn)業(yè)務系統(tǒng)和電子檔案系統(tǒng)的對接。為有效提高工作效率，需要實現(xiàn)系統(tǒng)間的數(shù)據(jù)共享、相互支持和互聯(lián)互通的協(xié)作機制。各個信息系統(tǒng)間建立適用的數(shù)據(jù)調用接口，在已有的社保業(yè)務系統(tǒng)和電子檔案系統(tǒng)的基礎上，構建業(yè)務材料配置庫和材料影像集成電子簽章功能，開發(fā)系統(tǒng)服務接口，實現(xiàn)業(yè)務系統(tǒng)和檔案系統(tǒng)的流程銜接與數(shù)據(jù)共享服務調用。在參保人經(jīng)辦社保業(yè)務時，社保業(yè)務系統(tǒng)根據(jù)經(jīng)辦ID的具體內容，從電子檔案系統(tǒng)中調取可用數(shù)據(jù)。人事電子檔案管理系統(tǒng)根據(jù)業(yè)務系統(tǒng)要求的具體參數(shù)信息，將檔案信息數(shù)據(jù)實行碎片化檢索，將檢索到的所有結果以數(shù)據(jù)流的方式在業(yè)務系統(tǒng)界面一一展示。根據(jù)檢索到的檔案信息條目，分別進入相應檔案信息系統(tǒng)查閱，經(jīng)辦相關業(yè)務。這樣，在經(jīng)辦人員經(jīng)辦業(yè)務時，是根據(jù)參保人的有關信息選擇性調用人事檔案信息，既保障了參保人的個人信息安全，也大幅提高了工作效率。

4.再造業(yè)務材料歸檔流程

深入分析原有檔案流程，識別需要改進和優(yōu)化的環(huán)節(jié)。從業(yè)務實際出發(fā)，重新設計業(yè)務材料的歸檔流程、歸檔范圍和歸檔方式，包括電子文件采集、信息錄入、分類整理、打包封裝以及歸檔登記等步驟。在經(jīng)辦過程中，定時掃描指定目錄下的電子文件，提取文件的關鍵信息，如文件名、創(chuàng)建時間以及作者等，自動展開信息著錄；根據(jù)文件的內容、格式以及日期等信息，自動給文件命名；根據(jù)文件的類型、內容等信息，自動將文件分類整理；按照一定的規(guī)則將電子文件及其元數(shù)據(jù)組織成歸檔信息包；提取相關信息自動填寫歸檔登記表，自動化完成電子文件歸檔過程，同步生成電子檔案。這一過程實現(xiàn)了業(yè)務檔案的一體化，無須再人工歸檔，大幅提高了工作效率。

三、實踐：拓展數(shù)字檔案應用場景

1.提高社保經(jīng)辦工作效率

社保業(yè)務檔案數(shù)量大，業(yè)務類型多，查詢頻繁，是參保人社保基金轉移、退休待遇審定等關鍵業(yè)務的必查項。而紙質檔案量大且繁多，有些大型企業(yè)的人數(shù)在一兩萬左右，查詢一個職工參保繳費記錄往往需要追溯十多年，以至于某些檔案查詢工作需要一個人查詢一天以上。在檔案沒有數(shù)字化以前，檔案室門前經(jīng)常出現(xiàn)排隊現(xiàn)象。通過紙質檔案數(shù)字化工作，工作人員在短時間內可以準確找到所需的參保人員信息和繳費記錄，極大地縮短了辦事時間。數(shù)字化檔案管理實現(xiàn)了信息的實時共享，參保人員可以在全市范圍內通過業(yè)務檔案系統(tǒng)快捷、方便地查詢相關檔案，打破了空間限制，節(jié)省了查找時間，為參保人員辦理業(yè)務提供了便捷、優(yōu)質和高效的服務。

2.實現(xiàn)社保待遇資格“無形認證”

利用數(shù)字檔案中的身份信息和生存狀態(tài)等數(shù)據(jù)，結合人臉識別技術，與數(shù)字檔案中的信息快速比對，準確確認參保人員是否具備享受待遇的資格。此外，通過與其他相關部門的數(shù)據(jù)開展聯(lián)動和共享，進一步完善認證的依據(jù)和手段，提升認證工作的可靠性和全面性。這樣一來，不僅大幅提高了認證的效率，減少了參保人員為認證奔波的麻煩，還能有效避免冒領、錯領等情況的發(fā)生，確保社?；鸬陌踩褂?。社保待遇資格認證率達99.7%以上，數(shù)字檔案為待遇資格認證提供了高效、準確和便捷的實現(xiàn)途徑。

3.助力企業(yè)“退休一件事”高效辦理

將檔案數(shù)字資源轉化為通用數(shù)據(jù)資源存儲政務云，廣泛應用于工齡認定、社保費補繳和退休業(yè)務辦理，免除了企業(yè)往返奔波，杜絕了檔案被篡改的風險，實現(xiàn)了經(jīng)辦效率和基金風險防控水平雙提升。以檔案智能管理系統(tǒng)為支撐，實現(xiàn)了退休業(yè)務全流程的優(yōu)化再造——企業(yè)勞資人員僅需通過系統(tǒng)終端發(fā)起申報，系統(tǒng)即時提取職工參保數(shù)據(jù)形成申報業(yè)務，核對無誤后推送至網(wǎng)上審核，工作人員對照電子檔案展開初審、復核，形成退休審核意見反饋至單位，單位依據(jù)審核意見辦理退休減員，再由社保經(jīng)辦機構核定待遇，生成待遇信息推送至單位，經(jīng)公示無異議后，企業(yè)勞資人員再攜帶相關材料到服務窗口一次性、一站式辦結退休。應用電子檔案已辦理退休3.1萬人，全市線上應用率超過95%，辦理退休平均時長從原來的半天縮減到10分鐘以內。同時，社保經(jīng)辦機構還依據(jù)電子檔案信息，對即將到達退休年齡的人員提前篩查，主動推送給參保企業(yè)網(wǎng)上服務端進行預提醒并完成退休預審，辦理結果實時反饋企業(yè)網(wǎng)上服務端。全市已實現(xiàn)提前12個月退休預審。

4.實現(xiàn)AI政務機器人自動經(jīng)辦業(yè)務

充分挖掘檔案數(shù)字資源，推動“數(shù)智社?！苯ㄔO，創(chuàng)新推出“AI政務機器人”項目。豐富的檔案數(shù)字資源為AI政務機器人學習和理解各種業(yè)務政策流程與規(guī)則、精準分析決策提供了堅實基礎和可靠保障?！癆I政務機器人”按照預先設計的規(guī)則執(zhí)行工作，不會因為疲勞出現(xiàn)錯誤操作，每一步操作都能保留日志數(shù)據(jù)并推送給經(jīng)辦人員，可追溯、可留痕，確保安全合規(guī)。已成功將AI政務機器人應用于22項審批業(yè)務，累計審批127550條業(yè)務，比對的數(shù)據(jù)量超500萬條，工作效率相當于人工6倍。約90%的業(yè)務可由機器人全自動辦理，經(jīng)辦業(yè)務準確率達到100%。AI政務機器人杜絕了人為因素風險，大幅度提高了經(jīng)辦效率，實現(xiàn)了7×24小時“全天候、不間斷、全時域”服務，社保經(jīng)辦實現(xiàn)了“零差錯”和“智慧辦”。

數(shù)字檔案的應用打破部門壁壘，實現(xiàn)了數(shù)據(jù)共享，為跨部門協(xié)同提供了基礎。同時，減少了人工操作，縮短了辦事流程，提高了服務效率，極大地提升了公眾的滿意度和獲得感。公開透明的辦事流程增強了公眾對政務服務的信任感，進一步推動政府治理現(xiàn)代化。

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作者單位：淄博市社會保險事業(yè)中心

作者簡介：于莉（1976—），女，漢族，山東淄博人，碩士研究生，高級經(jīng)濟師，研究方向：檔案管理。