新時期靈活就業(yè)人員智能化檔案管理探析

摘 要：近年來，隨著我國產(chǎn)業(yè)結(jié)構(gòu)的不斷轉(zhuǎn)型升級，農(nóng)村進城務(wù)工群體與靈活就業(yè)人員數(shù)量持續(xù)增加，在很大程度上提升了人事檔案管理的工作難度，導(dǎo)致多頭管理、棄檔等情況時有發(fā)生，給靈活就業(yè)人員的檔案管理服務(wù)帶來諸多不便。加快推進靈活就業(yè)人員檔案管理智能化建設(shè)，能夠有效解決上述問題，以實現(xiàn)對靈活就業(yè)人員檔案的有效管理。基于此，文章以靈活就業(yè)人員檔案管理的相關(guān)概述為切入點展開研究，綜合探討新時期推進靈活就業(yè)人員檔案智能化管理的有效策略，希望能為相關(guān)從業(yè)人員提出一些具有參考價值的合理化建議。

關(guān)鍵詞：新時期；靈活就業(yè)人員；檔案管理；智能化

大數(shù)據(jù)時代，以互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)、計算機技術(shù)和大數(shù)據(jù)技術(shù)為核心的數(shù)字化技術(shù)在靈活就業(yè)人員檔案管理工作中得到廣泛應(yīng)用，使得我國人事檔案管理逐漸呈現(xiàn)高質(zhì)量發(fā)展態(tài)勢。與傳統(tǒng)的檔案管理模式有所不同，靈活就業(yè)人員檔案管理與大數(shù)據(jù)技術(shù)的有機集合，不僅能充分利用現(xiàn)代信息技術(shù)優(yōu)勢，實現(xiàn)對靈活就業(yè)人員檔案資料的高效整合和處理，確保靈活就業(yè)人員檔案信息的完整性與真實性，還能借助物聯(lián)網(wǎng)、互聯(lián)網(wǎng)和云技術(shù)，依據(jù)服務(wù)對象需求實現(xiàn)對相關(guān)數(shù)據(jù)信息的開發(fā)和利用。由此可見，加強對新時期靈活就業(yè)人員檔案管理的智能化建設(shè)路徑研究有著極其深遠的現(xiàn)實意義。

一、靈活就業(yè)人員檔案管理的相關(guān)概述

1.靈活就業(yè)人員檔案管理概述

隨著各行業(yè)領(lǐng)域的飛速發(fā)展，企業(yè)、社會組織用工形式日趨靈活，加上各種信息技術(shù)的持續(xù)更新迭代，使得一些靈活就業(yè)群體規(guī)模不斷擴大，服務(wù)供給也不再受空間和距離的限制。目前，靈活就業(yè)人員通常是指在各級檔案管理機構(gòu)完成檔案寄存，與用人單位勞動關(guān)系已經(jīng)解除或終止的自謀職業(yè)人員、失業(yè)人員和辭職人員；已完成就業(yè)、失業(yè)登記的未就業(yè)人員；個體經(jīng)營組織的從業(yè)人員和業(yè)主；已經(jīng)滿足勞動人事部門退休要求的退休人員。

因此，靈活就業(yè)人員的檔案管理工作不是盲目開展的，而是需要以科學理論原則與方式方法為依托，通過合理運用大數(shù)據(jù)、云計算和互聯(lián)網(wǎng)等信息技術(shù)，全面整合各類服務(wù)性資源，實現(xiàn)對靈活就業(yè)人員檔案資料的高效和便捷管理。開展靈活就業(yè)人員智能化檔案管理，不僅有利于促進與用戶的有效互通，還能夠有效提升檔案信息服務(wù)的便捷性、全面性及靈活性，為廣大靈活就業(yè)人員提供更加優(yōu)質(zhì)和便捷的檔案服務(wù)。

2.靈活就業(yè)人員檔案管理的特點

鑒于靈活就業(yè)人員工作形式與工作地點的特殊性，相關(guān)檔案管理工作往往具有以下特點：

檔案流轉(zhuǎn)速度快。靈活的工作地點、時間是靈活就業(yè)人員最為明顯的就業(yè)特征，在保管人事檔案時，就業(yè)公共服務(wù)部門與人才公共服務(wù)部門需要主動承擔崗位職責，切實保證靈活就業(yè)人員檔案管理的有效性。值得注意的是，由于靈活就業(yè)人員經(jīng)常會改變工作地點，或因出具證明、社保繳納等原因，導(dǎo)致靈活就業(yè)人員的檔案流轉(zhuǎn)速度較快。

靈活就業(yè)人員檔案管理難度大。該特征主要體現(xiàn)在靈活就業(yè)人員的勞動關(guān)系較為松散，無法時刻接受社會組織的有效監(jiān)管，加之靈活就業(yè)人員的工作不固定，流動相對較為頻繁，導(dǎo)致其檔案管理難度較大，稍有不慎就會出現(xiàn)檔案信息失真、檔案資料被泄露等問題。因此，需要相關(guān)檔案管理人員引起高度重視。

第三，檔案利用率高。由于公安部門適當精簡了部分證明業(yè)務(wù)，而人事檔案作為靈活就業(yè)人員的工作經(jīng)歷、個人教育和技能培訓(xùn)等方面最為詳細的證明資料，是靈活就業(yè)人員辦理各類證明業(yè)務(wù)的重要憑證。不僅如此，靈活就業(yè)人員在辦理就業(yè)、失業(yè)、退休和求職等業(yè)務(wù)時還需要人事檔案用于身份和技能核實。所以，靈活就業(yè)人員的檔案往往具有利用率高的特點。

二、靈活就業(yè)人員檔案管理的現(xiàn)狀

縱觀現(xiàn)階段靈活就業(yè)人員檔案管理的整體實施情況不難發(fā)現(xiàn)，隨著產(chǎn)業(yè)結(jié)構(gòu)的不斷轉(zhuǎn)型升級以及現(xiàn)代技術(shù)的飛速發(fā)展，我國人事檔案已經(jīng)由以往的高速增長開始向高質(zhì)量發(fā)展轉(zhuǎn)變，靈活就業(yè)群體規(guī)模不斷擴大。然而，受內(nèi)外部諸多影響，靈活就業(yè)人員檔案管理工作的執(zhí)行效果并不理想，在實際工作中依然存在較為明顯的多頭管理問題，主要表現(xiàn)在以下幾個方面：

檔案管理工作理念落后，相關(guān)教育宣傳活動不足。隨著大數(shù)據(jù)、互聯(lián)網(wǎng)和云計算等各種先進技術(shù)的迅速發(fā)展與廣泛應(yīng)用，世界各領(lǐng)域信息量迅猛增多，特別是大數(shù)據(jù)時代的到來，對靈活就業(yè)人員檔案管理和開發(fā)起到了極大的促進作用，能夠經(jīng)過檔案數(shù)字化和數(shù)據(jù)的有效分析，實現(xiàn)對靈活就業(yè)人員檔案的精細化管理。但在具體的實踐中，由于相關(guān)檔案管理人員缺乏目標規(guī)劃和大數(shù)據(jù)時代的管理意識，加之相關(guān)宣傳教育活動不足，部分靈活就業(yè)人員的檔案管理意識較為薄弱，片面認為人事檔案丟失與損壞并不會影響自身的業(yè)務(wù)或就業(yè)辦理，通常會將人事檔案長期存放于人才服務(wù)機構(gòu)或個人保存，最終導(dǎo)致較為突出的檔案棄檔問題，嚴重影響了靈活就業(yè)人員人事檔案的管理質(zhì)量。

數(shù)字檔案資源投入不足，基礎(chǔ)建設(shè)薄弱。新時代，要想實現(xiàn)對靈活就業(yè)人員檔案資料的精細化管理和開發(fā)利用，必須時刻秉承與時俱進的創(chuàng)新思維與管理理念，積極引入各種先進的高新科技和智能化辦公設(shè)備，持續(xù)推進靈活就業(yè)人員檔案管理工作的智能化開展。但就目前的情況來看，很多負責靈活就業(yè)人員檔案管理的部門并沒有投入足夠的數(shù)字檔案資源，也沒有足夠的資金去改善基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，在具體工作中依然采用傳統(tǒng)的人工操作模式，缺乏先進的現(xiàn)代化管理手段，很難保證靈活就業(yè)人員檔案管理的效率和質(zhì)量。

檔案管理制度體系不健全，缺乏規(guī)范的檔案轉(zhuǎn)遞程序?？紤]到靈活就業(yè)人員檔案資料的重要性，要想實現(xiàn)對其精細化管理，必須構(gòu)建完善的檔案管理制度及配套體系，明確檔案管理的具體要求、標準和轉(zhuǎn)遞程序，以便在靈活就業(yè)人員變更工作單位或地點時能夠?qū)⑵錂n案轉(zhuǎn)寄到新單位。但在具體的實踐工作中，相關(guān)檔案管理工作均由人才服務(wù)中心和職業(yè)介紹中心獨立管理，由于兩個單位缺乏有效的溝通和交流，很容易造成人事檔案多頭或交叉管理的情況，加之現(xiàn)行的檔案管理制度體系不夠完善，缺乏統(tǒng)一的規(guī)范和流程，很難實現(xiàn)對靈活就業(yè)人員檔案的規(guī)范化、標準化和法治化管理。

檔案信息電子化水平低，專業(yè)人才少且素質(zhì)低。就目前的實際情況來看，由于個別靈活就業(yè)服務(wù)部門尚未實行檔案信息數(shù)字化管理，在檔案的收集、整理、開發(fā)和管理過程中未能通過網(wǎng)絡(luò)對外交流，也不能與系統(tǒng)內(nèi)信息融合和檔案信息深加工，加之相關(guān)從業(yè)人員的專業(yè)素養(yǎng)不足，沒有經(jīng)過專業(yè)的系統(tǒng)培訓(xùn)，缺乏對檔案智能化管理的系統(tǒng)了解，很難實現(xiàn)靈活就業(yè)人員檔案的網(wǎng)絡(luò)化和智能化管理。因此，如何推進靈活就業(yè)人員檔案管理工作的智能化開展，已經(jīng)成為新時期備受關(guān)注和亟待解決的重大研究課題。

三、新時期智能化開展靈活就業(yè)人員檔案管理的策略

1.適時開展多元教育活動，轉(zhuǎn)變檔案管理工作理念

新時期，要想切實保證靈活就業(yè)人員檔案管理工作的規(guī)范和有序開展，持續(xù)推動靈活就業(yè)人員檔案管理的智能化開展，必須從創(chuàng)新管理理念與工作思維的角度入手，適時開展多元化的教育培訓(xùn)活動，加大對靈活就業(yè)人員人事檔案智能化管理的宣傳教育，幫助相關(guān)人員系統(tǒng)了解智能化開展檔案管理工作要求，使其主動轉(zhuǎn)變檔案管理工作理念，逐步營造良好的檔案管理工作氛圍。一方面，政府部門與公共檔案管理部門應(yīng)充分發(fā)揮自身的引導(dǎo)作用，始終堅持以人民需求為導(dǎo)向的服務(wù)原則，積極探索推動靈活就業(yè)人員檔案數(shù)字化一站式服務(wù)管理的開展路徑，并基于當?shù)仂`活就業(yè)人員的檔案管理現(xiàn)狀，在保證檔案管理人員齊備的前提下，要求各級檔案主管部門及相關(guān)從業(yè)人員參加有關(guān)培訓(xùn)。可以邀請優(yōu)秀的同行業(yè)人員做專題知識講座或授課指導(dǎo)，以此來提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)能力和綜合素質(zhì)，進而從根本上保證靈活就業(yè)人員的檔案管理質(zhì)量；另一方面，公共檔案管理部門應(yīng)發(fā)揮輿論宣傳作用，借助業(yè)務(wù)大廳App、宣傳冊、社區(qū)宣傳、直播賬號、和某信公眾號等渠道，進一步增強相關(guān)企業(yè)和靈活就業(yè)人員對人事檔案管理的正確認識，持續(xù)規(guī)范檔案管理環(huán)境，確保國家相關(guān)政策能夠及時落實，從而為后續(xù)開展靈活就業(yè)人員檔案管理工作打下堅實的基礎(chǔ)。

2.加大數(shù)字檔案資金投入，創(chuàng)新數(shù)字檔案智慧服務(wù)

為了切實保證靈活就業(yè)人員檔案管理的工作質(zhì)量，僅靠創(chuàng)新檔案管理理念與頂層設(shè)計顯然是不夠的，還應(yīng)基于新時期靈活就業(yè)人員檔案管理的現(xiàn)實需要，適當加大靈活就業(yè)人員檔案管理方面的資金投入。尤其是針對數(shù)字檔案的管理，必須積極引入多種形式的數(shù)字化技術(shù)和智能化軟硬件，如傳感器、監(jiān)控器、智能終端、攝像頭、掃描儀和除濕器等，通過構(gòu)建智能化的檔案資源信息服務(wù)體系，實現(xiàn)對靈活就業(yè)人員人事檔案的全方位檢測和管理。與此同時，為了更好地滿足智能化開展靈活就業(yè)人員檔案管理的需要，必須采用先進的數(shù)字化檔案管理技術(shù)，將其與智慧建設(shè)規(guī)劃、智能科技相結(jié)合，積極開發(fā)多種形式的數(shù)字化檔案信息服務(wù)平臺，并借助智能過濾、云計算、5G等先進的技術(shù)手段，不斷拓寬智能化檔案管理的覆蓋面，逐步形成更加完善的檔案管理體系，盡可能達到創(chuàng)新數(shù)字檔案智慧服務(wù)的效果。

3.完善檔案管理制度體系，推動檔案合法合規(guī)管理

在靈活就業(yè)人員檔案管理工作的過程中，要想保證靈活就業(yè)人員人事檔案的管理質(zhì)量和開發(fā)利用效率，必須在創(chuàng)新數(shù)字檔案智慧服務(wù)的基礎(chǔ)上，嚴格按照國家最新出臺的法律法規(guī)和相關(guān)規(guī)范要求，進一步完善靈活就業(yè)人員的檔案管理制度及配套體系，確保其檔案管理工作得以合法合規(guī)地開展。首先，為確保靈活就業(yè)人事檔案的規(guī)范化和標準化管理，必須從頂層設(shè)計入手，明確人才服務(wù)機構(gòu)的具體職能，并根據(jù)關(guān)于加強流動人員人事檔案管理服務(wù)工作的指導(dǎo)性文件，由人社部門授權(quán)的人才服務(wù)中心負責人事檔案的接收、轉(zhuǎn)寄、保管和證明業(yè)務(wù)辦理等服務(wù)，以此來實現(xiàn)對靈活就業(yè)人員人事檔案的集中管理，從根本上解決靈活就業(yè)人員檔案的多頭或交叉管理現(xiàn)象；其次，在開展靈活就業(yè)人員檔案管理時，人才交流服務(wù)中心與職業(yè)介紹中心應(yīng)保持密切的溝通和聯(lián)系，共同分析和研究靈活就業(yè)人員人事檔案管理中的難點和堵點，并通過構(gòu)建完善的檔案管理制度及監(jiān)管體系，以確保靈活就業(yè)人員檔案管理工作能夠有序?qū)嵤?。在此基礎(chǔ)上，通過建立健全責任追究機制及績效考核體系，加強對檔案管理人員工作績效的精準考核，不僅能增強檔案管理人員的責任意識，使其在日常工作中嚴格約束自身的行為，還能顯著提高靈活就業(yè)人員檔案管理的工作效率；最后，省內(nèi)各級人才服務(wù)機構(gòu)與公共就業(yè)機構(gòu)應(yīng)當積極探索，互聯(lián)互通網(wǎng)絡(luò)渠道的搭建措施，充分利用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，將靈活就業(yè)人員的勞務(wù)服務(wù)企業(yè)管理、非正規(guī)勞動組織、人才測評、專業(yè)能力鑒定、職業(yè)技能培訓(xùn)等信息納入檔案內(nèi)容，以此來豐富靈活就業(yè)人員的檔案數(shù)據(jù)，并以互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)與數(shù)據(jù)信息平臺為基礎(chǔ)，最終實現(xiàn)對靈活就業(yè)人員檔案信息的一體化與智能化管理。

4.挖掘整合數(shù)字檔案資源，構(gòu)建數(shù)字檔案信息網(wǎng)站

為了進一步提升靈活就業(yè)人員檔案管理的有效性，除了需要建立健全檔案管理制度及配套體系以外，還應(yīng)深入挖掘和整合可供利用的數(shù)字檔案資源，并依托現(xiàn)代科技構(gòu)建智能化的數(shù)字檔案信息網(wǎng)站，以實現(xiàn)對海量檔案信息的高效化與數(shù)字化處理。具體來講，可從以下幾個方面入手：第一，要想更好地滿足檔案管理服務(wù)需求，可以借助互聯(lián)網(wǎng)、云計算、大數(shù)據(jù)等信息技術(shù)，積極構(gòu)建覆蓋靈活就業(yè)人員檔案資料的云數(shù)據(jù)庫，以此來實現(xiàn)對靈活就業(yè)人員檔案資料的協(xié)同共享及高效利用。在此基礎(chǔ)上，還應(yīng)開通用戶反饋、在線咨詢服務(wù)及自動查詢等功能，促使檔案信息共享與互動服務(wù)更加便捷和高效；第二，人才服務(wù)機構(gòu)應(yīng)根據(jù)靈活就業(yè)人員工作單位的變動情況，積極落實檔案管理與人員管理相統(tǒng)一的原則，并通過設(shè)置專門的人事檔案轉(zhuǎn)寄渠道，或者基于互聯(lián)網(wǎng)構(gòu)建完善的數(shù)字檔案信息網(wǎng)站，借此來實現(xiàn)靈活就業(yè)人員人事檔案的無障礙轉(zhuǎn)寄；第三，公共檔案管理機構(gòu)還應(yīng)以數(shù)據(jù)挖掘系統(tǒng)與立體數(shù)據(jù)倉庫為基礎(chǔ)，充分利用現(xiàn)代信息技術(shù)優(yōu)勢，建設(shè)覆蓋靈活就業(yè)人員檔案信息的共享網(wǎng)絡(luò)體系，以此來推進檔案管理的網(wǎng)絡(luò)化、智能化和數(shù)字化建設(shè)，為靈活就業(yè)人員提供更加優(yōu)質(zhì)的檔案服務(wù)。

四、結(jié)語

綜上所述，加快推進靈活就業(yè)人員檔案管理的信息化和智能化建設(shè)有著極其深遠的現(xiàn)實意義，是新時期顯著提高靈活就業(yè)人員檔案管理水平、推動靈活就業(yè)人員人事檔案管理高質(zhì)量開展的關(guān)鍵舉措。因此，相關(guān)機構(gòu)必須高度重視靈活就業(yè)人員檔案智能化管理方面的創(chuàng)新研究，正確審視當前靈活就業(yè)人員檔案管理工作中存在的細節(jié)性問題和疏漏，并基于新時期靈活就業(yè)人員檔案管理的現(xiàn)實需要，通過轉(zhuǎn)變檔案管理工作思維、加大數(shù)字檔案資金投入、創(chuàng)新數(shù)字檔案智慧服務(wù)等措施，充分發(fā)揮大數(shù)據(jù)、互聯(lián)網(wǎng)和云計算等新一代數(shù)字化技術(shù)的優(yōu)勢，不斷提高靈活就業(yè)人員檔案管理的總體水平，為智能化、數(shù)字化開展靈活就業(yè)人員檔案管理工作做出更多的積極貢獻。

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作者單位：山東省肥城市公共就業(yè)和人才服務(wù)中心

作者簡介：于敏（1986—），女，漢族，山東肥城人，本科，副研究館員，研究方向：公共就業(yè)和人才檔案管理。