縣級(jí)綜合檔案館檔案管理數(shù)字化的實(shí)施探析

摘 要：隨著科技的發(fā)展，傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案面臨著保存困難和信息檢索不便的問(wèn)題，數(shù)字化轉(zhuǎn)型成為檔案管理的關(guān)鍵。其不僅能夠有效保護(hù)和延續(xù)歷史信息，還可以顯著提高管理效率和服務(wù)水平，滿足公眾快速獲取信息的需求。然而，該進(jìn)程受多種因素影響。在此背景下，文章探討了縣級(jí)綜合檔案館檔案管理數(shù)字化的實(shí)施路徑，分析了增強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)層認(rèn)知、優(yōu)化資金配置和專業(yè)人才培養(yǎng)等關(guān)鍵因素對(duì)數(shù)字化轉(zhuǎn)型的影響，提出具體的對(duì)策，如加大領(lǐng)導(dǎo)層的支持力度以及資金投入，并著重于原生電子文件的歸檔與接收工作，同時(shí)利用信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，促進(jìn)檔案數(shù)字化的全面實(shí)施，旨在推動(dòng)縣級(jí)綜合檔案館檔案管理數(shù)字化進(jìn)程，提高檔案管理效率和服務(wù)水平。

關(guān)鍵詞：縣級(jí)綜合檔案館；檔案管理；數(shù)字化

隨著信息技術(shù)的迅猛發(fā)展和數(shù)字化浪潮的推進(jìn)，縣級(jí)綜合檔案館正面臨著檔案管理模式轉(zhuǎn)型升級(jí)的迫切需求。傳統(tǒng)的檔案管理方式已難以滿足現(xiàn)代社會(huì)對(duì)檔案信息高效利用的需求，數(shù)字化成為檔案館發(fā)展的必然趨勢(shì)。檔案管理數(shù)字化不僅有助于提高檔案信息的檢索速度和利用效率，還能有效保障檔案的安全性和長(zhǎng)久保存。同時(shí)，數(shù)字化管理也是檔案館實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化轉(zhuǎn)型的關(guān)鍵一步，對(duì)提高檔案館服務(wù)質(zhì)量和水平具有重要意義。因此，深入探討縣級(jí)綜合檔案館檔案管理數(shù)字化的實(shí)施策略，對(duì)于推動(dòng)檔案館事業(yè)的持續(xù)發(fā)展具有重要的理論和實(shí)踐價(jià)值。

一、縣級(jí)綜合檔案館檔案管理數(shù)字化的必要性

1.數(shù)字化是檔案館現(xiàn)代化轉(zhuǎn)型的關(guān)鍵步驟

數(shù)字化對(duì)于縣級(jí)綜合檔案館而言，不僅是跟上時(shí)代潮流的選擇，還是其轉(zhuǎn)型升級(jí)的核心環(huán)節(jié)。隨著社會(huì)對(duì)信息快速獲取和處理的需求日增，檔案館傳統(tǒng)的紙質(zhì)存儲(chǔ)方式已難以滿足效率與安全的雙重要求。數(shù)字化使得檔案信息能被有效轉(zhuǎn)碼、存儲(chǔ)與傳輸，極大地拓寬檔案的服務(wù)范圍與深度。在這一轉(zhuǎn)型過(guò)程中，檔案的數(shù)字化處理不僅加強(qiáng)對(duì)珍貴歷史資料的保護(hù)，降低因自然侵蝕或人為操作不當(dāng)?shù)仍斐傻膿p失風(fēng)險(xiǎn)，還為檔案的整理、檢索及共享帶來(lái)前所未有的便利，有效提高公共服務(wù)的響應(yīng)速度和質(zhì)量。這種轉(zhuǎn)型是構(gòu)建智慧檔案館、實(shí)現(xiàn)檔案資源最大化利用的基礎(chǔ)，對(duì)于提升檔案館的公共形象和服務(wù)水平，促進(jìn)本地區(qū)文化與歷史研究的深入發(fā)展具有不可替代的作用。

2.保障傳統(tǒng)載體檔案的安全與長(zhǎng)久保存

紙質(zhì)檔案等傳統(tǒng)載體易受環(huán)境因素，如濕度、溫度變化及生物侵害的影響，時(shí)間的流逝更是會(huì)對(duì)這些珍貴的歷史見證造成損害。此外，火災(zāi)、洪水等也會(huì)在瞬間摧毀積累的檔案資源。因此，保證這些物理載體得到恰當(dāng)?shù)谋Ｗo(hù)和科學(xué)的管理，對(duì)于防止信息的永久喪失具有決定性的作用。借助數(shù)字化，檔案館可以創(chuàng)建檔案信息的電子副本，不僅能減少對(duì)原始材料的物理使用，延長(zhǎng)其壽命，還能在原始檔案不慎損壞或丟失時(shí)提供可靠的備份。數(shù)字副本的存在增加了檔案保存的冗余性，使得檔案的保存不再受限于單一的物理環(huán)境或地理位置。因此，加強(qiáng)對(duì)傳統(tǒng)載體檔案的數(shù)字化處理是實(shí)現(xiàn)其安全和長(zhǎng)期保存的有效手段，也是檔案館履行其守護(hù)歷史記憶職責(zé)的現(xiàn)代化策略。

3.實(shí)現(xiàn)檔案精細(xì)化管理與自動(dòng)化操作的基礎(chǔ)

傳統(tǒng)的檔案管理通常依賴于人工操作，從歸檔到檢索，每一步都耗費(fèi)大量的人力和時(shí)間，且容易出現(xiàn)人為錯(cuò)誤，限制檔案服務(wù)的效能。數(shù)字化的推進(jìn)為檔案的精細(xì)化管理提供強(qiáng)有力的技術(shù)支持。其允許人們利用電子系統(tǒng)精確地分類、編目、存儲(chǔ)和檢索檔案，極大地提高工作的準(zhǔn)確性和效率。同時(shí)，自動(dòng)化操作利用減少人工干預(yù)，顯著降低檔案管理過(guò)程中的錯(cuò)誤率。此外，數(shù)字化檔案系統(tǒng)可借助設(shè)置權(quán)限管理，提升檔案的安全性和保密性，而自動(dòng)化的追蹤和監(jiān)控功能則實(shí)時(shí)記錄檔案的使用情況，為檔案的安全提供可靠保障。在此基礎(chǔ)上，檔案館可以更好地服務(wù)于社會(huì)公眾和研究者，滿足其對(duì)高效率和高質(zhì)量檔案服務(wù)的需求。因此，數(shù)字化和自動(dòng)化是實(shí)現(xiàn)檔案精細(xì)化管理的基礎(chǔ)，對(duì)于優(yōu)化檔案管理流程，推動(dòng)檔案工作向現(xiàn)代化、信息化和智能化發(fā)展尤為重要。

4.提高檔案館服務(wù)效率與便捷性

在信息高速發(fā)展的今天，公眾和研究人員對(duì)檔案資料的獲取期望越來(lái)越高，不僅要求信息準(zhǔn)確無(wú)誤，還希望可以實(shí)現(xiàn)即時(shí)獲取。若檔案館停留在傳統(tǒng)的手工檢索和紙質(zhì)借閱服務(wù)上，將難以應(yīng)對(duì)日益增長(zhǎng)的服務(wù)需求，不僅降低了檔案的利用效率，還影響了檔案館的公共形象。因此，利用數(shù)字化手段優(yōu)化服務(wù)流程，實(shí)現(xiàn)在線查詢、電子閱覽和遠(yuǎn)程訪問(wèn)等功能，不僅可以大幅度提高檔案資料的流轉(zhuǎn)速度，減少用戶等待時(shí)間，還可以擴(kuò)大檔案資源的服務(wù)半徑，實(shí)現(xiàn)檔案利用的時(shí)空跨越。此外，提高服務(wù)效率還有助于保護(hù)和維護(hù)原始檔案資料，減少因頻繁物理接觸而導(dǎo)致的磨損和損壞，對(duì)于推動(dòng)檔案事業(yè)的持續(xù)健康發(fā)展具有重大意義。

二、影響縣級(jí)綜合檔案館檔案管理數(shù)字化建設(shè)的關(guān)鍵因素

1.領(lǐng)導(dǎo)層對(duì)數(shù)字化建設(shè)的認(rèn)知與態(tài)度

首先，領(lǐng)導(dǎo)層對(duì)數(shù)字化必要性的認(rèn)識(shí)不足，導(dǎo)致對(duì)該領(lǐng)域投入的優(yōu)先級(jí)低下，進(jìn)而影響建設(shè)的進(jìn)度和效果；其次，領(lǐng)導(dǎo)層對(duì)新技術(shù)持保守態(tài)度，缺乏對(duì)數(shù)字化趨勢(shì)的敏感性，錯(cuò)失采納先進(jìn)技術(shù)改善檔案管理和服務(wù)的機(jī)會(huì)。再次，短視的決策風(fēng)格和對(duì)創(chuàng)新風(fēng)險(xiǎn)的過(guò)度規(guī)避，也會(huì)阻礙數(shù)字化建設(shè)的試點(diǎn)與實(shí)施。領(lǐng)導(dǎo)層如果缺乏有效的組織協(xié)調(diào)能力，也將難以充分動(dòng)員館內(nèi)外資源共同推進(jìn)數(shù)字化項(xiàng)目。同時(shí)，如果領(lǐng)導(dǎo)層自身缺乏相關(guān)的教育背景和專業(yè)知識(shí)，還會(huì)在技術(shù)選型和資金分配上作出不恰當(dāng)?shù)臎Q策；最后，領(lǐng)導(dǎo)層如果不夠重視用戶體驗(yàn)和服務(wù)質(zhì)量，會(huì)導(dǎo)致數(shù)字化建設(shè)偏離實(shí)際需求，無(wú)法滿足用戶的期待，影響檔案館的公共形象和服務(wù)功能的發(fā)揮。

2.資金籌措與投入的挑戰(zhàn)

縣級(jí)綜合檔案館在推進(jìn)數(shù)字化建設(shè)與現(xiàn)代化管理過(guò)程中，資金籌措與投入成為一大挑戰(zhàn)。受限于地方財(cái)政預(yù)算，這類檔案館往往面臨著資金不足的窘境，難以滿足購(gòu)買先進(jìn)設(shè)備、更新軟件系統(tǒng)以及維護(hù)數(shù)據(jù)安全等項(xiàng)目的經(jīng)費(fèi)需求。由于檔案館的服務(wù)對(duì)象主要是政府機(jī)關(guān)、研究機(jī)構(gòu)和公眾，進(jìn)一步加劇了資金籌措的困難。同時(shí)，縣級(jí)檔案館的資金使用受到嚴(yán)格監(jiān)管，須按照既定的政府預(yù)算程序執(zhí)行，使得資金的靈活性和即時(shí)性受限，不利于快速響應(yīng)數(shù)字化升級(jí)的需要。資金投入的不足也會(huì)導(dǎo)致檔案館在技術(shù)人才的培養(yǎng)和引進(jìn)上投入不夠，從而影響檔案數(shù)字化的整體效果和檔案信息服務(wù)的質(zhì)量。

3.專業(yè)技術(shù)人才的缺乏與培養(yǎng)問(wèn)題

縣級(jí)綜合檔案館在其數(shù)字化轉(zhuǎn)型的征途上面臨的首要難題是專業(yè)人才隊(duì)伍的結(jié)構(gòu)性缺口，即現(xiàn)有人員在傳統(tǒng)檔案管理方面經(jīng)驗(yàn)豐富，但在信息技術(shù)等數(shù)字化相關(guān)領(lǐng)域則經(jīng)驗(yàn)不足，難以滿足檔案數(shù)字化管理與服務(wù)的專業(yè)要求。這種技能不匹配導(dǎo)致檔案館在實(shí)施數(shù)字化項(xiàng)目時(shí)難以內(nèi)部提供必要的技術(shù)支持。此外，縣級(jí)檔案館在人才激勵(lì)機(jī)制上常受限于地方財(cái)政預(yù)算，難以提供有競(jìng)爭(zhēng)力的薪酬和職業(yè)發(fā)展空間，無(wú)法吸引和保留有能力的技術(shù)人員。而且，相比大城市的檔案館，縣級(jí)檔案館在專業(yè)培訓(xùn)資源與學(xué)術(shù)交流機(jī)會(huì)等方面處于不利地位，加劇了人才的流失。

4.檔案基礎(chǔ)業(yè)務(wù)對(duì)數(shù)字化進(jìn)程的制約

檔案館的傳統(tǒng)業(yè)務(wù)流程復(fù)雜而煩瑣，多年累積下來(lái)的大量紙質(zhì)檔案，其分類、整理、數(shù)字化掃描及元數(shù)據(jù)標(biāo)注工作量巨大，且易出現(xiàn)信息錄入錯(cuò)誤或遺漏，從而拖慢了數(shù)字化轉(zhuǎn)型的步伐。此外，縣級(jí)檔案館的檔案保管與管理缺乏標(biāo)準(zhǔn)化、系統(tǒng)化的操作流程，使得在轉(zhuǎn)向數(shù)字化過(guò)程中難以實(shí)現(xiàn)高效的數(shù)據(jù)遷移和信息整合。檔案館所面臨的物理空間限制也會(huì)對(duì)存儲(chǔ)設(shè)備的擴(kuò)展和升級(jí)造成阻礙，影響數(shù)字化設(shè)施的布局與優(yōu)化。數(shù)字化檔案的存儲(chǔ)與保護(hù)需要較高水平的技術(shù)保障，但常常超出了縣級(jí)檔案館現(xiàn)有的技術(shù)與設(shè)備能力范疇。檔案內(nèi)容的敏感性和保密性要求，對(duì)數(shù)據(jù)安全管理提出了更高的標(biāo)準(zhǔn)，但對(duì)于缺乏專業(yè)技術(shù)團(tuán)隊(duì)和先進(jìn)技術(shù)支持的縣級(jí)檔案館來(lái)說(shuō)，增加了數(shù)字化建設(shè)的難度。

三、縣級(jí)綜合檔案館檔案管理數(shù)字化的實(shí)施對(duì)策

1.增強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)層對(duì)數(shù)字化建設(shè)的重視與支持

要增強(qiáng)上級(jí)綜合檔案館領(lǐng)導(dǎo)層對(duì)數(shù)字化建設(shè)的重視與支持，需定期組織數(shù)字化知識(shí)培訓(xùn)和行業(yè)發(fā)展趨勢(shì)研討，提升領(lǐng)導(dǎo)層的認(rèn)識(shí)水平與前瞻性思維。同時(shí)，構(gòu)建一個(gè)明確的數(shù)字化建設(shè)規(guī)劃和標(biāo)準(zhǔn)，展現(xiàn)其對(duì)提高檔案管理效率、優(yōu)化公共服務(wù)和促進(jìn)地方經(jīng)濟(jì)社會(huì)信息化發(fā)展的重要作用，可以有效引起領(lǐng)導(dǎo)層的關(guān)注，采取先試點(diǎn)后覆蓋的理念，建成綜合檔案館標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)模式。此外，可以邀請(qǐng)有成功經(jīng)驗(yàn)的其他地區(qū)檔案館領(lǐng)導(dǎo)分享數(shù)字化轉(zhuǎn)型經(jīng)驗(yàn)，組織參觀學(xué)習(xí)先進(jìn)的數(shù)字化檔案館，讓領(lǐng)導(dǎo)直觀地看到數(shù)字化帶來(lái)的改變與成效，從而激發(fā)其內(nèi)在動(dòng)力與支持欲望。在此基礎(chǔ)上，建議設(shè)立專項(xiàng)數(shù)字化發(fā)展基金，保證有穩(wěn)定的財(cái)政支持作為后盾。同時(shí)，制定合理的績(jī)效考核機(jī)制，將數(shù)字化建設(shè)的成果與領(lǐng)導(dǎo)層的業(yè)績(jī)掛鉤，從而增加其推動(dòng)數(shù)字化進(jìn)程的積極性。此外，借助與高校、研究機(jī)構(gòu)的合作，引進(jìn)專業(yè)知識(shí)和技術(shù)，使領(lǐng)導(dǎo)層意識(shí)到專業(yè)合作的重要性，為檔案館帶來(lái)新鮮血液，從而在理念和行動(dòng)上增強(qiáng)對(duì)數(shù)字化建設(shè)的重視與支持。

2.加大資金投入，優(yōu)化資金配置

縣級(jí)綜合檔案館在加大資金投入和優(yōu)化資金配置方面，需要采取多元化的策略以保證數(shù)字化建設(shè)順利開展。利用細(xì)致的預(yù)算計(jì)劃，將資金主要投入檔案館數(shù)字化建設(shè)的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，如設(shè)備升級(jí)、軟件購(gòu)買、數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換和保護(hù)以及人員培訓(xùn)等，保證每一分錢都用在刀刃上。同時(shí)，爭(zhēng)取地方政府的大力支持，在財(cái)政撥款和專項(xiàng)資金方面給予傾斜，讓檔案館現(xiàn)代化的發(fā)展與地方政府的信息化建設(shè)相結(jié)合，共同促進(jìn)地方文化和信息事業(yè)的發(fā)展。此外，應(yīng)積極尋求與民間企業(yè)、社會(huì)組織的合作，借助項(xiàng)目合作、資助或捐贈(zèng)等形式，拓寬資金來(lái)源渠道。還可以與高校、科研機(jī)構(gòu)建立合作關(guān)系，利用其在技術(shù)和人才方面的優(yōu)勢(shì)，降低數(shù)字化過(guò)程中的技術(shù)研發(fā)和人才培養(yǎng)成本。在此過(guò)程中，應(yīng)加強(qiáng)對(duì)資金使用的監(jiān)管，提高透明度和公正性，讓資金使用的效率和效益最大化，吸引更多的投資者。這些財(cái)務(wù)策略的實(shí)施可以保證縣級(jí)綜合檔案館數(shù)字化建設(shè)的資金支持，為檔案館的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展奠定堅(jiān)實(shí)的財(cái)政基礎(chǔ)。

3.引進(jìn)與培養(yǎng)檔案管理數(shù)字化專業(yè)人才

面對(duì)縣級(jí)綜合檔案館在檔案管理數(shù)字化方面的專業(yè)人才需求，系統(tǒng)化的人才引進(jìn)與培養(yǎng)機(jī)制顯得尤為關(guān)鍵。為此，檔案館可以建立校企合作模式，與高校聯(lián)合開發(fā)課程，實(shí)施實(shí)習(xí)實(shí)訓(xùn)項(xiàng)目，吸引并培養(yǎng)學(xué)生對(duì)檔案數(shù)字化管理的興趣和專業(yè)技能。

同時(shí)，檔案館應(yīng)開展職業(yè)生涯規(guī)劃工作坊，為在職員工提供轉(zhuǎn)型升級(jí)的培訓(xùn)，幫助其掌握最新的數(shù)字化知識(shí)，提高其在工作中的競(jìng)爭(zhēng)力。此外，檔案館還可以設(shè)置數(shù)字化轉(zhuǎn)型領(lǐng)導(dǎo)小組，選拔具有前瞻性視角和豐富經(jīng)驗(yàn)的專業(yè)人才，引導(dǎo)數(shù)字化轉(zhuǎn)型工作的深入開展。借助激勵(lì)機(jī)制的創(chuàng)新，如設(shè)立專項(xiàng)獎(jiǎng)勵(lì)基金，對(duì)在數(shù)字化轉(zhuǎn)型中表現(xiàn)突出的個(gè)人或團(tuán)隊(duì)給予物質(zhì)與精神上的雙重獎(jiǎng)勵(lì)，可以提升專業(yè)人才的積極性和忠誠(chéng)度。同時(shí)，檔案館應(yīng)積極參與行業(yè)的交流合作，定期舉辦或參加專業(yè)研討會(huì)，促進(jìn)知識(shí)和經(jīng)驗(yàn)的交流與共享，為數(shù)字化建設(shè)提供強(qiáng)有力的人才支持。

4.開展原生電子文件歸檔與接收，實(shí)現(xiàn)增量電子化

縣級(jí)綜合檔案館在處理原生電子文件的歸檔與接收工作中，應(yīng)該設(shè)立統(tǒng)一的電子文件標(biāo)準(zhǔn)，保證所有部門在生成文件時(shí)即遵循相應(yīng)規(guī)范，為日后的文件檢索和管理打下基礎(chǔ)。檔案館需與黨委政府部門及企事業(yè)單位緊密合作，建立電子文件的直接傳輸機(jī)制，保證文件在傳遞過(guò)程中的完整性和安全性。采用先進(jìn)的電子文件管理系統(tǒng)，支持多格式文件的存儲(chǔ)和快速檢索，并保障數(shù)據(jù)的長(zhǎng)期保存。為應(yīng)對(duì)技術(shù)迅速發(fā)展帶來(lái)的挑戰(zhàn)，檔案館還應(yīng)定期升級(jí)維護(hù)電子文件存儲(chǔ)格式，防止因技術(shù)過(guò)時(shí)導(dǎo)致文件無(wú)法讀取。還可以利用定期組織與電子檔案相關(guān)的培訓(xùn)和研討活動(dòng)，增強(qiáng)全體員工在電子文件管理方面的意識(shí)和能力。檔案館還應(yīng)積極探索利用云存儲(chǔ)等新技術(shù)，適應(yīng)大數(shù)據(jù)時(shí)代對(duì)存儲(chǔ)容量和數(shù)據(jù)安全的新要求，為未來(lái)的信息化管理打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

5.利用信息網(wǎng)絡(luò)，推動(dòng)檔案數(shù)字化進(jìn)程

搭建與完善檔案信息化平臺(tái)，檔案館可以實(shí)現(xiàn)資源的集中管理與在線服務(wù)，不僅方便公眾查詢，還提高了工作效率。網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)的構(gòu)建需要注重用戶體驗(yàn)，從而滿足不同用戶的檢索需求，并保障信息安全，防止數(shù)據(jù)被泄露。檔案館在推廣數(shù)字化服務(wù)時(shí)，應(yīng)利用社交媒體、官方網(wǎng)站和移動(dòng)應(yīng)用等多種渠道，提升檔案資料的可見度和易用性。與此同時(shí)，應(yīng)定期收集用戶反饋，優(yōu)化網(wǎng)絡(luò)服務(wù)功能，保證服務(wù)的持續(xù)改進(jìn)與更新。檔案館還應(yīng)加強(qiáng)與其他檔案機(jī)構(gòu)的網(wǎng)絡(luò)合作，共享資源，實(shí)現(xiàn)互聯(lián)互通，以此拓寬信息資源的覆蓋范圍和深度。此外，為了應(yīng)對(duì)日益增長(zhǎng)的數(shù)據(jù)量，檔案館需采取有效措施，如數(shù)據(jù)壓縮和云存儲(chǔ)等技術(shù)，優(yōu)化存儲(chǔ)結(jié)構(gòu)，保障長(zhǎng)期的數(shù)據(jù)保存和快速的信息檢索。

四、結(jié)束語(yǔ)

綜上所述，隨著數(shù)字化浪潮不斷推進(jìn)，縣級(jí)綜合檔案館在檔案管理上的轉(zhuǎn)型升級(jí)已成為時(shí)代發(fā)展的必然趨勢(shì)。增強(qiáng)檔案館工作人員的數(shù)字化意識(shí)、加大資金投入、吸引和培養(yǎng)專業(yè)人才、利用先進(jìn)技術(shù)處理原生電子文件以及充分運(yùn)用信息網(wǎng)絡(luò)，縣級(jí)檔案館可以有效實(shí)現(xiàn)數(shù)字化檔案管理，不僅能保護(hù)檔案信息的完整性和安全性，還極大地提高了工作效率和服務(wù)水平。因此，檔案數(shù)字化不僅是提升檔案工作質(zhì)量的關(guān)鍵，還是優(yōu)化縣級(jí)檔案館公共服務(wù)的重要途徑。

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作者單位：貴州省晴隆縣檔案館

作者簡(jiǎn)介：盧安桃（1979—），女，毛南族，貴州惠水人，本科，館員，研究方向：檔案管理。