對(duì)癥下藥 解決Excel“違規(guī)”數(shù)據(jù)

俞木發(fā)

大家知道，Excel具備強(qiáng)大的數(shù)據(jù)處理能力，不過(guò)這個(gè)強(qiáng)大能力的前提是要在Excel中“合規(guī)”輸入數(shù)據(jù)。但在實(shí)際工作中，很多用戶會(huì)根據(jù)自己的習(xí)慣，“違規(guī)”輸入很多數(shù)據(jù)，這樣導(dǎo)致Excel在后期操作中無(wú)法發(fā)揮其強(qiáng)大的處理能力。那么，平時(shí)大家會(huì)在Excel中輸入哪些違規(guī)數(shù)據(jù)？我們?cè)撛趺催M(jìn)行規(guī)避并合并有效數(shù)據(jù)呢？

1. 單元格合并不規(guī)范

對(duì)于一些同類項(xiàng)目的輸入，很多人為了表格的美觀，經(jīng)常會(huì)將一些單元格合并處理。這樣做是美觀了，但是在后期進(jìn)行諸如排序、匯總的時(shí)候，卻會(huì)帶來(lái)很多不便。比如下表對(duì)其中的“產(chǎn)量”單元格合并，這樣在排序的時(shí)候就會(huì)提示錯(cuò)誤，提示“所有合并單元格的大小需要相同”，因?yàn)镋xcel將合并單元格看作一個(gè)“整體”，但是這個(gè)整體卻包含其他單元格，所以導(dǎo)致排序出錯(cuò)（圖1）。

解決方案：使用跨列居中模擬合并單元格

對(duì)于橫向單元格的合并，Excel提供“跨列居中”實(shí)現(xiàn)類似效果。因此要實(shí)現(xiàn)上述合并效果，可以先取消B1、C1的合并，接著選中B1、C1，右擊選擇“設(shè)置單元格格式→對(duì)齊”，水平對(duì)齊選擇“跨列居中”，垂直對(duì)齊選擇“居中”。這樣就可以實(shí)現(xiàn)合并單元格的效果，同時(shí)又不會(huì)對(duì)后續(xù)操作帶來(lái)不便。同樣，縱向單元格也建議少用合并，比如上述“季度”可以分開在單元格中輸入（圖2）。

2. 日期、貨幣單位輸入不規(guī)范

對(duì)于日期的輸入，很多朋友喜歡使用諸如“2017.5.8”之類格式；價(jià)格則喜歡畫蛇添足地輸入“元”。在Excel中，這類數(shù)據(jù)并不會(huì)被認(rèn)為是日期或者數(shù)字，這樣在后續(xù)的日期計(jì)算、排序中，同樣會(huì)帶來(lái)不便。比如銷量統(tǒng)計(jì)就無(wú)法直接求和，因?yàn)椤癤X元”這類數(shù)據(jù)，Excel并不認(rèn)為是數(shù)字而導(dǎo)致求和出錯(cuò)（圖3）。

解決方案：使用“查找與替換”快速轉(zhuǎn)換

從上述輸入可以看到日期中的年、月、日是通過(guò)“.”分隔，銷量則是每個(gè)數(shù)字后都帶有“元”。因此我們可以借助查找與替換進(jìn)行批量替換。以日期為例，點(diǎn)擊“開始→查找與選擇→替換”，查找內(nèi)容為“.”，替換為“-”（即Excel中日期正確分隔符），這樣即可快速將違規(guī)日期轉(zhuǎn)換為合規(guī)輸入。銷量數(shù)據(jù)替換類似（圖4）。

3. 字符輸入不規(guī)范

在正常的情況下，英文使用半角輸入，中文使用全角輸入。但是在日常錄入操作中，總是有很多朋友將英文全角、半角、中英文標(biāo)點(diǎn)符號(hào)混用，這樣文檔就會(huì)顯得不美觀（圖5）。

解決方案：ASC和PROPER函數(shù)

A S C函數(shù)可以快速將指定單元格全角字符轉(zhuǎn)換為半角，PROPER函數(shù)則可以將單詞首字母轉(zhuǎn)換為大寫。進(jìn)入Excel編輯窗口，在A列后插入一個(gè)輔助列B，選中B2輸入函數(shù)“=ASC（A2）”，然后向下填充。繼續(xù)插入一列輔助列C，選中C2，輸入函數(shù)“=PROPER（B2）”，向下填充（圖6）。對(duì)于中英文標(biāo)點(diǎn)符號(hào)的混用，可以復(fù)制到Word中進(jìn)行快速替換。

4. 數(shù)量單位輸入不規(guī)范

為了簡(jiǎn)便，在日常工作中，一些朋友在錄入帶單位的數(shù)據(jù)時(shí)（如桶、件等），經(jīng)常將單位和數(shù)字混合輸入，由于這些帶單位的數(shù)據(jù)不是純數(shù)字的數(shù)據(jù)，后期排序、匯總同樣無(wú)法直接操作（圖7）。

解決方案：使用“分列”規(guī)范數(shù)據(jù)

可以看到，上述數(shù)據(jù)包含各種單位，現(xiàn)在可以使用分列將數(shù)量和單位分離出來(lái)。由于分列需要統(tǒng)一的分隔符，這里我們可以給單位添加“-”方式作為分隔符。點(diǎn)擊“開始→查找與選擇→替換”，查找內(nèi)容為“部”，替換為“-部”（同樣，將其他單位也改為“-單位”）的形式。這樣每個(gè)數(shù)量格式就變?yōu)椤皵?shù)量-單位”的格式。選中B列數(shù)據(jù)，點(diǎn)擊“數(shù)據(jù)→分列”，分隔符號(hào)選擇“自定義→其他→-”，這樣即可完成數(shù)據(jù)和單位的分離，讓數(shù)據(jù)變規(guī)范（圖8）。