企業(yè)制度樹數(shù)智化平臺構(gòu)建研究

基金項目：貴州省煙草公司遵義市公司科技項目（中煙黔科（2022）13號2023XM31）

第一作者簡介：陳勇（1974-），男。研究方向為煙草信息。

*通信作者：陳廷智（1972－），男，農(nóng)藝師。研究方向為制度管理。

DOI：10.19981/j.CN23-1581/G3.2024.21.006

摘" 要：該文旨在構(gòu)建基于樹型結(jié)構(gòu)的制度管理體系，實現(xiàn)煙草企業(yè)制度文件的數(shù)字化管理，推動企業(yè)制度管理的標準化和現(xiàn)代化建設(shè)。通過聚焦制度文件管理數(shù)字化，構(gòu)建數(shù)智化基礎(chǔ)平臺，并引入深度學習技術(shù)，構(gòu)建制度關(guān)系圖譜、智能分類、精準化管理與智能化執(zhí)行等功能，實現(xiàn)采購合同的智能化管理、制度風險的預測和評估等應(yīng)用功能，有效提升企業(yè)制度管理的水平和效率。該研究為煙草企業(yè)制度管理的數(shù)智化融合提供重要支撐，有助于加快行業(yè)現(xiàn)代化建設(shè)進程。

關(guān)鍵詞：制度樹；數(shù)智化；平臺；制度化；流程化

中圖分類號：F279.23" " " 文獻標志碼：A" " " " " 文章編號：2095-2945（2024）21-0024-04

Abstract： Based on the tree-structured institutional management system， this paper focuses on the digitizedinstitutional document management， and builds a digital intelligence infrastructure platform for tobacco enterprises from the perspectives of management functions and user functions. On this basis， it uses deep learning technology to build application functions such as institutional relationship mapping， intelligent classification of institutions， precision management and intelligent execution， smart management of procurement contracts， and prediction and evaluation of institutional risks， in order to improve the level and efficiency of enterprise system management. This study provides an important support for the digital intelligence integration of tobacco enterprise system management， and helps to speed up the process of industry modernization.

Keywords： institutional tree; digital intelligence; platform; institutionalization; process

隨著信息技術(shù)的快速發(fā)展和企業(yè)規(guī)模的擴大，傳統(tǒng)的制度管理方式已逐漸顯示出其局限性和不足。龐大的制度體系、復雜的流程環(huán)節(jié)及不斷增加的制度更新需求，都使得制度管理變得異常復雜和繁瑣[1-2]。為了提高管理效率、降低管理成本并適應(yīng)數(shù)字化時代的發(fā)展需求，企業(yè)開始探索將數(shù)字技術(shù)和信息系統(tǒng)應(yīng)用于制度管理之中，從而催生了制度數(shù)字化這一新的管理方式。制度數(shù)字化是利用數(shù)字技術(shù)和信息系統(tǒng)建立和管理制度的一種方式，通過將制度的全生命周期各環(huán)節(jié)數(shù)字化，可以提高制度的執(zhí)行效率、透明度、可控性。制度數(shù)字化對于企業(yè)的發(fā)展和管理具有非常重要的意義和作用，可以幫助企業(yè)提高制度的規(guī)范性和有效性、提升制度執(zhí)行的效率和效果、推進制度體系的更新與優(yōu)化及增強企業(yè)的競爭力等[3]。根據(jù)煙草行業(yè)數(shù)字化轉(zhuǎn)型要求，圍繞“上云、用數(shù)、賦智”，以數(shù)字化驅(qū)動生產(chǎn)經(jīng)營和治理方式變革，推動數(shù)字技術(shù)和煙草產(chǎn)業(yè)深度融合。通過構(gòu)建以制度智能管理為核心的制度樹數(shù)智化平臺體系，為加快行業(yè)現(xiàn)代化建設(shè)提供有力支撐。

一個科學的制度體系對于確保企業(yè)各項工作的規(guī)范性和高效性至關(guān)重要，其不僅能夠為各項任務(wù)提供明確的指導，使得工作有章可循，而且能夠顯著提升企業(yè)的管理效率和質(zhì)量[4]。因此，制度建設(shè)被視為實現(xiàn)科學管理的內(nèi)在要求，并且是增強企業(yè)競爭力的有效途徑[5]。劉斌[6]指出為了構(gòu)建這樣一個制度體系，企業(yè)應(yīng)遵循“管理制度化、制度流程化、流程表單化、表單信息化”的方法論，逐步推進制度體系的完善。同時，企業(yè)管理制度的設(shè)計應(yīng)滿足先進性、合法性、充分性、有效性和適應(yīng)性的原則，以確保制度體系的實用性和持久性[7]。

基于上述研究，本文基于樹型結(jié)構(gòu)制度管理體系，構(gòu)建制度文件管理數(shù)字化平臺。通過運用制度樹這一數(shù)智化平臺體系，行業(yè)管理者可以更加便捷地進行制度的檢索、更新、維護，從而實現(xiàn)管理流程的優(yōu)化和工作效率的提升。制度樹數(shù)智化平臺體系能夠確保企業(yè)各項經(jīng)營活動嚴格遵循相關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標準，為企業(yè)合規(guī)經(jīng)營和穩(wěn)健發(fā)展筑牢制度屏障，具有重要的戰(zhàn)略價值和現(xiàn)實意義。

1" 企業(yè)制度體系數(shù)智化平臺框架

制度樹是一種基于樹狀結(jié)構(gòu)理論精心構(gòu)建的制度體系架構(gòu)，其核心目標在于實現(xiàn)制度的系統(tǒng)化分類、層次化分級及高效能的數(shù)字化管理。分類是指將制度按照其性質(zhì)、功能、業(yè)務(wù)領(lǐng)域等不同維度進行劃分，形成各具特色的制度類別。例如在企業(yè)中，可以將制度分為人事管理制度、財務(wù)管理制度、生產(chǎn)管理制度等，以便于針對不同業(yè)務(wù)領(lǐng)域進行精準管理。分級則是在分類的基礎(chǔ)上，進一步將制度按照其重要程度、適用范圍、制定層級等因素進行層次劃分。這有助于形成清晰的管理層級，明確各級制度的權(quán)威性和約束力。例如可以將制度分為公司級制度、部門級制度、崗位級制度等，以確保不同層級的制度能夠有效銜接和協(xié)同作用。數(shù)字化管理則是利用現(xiàn)代信息技術(shù)手段，將制度內(nèi)容轉(zhuǎn)化為數(shù)字化信息，通過數(shù)據(jù)庫、管理系統(tǒng)等工具進行存儲、查詢、更新和維護。數(shù)字化管理可以大大提高制度管理的效率和便捷性，降低管理成本，同時也有助于實現(xiàn)制度的動態(tài)更新和持續(xù)優(yōu)化。例如通過建立制度管理平臺，可以實現(xiàn)制度的在線查詢、版本控制、流程審批等功能，極大提升制度管理的智能化水平。

制度全生命周期管理數(shù)智化平臺構(gòu)建基礎(chǔ)是以樹型結(jié)構(gòu)為模型，從橫向的角度在部門分類和功能分類創(chuàng)建樹型索引規(guī)則，將現(xiàn)行有效制度分為黨的建設(shè)、專賣管理、煙葉生產(chǎn)、卷煙營銷和綜合管理五大類別，每個類別細化為若干業(yè)務(wù)分支；從縱向的角度以發(fā)布制度單位的管理層級進行分級，分為國家法律法規(guī)及規(guī)章、國家局（總公司）、省局（公司）和市局（公司）4個層級，內(nèi)容涵蓋國家法律法規(guī)、內(nèi)部制度性文件、管理標準，形成橫向有分類、縱向有分級的制度樹體系。

這一分級體系不僅體現(xiàn)了制度的權(quán)威性與層級性，還確保了各級單位在制度執(zhí)行上的協(xié)調(diào)一致。制度的分類、分級與數(shù)字化管理，三者相互關(guān)聯(lián)、相輔相成，共同構(gòu)筑了現(xiàn)代制度管理的核心框架。

2" 企業(yè)制度體系數(shù)智化平臺功能架構(gòu)

2.1" 企業(yè)制度體系數(shù)智化平臺基本應(yīng)用功能

數(shù)智化平臺從數(shù)據(jù)建模層、技術(shù)支持層、領(lǐng)域接口層和應(yīng)用系統(tǒng)層4層結(jié)構(gòu)，建設(shè)運行基于“立改廢釋執(zhí)普評”全生命周期的制度樹數(shù)智化管理平臺，實現(xiàn)制度制定、執(zhí)行、檢查、反饋和完善全過程閉環(huán)。根據(jù)管理者和使用者的不同功能需求，數(shù)智化平臺分別設(shè)置管理功能和用戶功能。同時，該平臺實現(xiàn)了電腦端和手機端的同步開通運行，打破了設(shè)備間的界限，實現(xiàn)電腦與手機的無縫融合。由圖1可知，這一架構(gòu)不僅提升了平臺的使用便捷性，也極大地拓展了其應(yīng)用場景。

數(shù)智化平臺管理功能和用戶功能類別與具體作用見表1、表2。

2.2" 企業(yè)制度體系數(shù)智化平臺深度應(yīng)用功能

2.2.1" 制度智能識別分類

1）構(gòu)建制度關(guān)系圖譜。借助人工智能技術(shù)可以對現(xiàn)有的規(guī)章制度進行更為深入、全面的學習和分析。人工智能技術(shù)能夠高效地處理大量的文本信息，精準地剖析制度的內(nèi)容、目的及適用范圍。通過對制度文本的語義分析、關(guān)鍵詞提取等技術(shù)手段，人工智能可以形成對制度的透徹理解，為后續(xù)的應(yīng)用和執(zhí)行打下堅實的基礎(chǔ)。人工智能還能對各項制度間的內(nèi)在聯(lián)系進行高效梳理。在企業(yè)運營中，不同的制度往往存在著千絲萬縷的聯(lián)系，其相互制約、相互補充，共同構(gòu)成了企業(yè)的制度體系。人工智能通過分析制度之間的邏輯關(guān)系和相互制約因素，可以揭示出它們之間的內(nèi)在聯(lián)系，形成一張清晰、完整的制度關(guān)系圖譜。關(guān)系圖譜不僅展示各項制度的獨立性和獨特性，更突出了其之間的關(guān)聯(lián)性和協(xié)同性。通過圖譜可以更直觀地了解各項制度在企業(yè)運營中的作用和地位，更深刻地領(lǐng)悟制度的內(nèi)涵和外延。圖譜也為后續(xù)的制度執(zhí)行與監(jiān)督工作提供了堅實、有力的支持。在執(zhí)行制度時，可以根據(jù)圖譜中的關(guān)系，制定更加合理、有效的執(zhí)行方案；在監(jiān)督制度時，可以根據(jù)圖譜中的聯(lián)系，發(fā)現(xiàn)潛在的問題和風險，及時采取措施進行防范和糾正。

2）制度智能分類。制度智能分類系統(tǒng)通過自動化、智能化的方式，幫助企業(yè)快速查找和分析相關(guān)合規(guī)信息，還能夠根據(jù)不同部門、不同業(yè)務(wù)的需求，精準推送相關(guān)制度和政策。系統(tǒng)不僅會識別文檔中的基本內(nèi)容，還會進一步解析其結(jié)構(gòu)、語義關(guān)系及上下文信息。例如一份關(guān)于財務(wù)管理的制度文檔，系統(tǒng)能夠識別出其中的關(guān)鍵術(shù)語、操作流程及涉及的相關(guān)部門和崗位?；谶@些分析結(jié)果，系統(tǒng)能夠自動將這些文檔歸類到不同的部門和業(yè)務(wù)類別中。當某個部門需要查找與其業(yè)務(wù)相關(guān)的制度時，系統(tǒng)能夠快速篩選出符合條件的文檔，大大提高了查找的效率和準確性。此外，系統(tǒng)還可以根據(jù)企業(yè)的實際需求，對文檔中的關(guān)鍵信息進行提取和整理，如制度的生效日期、修訂記錄、主要責任人等，這些信息在后續(xù)的查詢和分析中都是非常有用的。制度智能分類系統(tǒng)的另一個重要特點是其精準推送功能。系統(tǒng)可以根據(jù)用戶的歷史查詢記錄、所在部門及崗位職責等信息，智能地推薦與其相關(guān)的制度和政策。這樣，員工無須花費大量時間在繁雜的文檔中尋找所需信息，系統(tǒng)會根據(jù)實際需求，將最相關(guān)的內(nèi)容直接推送。

2.2.2" 制度智能化管理

1）精準化管理與智能化執(zhí)行。通過精準化管理，能夠根據(jù)不同部門和業(yè)務(wù)的獨特需求，精確地推送相關(guān)的制度和政策，從而助力企業(yè)部門迅速定位并深入剖析合規(guī)信息。精準化管理強調(diào)對管理對象的精確把握和精細操作。在企業(yè)內(nèi)部，不同部門和業(yè)務(wù)往往有著各自獨特的需求和特點。通過精準化管理，企業(yè)能夠根據(jù)不同部門和業(yè)務(wù)的實際情況，精確地推送相關(guān)的制度和政策。例如對于銷售部門，可以推送與市場營銷、客戶關(guān)系管理相關(guān)的制度；對于生產(chǎn)部門，則推送與生產(chǎn)管理、質(zhì)量控制相關(guān)的制度。這種精準推送不僅有助于企業(yè)部門迅速定位并深入剖析合規(guī)信息，還能確保各部門在遵循企業(yè)整體戰(zhàn)略的同時，保持自身的靈活性和創(chuàng)新性。智能化執(zhí)行則是將先進的信息技術(shù)與企業(yè)管理實踐相結(jié)合，實現(xiàn)制度的自動化執(zhí)行和智能化決策。通過智能化手段，企業(yè)可以將制度與實際業(yè)務(wù)緊密地結(jié)合在一起，確保制度的有效落地。例如利用智能化系統(tǒng)對業(yè)務(wù)流程進行實時監(jiān)控和預警，確保業(yè)務(wù)操作符合制度要求；同時，系統(tǒng)還能根據(jù)業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)進行智能分析，為企業(yè)提供科學、合理的決策支持。

2）重要文本的智能化管理。利用自然語言處理技術(shù)和機器學習算法，企業(yè)能夠?qū)崿F(xiàn)采購合同的自動生成。系統(tǒng)可以根據(jù)預設(shè)的模板和規(guī)則，自動提取相關(guān)信息并填充到合同文本中，從而快速生成符合要求的采購合同。這不僅大大縮短了合同起草的時間，還確保了合同內(nèi)容的準確性和一致性。在合同審核環(huán)節(jié)，智能化管理系統(tǒng)同樣能夠發(fā)揮巨大作用。通過機器學習算法，系統(tǒng)可以自動對合同文本進行語義分析和風險評估，識別出潛在的合規(guī)問題和風險點。同時，系統(tǒng)還能夠根據(jù)歷史數(shù)據(jù)和審核經(jīng)驗，提供智能化的審核建議，幫助審核人員快速做出決策。這不僅提高了審核效率，還降低了人為錯誤的風險。此外，智能化管理系統(tǒng)還能夠?qū)崿F(xiàn)合同執(zhí)行過程中的自動提醒功能。系統(tǒng)可以根據(jù)合同約定的條款和條件，自動監(jiān)控關(guān)鍵時間節(jié)點和履約情況，并及時提醒相關(guān)人員進行操作或采取相應(yīng)措施。這有助于確保合同的按時履行和避免違約風險。

3）制度風險的預測和評估。通過對歷史數(shù)據(jù)進行分析和挖掘可以發(fā)現(xiàn)制度或者合同潛在的法律和經(jīng)濟風險，并及時采取措施進行規(guī)避。歷史數(shù)據(jù)中蘊含著大量的信息和經(jīng)驗，通過對這些數(shù)據(jù)的深入挖掘和分析，企業(yè)可以了解過去在制度和合同執(zhí)行過程中出現(xiàn)的問題和漏洞，從而及時采取措施進行規(guī)避。通過機器學習算法對風險進行預測和評估，自動識別制度和合同中的潛在風險，并對其進行量化評估。這樣，企業(yè)不僅可以了解風險的存在，還可以了解風險的大小和可能帶來的影響。

2.2.3" 個性化制度學習內(nèi)容的推送

通過對員工學習行為的跟蹤和分析，企業(yè)可以深入了解每位員工的學習習慣、興趣點及掌握程度。基于這些數(shù)據(jù)，企業(yè)可以為每位員工量身定制個性化的學習計劃和內(nèi)容。例如對于新入職的員工，可以推送與崗位相關(guān)的基礎(chǔ)制度和操作流程；對于資深員工，則可以推送更加深入和專業(yè)的制度解讀和案例分析。個性化推送還能根據(jù)員工的學習進度和反饋進行動態(tài)調(diào)整，員工的學習反饋也是優(yōu)化推送內(nèi)容和方式的重要依據(jù)。

3" 結(jié)束語

數(shù)字化制度管理是煙草企業(yè)數(shù)字化轉(zhuǎn)型的重要組成部分，通過數(shù)字化工具和系統(tǒng)，企業(yè)能夠顯著提高制度的執(zhí)行效率，有助于提升制度的透明度和可控性，提高制度的規(guī)范性和有效性，推進制度體系的更新與優(yōu)化，增強企業(yè)的競爭力。本文從管理功能與用戶功能與構(gòu)建煙草企業(yè)數(shù)智化基礎(chǔ)平臺，在此基礎(chǔ)上通過深度學習技術(shù)構(gòu)建制度關(guān)系圖譜、制度智能分類、精準化管理與智能化執(zhí)行、采購合同的智能化管理、制度風險的預測和評估等應(yīng)用功能，這對推動數(shù)字技術(shù)和煙草產(chǎn)業(yè)深度融合，不斷做強做優(yōu)做大行業(yè)數(shù)字經(jīng)濟，為全力推動高質(zhì)量發(fā)展、加快行業(yè)現(xiàn)代化建設(shè)提供有力支撐。

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