如何破解水利行業(yè)基層檔案工作困局

黃河流域生態(tài)保護(hù)和高質(zhì)量發(fā)展需要高質(zhì)量檔案管理提供資料支撐與歷史留存。治黃事業(yè)雖涉及眾多行業(yè)與工種，但在檔案管理工作方面存在的問題具有普遍性和共通處。本文以水利行業(yè)基層單位為例，對基層檔案工作遇到的困難、產(chǎn)生的原因、導(dǎo)致的后果及解決辦法進(jìn)行剖析和探討，旨在破解水利行業(yè)檔案管理的困局，確保涉水利檔案資料得到妥善的保管和充分利用，提升檔案管理的整體水平。

黃河流域生態(tài)保護(hù)和高質(zhì)量發(fā)展上升為重大國家戰(zhàn)略以來，如何發(fā)揮檔案記錄歷史、再現(xiàn)歷史，資料留存、參考查詢，服務(wù)決策、研究論證等重要意義，是檔案工作者應(yīng)該思考的命題和努力的方向。

筆者所在企業(yè)管理的立檔單位有1家事業(yè)單位、2家分公司、7家子公司，行業(yè)涉及水力發(fā)電、水電施工咨詢、金屬冶煉、房地產(chǎn)開發(fā)、投資貿(mào)易和物業(yè)賓館、城市供水等。立檔單位從事行業(yè)的多樣性為檔案管理研究工作提供了足量的樣本。

筆者通過參加水利系統(tǒng)檔案達(dá)標(biāo)升級驗(yàn)收工作、檔案協(xié)作組會議等活動，在與水利行業(yè)單位同行的交流中也獲益不少。在多年的檔案管理工作中，發(fā)現(xiàn)基層檔案管理工作有一些問題具有普遍性和共通性。

水利行業(yè)基層單位檔案管理工作所面臨的問題、產(chǎn)生的原因及可能導(dǎo)致的后果

檔案記錄著黃河保護(hù)治理的歷史，留存過往重要憑證，是一項(xiàng)功在當(dāng)代、利在千秋的工作。然而檔案工作硬件投入較多，占用較大辦公空間，短期內(nèi)更是很難見到效益。尤其對處于黃河治理保護(hù)的神經(jīng)末梢的基層單位來說，都存在現(xiàn)期投入資金動力不足的問題。

因此，基層單位普遍會出現(xiàn)以下兩種情況：一是辦公用房緊張的單位如果沒有檔案專用庫房，會出現(xiàn)檔案分散存放、多頭管理的情況。庫房面積狹小的單位，無法做到“三分開”。二是硬件投入不足，沒有配備必要的設(shè)備設(shè)施。庫房干濕度不達(dá)標(biāo)、“十防”不到位。

這類問題使檔案面臨丟失、損毀的風(fēng)險(xiǎn)。

因檔案效益的延遲性，使檔案工作的存在感不強(qiáng)，在管理中容易成為被遺忘的角落。主要表現(xiàn)為：檔案組織管理機(jī)構(gòu)、制度不健全；對檔案工作完成情況成為單位考核的真空地帶，沒有相應(yīng)的標(biāo)準(zhǔn)，對檔案管理工作缺乏必要檢查和考核。

這類問題通常會導(dǎo)致基層單位檔案管理工作處于松散狀態(tài)，檔案工作人員權(quán)責(zé)不清晰，檔案管理工作的質(zhì)量難以保證。

檔案工作人員的能力水平對檔案工作的質(zhì)量起著至關(guān)重要作用?；鶎訂挝粰n案人員以兼職為主且更換頻繁，平時以從事黃河保護(hù)治理主責(zé)主業(yè)為主，空閑時整理檔案。鉆研學(xué)習(xí)檔案業(yè)務(wù)的時間較少，在檔案工作上投入時間精力少。

工作人員專業(yè)能力的問題會造成檔案收集、整理、歸檔、查詢、利用等一系列工作質(zhì)量不高。錯誤的工作方式?jīng)]有得到及時糾正，會影響到檔案的安全性和完整性。檔案是過往工作形成的歷史性資料，許多資料一旦遺失將無法彌補(bǔ)。特別是一些重要檔案，如果遺失毀損，將給黃河流域生態(tài)保護(hù)和高質(zhì)量發(fā)展造成不可挽回的損失。

在檔案工作中存在著重紙質(zhì)檔案輕實(shí)物檔案的普遍情況。聲像檔案、實(shí)物檔案是檔案的重要組成部分，如果沒有做到“應(yīng)歸盡歸”，不僅會遺失重要?dú)v史記錄，更有可能給基層單位帶來經(jīng)濟(jì)風(fēng)險(xiǎn)和法律風(fēng)險(xiǎn)（如報(bào)廢、停用公章、證照等）。這類檔案歸檔不全，第一是由于檔案管理辦法不健全，未將這類檔案納入管理；第二是因?yàn)闄n案工作人員的專業(yè)能力不足，未將實(shí)物檔案管理制度很好地執(zhí)行下去，造成聲像、實(shí)物檔案收集不全；第三是此類檔案產(chǎn)生的地點(diǎn)分散、歸檔時間不定，造成收集歸檔困難。

近年來，檔案數(shù)字化、檔案信息系統(tǒng)等現(xiàn)代化管理手段在檔案管理上得到普遍應(yīng)用。但也存在一些問題，如信息上傳不及時，數(shù)字檔案館系統(tǒng)強(qiáng)大的查詢利用功能沒有得到充分利用等。

基層單位檔案管理工作固守傳統(tǒng)思維的情況比較普遍，檔案成果還僅限于查詢。檔案管理部門主動利用檔案管理成果進(jìn)行宣傳、利用、轉(zhuǎn)化不足，檔案成果主動服務(wù)于企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營沒有發(fā)揮明顯的作用。

破解水利行業(yè)基層檔案工作

困局的辦法

基層檔案工作所產(chǎn)生的問題雖然很多，表現(xiàn)形式也不一樣，看起來千頭萬緒，但歸根到底，可以歸納為硬件的問題、人的問題和管理思維問題。

破解硬件之困，助力黃河保護(hù)治理事業(yè)

造成基層檔案管理工作水平較低的一個主要原因就是硬件投入不足、辦公面積有限，文件材料分散存放、分散管理。

檔案部門所需庫房、裝裱房、借閱室、榮譽(yù)室等占用辦公面積較大。在辦公用房普遍緊張的條件下，很難實(shí)現(xiàn)“三分開”，大部分單位能有一間獨(dú)立的檔案庫房就已經(jīng)很不容易。檔案密集架造價較高，對樓板的承重有要求。除非底層辦公室或預(yù)先進(jìn)行承重設(shè)計(jì)的辦公樓外，普通辦公室不能作為檔案庫房。再加上有“十防”的要求，能達(dá)到檔案用房標(biāo)準(zhǔn)的空間更少。

根據(jù)筆者在檔案管理中的經(jīng)驗(yàn)，可以分為以下兩種情況進(jìn)行破解：

一是，針對單位的規(guī)模較大，分公司、子公司眾多的單位，如果每個子公司都建設(shè)小而全的檔案室，辦公用房及承重要求難以達(dá)標(biāo)，綜合成本較高，單位投入資金的動力不足。

可以在閑置土地或?qū)⑴f房改造建設(shè)共享檔案中心。根據(jù)下轄分（子）公司檔案數(shù)量，將庫房分配給各單位用于存放檔案資料。共享檔案中心的“十防”設(shè)備設(shè)施、裝裱間、借閱間等實(shí)現(xiàn)共用。目前，檔案系統(tǒng)數(shù)字化已經(jīng)得到廣泛應(yīng)用，線上查詢、利用檔案成為可能。因此，即使檔案共享中心距離使用單位較遠(yuǎn)也不影響查詢效率。建設(shè)檔案共享中心可以解決檔案用房的問題，以最小的綜合投入使整個單位的檔案硬件水平上升到一個較高的水平。

二是，針對單位規(guī)模較小，檔案數(shù)量較少的情況，可以通過對現(xiàn)有房屋進(jìn)行改造。

基層單位的辦公用房普遍緊張，如果再用普通文件柜存放檔案，會使本來狹小的空間更加緊張。安裝檔案密集架，是有效提高檔案存儲量的一個重要手段。單位可以對現(xiàn)有辦公用房進(jìn)行改造，承重條件不符合要求的可以進(jìn)行承重改造。以筆者所在單位的一家子公司為例，一間12平方米的辦公用房，可以安裝14組密集架，存儲量為2500件，投入資金2萬元。該公司將歷年來的檔案收入后，仍有較大余量空間。通過對現(xiàn)有辦公用房進(jìn)行改造，實(shí)現(xiàn)用較小空間和較低的投入，達(dá)到較高的檔案管理硬件水準(zhǔn)。

激活人員之能，服務(wù)黃河保護(hù)治理事業(yè)

在對基層檔案工作檢查中，普遍出現(xiàn)的檔案管理權(quán)責(zé)不清、檔案收集不全、整理不規(guī)范、借閱不合規(guī)、檔案人員業(yè)務(wù)水平不高等紛繁復(fù)雜的問題，其實(shí)都是檔案工作中人的問題。解決人的問題主要從以下三個方面進(jìn)行：

一是建立健全檔案管理組織機(jī)構(gòu)。健全的檔案管理組織機(jī)構(gòu)是做好檔案的前提。單位應(yīng)建立自上而下檔案工作管理機(jī)構(gòu)，明確分管領(lǐng)導(dǎo)、責(zé)任單位和責(zé)任人；設(shè)置基層檔案員，建立延伸到科室、車間分場的檔案工作組織網(wǎng)絡(luò)。

二是加強(qiáng)檔案工作人員的選配。檔案人員的專業(yè)水平、工作能力、責(zé)任心對檔案工作起著重要作用。在選配檔案人員時，不能把檔案員作為安置人員的崗位，應(yīng)把愛崗敬業(yè)、責(zé)任心強(qiáng)、愛鉆研業(yè)務(wù)人員選配到檔案工作崗位上。檔案人員上崗后，檔案管理部門每年應(yīng)對其工作情況、專業(yè)水平進(jìn)行考核。對于工作優(yōu)良的檔案人員，保障其合理待遇并保證骨干檔案人員相對的穩(wěn)定性。

三是重視對檔案人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)。針對檔案人員更換頻繁的問題，檔案管理部門要加強(qiáng)檔案人員的培訓(xùn)工作。通過邀請檔案管理專家授課、檔案員輪流到上級單位檔案室參與檔案整理、安排上級單位檔案人員到現(xiàn)場指導(dǎo)工作、組織答題競賽等多種方式，從理論到實(shí)際操作，多方位、多角度地提升檔案人員的專業(yè)水平。

校準(zhǔn)思維之向，以高質(zhì)量檔案為黃河保護(hù)治理事業(yè)高質(zhì)量發(fā)展作貢獻(xiàn)

當(dāng)今科技發(fā)展日新月異，現(xiàn)代的管理手段在檔案管理中也得到了廣泛應(yīng)用。檔案工作應(yīng)在做好傳統(tǒng)工作的前提下，在管理思維上與時俱進(jìn)，緊跟時代步伐。

建立健全檔案管理制度。檔案管理制度是做好檔案工作的基礎(chǔ)。近年來，聲像檔案、數(shù)字檔案等新興檔案類型越來越多，檔案管理工作除了做好傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理外，應(yīng)加強(qiáng)聲像、實(shí)物、數(shù)字等非傳統(tǒng)檔案管理制度的建設(shè)。

創(chuàng)新檔案管理思維，做好檔案的編研工作，通過檔案成果開發(fā)利用，提升檔案工作的作用和影響力。

基層檔案工作普遍存在一個困惑就是存在感不強(qiáng)。這是因?yàn)橐环矫嬗蓹n案工作的性質(zhì)所決定，另一方面與檔案管理部門的管理思維陳舊有關(guān)。

時代在前進(jìn)，科技在進(jìn)步，檔案管理部門應(yīng)變被動等待為主動作為，積極參與到黃河流域生態(tài)保護(hù)和高質(zhì)量發(fā)展事業(yè)中去。發(fā)揮掌握大量資料信息的優(yōu)勢，把檔案成果的編研作為突破口，使檔案資料主動服務(wù)于新階段黃河流域水利高質(zhì)量發(fā)展，讓檔案工作從幕后走到臺前。

檔案管理部門應(yīng)創(chuàng)新工作思維，加大對檔案成果的利用、轉(zhuǎn)化和宣傳。可以采取以下做法：

重視檔案編研工作。改變重整理、輕編研的傳統(tǒng)思維，把檔案編研工作作為檔案管理成果轉(zhuǎn)化利用的一項(xiàng)重要工作來抓。檔案管理部門可以根據(jù)重大事項(xiàng)決策和事業(yè)發(fā)展的需求，確定不同類目的編研課題，利用豐富的檔案資料形成編研報(bào)告，為科學(xué)決策提供依據(jù)，充分發(fā)揮檔案管理在事業(yè)發(fā)展中的參謀助手作用。

開展豐富多彩、形式多樣的檔案宣傳活動。如不同主題的檔案成果展覽、企業(yè)歷史文化圖片展等，充分利用國際檔案日等重要節(jié)點(diǎn)開展檔案宣傳。通過宣傳工作，讓領(lǐng)導(dǎo)干部和職工知道、了解檔案工作，認(rèn)識到檔案工作的重要作用。

對數(shù)字檔案館的強(qiáng)大功能要充分利用，引導(dǎo)干部職工使用數(shù)字檔案系統(tǒng)，提高檔案查詢利用的效率。

檔案管理部門要打破傳統(tǒng)工作思維的藩籬，不斷地開拓工作思路，創(chuàng)新工作方法，積極參與到主責(zé)主業(yè)中去，使檔案工作有更亮眼的表現(xiàn)。有為才能有位，只有檔案工作的重要性得到體現(xiàn)，才能實(shí)現(xiàn)良性循環(huán)，有更多資金投入，更多人才加入。

基層檔案工作所存在的問題雖然表現(xiàn)形式不一，但只要解決好硬件、人員和管理思維這三個方面的問題，基層檔案工作的大部分難題可以迎刃而解。

檔案是黃河保護(hù)治理事業(yè)發(fā)展、建設(shè)歷程、隊(duì)伍建設(shè)、管理能力和管理水平各方面的全景式記錄，具有記錄過往、遞接未來的功能?；鶎訂挝惶幱邳S河保護(hù)治理事業(yè)一線，是許多檔案資料原生地，做好基層檔案工作，為基層單位解決檔案工作的困難，對于保存黃河記憶、服務(wù)新階段黃河流域水利高質(zhì)量發(fā)展具有重要意義。

【作者單位 三門峽黃河明珠（集團(tuán)）有限公司】