新時期文書檔案管理工作的思考

摘 要：地勘企業(yè)的文書檔案管理工作是企業(yè)管理的關(guān)鍵部分，要順應(yīng)時代發(fā)展不斷創(chuàng)新工作理念和方法。地勘企業(yè)的地質(zhì)檔案屬于科技檔案，保障該類資料的準確性、完整性和系統(tǒng)性是做好企業(yè)管理工作的重中之重。大數(shù)據(jù)時代，地勘企業(yè)盡管利用信息技術(shù)強化了文書檔案的管理工作，并取得了一定的效果，但文書檔案管理工作環(huán)節(jié)還存在明顯的缺陷和不足。文章分析了存在的問題，并探尋解決問題的有效方法，提高地勘企業(yè)的文書檔案管理水平和工作效率，以期有效發(fā)揮文書檔案的資源價值。

關(guān)鍵詞：新時期；文書檔案；管理；工作；地勘企業(yè)

中圖分類號：G271 文獻標識碼：A

對于地勘企業(yè)而言，文書檔案能夠全面、詳細、真實地記錄工作當中產(chǎn)生的所有信息，作為一種信息憑證，在地質(zhì)勘探工作中方便查詢地質(zhì)礦產(chǎn)勘查開發(fā)環(huán)節(jié)的相關(guān)信息，同時還能客觀科學地指導(dǎo)實際工作。在地勘企業(yè)中，文書檔案是檔案資源體系中不可或缺的一部分，對地勘企業(yè)的長遠發(fā)展具有重要的意義。管理工作事涉信息收集與利用，直接關(guān)乎企業(yè)決策制定，因而文書檔案管理工作唯有與時俱進才能有序開展。新時期，文書檔案管理信息化建設(shè)重要性不言而喻，應(yīng)從技術(shù)層面分析文書檔案管理工作中存在的問題，并對實質(zhì)性的問題尋求有效解決之法，最終達到整體提高文書檔案管理工作質(zhì)量，最大限度挖掘文書檔案的價值。

一、新時期地勘企業(yè)開展文書檔案管理工作的重要性

隨著我國交通運輸事業(yè)的快速發(fā)展，我國的工業(yè)經(jīng)濟及區(qū)域建設(shè)也隨之迎來了發(fā)展的新時期。以西部大開發(fā)為例，要求地質(zhì)勘探企業(yè)借助文書檔案管理工作，對工程、科研、水文、交通、經(jīng)濟等綜合評估。從歷史層面來講，文書檔案管理對于每個地質(zhì)勘探地區(qū)均有著極高的歷史挖掘價值。為實現(xiàn)對地質(zhì)檔案資料的有效開發(fā)利用，需要遵循地質(zhì)資料管理條例，讓地勘企業(yè)的管理工作更能做到“有的放矢”。

首先，地質(zhì)檔案是地質(zhì)信息搜集利用的重要載體，記錄了調(diào)查研究地質(zhì)、礦產(chǎn)勘探等地質(zhì)工作活動信息，實現(xiàn)地質(zhì)檔案管理規(guī)范化，為地質(zhì)工作的順利開展和工作經(jīng)驗總結(jié)提供了信息基礎(chǔ)。

其次，地質(zhì)檔案管理工作事關(guān)每一個職工的利益，直接關(guān)乎其工作情緒和管理質(zhì)量。在實際的管理層面，要實現(xiàn)對相關(guān)材料的科學收集和整理歸檔，保障地質(zhì)工作順利開展。

最后，文書檔案管理工作作為地勘企業(yè)地質(zhì)工作中的重要基礎(chǔ)資料，在原始地質(zhì)資料、地質(zhì)資料成果及信息形成和取得中不可或缺。它是地勘企業(yè)全生命周期管理的素材，可以直觀展示礦產(chǎn)發(fā)現(xiàn)過程、勘查規(guī)律、成就、經(jīng)驗教訓(xùn)及地質(zhì)工作全貌，指導(dǎo)企業(yè)管理工作實踐。

二、地勘企業(yè)文書檔案管理工作的問題與不足

1.認識不足，信息資源不完整

受地勘企業(yè)對文書檔案的作用與價值缺乏深刻認知的影響，導(dǎo)致文書檔案信息不完整，從而引發(fā)對各種資源的投入不到位。在地勘企業(yè)文書檔案管理工作中，受時間和精力投入嚴重不足影響，很難發(fā)揮文書檔案管理工作的支撐作用。部門間配合不到位，溝通交流不足，未能充分體現(xiàn)檔案管理工作的系統(tǒng)性和協(xié)調(diào)性，使得職工對檔案的完整性與可靠性存疑。

具體表現(xiàn)為文書工作與檔案工作的銜接度不足，分體式管理體系使得地勘企業(yè)在檔案的目標管理工作中很難做到同步發(fā)展和協(xié)調(diào)配合的效果，存在諸多的不規(guī)范之處。

2.人才匱乏，檔案管理人員能力素質(zhì)較低

新時期，地勘企業(yè)文書檔案管理工作盡管配備了專門人員，但受相關(guān)人員的素質(zhì)水平不足限制，在檔案管理工作中很難做到“術(shù)業(yè)有專攻”。文書檔案的管理人員對信息技術(shù)的掌握度不足，專業(yè)化程度低，無法全面掌控和管理文書檔案工作，有礙文書檔案記錄的速度和精確度。加之查詢系統(tǒng)不方便，管理的落后現(xiàn)狀與地勘生產(chǎn)先進技術(shù)不協(xié)調(diào)。原件檔案查用的方式耗時耗力，增加了相關(guān)人員的勞動強度，也使得檔案室的原件存儲壽命大幅度下降。

此外，在傳統(tǒng)的檔案管理模式中，受傳統(tǒng)“半手工”文書檔案整理方法與手段的因素影響，與當下的新時代信息檔案管理需求不相吻合?；诖?，在新時期，地勘企業(yè)忽視對文書檔案管理領(lǐng)域的專業(yè)化人才培養(yǎng)，成為文書檔案專業(yè)人才綜合能力不強的主要因素。

3.基礎(chǔ)建設(shè)落后，配套設(shè)備設(shè)施不齊全

新時期，地勘企業(yè)的檔案管理要以保證文書檔案原件完整、延長檔案壽命、保護檔案免遭有意破壞、避免被盜失竊等為管理準則。然而，受地勘企業(yè)專用檔案室環(huán)境、空間布局以及相應(yīng)的設(shè)備設(shè)施不配套等影響，導(dǎo)致文書檔案管理工作效率低下，質(zhì)量不高。

三、新時期文書檔案管理工作的應(yīng)對策略

1.加深檔案管理認識，明確檔案管理工作價值

文書檔案管理工作是為地勘企業(yè)提供信息源的重要部門，應(yīng)對其加強管理，對地勘行業(yè)的可持續(xù)發(fā)展有著極大的作用。文書檔案詳細記錄了地勘企業(yè)各方面的工作情況及相關(guān)信息，有利于問題處理，對制訂工作計劃、形成決策具有重要的參考和指導(dǎo)性作用。從現(xiàn)實層面來講，地勘企業(yè)要高度重視文書檔案管理工作，應(yīng)以先進的管理理念和方法，構(gòu)筑科學的文書檔案管理模式，讓檔案管理工作效率更高效，加強信息處理及解決問題的可靠性。

（1）工作與文件材料實施“同步歸檔”

地勘企業(yè)要充分認識檔案管理的重要性，并將檔案管理工作置于企業(yè)科學發(fā)展的高度，提高檔案管理質(zhì)量，還要將檔案部門的重要性提高到與其他部門等同的高度，關(guān)心支持企業(yè)檔案管理工作。企業(yè)檔案管理涉及生產(chǎn)活動和黨、政、群等多個部門，應(yīng)由一位副廠長（副經(jīng)理）分工領(lǐng)導(dǎo)，并且列入企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)議事日程，作為考核企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)者政績的一部分。自上而下重視起來，確保檔案管理工作有所建樹。

在此基礎(chǔ)上，檔案管理人員應(yīng)深入地勘企業(yè)施工現(xiàn)場收集文件資料，在開展文書檔案管理工作時，要嚴格遵守DA/T22-2000歸檔文件整理規(guī)則和標準要求。

（2）建立完善的地質(zhì)檔案資源數(shù)據(jù)庫

地勘企業(yè)檔案管理人員要對文書檔案展開收集、整理和歸檔，再從基礎(chǔ)地學資料數(shù)據(jù)中構(gòu)筑完整的目錄數(shù)據(jù)庫，并快速實現(xiàn)目錄檢索。另外，在原始地質(zhì)資料搜集中，應(yīng)綜合考慮紙質(zhì)檔案和電子文檔材料，統(tǒng)一歸檔，并實行計算機掃描、二次編輯等，達到還原紙質(zhì)檔案原貌，能夠讓職工在檔案的檢索、查閱和利用中實現(xiàn)“雙套制管理”。

2.開展技能培養(yǎng)，提高管理人員能力

強化對相關(guān)人員的培訓(xùn)，重視信息資源的積累，嚴格檔案歸檔制度并按照規(guī)定標準對檔案實行歸檔處理，同時約束沒有及時上交檔案的個人和相關(guān)部門。唯有掌握了大量的原始憑證，才能有效地保護企業(yè)利益。以更好地勝任新時期的檔案工作。相關(guān)部門的工作人員應(yīng)及時將部門檔案移交檔案室保管，避免長時間積壓。同時，應(yīng)規(guī)范文書檔案管理分類、組卷、編目以及排列工作，降低檔案管理和利用工作難度，規(guī)范借閱登記，提高檔案的利用效果。

（1）必備能力

地質(zhì)檔案資料管理工作的專業(yè)性強，要求檔案管理人員應(yīng)具備良好的職業(yè)操守，扎實的檔案管理知識，掌握計算機應(yīng)用基礎(chǔ)知識。其中，依法制檔是地勘企業(yè)開展文書檔案管理工作的基礎(chǔ)。在文書檔案管理信息化建設(shè)中，應(yīng)明確對人才的準入機制，要求檔案管理人員掌握扎實的檔案學知識，并熟練掌握檔案工作規(guī)律，讓管理方法更具先進性，并通過不同形式的培訓(xùn)，強化其責任意識，確保文書檔案管理工作提高工作效率和質(zhì)量，為地勘企業(yè)的現(xiàn)代化發(fā)展提供助力。此外，還要增強文書檔案管理人員的信息化意識，在扎實掌握現(xiàn)代化管理技能的基礎(chǔ)上，深入了解與地質(zhì)專業(yè)相關(guān)的勘探、物化探、遙感和英語等知識，在持續(xù)性的知識更新中，適應(yīng)地勘企業(yè)開展檔案管理現(xiàn)代化的要求。

（2）安全管理能力

地勘企業(yè)通過引入ASA和GFW技術(shù)以加強內(nèi)部管控，在巧妙設(shè)置登錄權(quán)限基礎(chǔ)上，實現(xiàn)企業(yè)內(nèi)部對相關(guān)文書檔案工作的加密，并在保障檔案信息管理系統(tǒng)的穩(wěn)定運行中，全面分析和過濾相關(guān)檔案信息，并對機密文件實施“安全升級”。重視檔案信息資料，企業(yè)主要參股人的檔案資料更是檔案信息資源收集的重點，提高企業(yè)檔案信息資源的完整性，保障企業(yè)權(quán)益；健全企業(yè)檔案部門，增加企業(yè)的信任度。

（3）提高管理能力

新時期的文書檔案管理人員，要順應(yīng)時代要求，明確管理工作方向，掌握智能化電子檔案管理手段。積極引導(dǎo)企業(yè)運用計算機管理檔案，實行檔案的自動編目、自動檢索和自動統(tǒng)計，并按照不同要求，編制出全宗目錄、分類目錄、目錄索引等，達到檔案工作的標準化、規(guī)范化。還要通過“終身學習”，持續(xù)提升自身素質(zhì)和能力，在結(jié)構(gòu)化的知識乃至專業(yè)能力的拓展中，升級知識體系，讓文書檔案管理工作的智能化水平更高。

例如，以地質(zhì)找礦項目為中心所形成的文書檔案材料管理工作要求滿足檔案成套性、現(xiàn)實性和專業(yè)性，實現(xiàn)檔案管理工作的全面化、精確化、系統(tǒng)化。并在項目的立項、設(shè)計、施工、竣工等不同階段符合標準的數(shù)據(jù)文件審批和驗收要求，收集整理并做好管理工作，以便于更好地為地質(zhì)找礦工作儲備更優(yōu)質(zhì)的人才。

通過應(yīng)用模塊化管理方法，構(gòu)筑完善的地勘檔案管理系統(tǒng)，系統(tǒng)包括功能齊全的桌面管理、匯交管理、檔案管理、借閱管理、目錄檢索、檔案更新及運行維護。為提高檔案資源管理利用率，讓檔案資源的管理與實踐更相符合，還要在匯交環(huán)節(jié)著重對已登記的地質(zhì)工作項目、探礦權(quán)以及采礦權(quán)等系統(tǒng)化管理，提醒和催繳不按時匯交問題。此外，還應(yīng)融合文書檔案管理系統(tǒng)強大的借閱服務(wù)功能，讓模塊化管理與企業(yè)實際更相符合。

（4）應(yīng)對能力

地勘企業(yè)在文書檔案管理工作方面應(yīng)明確專職或兼職檔案人員的工作職責，建立健全相關(guān)管理制度，保證檔案管理人員到位。地勘企業(yè)可以經(jīng)常邀請檔案部門的專家開展檔案專題業(yè)務(wù)培訓(xùn)，系統(tǒng)學習檔案理論，提高檔案人員的專業(yè)基礎(chǔ)知識和檔案管理技能，使其盡快熟悉并掌握檔案管理業(yè)務(wù)。此外，還應(yīng)在學習理論知識的基礎(chǔ)上加強實際操作訓(xùn)練，使檔案人員熟練掌握各類檔案技能，及時了解檔案業(yè)務(wù)最新領(lǐng)域及其發(fā)展情況，逐步適應(yīng)檔案管理現(xiàn)代化和信息化的需要。讓檔案管理人員嚴守工作紀律，牢記自己的職責，使企業(yè)的檔案管理工作達到人盡其才、物盡其用的一種良性循環(huán)的狀態(tài)。凡未經(jīng)批準借閱的檔案，堅決不借出，維護重要檔案的嚴肅性和保密性。

3.加大人力、物力、財力投入，完善檔案管理系統(tǒng)

地質(zhì)檔案資料信息系統(tǒng)建設(shè)是礦政管理的基礎(chǔ)性工作，強有力的資金是保障基建設(shè)施完整投入的基礎(chǔ)，也是人才規(guī)范化要求的“內(nèi)驅(qū)力”。地勘企業(yè)應(yīng)從實際出發(fā)，保證文書檔案管理模式的立體性、功能性，加大在資金和技術(shù)層面的投入，提高工作效率，加大信息化建設(shè)力度，降低無謂的資源損耗，實現(xiàn)文書檔案資源的共享。在搞好硬件建設(shè)的同時，達到“三防目標”，實現(xiàn)真正的網(wǎng)格化管理。

通過厘清紙質(zhì)檔案與電子檔案的關(guān)系，讓文書檔案信息化建設(shè)進程得到進一步加快。為增強電子文件的保密性和安全性，實行辦公自動化系統(tǒng)內(nèi)、外網(wǎng)物理隔離，以保證辦公自動化網(wǎng)絡(luò)的安全。文書檔案管理工作人員要充分挖掘和利用數(shù)據(jù)庫資源，全面收集地勘企業(yè)和組織內(nèi)部的文書檔案，并系統(tǒng)性歸類整理。地勘企業(yè)要以優(yōu)化與完善文書檔案管理制度為契機，以發(fā)展的眼光看問題，保障企業(yè)整體管理工作的順利開展。

四、地勘企業(yè)文書檔案管理工作的心得體會

地勘企業(yè)在地質(zhì)檔案資料信息系統(tǒng)建設(shè)環(huán)節(jié)仍舊面臨著重重問題和困境，表現(xiàn)在地質(zhì)檔案資料信息系統(tǒng)建設(shè)水平一般，資料保管設(shè)備設(shè)施不規(guī)范，容量嚴重不足等問題。盡管已經(jīng)初步建立了地質(zhì)檔案資料數(shù)據(jù)庫，但在實際運作中，自動化信息系統(tǒng)的完善度和先進性仍存在明顯的不足。此外，因地質(zhì)檔案資料匯交管理辦法未落實，導(dǎo)致檔案催交、補交的任務(wù)較為繁重，未能達到預(yù)期的規(guī)范性要求。同時，在文書實物資料庫建設(shè)層面，也很難滿足規(guī)范性要求。管理人員不穩(wěn)定，業(yè)務(wù)水平提升過慢等問題也不容忽略。

第一，各級領(lǐng)導(dǎo)要高度重視地質(zhì)文書檔案信息化系統(tǒng)建設(shè)工作，加大資金投入力度，確保達到規(guī)范性運作要求。

第二，地勘企業(yè)要穩(wěn)定地質(zhì)文書檔案資料的專職管理人員隊伍建設(shè)，快速提升檔案管理人員的綜合素質(zhì)。通過一系列專業(yè)培訓(xùn)，提高檔案管理人員的自學能力，逐漸提高管理人員的專業(yè)水平，以適應(yīng)快速發(fā)展的地質(zhì)資料信息系統(tǒng)建設(shè)要求。

第三，為確保地質(zhì)文書檔案資料信息系統(tǒng)順利運行，地勘企業(yè)應(yīng)滿足地質(zhì)資料管理全方位的客觀需要，為職工提供方便的檢索服務(wù)。

第四，地勘企業(yè)要不斷更新信息系統(tǒng)，保證所有檔案數(shù)據(jù)的準確性和完整性，促進我市礦業(yè)經(jīng)濟的長遠、可持續(xù)發(fā)展。

五、結(jié)束語

綜上所述，地勘企業(yè)文書檔案管理工作仍存在不少問題，可以從檔案管理環(huán)節(jié)著手分析文書檔案管理工作中存在的問題，并積極思考如何通過創(chuàng)新措施來有效解決問題。從信息化視域出發(fā)，探尋逐步提升文書檔案管理工作價值的相關(guān)方法，并提出針對性的解決意見和建議，為保障地勘企業(yè)檔案管理工作的高效開展提供有益借鑒。

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作者單位：西安地質(zhì)礦產(chǎn)勘查開發(fā)院有限公司作者簡介：井勃（1977—），男，漢族，陜西子長人，本科，中級，研究方向：檔案。