新時(shí)代檔案館社會(huì)服務(wù)功能優(yōu)化對(duì)策

摘 要：檔案館是我國(guó)文化事業(yè)的重要組成部分，是我國(guó)檔案事業(yè)的主要載體，具有為社會(huì)公眾提供檔案服務(wù)的功能。檔案館館藏是國(guó)家政治、經(jīng)濟(jì)和文化等方面的匯集，具有極強(qiáng)的社會(huì)、經(jīng)濟(jì)和歷史價(jià)值，這些價(jià)值以及檔案館自身的性質(zhì)和任務(wù)，只有通過檔案館的社會(huì)服務(wù)功能才能得以實(shí)現(xiàn)。隨著信息時(shí)代的到來，以互聯(lián)網(wǎng)為主的信息技術(shù)在各項(xiàng)民生服務(wù)中，尤其是信息傳播中成為新的方式，傳統(tǒng)檔案服務(wù)模式已經(jīng)無法跟上新時(shí)代信息化的要求。如何在新時(shí)代彰顯檔案館的社會(huì)服務(wù)功能，為社會(huì)創(chuàng)造經(jīng)濟(jì)價(jià)值和社會(huì)效益，成為我國(guó)檔案館工作人員亟須思考的問題。

關(guān)鍵詞：新時(shí)代；檔案館；社會(huì)服務(wù)功能；優(yōu)化對(duì)策

中圖分類號(hào)：G273.5 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A

我國(guó)的檔案館是專門負(fù)責(zé)收集、保管與政治、經(jīng)濟(jì)、文化等領(lǐng)域檔案資料的專門單位，同時(shí)肩負(fù)著檔案資料面向社會(huì)、面向大眾開放利用的責(zé)任。檔案館在我國(guó)有著悠久的歷史，其重要作用和地位遠(yuǎn)超圖書館和博物館。檔案館的社會(huì)服務(wù)功能是指檔案館面向社會(huì)、面向公眾所具有的檔案服務(wù)功能。進(jìn)入信息化時(shí)代，隨著數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化技術(shù)在各行各業(yè)的廣泛應(yīng)用，檔案館如何順應(yīng)時(shí)代潮流，加強(qiáng)檔案服務(wù)信息技術(shù)的應(yīng)用，以發(fā)揮自身社會(huì)化功能最大化，是每位檔案館工作人員需要考慮的問題。

一、檔案館的社會(huì)功能

檔案館的社會(huì)功能是指檔案館面向社會(huì)、面向廣大公眾的檔案服務(wù)功能。其主要功能有以下幾點(diǎn)：

1.檔案館的保管、存儲(chǔ)功能

檔案館在我國(guó)有著悠久的歷史，不論是唐宋元明清時(shí)代，還是民國(guó)時(shí)期或是新中國(guó)成立以來，都有著豐富的歷史檔案保管、儲(chǔ)存于檔案館中，這些檔案記錄了不同時(shí)期我國(guó)政治、經(jīng)濟(jì)、文化以及科技發(fā)展等情況。因此，檔案館的基本功能就是檔案的保管和存儲(chǔ)。

2.檔案館館藏的社會(huì)利用功能

檔案館中大量保存的珍貴的檔案資料，具有極高的社會(huì)價(jià)值和利用價(jià)值，可為社會(huì)大眾提供查詢、利用等多項(xiàng)服務(wù)，滿足了社會(huì)需求。檔案館館藏的社會(huì)利用功能，是檔案館的重要功能。

3.檔案館的加工功能

檔案館可以通過加工、編纂、出版檔案史料、編史修志以及史料等多種形式，推廣、介紹館藏中的檔案史料和編研資料，滿足單位和個(gè)人對(duì)檔案資料的需求。

二、新時(shí)代對(duì)檔案館功能的要求

當(dāng)前，我國(guó)政治、經(jīng)濟(jì)與文化等發(fā)展已經(jīng)進(jìn)入了一個(gè)全新的階段，在新時(shí)代背景下，檔案館工作人員要?jiǎng)?chuàng)新思維，充分運(yùn)用新的管理理念、戰(zhàn)略規(guī)劃來面對(duì)新時(shí)代的形勢(shì)和挑戰(zhàn)。針對(duì)新時(shí)代出現(xiàn)的新型管理理念、公眾意識(shí)的新形態(tài)以及信息技術(shù)帶來的新型信息傳播方式等顯著特點(diǎn)，檔案館要以社會(huì)與公眾需求為出發(fā)點(diǎn)，改變傳統(tǒng)行政管理思維，以全新的管理理念發(fā)揮檔案館的社會(huì)服務(wù)功能。面對(duì)多元化信息獲取和傳播渠道以及社會(huì)公眾文化素質(zhì)的日益提高，檔案館只有通過加強(qiáng)自身軟硬件基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，加大檔案開放力度，創(chuàng)新檔案館服務(wù)方式，提升社會(huì)服務(wù)質(zhì)量，以滿足社會(huì)和公眾對(duì)檔案資源的需求。

三、當(dāng)前檔案館社會(huì)服務(wù)功能存在的問題

檔案館的社會(huì)功能是通過對(duì)館藏的加工、編纂等行為，為社會(huì)和個(gè)人提供所需檔案信息的方式體現(xiàn)的。進(jìn)入新時(shí)代，我國(guó)檔案館的社會(huì)服務(wù)功能還存在著一定的問題。

1.檔案館在社會(huì)公眾中認(rèn)知度不高

受歷史原因影響，檔案館在社會(huì)公眾中的認(rèn)知度不高。由于缺乏足夠的宣傳和對(duì)檔案館社會(huì)職能的了解，相當(dāng)一部分人把檔案館作為歷史資料的存放點(diǎn)，在需要獲取相關(guān)檔案資料時(shí)，首先想到的是圖書館，而不是檔案館。還有一部分人認(rèn)為檔案館屬于我國(guó)保密機(jī)構(gòu)的一部分。多種原因?qū)е聶n案利用效率低，其社會(huì)價(jià)值和用途未被社會(huì)公眾認(rèn)可，也導(dǎo)致人們對(duì)檔案管理工作不重視，反而影響了檔案工作的質(zhì)量和水平，限制了檔案事業(yè)的進(jìn)一步發(fā)展。

2.檔案館館藏結(jié)構(gòu)不合理

就當(dāng)前我國(guó)檔案館尤其是市級(jí)以下的區(qū)縣級(jí)檔案館來看，館藏結(jié)構(gòu)不合理，是影響檔案館社會(huì)化服務(wù)功能發(fā)揮的重要原因。首先，從館藏資源而言，收納檔案以黨政機(jī)關(guān)為主，社會(huì)大眾和企業(yè)檔案少；其次，從文體格式來看，以文書檔案為主，音視頻、影像檔案較少；再次，從館藏內(nèi)容上看，可供社會(huì)公眾利用的檔案較少；最后，老舊檔案多，占據(jù)大量存儲(chǔ)空間，導(dǎo)致新的檔案無處可放。

3.檔案館基礎(chǔ)設(shè)備設(shè)施不完善

保障檔案工作順利開展的前提條件，是檔案館各項(xiàng)功能齊全的基礎(chǔ)設(shè)備設(shè)施。而我國(guó)當(dāng)前相當(dāng)一部分檔案館還處于由老舊建筑改造的情況，空間狹小，光線不足，缺乏文化韻味，有些地區(qū)檔案館甚至沒有獨(dú)立的閱覽空間。新時(shí)代的來臨，信息技術(shù)的應(yīng)用要求有完善的基礎(chǔ)設(shè)備設(shè)施建設(shè)，但檔案館缺乏先進(jìn)設(shè)備設(shè)施的情況并不罕見，一些欠發(fā)達(dá)地區(qū)甚至連計(jì)算機(jī)都沒有配備，還在采用人工檢索、查找的傳統(tǒng)工作模式。落后的的基礎(chǔ)設(shè)備設(shè)施必將影響檔案館社會(huì)服務(wù)功能的發(fā)揮。

4.檔案館開放程度和服務(wù)能力有待提高

檔案館獲取社會(huì)公眾認(rèn)可的最佳途徑是提高自身開放程度和服務(wù)能力。從實(shí)際情況來看，級(jí)別較高的檔案館如國(guó)家級(jí)和省級(jí)檔案館，其開放程度是最高的，服務(wù)能力也最強(qiáng)。相較而言，地方基層檔案館的開放程度和服務(wù)能力較低，需要提高。導(dǎo)致的原因較為復(fù)雜，其中館藏少、內(nèi)容單一、信息不全面、可提供服務(wù)內(nèi)容少以及可供查找、使用的檔案資料少是重要原因。此外，檔案館過于注重檔案的收藏，忽視了檔案借閱、復(fù)制等利用功能以及缺少信息化的基礎(chǔ)設(shè)備設(shè)施，導(dǎo)致出現(xiàn)公眾查找、使用檔案資料難度增加等問題，也應(yīng)受到檔案管理者的重視，并加以解決。

5.檔案館缺乏主動(dòng)服務(wù)和人性化服務(wù)意識(shí)

信息技術(shù)的應(yīng)用，提高了人們的服務(wù)體驗(yàn)質(zhì)量和認(rèn)知水平，對(duì)檔案館的服務(wù)也提出了新的要求。伴隨社會(huì)的發(fā)展和進(jìn)步，對(duì)檔案的查找和利用的人越來越多，我國(guó)很多檔案館在管理理念和服務(wù)種類上有了不同的創(chuàng)新和進(jìn)步，讓受眾享受到更加快捷、便利的服務(wù)。但一些檔案館在工作中仍存在“等、靠”等傳統(tǒng)工作理念，被動(dòng)地為用戶服務(wù)，缺乏提供網(wǎng)上預(yù)約等便民措施。在人性化服務(wù)上，突出表現(xiàn)在陳舊狹小的檔案館閱覽室，讓查找、翻閱檔案資料的用戶感覺缺乏人文關(guān)懷。

四、檔案館社會(huì)服務(wù)功能存在問題的原因

檔案館出現(xiàn)上述問題的根本原因，主要由檔案館自身原因和社會(huì)原因而造成。

1.檔案館自身原因

就當(dāng)前實(shí)際情況來看，檔案館自身因素是目前社會(huì)服務(wù)功能欠缺的主要因素，也是檔案館工作人員需要解決的主要問題。

（1）檔案館管理機(jī)制因素

目前，檔案館由當(dāng)?shù)貦n案局直接管理，屬行政事業(yè)單位，受國(guó)家政策影響，在服務(wù)和管理上難有自主權(quán)利。檔案館的行政色彩影響了管理和服務(wù)的創(chuàng)新，在工作中自主工作較少，屬于被動(dòng)工作模式。作為行政單位的一員，缺乏與社會(huì)工作的有效溝通模式，無法獲取廣大用戶的真實(shí)需求，影響檔案館對(duì)自身問題和缺陷的改正和彌補(bǔ)。這樣的管理機(jī)制，必將導(dǎo)致無法獲取社會(huì)公眾的認(rèn)同，從而影響社會(huì)服務(wù)功能的發(fā)揮。

（2）檔案館的館藏資源單一、對(duì)公眾無吸引力

檔案館管理機(jī)制濃烈的行政色彩，導(dǎo)致檔案館收集檔案資料時(shí)以黨政機(jī)關(guān)檔案為主，忽視了社會(huì)公眾所需的檔案資料收集，形成館藏資料的內(nèi)容、形式、載體單一。而一些地方檔案館對(duì)檔案資料的“只進(jìn)不出”的工作方式，造成了廣大受眾對(duì)檔案館的疏離，更談不上有何吸引力。

（3）檔案館基礎(chǔ)設(shè)備設(shè)施陳舊、人才匱乏

一些地方檔案館陳舊的基礎(chǔ)設(shè)備設(shè)施，缺乏文化氣息的環(huán)境，對(duì)廣大公眾來說，服務(wù)體驗(yàn)感不佳。再加上檔案館所處的社會(huì)地位和重要作用未受到重視，檔案館管理工作中嚴(yán)重缺乏復(fù)合型高素質(zhì)人才，影響了檔案館社會(huì)功能的發(fā)揮。

2.社會(huì)原因

檔案館受社會(huì)因素影響，主要體現(xiàn)在對(duì)檔案館資金投入不足和較低的社會(huì)認(rèn)知度上。在新時(shí)代背景下，檔案館社會(huì)服務(wù)功能的提升，需要相應(yīng)的軟硬件基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，而資金投入的欠缺，影響了檔案館創(chuàng)新服務(wù)的落實(shí)。一些經(jīng)濟(jì)欠發(fā)達(dá)地區(qū)的檔案館甚至連基礎(chǔ)的館房改造、翻新以及設(shè)備維護(hù)都資金匱乏。檔案經(jīng)濟(jì)價(jià)值和利用價(jià)值回報(bào)周期長(zhǎng)，成為難以吸引社會(huì)資金關(guān)注的主要原因。資金投入不足，制約了檔案館社會(huì)服務(wù)功能的發(fā)揮。

五、新時(shí)代優(yōu)化檔案館社會(huì)服務(wù)功能的對(duì)策

1.加強(qiáng)檔案館軟硬件基礎(chǔ)設(shè)備設(shè)施建設(shè)

（1）改善檔案館的硬件條件

關(guān)鍵是對(duì)檔案館自身整體建筑水平和館內(nèi)環(huán)境的提高和改善，讓檔案館具有濃郁的文化氣息和人文環(huán)境。作為收集、保管國(guó)家、地方歷史、經(jīng)濟(jì)、政治、文化以及科技等領(lǐng)域檔案資料的地方，檔案館建筑本身應(yīng)和地方文化、經(jīng)濟(jì)特色相符，在外觀建筑上讓人有耳目一新的視覺效果，可以有效提升檔案館在社會(huì)的認(rèn)知度。改善檔案館內(nèi)部環(huán)境，尤其是閱覽室和廣大受眾有著切身體會(huì)的地方，要在干凈整潔的環(huán)境基礎(chǔ)上，突出文化氛圍，加強(qiáng)人文關(guān)懷。

（2）加強(qiáng)檔案館的軟件建設(shè)

具體來說，就是要加強(qiáng)檔案館管理制度和人才培養(yǎng)兩方面的建設(shè)。

首先，進(jìn)入新時(shí)代，社會(huì)和公眾對(duì)檔案資料的需求有了更新的要求，檔案館原有的傳統(tǒng)管理制度已無法適應(yīng)和滿足現(xiàn)代社會(huì)的要求，因此，檔案館要積極改變管理思路，轉(zhuǎn)變管理理念，針對(duì)社會(huì)公眾對(duì)檔案館服務(wù)功能、硬件建設(shè)水平的真實(shí)評(píng)價(jià)，對(duì)檔案館實(shí)行綜合考評(píng)。收集社會(huì)對(duì)檔案館設(shè)施人性化程度、檔案館整體運(yùn)行狀況等方面的意見和建議，以此通過改進(jìn)檔案館的評(píng)價(jià)體系，促進(jìn)其管理方式的轉(zhuǎn)變，提高檔案館的社會(huì)服務(wù)能力，創(chuàng)建真正的服務(wù)型檔案館。

其次，加強(qiáng)檔案館復(fù)合型高素質(zhì)人才培養(yǎng)是促進(jìn)檔案館發(fā)展的重要助力。信息化時(shí)代的來臨，檔案館工作形式的變化需要一支高素質(zhì)的人才隊(duì)伍。對(duì)外，檔案館要通過硬件設(shè)備設(shè)施的建設(shè)，提高社會(huì)認(rèn)可度，由此吸引社會(huì)人才的加入；對(duì)內(nèi)，檔案館要從內(nèi)部選拔人才展開培養(yǎng)。

最后，要通過合理的獎(jiǎng)罰管理制度，留住人才，發(fā)揮人才自身創(chuàng)造性和主觀能動(dòng)性，為檔案館在新時(shí)代的發(fā)展出謀劃策，貢獻(xiàn)自己的力量。

2.轉(zhuǎn)變管理模式是提高檔案館服務(wù)能力的重要手段

傳統(tǒng)檔案館的管理模式已經(jīng)無法滿足新時(shí)代的需求，轉(zhuǎn)變管理模式成為當(dāng)前檔案館工作的重點(diǎn)。轉(zhuǎn)變管理模式的前提，是要改變傳統(tǒng)檔案局和檔案館二合一的管理體制，將檔案局與檔案館分開行使各自的職能。檔案局負(fù)責(zé)行使統(tǒng)籌規(guī)劃、組織協(xié)調(diào)以及統(tǒng)一制度和監(jiān)督的行政職能。

3.檔案館要提高開放程度，轉(zhuǎn)變社會(huì)服務(wù)理念

檔案館要樹立開放的思維，按《檔案法》和《檔案法實(shí)施辦法》的規(guī)定，定期向社會(huì)公眾開放，做到該開盡開，絕不找各種借口拖延、變更開放時(shí)間和開放館藏的項(xiàng)目?jī)?nèi)容，讓社會(huì)公眾充分享受檔案開放的便利。在為社會(huì)公眾服務(wù)的過程中，檔案館還要樹立主動(dòng)服務(wù)意識(shí)，工作人員要以飽滿的熱情接待社會(huì)公眾的到訪，解決和滿足公眾的需求。檔案館要定期考核工作人員的服務(wù)水平，通過建立合理的獎(jiǎng)罰制度，激發(fā)工作人員的服務(wù)熱情和工作積極性。

4.創(chuàng)新檔案館服務(wù)方式，提升社會(huì)服務(wù)質(zhì)量

檔案館若想加強(qiáng)社會(huì)公眾的認(rèn)可度，僅靠先進(jìn)的硬件設(shè)施和整潔寬敞的閱覽環(huán)境遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠，還應(yīng)具備自身的特色和良好的服務(wù)態(tài)度，讓來訪用戶留下深刻的印象。結(jié)合自身實(shí)際情況，打造具有特色的服務(wù)功能，提升檔案館社會(huì)功能質(zhì)量。

（1）檔案館要加大宣傳力度，向社會(huì)公布聯(lián)系電話和服務(wù)網(wǎng)站，積極開展用戶預(yù)約服務(wù)

檔案館要通過各種方式對(duì)社會(huì)服務(wù)功能開展宣傳，打破社會(huì)公眾對(duì)檔案館原有的錯(cuò)誤認(rèn)知，對(duì)檔案館能干什么有直接的認(rèn)識(shí)。對(duì)于有檔案查詢需求的用戶，要公布服務(wù)窗口的聯(lián)系方式及開放時(shí)間，以方便用戶提前預(yù)約，讓用戶真正體會(huì)到方便、快捷的服務(wù)。

（2）檔案館要積極開展檔案編研活動(dòng)，并向社會(huì)傳播檔案編研的成果

作為國(guó)家的文化事業(yè)單位，宣傳歷史文化是檔案館的責(zé)任所在。檔案館要結(jié)合自身館藏內(nèi)容和數(shù)量，有針對(duì)性地對(duì)具有歷史價(jià)值和紀(jì)念意義的檔案資料實(shí)行編研，并通過網(wǎng)絡(luò)、電視、廣播、期刊以及報(bào)紙等形式，向社會(huì)公眾展開宣傳，加強(qiáng)自身文化宣傳的職能。

（3）檔案館要建立自己的門戶網(wǎng)站，利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)加強(qiáng)與公眾溝通互動(dòng)

當(dāng)今的時(shí)代是信息化、數(shù)字化時(shí)代，是多媒體、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)普遍應(yīng)用的時(shí)代。檔案館要適應(yīng)時(shí)代發(fā)展，建立自己的門戶網(wǎng)站，充分運(yùn)用網(wǎng)絡(luò)實(shí)現(xiàn)自我宣傳，提升在社會(huì)公眾中的認(rèn)可度。檔案館要組建專門的網(wǎng)站維護(hù)、宣傳部門，通過，某博、某信公眾號(hào)等多種媒體形式宣傳檔案館的社會(huì)服務(wù)功能。檔案館尤其要在網(wǎng)站上專門設(shè)置用戶反饋功能，及時(shí)獲取用戶對(duì)檔案館服務(wù)的意見和建議，并通過用戶留言等功能及時(shí)回應(yīng)客戶問題，以此來加強(qiáng)與公眾的溝通互動(dòng)。

六、結(jié)束語

進(jìn)入社會(huì)主義新時(shí)代，檔案館作為我國(guó)文化事業(yè)重要組成部分，檔案事業(yè)的主要載體要主動(dòng)走進(jìn)社會(huì)，面向市場(chǎng)需求，積極服務(wù)大眾。還要充分認(rèn)識(shí)到檔案館的歷史作用和現(xiàn)實(shí)價(jià)值，更好地為社會(huì)發(fā)展提供決策支持和服務(wù)，提升檔案館社會(huì)服務(wù)功能，創(chuàng)建高水平、高質(zhì)量的檔案館，是推進(jìn)新時(shí)期檔案工作快速、穩(wěn)定開展的必由之路。

參考文獻(xiàn)：

[1]陳 陽.新時(shí)代下檔案館社會(huì)服務(wù)功能的優(yōu)化對(duì)策[J].北京檔案，2018（08）：25-27.

[2]毛業(yè)博.我國(guó)檔案館轉(zhuǎn)型中的社會(huì)服務(wù)功能提升研究[J].辦公室業(yè)務(wù)，2016（13）：60-64.

[3]侯慶華.以服務(wù)社會(huì)為出發(fā)點(diǎn)發(fā)揮檔案館的社會(huì)服務(wù)功能[J].檔案天地，2004（5）：30-31.

[4]石大泱.拓展檔案館社會(huì)服務(wù)功能和應(yīng)處理好的關(guān)系[J].檔案學(xué)研究，2007（02）：20-22.

[5]韓 茹，王 純.關(guān)于綜合性檔案館增強(qiáng)社會(huì)服務(wù)功能的思考[J].蘭臺(tái)內(nèi)外，2000（02）：30-32.

[6]李洪梅.關(guān)于拓展檔案館社會(huì)服務(wù)功能途徑的思考[J].黑龍江檔案，2016（05）：92.

作者單位：鄒平市檔案館作者簡(jiǎn)介：高偉（1981—），女，漢族，山東鄒平人，本科，館員，研究方向：檔案管理。