PDCA循環(huán)在醫(yī)院放射防護(hù)檔案管理中的應(yīng)用研究

摘 要：近年來(lái)，隨著醫(yī)院標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)的發(fā)展，醫(yī)院更加注重精細(xì)化管理和質(zhì)控管理。放射防護(hù)檔案作為醫(yī)療機(jī)構(gòu)在開(kāi)展放射診療活動(dòng)過(guò)程中評(píng)價(jià)放射防護(hù)效果的一個(gè)重要依據(jù)，是醫(yī)院管理的重要內(nèi)容之一，做好醫(yī)院的放射防護(hù)檔案工作尤為重要。文章探索運(yùn)用PDCA循環(huán)管理工具，解決醫(yī)院放射防護(hù)檔案管理中存在的問(wèn)題，旨在推動(dòng)管理模式由粗放管理轉(zhuǎn)向全方位的精細(xì)化管理，通過(guò)健全放射防護(hù)檔案管理制度、優(yōu)化管理流程、建立良性管理機(jī)制，實(shí)現(xiàn)了管理效率提高和管理質(zhì)量提升。

關(guān)鍵詞：PDCA；放射防護(hù)；檔案；精細(xì)化管理

中圖分類(lèi)號(hào)：G271 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A

近年來(lái)，隨著經(jīng)濟(jì)社會(huì)的發(fā)展，公眾對(duì)醫(yī)療保健的需求不斷增加，醫(yī)療機(jī)構(gòu)特別是三級(jí)醫(yī)院的放射診療人次逐年增加，對(duì)醫(yī)院的放射防護(hù)管理也提出了更高的要求。由于放射防護(hù)檔案管理工作的好壞，直接關(guān)系到醫(yī)務(wù)工作人員身體健康和生命安全。因此，做好醫(yī)院的放射防護(hù)檔案工作就顯得尤為重要。醫(yī)院作為落實(shí)放射防護(hù)檔案管理的主體，如何科學(xué)管理，建立符合實(shí)際的管理標(biāo)準(zhǔn)，成為各大醫(yī)院研究的一項(xiàng)重要課題。PDCA循環(huán)又叫戴明環(huán)，是美國(guó)質(zhì)量管理專(zhuān)家休哈特博士首先提出的，由戴明采納、宣傳，獲得普及，從而也被稱(chēng)為“戴明環(huán)”。它是全面質(zhì)量管理所應(yīng)遵循的科學(xué)程序。由于PDCA循環(huán)是使任何一項(xiàng)活動(dòng)能夠有效開(kāi)展的一種合乎邏輯的工作程序，特別是在質(zhì)量管理中得到了廣泛的應(yīng)用。因此，醫(yī)院決定依托實(shí)際，探討運(yùn)用PDCA循環(huán)管理工具，解決醫(yī)院放射防護(hù)檔案管理中存在的問(wèn)題，旨在推動(dòng)管理模式上由粗放的管理轉(zhuǎn)向全方位的精細(xì)化管理。

一、放射防護(hù)檔案建立的相關(guān)法律依據(jù)

對(duì)于放射防護(hù)檔案的建立，相關(guān)法律法規(guī)做了明確要求，《中華人民共和國(guó)職業(yè)病防治法》《放射工作人員職業(yè)健康管理辦法》《放射診療管理規(guī)定》等法律法規(guī)明確了開(kāi)展放射防護(hù)檔案管理的要求，要求用人單位應(yīng)建立健全放射防護(hù)檔案，并按規(guī)定期限妥善保存。其中，《職業(yè)病防治法》規(guī)定用人單位應(yīng)當(dāng)建立健全職業(yè)衛(wèi)生檔案和勞動(dòng)者健康監(jiān)護(hù)檔案，并按照規(guī)定的期限妥善保存。在《放射診療管理規(guī)定》中明確醫(yī)療機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)按照有關(guān)規(guī)定和標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)放射診療工作人員開(kāi)展上崗前、在崗期間和離崗時(shí)的健康檢查，定期開(kāi)展專(zhuān)業(yè)及防護(hù)知識(shí)培訓(xùn)，并分別建立個(gè)人劑量、職業(yè)健康管理和教育培訓(xùn)檔案?！斗派湫酝凰嘏c射線裝置安全和防護(hù)條例》中規(guī)定應(yīng)當(dāng)建立個(gè)人劑量檔案和職業(yè)健康監(jiān)護(hù)檔案，個(gè)人劑量檔案應(yīng)當(dāng)保存至輻射工作人員年滿75周歲或者停止輻射工作30年。

二、放射防護(hù)檔案主要內(nèi)容

放射防護(hù)檔案是指對(duì)放射工作單位和個(gè)人在放射活動(dòng)中產(chǎn)生的各種檔案資料，并對(duì)檔案材料收集、整理、歸檔、利用和銷(xiāo)毀的管理活動(dòng)。放射防護(hù)檔案系統(tǒng)記錄了放射診療建設(shè)項(xiàng)目和放射診療設(shè)備、放射工作人員健康管理情況、培訓(xùn)情況等信息。具體可分為放射診療許可證檔案、放射衛(wèi)生管理制度檔案、建設(shè)項(xiàng)目檔案、放射診療設(shè)備檔案、放射工作人員檔案以及劑量檢測(cè)儀器與質(zhì)量控制設(shè)備檔案等內(nèi)容。

三、醫(yī)院放射防護(hù)檔案管理的重要性

第一，放射防護(hù)檔案作為醫(yī)院管理以及放射防護(hù)體系的重要組成部分，是勞動(dòng)者健康變化與職業(yè)病危害因素關(guān)系的客觀記錄，是醫(yī)療糾紛、職業(yè)健康權(quán)益保障案件中區(qū)分權(quán)責(zé)的重要證據(jù)，對(duì)保障患者和醫(yī)務(wù)人員的安全具有重要意義。第二，放射防護(hù)檔案包括勞動(dòng)者的職業(yè)史、職業(yè)病危害接觸史、職業(yè)健康檢查結(jié)果和職業(yè)病診療等有關(guān)個(gè)人健康資料。醫(yī)療機(jī)構(gòu)通過(guò)建立完善的放射防護(hù)檔案，可以動(dòng)態(tài)監(jiān)測(cè)放射工作人員的健康狀況，及時(shí)發(fā)現(xiàn)健康問(wèn)題并采取相應(yīng)措施加以解決。第三，放射防護(hù)檔案是防范輻射事故的重要手段。通過(guò)對(duì)放射設(shè)備的防護(hù)和性能檢測(cè)、人員健康查體、個(gè)人劑量監(jiān)測(cè)以及對(duì)放射源的使用、運(yùn)輸、儲(chǔ)存等環(huán)節(jié)的嚴(yán)格監(jiān)管，可以有效降低輻射事故的風(fēng)險(xiǎn)，防止因輻射照射導(dǎo)致的健康損害。第四，放射防護(hù)檔案作為依法執(zhí)業(yè)管理的重要內(nèi)容之一，有效管理有助于提高放射防護(hù)管理水平。通過(guò)對(duì)放射防護(hù)檔案的分析和研究，可以發(fā)現(xiàn)潛在的問(wèn)題和不足，從而制定改進(jìn)措施，提高醫(yī)院放射防護(hù)管理工作的整體水平。第五，放射防護(hù)檔案是放射診療設(shè)備使用和維護(hù)的重要記錄，能夠?yàn)獒t(yī)務(wù)人員提供設(shè)備操作和維護(hù)的參考依據(jù)，有利于提高設(shè)備使用效率和降低故障率，對(duì)于評(píng)估設(shè)備的安全性和穩(wěn)定性具有重要意義。

四、醫(yī)院放射防護(hù)檔案存在的問(wèn)題

1.放射防護(hù)檔案管理制度不完善

醫(yī)院放射防護(hù)檔案的管理需要一套完善的制度作為支撐，但醫(yī)院現(xiàn)行的規(guī)章制度不健全，標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一，缺乏明確的管理職責(zé)和操作流程，導(dǎo)致檔案管理混亂，存在建檔不規(guī)范、目錄不清晰、排序混亂的現(xiàn)象。

2.醫(yī)院投入不足，缺少專(zhuān)職放射防護(hù)檔案管理人員

醫(yī)院放射防護(hù)檔案管理缺少必要的資金、人員和技術(shù)支持?，F(xiàn)在醫(yī)院缺少專(zhuān)門(mén)的檔案庫(kù)房、電腦、打印機(jī)、復(fù)印機(jī)等硬件設(shè)備設(shè)施以及信息管理系統(tǒng)。放射防護(hù)檔案管理人員為兼職，檔案管理人員綜合素質(zhì)不高，缺乏專(zhuān)業(yè)檔案管理知識(shí)和技能培訓(xùn)，導(dǎo)致放射防護(hù)檔案整體管理水平低下。

3.放射防護(hù)檔案內(nèi)容缺乏完整性和連續(xù)性

醫(yī)院放射防護(hù)檔案信息的完整性是保證其工作順利開(kāi)展的關(guān)鍵，現(xiàn)在醫(yī)院主管部門(mén)對(duì)放射防護(hù)檔案工作落實(shí)仍不到位，已歸檔放射防護(hù)檔案信息不完整，缺乏必要的個(gè)人信息、體檢結(jié)果和診療記錄等，檔案材料缺少持續(xù)補(bǔ)充、動(dòng)態(tài)改進(jìn)，給放射防護(hù)檔案管理工作的開(kāi)展帶來(lái)困難。

4.醫(yī)院重視程度不夠，檔案利用率低

醫(yī)院對(duì)放射防護(hù)檔案工作未足夠重視，導(dǎo)致放射防護(hù)檔案歸檔不及時(shí)，個(gè)別放射工作人員缺乏檔案保管意識(shí)，導(dǎo)致部分放射防護(hù)檔案內(nèi)容失真、資料不全。目前，醫(yī)院的放射防護(hù)檔案利用率低，醫(yī)院將檔案材料整理歸檔后，很少根據(jù)情況利用，未能充分發(fā)揮其應(yīng)有的作用。

5.放射防護(hù)檔案存在多頭管理、分散管理的現(xiàn)象

現(xiàn)在醫(yī)院的放射防護(hù)檔案管理工作是由醫(yī)院多個(gè)行政科室以及放射診療科室共同參與，這樣多方存檔管理，不僅不利于集中管控，還會(huì)因交叉管理，導(dǎo)致權(quán)責(zé)不分、檔案內(nèi)容不健全甚至丟失的情況。

五、PDCA循環(huán)在醫(yī)院放射防護(hù)檔案中的應(yīng)用

醫(yī)院放射防護(hù)檔案管理過(guò)程符合從計(jì)劃（P）到執(zhí)行（D）到檢查（C）再到改進(jìn)（A）的PDCA循環(huán)：一是計(jì)劃（Plan）即“擬定方案”；二是執(zhí)行（Do）即“統(tǒng)覽進(jìn)度”；三是檢查（Check）即“查找問(wèn)題”；四是改進(jìn)（Act）即“總結(jié)改進(jìn)”。四個(gè)階段中總結(jié)改進(jìn)是關(guān)鍵的一環(huán)，有兩個(gè)步驟：一是鞏固正確的措施，形成以后執(zhí)行的標(biāo)準(zhǔn)；二是找出遺留問(wèn)題，轉(zhuǎn)入下一個(gè)循環(huán)。如此環(huán)環(huán)相扣，周而復(fù)始，從而將管理質(zhì)量持續(xù)提升。

1.計(jì)劃階段（Plan）

分析現(xiàn)狀，找出問(wèn)題。醫(yī)院現(xiàn)有放射工作人員260余人，放射診療設(shè)備50余臺(tái)，按照上級(jí)要求，現(xiàn)已建立放射防護(hù)檔案，但醫(yī)院放射工作人員多、流動(dòng)性大、設(shè)備繁多，這些特點(diǎn)給放射防護(hù)檔案管理工作帶來(lái)了極大的挑戰(zhàn)。針對(duì)放射防護(hù)檔案現(xiàn)狀，醫(yī)院召開(kāi)專(zhuān)題討論會(huì)，通過(guò)頭腦風(fēng)暴，梳理分析出主要是因?yàn)闄n案管理制度不完善、重視程度不高、投入不足、缺少專(zhuān)職檔案管理人員等原因。針對(duì)存在問(wèn)題的原因，醫(yī)院制訂了切實(shí)可行的計(jì)劃與措施，推動(dòng)放射防護(hù)檔案管理工作高質(zhì)量開(kāi)展。

2.執(zhí)行階段（Do）

第一，建立完善的放射防護(hù)組織管理架構(gòu)。醫(yī)院成立由業(yè)務(wù)院長(zhǎng)為組長(zhǎng)，門(mén)診部、醫(yī)務(wù)處、護(hù)理部、國(guó)有資產(chǎn)管理處、基建等相關(guān)職能部門(mén)及放射科、核醫(yī)學(xué)、臨床介入科室、介入導(dǎo)管室、腫瘤放療科等臨床醫(yī)技科室負(fù)責(zé)人，組成放射防護(hù)和輻射安全領(lǐng)導(dǎo)小組。醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)小組負(fù)責(zé)制訂醫(yī)院放射防護(hù)檔案工作年度計(jì)劃，提前統(tǒng)籌安排。

第二，建立健全關(guān)于放射防護(hù)檔案管理方面的規(guī)章制度。醫(yī)院根據(jù)法律法規(guī)和管理標(biāo)準(zhǔn)要求，建立健全各項(xiàng)放射防護(hù)檔案管理的規(guī)章制度流程，并按照要求層層落實(shí)責(zé)任，逐步形成完善的檔案管理體系。

第三，醫(yī)院成立專(zhuān)門(mén)檔案室，配備辦公設(shè)備設(shè)施，并安排一名放射防護(hù)檔案專(zhuān)職工作人員負(fù)責(zé)全院放射防護(hù)檔案管理工作。臨床醫(yī)技科室安排一名人員負(fù)責(zé)本科室的放射防護(hù)檔案管理，協(xié)助做好個(gè)人劑量監(jiān)測(cè)、職業(yè)健康體檢和人員培訓(xùn)等檔案的收集工作，最終統(tǒng)一交由醫(yī)院放射防護(hù)檔案室集中管理。

第四，加強(qiáng)人員培訓(xùn)，提高業(yè)務(wù)水平。放射防護(hù)專(zhuān)職人員通過(guò)外出學(xué)習(xí)、自學(xué)等方式，加強(qiáng)對(duì)檔案專(zhuān)業(yè)知識(shí)、放射防護(hù)知識(shí)和基建檔案等方面的學(xué)習(xí)培訓(xùn)，提高自身綜合業(yè)務(wù)水平。同時(shí)，利用院內(nèi)培訓(xùn)、科室培訓(xùn)等多種形式，加強(qiáng)對(duì)全院放射工作人員的培訓(xùn)，提高對(duì)放射防護(hù)檔案的認(rèn)識(shí)和主動(dòng)保管檔案的意識(shí)。

第五，加強(qiáng)信息化建設(shè)，建立放射防護(hù)檔案動(dòng)態(tài)保管機(jī)制。醫(yī)院在人力資源系統(tǒng)基礎(chǔ)上建立了放射防護(hù)檔案管理模塊，采取實(shí)時(shí)更新的信息化管理模式，將檔案內(nèi)容及時(shí)、客觀、真實(shí)地記錄更新在電子檔案信息庫(kù)中，實(shí)現(xiàn)紙質(zhì)檔案與電子檔案相結(jié)合。

3.檢查階段（Check）

檢查小組根據(jù)年初制訂的計(jì)劃，通過(guò)日常質(zhì)控檢查、上級(jí)主管部門(mén)督查等形式，檢查個(gè)人劑量監(jiān)測(cè)檔案、職業(yè)健康查體檔案、放射診療設(shè)備檔案、放射診療項(xiàng)目許可檔案和放射工作人員培訓(xùn)檔案等。對(duì)檢查發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題及時(shí)反饋給相關(guān)部門(mén)和個(gè)人，相關(guān)部門(mén)和個(gè)人按照上級(jí)要求整改落實(shí)，不斷提高放射防護(hù)檔案管理水平和管理質(zhì)量。

4.總結(jié)改進(jìn)（Act）

根據(jù)檢查階段的檢查結(jié)果，綜合評(píng)估醫(yī)院放射防護(hù)檔案管理和建設(shè)情況，并整合匯總?cè)匀淮嬖诘膯?wèn)題，由領(lǐng)導(dǎo)小組及專(zhuān)職人員共同分析存在的原因，探討解決問(wèn)題方案，將本次PDCA循環(huán)解決不了的問(wèn)題，帶入下一個(gè)PDCA循環(huán)。在總結(jié)經(jīng)驗(yàn)、改進(jìn)不足的同時(shí)，繼續(xù)結(jié)合工作實(shí)際，建立修訂新的放射防護(hù)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，定期組織人員檢查梳理，不斷改進(jìn)影響放射防護(hù)檔案管理質(zhì)量的因素，形成長(zhǎng)效管理機(jī)制。

六、結(jié)果及成效

醫(yī)院在PDCA循環(huán)管理模式下，成立了專(zhuān)門(mén)的放射防護(hù)檔案室，將放射防護(hù)檔案集中管理，并加大了投入力度，通過(guò)不斷完善檔案管理規(guī)章制度、加強(qiáng)檔案管理人員培訓(xùn)、信息化建設(shè)等措施，放射防護(hù)檔案管理工作取得了顯著效果，醫(yī)院整體放射防護(hù)檔案管理水平上了一個(gè)臺(tái)階，使用感受有了質(zhì)的飛躍。

首先，在PDCA模式下打破了原有管理模式的束縛，確保放射防護(hù)檔案長(zhǎng)期保存、實(shí)現(xiàn)資源共享，實(shí)現(xiàn)科學(xué)管理、及時(shí)查詢(xún)和快速統(tǒng)計(jì)，利用信息化手段，極大地提高了檔案利用效率。

其次，在PDCA模式下實(shí)現(xiàn)了放射防護(hù)檔案資源整合，改進(jìn)了管理方式。對(duì)檔案資源整合，在管理過(guò)程中工作人員采用新技術(shù)、新方法對(duì)檔案數(shù)據(jù)收集、整理、分析，有助于改善檔案文件歸檔的方式，提高檔案整理和歸檔的質(zhì)量和效率。

最后，在PDCA模式下培養(yǎng)檔案管理人員綜合能力，打造一支技術(shù)過(guò)硬的檔案管理隊(duì)伍，通過(guò)改進(jìn)管理方式，提高檔案管理水平，從而進(jìn)一步實(shí)現(xiàn)放射防護(hù)檔案的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)。

七、討論與建議

1.實(shí)施PDCA循環(huán)，應(yīng)當(dāng)集中統(tǒng)一管理放射防護(hù)檔案

醫(yī)院應(yīng)當(dāng)設(shè)置專(zhuān)門(mén)的放射防護(hù)檔案室，由檔案室集中統(tǒng)一管理放射防護(hù)檔案，建立健全放射防護(hù)檔案管理制度，明確管理職責(zé)，規(guī)范操作流程，確保檔案管理的科學(xué)性與規(guī)范性。同時(shí)，落實(shí)管理責(zé)任制，由專(zhuān)職放射防護(hù)管理員負(fù)責(zé)及時(shí)將相關(guān)資料收集、整理，移交檔案室保存，從而確保資料的完整性，便于管理和使用。

2.實(shí)施PDCA循環(huán)，需要建立一支專(zhuān)業(yè)的放射防護(hù)檔案管理隊(duì)伍

醫(yī)療行業(yè)快速發(fā)展的今天，醫(yī)院應(yīng)重視和加強(qiáng)對(duì)放射防護(hù)檔案管理人員技能和知識(shí)的培訓(xùn)，提高其綜合素質(zhì)和業(yè)務(wù)能力，培養(yǎng)和造就一支既懂放射防護(hù)，又懂檔案管理的專(zhuān)業(yè)檔案管理隊(duì)伍。同時(shí)，應(yīng)建立系統(tǒng)的放射防護(hù)檔案培訓(xùn)機(jī)制，積極開(kāi)展院內(nèi)培訓(xùn)，提高大家對(duì)放射防護(hù)檔案管理工作的重視程度。

3.實(shí)施PDCA循環(huán)，積極開(kāi)展放射防護(hù)檔案動(dòng)態(tài)建設(shè)

在原有放射防護(hù)檔案的基礎(chǔ)上，也應(yīng)積極開(kāi)展檔案的動(dòng)態(tài)管理。建立動(dòng)態(tài)管理機(jī)制，及時(shí)檢查更新檔案內(nèi)容，做到長(zhǎng)期保存、動(dòng)態(tài)管理。通過(guò)對(duì)資料開(kāi)展有序的整理、歸檔、定期修改、實(shí)時(shí)提取資料以及查詢(xún)，從而滿足醫(yī)院對(duì)放射防護(hù)檔案管理工作的需要。

4.實(shí)施PDCA循環(huán)，需要在放射防護(hù)檔案管理工作中落實(shí)全過(guò)程PDCA管理模式

在放射防護(hù)檔案管理過(guò)程中，醫(yī)院更應(yīng)積極運(yùn)用PDCA循環(huán)，針對(duì)管理目標(biāo)，按計(jì)劃、執(zhí)行、檢查與改進(jìn)來(lái)開(kāi)展循序漸進(jìn)的管理，從而解決醫(yī)院放射防護(hù)檔案管理中存在的各種問(wèn)題。通過(guò)不斷改進(jìn)，以確保目標(biāo)達(dá)成，從而促使管理效果持續(xù)改善，進(jìn)而形成更高質(zhì)量、更為嚴(yán)謹(jǐn)?shù)姆派浞雷o(hù)檔案管理。

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作者單位：濱州醫(yī)學(xué)院附屬醫(yī)院

基金項(xiàng)目：濱州醫(yī)學(xué)院社科計(jì)劃項(xiàng)目：BY2022SK03。

作者簡(jiǎn)介：郝秀蓮（1986—），女，漢族，山東青島人，碩士研究生，副研究館員，研究方向：檔案。

通訊作者：張志龍（1987—），男，漢族，山東青島人，本科，館員，研究方向：檔案。