新形勢下增強(qiáng)機(jī)關(guān)事業(yè)單位退休人員檔案綜合管理能力的思考

摘 要：在全國機(jī)關(guān)事業(yè)單位養(yǎng)老保險改革持續(xù)深化的背景下，退休人員養(yǎng)老金待遇的確定與其人事檔案信息的關(guān)聯(lián)日益緊密，從而對機(jī)關(guān)事業(yè)單位退休人員的人事檔案規(guī)范化、專業(yè)化和信息化管理提出了更高的要求。因此，增強(qiáng)退休干部人事檔案綜合管理能力既是履行工作職責(zé)的應(yīng)有之義，又是適應(yīng)時代發(fā)展的歷史使命。這一措施對于推動機(jī)關(guān)事業(yè)單位養(yǎng)老保險改革實施以及確保職工養(yǎng)老待遇都具有極其重大的實際意義，其緊迫性和重要性不容忽視。

關(guān)鍵詞：機(jī)關(guān)事業(yè)單位養(yǎng)老保險改革；退休干部人事檔案；檔案管理

中圖分類號：G271 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A

在機(jī)關(guān)事業(yè)單位，人事檔案屬于重要的人力資源信息載體，對于促進(jìn)干部隊伍建設(shè)意義非凡。本文圍繞機(jī)關(guān)事業(yè)單位職工養(yǎng)老保險改革的實踐，深入剖析了當(dāng)前退休干部人事檔案管理的現(xiàn)狀，對存在的問題作出系統(tǒng)梳理。在此基礎(chǔ)上，提出了一系列合理化建議，以推動機(jī)關(guān)事業(yè)單位退休干部人事檔案管理工作實現(xiàn)質(zhì)效雙提升，為養(yǎng)老保險改革的深入實施提供堅實支撐。

一、新形勢下機(jī)關(guān)事業(yè)單位退休人員檔案管理的重要性

退休人員檔案是個人歷史的記錄，包含了退休人員在職業(yè)生涯中的各項信息，如工作經(jīng)歷、職務(wù)變動、獎懲情況等。這些信息對于了解退休人員的職業(yè)生涯和個人成長軌跡具有重要意義。檔案是退休人員享受相關(guān)待遇的重要依據(jù)，如養(yǎng)老金、醫(yī)療保險、福利待遇等。加強(qiáng)退休人員檔案的管理，可以確保退休人員的權(quán)益得到有效保障，避免因檔案問題導(dǎo)致的權(quán)益糾紛。機(jī)關(guān)事業(yè)單位退休人員檔案標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化管理，有助于實現(xiàn)社會公平。通過對退休人員檔案的統(tǒng)一管理和使用，可以避免因信息不對稱而導(dǎo)致的社會不公現(xiàn)象，如虛假退休、冒領(lǐng)養(yǎng)老金等。隨著推動機(jī)關(guān)事業(yè)單位養(yǎng)老保險改革，各級機(jī)關(guān)事業(yè)單位人事部門被賦予了重要的任務(wù)——全面核查干部人事檔案，確定參保人員的范圍，對關(guān)鍵信息逐項核實，這些信息的準(zhǔn)確性直接關(guān)系到機(jī)關(guān)事業(yè)單位養(yǎng)老保險改革的成效，只有夯實數(shù)據(jù)基礎(chǔ)，才能為改革的順利實施提供有力保障。

1.是機(jī)關(guān)事業(yè)單位養(yǎng)老保險確定參保人員范圍的關(guān)鍵依據(jù)

根據(jù)《國務(wù)院關(guān)于機(jī)關(guān)事業(yè)單位工作人員養(yǎng)老保險制度改革的決定》（國發(fā)〔2015〕2號）文件要求，本次參加機(jī)關(guān)養(yǎng)老保險改革的人員必須是“按照公務(wù)員法管理的單位、參照公務(wù)員法管理的機(jī)關(guān)（單位）、事業(yè)單位及其編制內(nèi)的工作人員”。根據(jù)相關(guān)政策規(guī)定，參保單位和人員的范圍應(yīng)得到明確界定。對于所有參保人員，應(yīng)建立完善的登記制度，包括姓名、年齡、性別、工作崗位、編制等信息。在落實參保人員范圍時，要嚴(yán)格執(zhí)行參保標(biāo)準(zhǔn)，不得隨意擴(kuò)大或縮小參保范圍。對于發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時整改和糾正，確保養(yǎng)老保險制度的公平性和可持續(xù)性。

2.是機(jī)關(guān)事業(yè)單位編制內(nèi)職工信息數(shù)據(jù)采集的可信依據(jù)

現(xiàn)代化的人事管理系統(tǒng)集中存儲和更新職工的個人信息和人事數(shù)據(jù)，經(jīng)過設(shè)計和配置，可以確保數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和一致性，并提供便捷的數(shù)據(jù)查詢和導(dǎo)出功能。在人事管理系統(tǒng)中，人事部門應(yīng)該與編制管理部門、人力資源部門、政府網(wǎng)站等相關(guān)部門和官方渠道密切合作，對采集的數(shù)據(jù)核實和驗證。同時，應(yīng)該建立健全數(shù)據(jù)采集和管理機(jī)制，保證數(shù)據(jù)的保密性和安全性。通過可靠的數(shù)據(jù)來源和有效的數(shù)據(jù)管理，可以為機(jī)關(guān)事業(yè)單位養(yǎng)老保險參保人員范圍的確定提供有力支持。

3.為機(jī)關(guān)事業(yè)單位退休職工提供關(guān)鍵數(shù)據(jù)，助力申領(lǐng)養(yǎng)老待遇

機(jī)關(guān)事業(yè)單位養(yǎng)老保險制度的變革，退休職工養(yǎng)老待遇的核定變得尤為復(fù)雜。為確保廣大中老年群體的切身利益，必須高度重視核發(fā)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性。在申領(lǐng)養(yǎng)老待遇時，必須綜合考慮職工的職務(wù)職級變動、實際工作年限、視同繳費年限情況以及個人賬戶累積金額等關(guān)鍵數(shù)據(jù)，這些數(shù)據(jù)直接關(guān)系到退休職工的養(yǎng)老待遇水平。因此，應(yīng)致力于為廣大退休職工提供全面、準(zhǔn)確的數(shù)據(jù)支持，助力他們順利申領(lǐng)應(yīng)得的養(yǎng)老待遇。通過科學(xué)、合理的核定方法，確保每一位退休職工都能享受到與其工作年限、職務(wù)職級、貢獻(xiàn)程度等相匹配的養(yǎng)老待遇，有效維護(hù)養(yǎng)老保險改革的公平與效率，確保權(quán)利與義務(wù)之間的平衡與對應(yīng)。

二、退休干部人事檔案管理工作存在的突出問題

隨著養(yǎng)老保險制度的深化改革，機(jī)關(guān)事業(yè)單位退休人事檔案的管理工作也遭遇了前所未有的考驗。在這次全方位的人事檔案梳理與審查中，暴露出了一系列亟待解決的問題。

1.檔案管理流程不規(guī)范

在機(jī)關(guān)事業(yè)單位退休干部人事檔案管理中，檔案管理流程不規(guī)范是一個普遍存在的問題。首先，許多機(jī)關(guān)事業(yè)單位沒有建立明確的檔案管理制度和相關(guān)流程，導(dǎo)致檔案的建立、整理和歸檔操作缺乏統(tǒng)一的規(guī)范。其次，在檔案的建立過程中，缺乏統(tǒng)一的檔案命名規(guī)則和文件分類標(biāo)準(zhǔn)，導(dǎo)致相同內(nèi)容的檔案被命名和整理成不同的類別，給檔案管理工作帶來困難，導(dǎo)致檔案利用率不高。再次，歸檔和查閱是檔案管理的重要環(huán)節(jié)，但在實際操作中往往出現(xiàn)檔案錯放、丟失或者無法及時查閱的問題。最后，部門之間沒有有效的檔案借閱和交接制度，導(dǎo)致檔案的流轉(zhuǎn)和使用不規(guī)范，不僅不利于機(jī)關(guān)事業(yè)單位退休干部人事檔案管理工作的開展，還影響檔案資料的完整性與安全性。

2.檔案管理利用程度較低

干部人事檔案是機(jī)關(guān)事業(yè)單位管理干部的重要工具，除了維護(hù)和管理干部的基本信息外，還具有統(tǒng)計分析、業(yè)務(wù)指導(dǎo)和決策參考等多種用途。然而，目前許多機(jī)關(guān)事業(yè)單位退休干部人事檔案利用較為局限，往往只停留在基本的信息錄入和存檔階段，沒有充分地利用檔案，導(dǎo)致檔案中的豐富數(shù)據(jù)未得到充分的分析和統(tǒng)計，無法為單位的決策和管理提供有力的參考依據(jù)。同時，一些機(jī)關(guān)事業(yè)單位也沒有建立有效的信息系統(tǒng)和統(tǒng)計分析平臺，無法對退休干部人事檔案展開深度的數(shù)據(jù)挖掘和綜合分析，使得退休干部人事檔案的管理和利用變得困難。

3.退休干部人事檔案管理相對薄弱

養(yǎng)老保險制度改革在機(jī)關(guān)事業(yè)單位的實施，凸顯了人事檔案的重要性。改革后的養(yǎng)老待遇與檔案記錄緊密相連，導(dǎo)致退休人員檔案的使用頻率大幅上升。此次改革促使各單位對退休人員檔案實行全面核查，結(jié)果揭示了一些嚴(yán)峻問題。在一些單位，人事檔案管理人員的數(shù)量和素質(zhì)無法滿足管理工作的需要。他們往往身兼數(shù)職，缺乏專業(yè)知識和技能，難以全身心投入檔案管理工作。同時，由于管理力量薄弱，檔案管理過程中可能出現(xiàn)錯誤、遺漏等問題，影響檔案的完整性和準(zhǔn)確性。相較于在職人員的人事檔案，由于退休人員的狀態(tài)相對穩(wěn)定，其檔案的更新和維護(hù)往往被忽視，檔案長時間存放在庫房中，缺乏必要的維護(hù)，導(dǎo)致信息失真和滯后。

4.安全性和保密性不夠

干部人事檔案中存儲了大量的個人隱私信息，包括個人家庭背景、學(xué)歷、工作履歷和考核評價等。然而，在目前的檔案管理中，安全性和保密性的問題仍存在較大隱患。首先，機(jī)關(guān)事業(yè)單位在干部人事檔案管理過程中，未能采取嚴(yán)格的權(quán)限控制措施，意味著未經(jīng)授權(quán)的人員可以訪問和修改檔案，導(dǎo)致檔案管理的安全性無法得到有效保證。其次，機(jī)關(guān)事業(yè)單位在干部人事檔案管理中存在信息傳輸和存儲的漏洞。在信息存儲方面，可能存在網(wǎng)絡(luò)攻擊或物理設(shè)備設(shè)施損壞等風(fēng)險，使得檔案數(shù)據(jù)的安全性無法得到保障。機(jī)關(guān)事業(yè)單位在干部人事檔案管理中也未對員工開展充分的保密教育和安全意識培訓(xùn)。員工對于個人隱私信息的保護(hù)意識不強(qiáng)，也增加了檔案信息被泄露的風(fēng)險。

5.人事檔案電子信息化進(jìn)程亟待提升

在信息化時代，檔案管理的數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化是大勢所趨，目前大多單位信息化水平較低。一是基礎(chǔ)設(shè)施不足。一些單位在檔案管理方面的硬件設(shè)備設(shè)施落后，如存儲設(shè)備、服務(wù)器、網(wǎng)絡(luò)設(shè)施等不能滿足數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化管理的需要；二是軟件系統(tǒng)落后。檔案管理軟件的應(yīng)用不廣泛或者使用的軟件功能簡單、更新不及時，不能滿足檔案信息的快速處理、高效存儲和便捷查詢等需求；三是數(shù)字化程度低。許多單位的檔案仍以紙質(zhì)形式存在，沒有實現(xiàn)或僅部分實現(xiàn)了數(shù)字化，降低了檔案管理的效率和便捷性；四是網(wǎng)絡(luò)化應(yīng)用不足。雖然互聯(lián)網(wǎng)和內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)為檔案管理提供了極大的便利，但一些單位沒有充分利用這些資源，未能實現(xiàn)檔案的遠(yuǎn)程查詢、在線共享等功能。

三、機(jī)關(guān)事業(yè)單位在養(yǎng)老保險改革背景下，全面提高退休人員人事檔案綜合管理能力的途徑

憑借機(jī)關(guān)事業(yè)單位養(yǎng)老保險改革的契機(jī)，全面審視干部人事檔案管理工作，將其視為推動改革進(jìn)程的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，以促進(jìn)改革總體進(jìn)程為目標(biāo)，通過及時發(fā)現(xiàn)并調(diào)整問題，不僅能夠保障退休職工的合法權(quán)益，還對促進(jìn)人事檔案管理工作的持續(xù)發(fā)展具有深遠(yuǎn)的意義。

1.加強(qiáng)組織領(lǐng)導(dǎo)，構(gòu)建科學(xué)、全面的人事檔案管理機(jī)制

組織領(lǐng)導(dǎo)是構(gòu)建科學(xué)、全面人事檔案管理機(jī)制的關(guān)鍵。應(yīng)設(shè)立專門的檔案管理部門，明確檔案管理職責(zé)，確保檔案管理工作有專人負(fù)責(zé)。同時，建立領(lǐng)導(dǎo)層定期聽取匯報的機(jī)制，將人事檔案管理工作納入組織發(fā)展的重要議程，確保檔案管理工作的順利開展。人事檔案應(yīng)按照職務(wù)、部門、崗位等因素作出科學(xué)分類，形成清晰、易于管理的檔案結(jié)構(gòu)。針對不同類別的人事檔案，制定相應(yīng)的管理方法，確保檔案的完整性和準(zhǔn)確性，并定期對人事檔案更新和維護(hù)，確保檔案的最新狀態(tài)。建立健全檔案維護(hù)制度，保證檔案的完整性和規(guī)范性。組織應(yīng)加強(qiáng)對員工的培訓(xùn)和宣傳教育，提高員工對人事檔案管理的認(rèn)識和重視程度。通過培訓(xùn)，使員工掌握正確的檔案操作方法，提高檔案利用效率。同時，加強(qiáng)宣傳教育，增強(qiáng)員工檔案安全保密意識。

2.提高政治站位，增強(qiáng)服務(wù)意識

在干部人事檔案這樣一個高度敏感和重要的領(lǐng)域，必須堅守政治立場，提升政治覺悟，確保檔案工作的正確方向。首先，政治站位是工作的基石。每一位檔案管理人員都必須深刻了解檔案工作的政治意義，始終保持與黨的路線、方針、政策的高度一致，確保檔案工作的正確性與安全性；其次，服務(wù)意識是工作的靈魂。退休干部人事檔案管理工作不僅僅是對檔案的保管，還是對退休干部個人歷史的尊重和對其貢獻(xiàn)的認(rèn)可。應(yīng)始終堅持以人為本，用心用情為退休干部服務(wù)，通過實施考核評估、績效獎勵等機(jī)制，樹立檔案管理工作的典范，推廣先進(jìn)的經(jīng)驗和方法，打造積極向上、追求卓越的工作環(huán)境，使檔案管理工作成為組織信任、員工滿意的優(yōu)質(zhì)服務(wù)。

3.加強(qiáng)業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)，推動干部人事檔案管理人才隊伍的壯大與發(fā)展

在新時代背景下，干部人事檔案管理工作面臨前所未有的挑戰(zhàn)與機(jī)遇。加強(qiáng)業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)是機(jī)關(guān)事業(yè)單位適應(yīng)新形勢的基礎(chǔ)。推動退休干部人事檔案管理人才隊伍的壯大與發(fā)展，是機(jī)關(guān)事業(yè)單位的重要任務(wù)。一方面，要通過人才引進(jìn)、培養(yǎng)、激勵等措施，吸引更多優(yōu)秀的人才加入檔案管理隊伍；另一方面，要加強(qiáng)在職人員的培訓(xùn)和教育，提高他們的業(yè)務(wù)能力和職業(yè)素養(yǎng)。同時，還要建立健全考核評價和激勵機(jī)制，激發(fā)工作人員的積極性和創(chuàng)造力，形成一支高素質(zhì)、專業(yè)化的檔案管理人才隊伍。

4.提升軟硬件條件，推進(jìn)干部人事檔案管理的信息化進(jìn)程

隨著信息技術(shù)的日新月異，信息化已經(jīng)滲透社會的每一個角落。機(jī)關(guān)事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)積極擁抱變革，特別是在干部人事檔案管理這一關(guān)鍵環(huán)節(jié)上實現(xiàn)信息化的管理和創(chuàng)新。機(jī)關(guān)事業(yè)單位應(yīng)投入必要的軟硬件資源對現(xiàn)有檔案管理系統(tǒng)實施全面的技術(shù)升級，確保系統(tǒng)具備高效的數(shù)據(jù)處理能力、強(qiáng)大的安全防護(hù)機(jī)制和便捷的用戶操作界面。信息化管理體系的建設(shè)是實現(xiàn)檔案管理信息化的重要保障，機(jī)關(guān)事業(yè)單位應(yīng)根據(jù)自身的檔案管理需求和特點，借鑒行業(yè)內(nèi)外的優(yōu)秀經(jīng)驗，構(gòu)建一套符合自身需求的信息化管理體系，為組織決策和人才選拔提供有力的信息支持。

四、結(jié)語

在當(dāng)前的社會背景下，各級機(jī)關(guān)事業(yè)單位人事管理部門應(yīng)深刻認(rèn)識到退休人員檔案管理工作的重要性和緊迫性。為有效應(yīng)對退休人員檔案管理中出現(xiàn)的問題，各級機(jī)關(guān)事業(yè)單位應(yīng)采取科學(xué)、全面、完善、系統(tǒng)的措施，全面提升退休人員檔案管理的質(zhì)量和效率，確保檔案管理工作的順利開展和不斷進(jìn)步。

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作者單位：盤錦市盤山縣就業(yè)人才和社會保險服務(wù)中心作者簡介：張靜（1980—），女，漢族，遼寧盤錦人，本科，中級檔案館員，研究方向：事業(yè)單位退休人員檔案管理與利用 。