健康教育檔案的作用及收集整理探討

摘 要：健康教育檔案是在健康教育活動(dòng)中逐步積累形成的，具有長(zhǎng)期保存價(jià)值的文件資料。健康教育檔案形式多樣，如文本、圖像、音頻和視頻等，展現(xiàn)出廣泛、科學(xué)、專(zhuān)業(yè)和多樣的特性。醫(yī)院和疾控中心等健康教育機(jī)構(gòu)需要系統(tǒng)地收集和整理這些資料，以便于檢索和高效利用，從而發(fā)揮其在健康教育中的重要價(jià)值。文章從健康教育檔案的作用出發(fā)，研究了收集整理健康教育檔案的方法措施，并提出加強(qiáng)健康教育檔案管理的建議，以供參考與借鑒。

關(guān)鍵詞：健康教育檔案；作用；收集；整理

中圖分類(lèi)號(hào)：R197.32 中圖分類(lèi)號(hào)：A

健康教育是連接公共衛(wèi)生服務(wù)與個(gè)體健康行為之間的橋梁，通過(guò)傳授健康知識(shí)、培養(yǎng)健康技能、改變不良生活習(xí)慣，從而達(dá)到預(yù)防疾病、維護(hù)和促進(jìn)健康的目的。在這一過(guò)程中，健康教育檔案扮演著至關(guān)重要的角色，不僅記錄了受教育者參與健康教育活動(dòng)的歷史，還為評(píng)估健康教育項(xiàng)目的成效、優(yōu)化教學(xué)策略以及個(gè)性化健康干預(yù)方案的設(shè)計(jì)提供了實(shí)證基礎(chǔ)。因此，做好健康教育檔案的收集整理工作，是推動(dòng)健康教育工作質(zhì)量走向規(guī)范化管理的一個(gè)重要環(huán)節(jié)。

一、健康教育檔案的作用

1.為社會(huì)醫(yī)療積累和提供健康教育信息資源

健康教育活動(dòng)中，關(guān)鍵步驟之一是分析患者的病歷，探究病情的成因和治療過(guò)程中的影響因素。基于相關(guān)分析，醫(yī)療工作者、社區(qū)服務(wù)人員和其他相關(guān)人員可以向患者、社區(qū)居民以及其他社會(huì)成員提供針對(duì)性的健康知識(shí)教育，如利用報(bào)紙專(zhuān)欄、宣傳單、醫(yī)院和社區(qū)的黑板報(bào)等多種媒介展開(kāi)健康宣傳。宣傳活動(dòng)中使用的所有手段、文字材料和圖像等都屬于健康教育檔案的范疇。通過(guò)對(duì)檔案中儲(chǔ)存的健康知識(shí)收集、整理和再次利用，如常見(jiàn)疾病的預(yù)防、婦女和兒童保健、流行病學(xué)的防治等內(nèi)容，可以更有效引導(dǎo)公眾追求健康的生活方式，并幫助大眾掌握更多的科學(xué)衛(wèi)生知識(shí)。

2.樹(shù)立正確的健康觀(guān)念，合理配置衛(wèi)生資源

現(xiàn)代社會(huì)，由于工作壓力大、生活節(jié)奏快，許多人形成了不健康的生活習(xí)慣，如熬夜、飲食不規(guī)律和缺乏運(yùn)動(dòng)等。通過(guò)新聞、廣播、健康雜志和報(bào)紙等媒體渠道向公眾傳授預(yù)防生理疾病的知識(shí)，提升大眾的健康意識(shí)，可以促使人們改變不健康的生活習(xí)慣，主動(dòng)關(guān)注和維護(hù)自己的健康。通過(guò)健康教育，人們可以了解各種疾病的預(yù)防知識(shí)，如怎樣預(yù)防感冒、如何避免食物中毒等。此外，通過(guò)健康教育檔案，人們可以更好地了解醫(yī)療知識(shí)，提高自我保健能力，從而在一定程度上減少對(duì)醫(yī)療資源的需求，緩解醫(yī)患矛盾。將衛(wèi)生資源更多地投入健康教育和疾病預(yù)防中，也能提高衛(wèi)生資源的使用效率。

二、健康教育檔案的收集

1.健康教育檔案收集形式

健康教育檔案的收集形式多樣，主要可以分為紙質(zhì)檔案和電子檔案兩大類(lèi)。紙質(zhì)檔案主要包括健康教育宣傳資料、活動(dòng)記錄、會(huì)議記錄和個(gè)體健康檔案等，此類(lèi)檔案具有直觀(guān)、易讀、易存的特點(diǎn)。電子檔案則包括健康教育資料的電子版、音頻、視頻等，此類(lèi)檔案具有存儲(chǔ)方便、檢索快捷、傳播廣泛的優(yōu)勢(shì)。

現(xiàn)階段，電子檔案的收集和管理工作越來(lái)越受到重視。通過(guò)專(zhuān)業(yè)的電子檔案管理系統(tǒng)，可以實(shí)現(xiàn)檔案的電子化存儲(chǔ)、檢索和共享。例如，通過(guò)掃描設(shè)備將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)換為電子檔案，通過(guò)錄音設(shè)備錄制健康教育講座的音頻，通過(guò)攝像設(shè)備拍攝健康教育活動(dòng)的視頻，并將電子數(shù)據(jù)存儲(chǔ)在數(shù)據(jù)庫(kù)或云存儲(chǔ)服務(wù)器中。同時(shí)，可以通過(guò)健康教育網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，收集和整理健康教育相關(guān)信息。平臺(tái)可以發(fā)布健康教育資訊、提供在線(xiàn)健康咨詢(xún)服務(wù)，也可以收集大量的健康教育資料和用戶(hù)反饋信息，為健康教育檔案的收集和管理提供豐富的資源。在收集過(guò)程中，應(yīng)根據(jù)檔案的種類(lèi)和特點(diǎn)選擇合適的收集形式，確保檔案的真實(shí)性、完整性和可追溯性。對(duì)于不同形式的檔案，應(yīng)采用相應(yīng)的收集方法和技術(shù)，并注意保護(hù)個(gè)人隱私和知識(shí)產(chǎn)權(quán)。

2.健康教育檔案收集制度

首先，明確收集責(zé)任人和收集時(shí)間。根據(jù)檔案的重要性和緊急程度，明確責(zé)任人和收集時(shí)間。例如，對(duì)于常規(guī)的健康教育活動(dòng)記錄可以設(shè)定每月收集和整理一次，對(duì)于重要的健康教育項(xiàng)目則需要實(shí)時(shí)收集和更新檔案。其次，制定收集標(biāo)準(zhǔn)。針對(duì)不同類(lèi)型的檔案制定相應(yīng)的收集標(biāo)準(zhǔn)，包括檔案的格式、內(nèi)容和質(zhì)量等，以確保檔案的規(guī)范性和一致性。例如，健康教育宣傳資料必須保證內(nèi)容準(zhǔn)確無(wú)誤，設(shè)計(jì)美觀(guān)，易于理解?；顒?dòng)記錄需要詳細(xì)記錄活動(dòng)的目的、內(nèi)容、參與人員等信息。再次，建立收集流程。從檔案的產(chǎn)生、收集、整理、歸檔到利用，建立完整的收集流程，確保管理有序性。例如，健康教育活動(dòng)記錄可以設(shè)定一個(gè)標(biāo)準(zhǔn)的記錄模板，要求記錄者按照模板填寫(xiě)信息，以便后續(xù)的整理和歸檔工作。最后，定期檢查和評(píng)估。對(duì)檔案收集工作展開(kāi)定期檢查和評(píng)估，保證做到發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)整改。例如，可以定期對(duì)收集的檔案審核，確保其符合既定的收集標(biāo)準(zhǔn)，并及時(shí)修正和完善發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題。

3.健康教育檔案收集內(nèi)容

健康教育檔案收集的內(nèi)容應(yīng)該全面覆蓋健康教育的各個(gè)方面，以確保檔案的實(shí)用性和參考價(jià)值?；拘畔⑹占饕n案主體的姓名、年齡、性別以及教育背景等，以便更好地對(duì)檔案主體初步識(shí)別和分析；健康狀況收集包括疾病史、家族病史和健康檢查結(jié)果等對(duì)于個(gè)體的健康管理具有重要意義的內(nèi)容；健康知識(shí)收集主要評(píng)估個(gè)體對(duì)基本衛(wèi)生知識(shí)、疾病預(yù)防知識(shí)的掌握程度，可以通過(guò)問(wèn)卷調(diào)查、知識(shí)測(cè)試等形式；健康行為收集則觀(guān)察和記錄個(gè)體的飲食習(xí)慣、運(yùn)動(dòng)習(xí)慣和戒煙限酒情況等，以便更好地了解個(gè)體的健康生活方式；教育活動(dòng)參與情況收集記錄個(gè)體參與健康教育活動(dòng)的次數(shù)、方式和效果評(píng)估，為評(píng)估健康教育活動(dòng)的效果和改進(jìn)方向提供支持。

三、健康教育檔案的整理策略

1.分類(lèi)與歸檔

健康教育檔案的分類(lèi)與歸檔是一個(gè)系統(tǒng)的過(guò)程，其基礎(chǔ)在于對(duì)檔案內(nèi)容和性質(zhì)的準(zhǔn)確識(shí)別與理解。首先，需要根據(jù)健康教育的具體內(nèi)容和目標(biāo)將檔案分為不同的類(lèi)別，如個(gè)人健康檔案、公共衛(wèi)生事件檔案和健康教育項(xiàng)目檔案等。每一類(lèi)檔案都有其特定的內(nèi)容和要求，需要建立清晰的分類(lèi)標(biāo)準(zhǔn)。在分類(lèi)的基礎(chǔ)上建立歸檔系統(tǒng)，確保每一份檔案都能被準(zhǔn)確歸入其所屬的類(lèi)別中，為檔案的管理和維護(hù)及檔案檢索的效率和準(zhǔn)確性提供保障。

例如，個(gè)人健康檔案可以細(xì)分為兒童健康檔案、成人健康檔案和老年人健康檔案等，根據(jù)不同年齡段的健康需求和管理重點(diǎn)展開(kāi)分類(lèi)；公共衛(wèi)生事件檔案可以根據(jù)事件的類(lèi)型、規(guī)模和影響等因素分類(lèi)，如傳染病疫情檔案、食品安全事件檔案和自然災(zāi)害衛(wèi)生應(yīng)急檔案等；健康教育項(xiàng)目檔案可以根據(jù)項(xiàng)目的內(nèi)容和目標(biāo)分類(lèi)，如健康知識(shí)普及項(xiàng)目檔案、慢性病防治項(xiàng)目檔案和健康行為干預(yù)項(xiàng)目檔案等。

2.數(shù)據(jù)錄入與數(shù)字化

數(shù)據(jù)錄入是將收集到的各種形式的檔案資料轉(zhuǎn)換為電子數(shù)據(jù)的過(guò)程，要求使用專(zhuān)業(yè)的錄入軟件和設(shè)備設(shè)施，確保數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和完整性。數(shù)字化管理則是在數(shù)據(jù)錄入的基礎(chǔ)上，利用數(shù)據(jù)庫(kù)管理系統(tǒng)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，實(shí)現(xiàn)檔案的電子化存儲(chǔ)、檢索和利用。通過(guò)數(shù)字化管理，能夠提高檔案的利用效率并為檔案的遠(yuǎn)程查詢(xún)和共享奠定基礎(chǔ)。

在數(shù)據(jù)錄入階段，需要全面整理和審核檔案資料，確保錄入的數(shù)據(jù)真實(shí)、準(zhǔn)確、完整。對(duì)于健康調(diào)查問(wèn)卷、健康檢查報(bào)告和教育培訓(xùn)資料等重要的檔案資料，應(yīng)采用專(zhuān)業(yè)的錄入軟件和設(shè)備，如光學(xué)字符識(shí)別技術(shù)、電子掃描設(shè)備等，將紙質(zhì)資料轉(zhuǎn)換為電子數(shù)據(jù)。數(shù)字化管理階段，需要利用數(shù)據(jù)庫(kù)管理系統(tǒng)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)對(duì)電子檔案實(shí)施有效的組織、存儲(chǔ)和維護(hù)。數(shù)據(jù)庫(kù)管理系統(tǒng)可以實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案的快速檢索、統(tǒng)計(jì)分析和遠(yuǎn)程查詢(xún)，提高檔案的利用效率。同時(shí)，還可以通過(guò)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，實(shí)現(xiàn)檔案的共享和傳輸，便于不同部門(mén)和人員之間的協(xié)作與交流。此外，數(shù)字化管理還應(yīng)重視檔案的安全與保密工作，采取防火墻、加密技術(shù)等措施，確保檔案數(shù)據(jù)的安全性，防止數(shù)據(jù)被泄露和篡改。

3.編制索引與目錄

索引和目錄是健康教育檔案檢索的重要工具。通過(guò)對(duì)檔案內(nèi)容和形式詳細(xì)地梳理和分析，編制全面而準(zhǔn)確的索引和目錄，可以大幅提高檔案的檢索效率和準(zhǔn)確性。索引的編制應(yīng)涵蓋檔案的主要內(nèi)容和關(guān)鍵信息，如檔案的編號(hào)、名稱(chēng)、形成時(shí)間、形成單位和內(nèi)容摘要等。目錄的編制則應(yīng)按照檔案的分類(lèi)和歸檔系統(tǒng)，列出每一類(lèi)檔案的詳細(xì)清單，涵蓋檔案的編號(hào)、名稱(chēng)、形成時(shí)間和形成單位等內(nèi)容。編制索引時(shí)，應(yīng)確保每一項(xiàng)索引都能準(zhǔn)確地指向檔案的內(nèi)容，便于用戶(hù)快速定位所需信息。索引可以包括多種類(lèi)型，如主題索引、時(shí)間索引和形成單位索引等，根據(jù)檔案的特點(diǎn)和用戶(hù)的需求選擇合適的索引類(lèi)型。目錄則應(yīng)按照檔案的分類(lèi)和歸檔系統(tǒng)完成組織工作，清晰地展示每一類(lèi)檔案的詳細(xì)信息，使用戶(hù)能夠快速了解和獲取所需檔案。例如，在個(gè)人健康檔案中，編制索引和目錄應(yīng)當(dāng)包含個(gè)人基本信息、健康檢查記錄、疾病診斷和治療方案等關(guān)鍵信息。公共衛(wèi)生事件檔案可以編制包含事件名稱(chēng)、發(fā)生時(shí)間、地點(diǎn)、影響范圍以及應(yīng)對(duì)措施等關(guān)鍵信息的索引和目錄。

4.數(shù)據(jù)清洗與整理

數(shù)據(jù)清洗主要包括去除重復(fù)數(shù)據(jù)、糾正錯(cuò)誤數(shù)據(jù)、填補(bǔ)缺失數(shù)據(jù)等，以確保數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和一致性。數(shù)據(jù)整理旨在圍繞數(shù)據(jù)展開(kāi)格式化處理、統(tǒng)一數(shù)據(jù)單位、規(guī)范數(shù)據(jù)表述等，以確保數(shù)據(jù)的一致性和規(guī)范性。在該過(guò)程中，需要運(yùn)用專(zhuān)業(yè)的數(shù)據(jù)處理軟件和方法細(xì)致而嚴(yán)格地操作，經(jīng)過(guò)數(shù)據(jù)清洗和整理的檔案，能保證其質(zhì)量和可靠性，為健康教育的實(shí)踐提供有效支持和指導(dǎo)。在數(shù)據(jù)清洗過(guò)程中，可以使用數(shù)據(jù)清洗工具和算法自動(dòng)識(shí)別和去除重復(fù)數(shù)據(jù)，糾正錯(cuò)誤數(shù)據(jù)并填補(bǔ)缺失數(shù)據(jù)。例如，通過(guò)設(shè)定數(shù)據(jù)清洗規(guī)則，識(shí)別并去除重復(fù)的個(gè)人信息記錄，糾正錯(cuò)誤的出生日期或性別信息，填補(bǔ)缺失的健康檢查結(jié)果等。在數(shù)據(jù)整理過(guò)程中，也需要對(duì)數(shù)據(jù)實(shí)施格式化處理、統(tǒng)一數(shù)據(jù)單位，如將不同格式的日期統(tǒng)一為YYYY-MM-DD格式，將不同單位的血壓值統(tǒng)一為mmHg等。同時(shí)，需要規(guī)范數(shù)據(jù)表述，如統(tǒng)一疾病名稱(chēng)、藥物名稱(chēng)等，以確保數(shù)據(jù)的一致性和可理解性。例如，在整理健康教育項(xiàng)目的參與人數(shù)時(shí)，需要統(tǒng)一數(shù)據(jù)單位，將不同形式的參與人數(shù)，如整數(shù)、小數(shù)、百分比轉(zhuǎn)換為整數(shù)形式，并統(tǒng)一數(shù)據(jù)表述，如將“約50人”轉(zhuǎn)換為“50人”。

5.質(zhì)量控制與審核

質(zhì)量控制與審核是確保健康教育檔案整理質(zhì)量的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，涉及對(duì)檔案的完整性、準(zhǔn)確性、一致性、可靠性和時(shí)效性展開(kāi)檢查和評(píng)估。第一，建立標(biāo)準(zhǔn)。制定一套明確的質(zhì)量控制標(biāo)準(zhǔn)，涵蓋檔案管理的所有方面，包括數(shù)據(jù)的收集、記錄、存儲(chǔ)和檢索。第二，過(guò)程監(jiān)控。在檔案管理的過(guò)程中，需要對(duì)每一個(gè)環(huán)節(jié)密切監(jiān)控，確保按照既定的標(biāo)準(zhǔn)完成操作。第三，審核與評(píng)估。由具備相關(guān)專(zhuān)業(yè)知識(shí)和經(jīng)驗(yàn)的專(zhuān)業(yè)人員組成的團(tuán)隊(duì)負(fù)責(zé)定期對(duì)檔案審核，評(píng)估其質(zhì)量是否符合既定的標(biāo)準(zhǔn)。第四，糾正與改進(jìn)。根據(jù)審核的結(jié)果，對(duì)發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題糾正，并對(duì)流程改進(jìn)，以提升檔案管理的質(zhì)量。需要注意的是，質(zhì)量控制與審核的過(guò)程不僅需要專(zhuān)業(yè)的知識(shí)和技能，還需要高度的責(zé)任心和職業(yè)素養(yǎng)。

四、加強(qiáng)健康教育檔案管理的建議

1.完善檔案收集與整理標(biāo)準(zhǔn)

首先，明確檔案收集的范圍和內(nèi)容，制定詳細(xì)的收集指南，確保收集的檔案資料具有代表性和完整性。在收集健康教育活動(dòng)的策劃、實(shí)施、評(píng)估等各個(gè)環(huán)節(jié)資料的基礎(chǔ)上，也要關(guān)注參與者的反饋和意見(jiàn)等。其次，建立科學(xué)的檔案整理體系，對(duì)收集的檔案資料分類(lèi)、歸檔、編碼等處理，賦予其較高的可讀性和檢索性。同時(shí)，制定檔案保管和維護(hù)規(guī)范，確保檔案的完整性和安全性。最后，定期審核和更新檔案，以適應(yīng)健康教育工作的變化和發(fā)展。通過(guò)完善檔案收集與整理標(biāo)準(zhǔn)，可以提升檔案的質(zhì)量和管理水平，為健康教育檔案的有效利用奠定基礎(chǔ)。

2.加強(qiáng)檔案管理人員培訓(xùn)與技術(shù)支持

首先，定期組織檔案管理培訓(xùn)，提高檔案管理人員的專(zhuān)業(yè)素質(zhì)和能力，幫助他們掌握檔案管理的基本原則、方法和技巧。其次，加強(qiáng)技術(shù)支持，引進(jìn)先進(jìn)的檔案管理軟件和設(shè)備設(shè)施，提高檔案管理的現(xiàn)代化水平。落實(shí)檔案管理軟件的升級(jí)和維護(hù)工作，確保其穩(wěn)定運(yùn)行。同時(shí)，培訓(xùn)管理人員熟練使用相關(guān)軟件和設(shè)備設(shè)施，提高檔案管理的效率和質(zhì)量。最后，建立檔案管理交流平臺(tái)，促進(jìn)檔案管理人員之間的經(jīng)驗(yàn)交流和合作，共同提高健康教育檔案管理的能力和水平。通過(guò)加強(qiáng)檔案管理培訓(xùn)與技術(shù)支持，可以提高檔案管理人員的專(zhuān)業(yè)素質(zhì)和能力，為健康教育檔案管理的可持續(xù)發(fā)展提供保障。

3.提高檔案利用效率與信息化水平

首先，建立檔案檢索系統(tǒng)，提高檔案的查找和利用效率。通過(guò)建立電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，能夠?qū)崿F(xiàn)檔案的電子化、數(shù)字化管理，方便快捷地檢索和利用檔案資料。其次，加強(qiáng)檔案的信息化建設(shè)，利用現(xiàn)代信息技術(shù)手段，提高檔案的存儲(chǔ)、傳輸和處理能力。在具體實(shí)施中，需要對(duì)檔案實(shí)施數(shù)字化處理，建立檔案信息管理系統(tǒng)，以便實(shí)現(xiàn)檔案的遠(yuǎn)程查詢(xún)和利用。同時(shí)，需要建立檔案信息安全保障體系，確保檔案信息的安全和保密。最后，加強(qiáng)檔案利用的宣傳和指導(dǎo)，提高健康教育工作者和公眾對(duì)檔案的認(rèn)知和利用能力。通過(guò)提高檔案利用效率與信息化水平，可以使檔案更好地服務(wù)于健康教育工作，為健康教育的發(fā)展提供有力支持。

五、結(jié)語(yǔ)

綜上所述，健康教育檔案在醫(yī)院及公共衛(wèi)生領(lǐng)域中具有重要的作用，不僅是健康教育工作的原始記錄，還是健康教育實(shí)踐中直接形成的有價(jià)值的歷史文獻(xiàn)。健康教育檔案的建立和完善，有助于積累和提供豐富的健康教育信息資源，為全社會(huì)提供有力的健康教育支持。通過(guò)收集、整理和開(kāi)發(fā)利用健康教育檔案，可以促進(jìn)健康教育工作的規(guī)范化管理，提升健康教育質(zhì)量，進(jìn)而帶動(dòng)人們健康素養(yǎng)的提高，促進(jìn)全民健康。

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作者單位：大理州血吸蟲(chóng)病防治研究所"作者簡(jiǎn)介：姚燕（1970—），女，回族，云南大理人，本科，館員，研究方向：健康教育和檔案資料的收集整理；李新娣（1984—），女，白族，云南大理人，本科，主管醫(yī)師，研究方向：疾病控制 。